← На главную

При переносе данных из программы «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 в редакцию 3.1 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией: процедура выгрузки и загрузки завершается штатно, без явных сообщений об ошибках, однако часть сотрудников (или целые категории, например окладники) отсутствует в общем списке справочника Сотрудники. При этом в карточке физического лица в строке работы выводится статус «Не является сотрудником», хотя в регистрах переноса данных присутствуют кадровые сведения.

Разберем детально механизм работы программы, выясним причину такого поведения и пошагово восстановим корректный кадровый учет в информационной базе.

Механизм отображения сотрудников и статус физического лица в ЗУП 3.1

Для понимания корня проблемы проанализируем логику структуры данных конфигурации ЗУП 3.1:

Статус физического лица («Работа: не является сотрудником») и видимость записей в форме списка справочника Сотрудники напрямую зависят от сведений в периодическом регистре сведений ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников, а также в регистре КадроваяИсторияСотрудников. По умолчанию в стандартном списке сотрудников включен фильтр по работающим гражданам на текущую дату рабочей даты программы. Если движений по кадровому приему нет, карточка создана, но скрыта текущим отбором.

При рекомендованном варианте переноса (перенос остатков и кадрового среза) приемы на работу регистрируются не привычными документами ПриемНаРаботу, а специализированным документом НачальнаяШтатнаяРасстановка. Именно этот документ при проведении выполняет следующие ключевые действия:

1. Формирует движения по кадровым состояниям сотрудников в регистрах сведений.
2. Заполняет регистр ЗанятостьПозицийШтатногоРасписания (если включено ведение штатного расписания).
3. Фиксирует плановые начисления и оклады.
4. Записывает права на ежегодные отпуска в регистр ПоложенныеВидыЕжегодныхОтпусков.

Если в процессе переноса хотя бы один документ НачальнаяШтатнаяРасстановка остался непроведенным, все включенные в него сотрудники фактически «зависают» в базе: справочник физических лиц и элементы справочника сотрудников уже записаны, но кадровые регистры остаются пустыми. В результате сотрудники не отображаются в основном рабочем списке программы.

Причина ошибки «Запись с такими ключевыми полями существует»

При попытке провести созданный документ НачальнаяШтатнаяРасстановка вручную платформа 1С может выдать системную ошибку:

«Запись с такими ключевыми полями существует! (Регистр сведений: Положенные виды ежегодных отпусков...)»

Выясним причину этой коллизии. Регистр сведений ПоложенныеВидыЕжегодныхОтпусков подчинен регистратору и имеет строго определенный состав ключевых измерений: Сотрудник и ВидЕжегодногоОтпуска. В пределах одной и той же даты и одного набора движений платформа не может сохранить две одинаковые записи с одной комбинацией измерений.

Дублирование возникает при переносе из-за специфики ведения учета в исходной базе 2.5:

1. В ЗУП 2.5 в регистре сведений ПоложенныеОтпускаСотрудников накопилось несколько незакрытых или задвоенных записей с одинаковым видом отпуска (как правило, вид отпуска «Основной»).
2. Право на отпуск было назначено сотруднику одновременно в кадровом документе и через позицию штатного расписания, либо в истории изменений условий труда было продублировано назначение без прекращения предыдущего.
3. Обработка переноса скомпоновала остатки так, что в табличную часть одного человека попало несколько строк с одинаковым типом отпуска на дату среза.

Пошаговое исправление ошибки в ЗУП 3.1 без повторного переноса

Если перенос уже выполнен, тратить время на повторную многочасовую выгрузку не требуется. Исправим ситуацию непосредственно в новой базе. Разберем действия по шагам:

1. Перейдем в раздел Главное или Кадры и откроем журнал Данные на начало эксплуатации (либо найдем документ НачальнаяШтатнаяРасстановка через меню «Функции для технического специалиста»).
2. Обратим внимание на статус документов в списке: проблемные документы будут помечены как записанные, но непроведенные (без зеленой галочки проведения).
3. Откроем непроведенный документ НачальнаяШтатнаяРасстановка. Попробуем нажать кнопку Провести и закрыть, чтобы увидеть служебное сообщение платформы с точным указанием сотрудника, на котором прерывается запись регистра.
4. В табличной части документа найдем строку указанного сотрудника и перейдем по ссылке в колонке Отпуска.
5. В открывшемся окне редактирования прав на отпуска проанализируем строки. При обнаружении двух одинаковых записей (например, две строки «Основной» с количеством 28 дней) удалим лишнюю дублирующую строку, оставив одну корректную запись с положенным числом дней отпуска в год.
6. Нажмем кнопку ОК и повторим попытку проведения документа. Если ошибка повторится для следующего сотрудника — выполним аналогичную очистку задвоенных отпусков по цепочке.

Сразу после успешного проведения документа НачальнаяШтатнаяРасстановка кадровые регистры будут заполнены. Откроем справочник Сотрудники: все окладники появятся в общем списке работающих, а в их карточках физических лиц установится корректный статус места работы и должности.

Как увидеть сотрудников в списке до проведения документов

Если требуется убедиться, что элементы справочника действительно загружены в базу, настроим форму списка:

1. Откроем форму справочника Сотрудники.
2. В верхней панели снимем или изменим состояние отбора: переключим фильтр со значения Работающие на отображение всех элементов без фильтра по кадровому состоянию.
3. После отключения отбора сотрудники отобразятся в списке, что подтверждает корректность переноса ссылочных данных справочников и локализует проблему исключительно в кадровых движениях документов начала эксплуатации.

Действия в исходной базе ЗУП 2.5 при необходимости повторной выгрузки

Если принято решение устранить первопричину в исходной информационной базе перед финальным переносом, выполним подготовительные операции в ЗУП 2.5:

1. Откроем регистр сведений ПоложенныеОтпускаСотрудников через меню Операции — Регистры сведений.
2. Установим отбор по проблемным сотрудникам и проанализируем хронологию записей.
3. Устраним дублирующие кадровые приказы или скорректируем записи, где один и тот же вид ежегодного отпуска назначался повторно без изменения или закрытия предыдущего периода.
4. Проведем процедуру «Тестирование и исправление информационной базы» перед выгрузкой данных.

Рассмотренный порядок действий позволяет восстановить видимость сотрудников и обеспечить целостность данных кадрового учета и расчета остатков отпусков при переходе на новую редакцию программы.