При ведении учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (а также в отраслевых решениях вроде «БИТ.Строительство» или «БИТ.Зарплата») на предприятиях со сложной структурой затрат часто используется механизм обособленных территорий. Особенно актуально это для строительной сферы, где сотрудники регулярно перемещаются между объектами строительства, и затраты необходимо распределять по разным аналитическим субконто счета 20 «Основное производство».
В процессе работы пользователи часто сталкиваются с загадочным понятием «Территория по умолчанию». Выясним, что скрывается под этим термином с технической и методической точек зрения, как программа заполняет этот показатель и почему в учете затрат могут возникать непредвиденные «дыры».
Сразу отметим важный технический факт: в справочнике Территории вы не найдете элемента с названием «Территория по умолчанию». Это не физический элемент справочника, а системное состояние (пустое значение) в регистрах учета сведений о сотрудниках.
Когда в программе включена опция Использовать обособленные территории, система начинает отслеживать местонахождение каждого сотрудника в каждый момент времени. Если на определенный день за сотрудником не закреплена ни одна конкретная территория из справочника, программа считает, что сотрудник находится на так называемой «территории по умолчанию».
Проанализируем, откуда программа берет данные в этом случае. Если конкретная территория не определена, то аналитика расчетов, территориальные условия, районные коэффициенты и счета учета затрат определяются по стандартной иерархии кадровых данных:
Подразделения, в котором числится сотрудник по основному месту работы. Если для подразделения заданы особые территориальные условия или счета учета затрат, они принимаются за базовые.Организации (ее базовые реквизиты, ИФНС регистрации, общие счета учета).Таким образом, «территория по умолчанию» — это базовая точка отсчета (офис, головная организация или основное подразделение), куда сотрудник «возвращается» в программе, когда его перемещение на строительный объект официально завершено или не зарегистрировано вовсе.
Для детального понимания механизма разберем, как программа работает с документами движения. Документ Перемещение между территориями является интервальным. Это значит, что при вводе перемещения мы указываем даты «С» и «По».
Рассмотрим практическую ситуацию:
Прием на работу.Перемещение между территориями его направляют на «Объект строительства 1» (Территория 1) на период с 20 по 24 апреля.Возникает закономерный вопрос: где сотрудник находился с 25 по 26 апреля?
Посмотрим, как эти события отражаются в программе. Программа делит рабочее время сотрудника на интервалы и записывает их в периодический регистр сведений Территории сотрудников интервальный. В нашем примере в регистре образуется три интервала:
В период с 25 по 26 апреля программа не может оставить сотрудника без привязки к учетным данным. Именно в эти дни система автоматически относит его на «территорию по умолчанию» — то есть на базовые условия его подразделения или организации. Если у организации базовый счет учета — 26 «Общехозяйственные расходы», то и зарплата за эти два дня со всеми налогами уйдет на 26 счет, а не на объект строительства (счет 20).
Важным фактором при определении территорий является использование документа Табель. Проанализируем, как соотносятся кадровые перемещения и табелирование сотрудников:
Регистр сведений Территории сотрудников хранит плановые данные о перемещениях. Однако при расчете заработной платы наивысший приоритет имеет фактически отработанное время, зафиксированное в документе Табель.
Если в течение дня сотрудник работал на нескольких объектах (внутрисменное перемещение) или если расчетчик вручную скорректировал территории непосредственно в документе Табель, то при расчете начислений программа возьмет аналитику именно из Табеля. При этом в кадровом регистре Территории сотрудников интервальный эти оперативные изменения не отразятся — там останутся плановые записи. Но расчет начислений и распределение НДФЛ по различным ИФНС пройдет строго по данным Табеля.
Существует также распространенная методическая ошибка, когда при расчете межрасчетных документов (например, отпуска во второй половине месяца) программа не видит еще не созданного Табеля за вторую половину месяца и принудительно рассчитывает этот период по «территории по умолчанию», игнорируя планируемые перемещения. Чтобы этого избежать, рекомендуется строго соблюдать последовательность проведения документов.
Чтобы исключить появление непредвиденной аналитики «территории по умолчанию» и со сопутствующим искажением затрат на счете 20, рекомендуем придерживаться следующих правил:
Прием на работу или Кадровый перевод. Тогда при любых временных разрывах между перемещениями сотрудники будут автоматически возвращаться не на «пустоту» организации, а на свою базовую территорию.Перемещение между территориями старайтесь не допускать разрывов в датах. Если сотрудник закончил работу на одном объекте, он должен быть в тот же день или на следующий рабочий день перемещен на другой объект либо возвращен на базовую территорию кадровым перемещением.Территории сотрудников интервальный с отбором по конкретному физическому лицу. Проанализируйте колонку «Территория». Любая пустая строка в этой колонке указывает на то, что в данный период расчет зарплаты будет произведен по «территории по умолчанию».Территории, включая те подразделения, которые выступают «точками по умолчанию».Соблюдение этих правил позволит вам полностью контролировать распределение затрат по 20 счету, корректно рассчитывать НДФЛ в разрезе различных ИФНС обособленных строительных объектов и избегать путаницы с понятием «территории по умолчанию».