Работа с электронным документооборотом (ЭДО) в программе 1С часто вызывает вопросы у пользователей, особенно у бухгалтеров, привыкших к строгому оформлению бумажных документов. Одной из наиболее распространенных причин для беспокойства является появление прочерков вместо ФИО и должности подписанта при просмотре электронного УПД (Универсального передаточного документа) или счета-фактуры.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ситуация, как устроена техническая сторона визуализации электронных документов, когда прочерки являются нормой, а в каких случаях требуется ручная настройка программы 1С.
Для начала проанализируем, что представляет собой электронный УПД с технической точки зрения. Электронный документ — это не привычный нам файл формата PDF, не картинка и не скан-копия. Это строго структурированный файл в формате XML, составленный по формату, который утвержден ФНС России (на текущий момент актуальным является формат, регулируемый Приказом ФНС России № ЕД-7-26/970@).
То, что мы видим на экране компьютера, нажимая кнопку «Просмотреть электронный документ», — это всего лишь визуализация (рендер) данного XML-файла. Программа 1С берет данные из текстовых тегов XML-структуры и накладывает их на привычную человеку графическую сетку печатной формы УПД.
Выясним причину появления прочерков до момента подписания документа:
Таким образом, наличие прочерков в поле ФИО и должности в неподписанном документе — это абсолютно нормальное, штатное поведение системы 1С-ЭДО. Это техническая особенность формирования файлов, задуманная разработчиками.
Посмотрим, как меняется структура документа в процессе его отправки и подписания. Как только уполномоченное лицо нажимает кнопку «Подписать и отправить», запускается следующий алгоритм:
Для наглядности рассмотрим пример того, как выглядит незаполненный блок подписанта в XML-файле до отправки и как он заполняется после наложения подписи:
<!-- До подписания документа (упрощенная схема) -->
<Подписант ОблПолн="3" Статус="1">
<ФЛ/> <!-- Данные отсутствуют, на экране будут прочерки -->
</Подписант>
<!-- После подписания документа (упрощенная схема) -->
<Подписант ОблПолн="3" Статус="1" Должн="Директор">
<ФЛ ФИО="Иванов Петр Сергеевич"/> <!-- Данные заполнены из сертификата ЭП -->
</Подписант>
Рассмотрим ситуацию, когда документ уже подписан и отправлен контрагенту, но в полях «Должность» или «ФИО» на визуальной форме все равно отображаются прочерки или пустота. Эта проблема стала особенно актуальной с переходом на обязательное использование машиночитаемых доверенностей (МЧД).
При работе с МЧД сотрудники подписывают электронные документы личными квалифицированными сертификатами физических лиц (КЭП физлица). По закону в таком сертификате содержатся только персональные данные гражданина (ФИО, СНИЛС, ИНН), но в нем полностью отсутствуют сведения о компании, в которой он работает, и о его должности.
Если в программе 1С не выполнены предварительные настройки, то при подписании документа система перенесет в XML-файл только ФИО из сертификата, а поле должности останется пустым, что приведет к появлению прочерков в визуализации.
Разберем по шагам, как настроить автозаполнение реквизитов подписанта в 1С:
ФизическиеЛица и пропишем Должность сотрудника.После выполнения этой настройки программа 1С при каждом подписании документов данным сертификатом будет автоматически брать указанную должность и подставлять ее в XML-файл. Прочерки в поле должности на печатной форме больше появляться не будут. Если стандартных средств 1С для вывода реквизитов не хватает, можно использовать расширение для принудительного заполнения полей УПД ЭДО.
Иногда прочерки появляются в специфических полях визуализации УПД, например, в строке 10 («Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдавал») или в строке 13 («Ответственный за правильность оформления операции»).
Посмотрим на алгоритм решения этой проблемы. Данные в эти строки попадают не из сертификата электронной подписи, а напрямую из исходного документа учета в 1С (например, из документа РеализацияТоваровУслуг или АктВыполненныхРабот). Если эти реквизиты не заполнить в самой программе перед отправкой, система сформирует XML с пустыми значениями.
Проанализируем ситуацию и исправим её:
После перезаписи документа-основания переформируем электронный документ. Программа автоматически подтянет ФИО и должности указанных сотрудников в соответствующие теги XML-файла, и визуализация отобразит их корректно. Для автоматизации назначения подписантов в документах-основаниях можно применить расширение для автоматического заполнения ответственных в ЭДО.
Успокоим бухгалтера и рассмотрим юридическую сторону вопроса. Многие специалисты опасаются, что наличие прочерков в визуализации электронного документа при проверках со стороны налоговых органов может послужить причиной для отказа в вычете по НДС или в признании расходов по налогу на прибыль.
Это опасение абсолютно беспочвенно по следующим причинам:
Таким образом, даже если в печатной форме визуализации отображаются прочерки (например, в полях главного бухгалтера, когда документ подписывает руководитель единолично), это никак не влияет на юридическую силу документа и не несет в себе налоговых рисков.
Если вы или ваш бухгалтер столкнулись с прочерками в электронном документе УПД в программе 1С, рекомендуем использовать следующий чек-лист для быстрой диагностики:
Мы выяснили, что прочерки в ЭДО — это не признак ошибки в программе, а естественное отражение технологического процесса обработки электронных XML-файлов. Следуя приведенным инструкциям, вы сможете легко настроить программу для красивого отображения всех реквизитов на радость вашей бухгалтерии.