Куда пропал предопределенный вид отпуска «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)» в 1С:ЗУП и как его вернуть

После планового обновления конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ) до релиза 3.1.37.49 (и последующих версий, включая 3.1.37.54) многие пользователи столкнулись с неожиданной проблемой. Из списка доступных видов отпусков и начислений исчез привычный предопределенный элемент — «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)», а также его неоплачиваемый аналог.

В этой статье мы подробно разберем причины произошедших изменений, выясним, почему не нужно пытаться вернуть старые названия вручную, и рассмотрим, как теперь правильно оформлять такие отпуска в программе в соответствии с нормами действующего законодательства.

Выясняем причину изменений: соответствие Трудовому кодексу РФ

Давайте проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства. Разработчики фирмы «1С» регулярно приводят методологию учета и терминологию программы в строгое соответствие с буквальными формулировками законов. В данном случае изменения коснулись Главы 26 Трудового кодекса РФ, которая регламентирует предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования.

Если мы обратимся к статьям 173–176 ТК РФ, то увидим, что законодатель не использует разговорный термин «учебный отпуск». Вместо этого в нормативных актах закреплены следующие официальные формулировки:

• «Дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка» — для оплачиваемых периодов освобождения от работы на время учебы.
• «Дополнительные отпуска без сохранения среднего заработка» — для периодов учебы, которые работодатель обязан предоставить, но не обязан оплачивать.

Таким образом, фирма «1С» просто убрала упрощенное название «учебный» и заменила его на строгое юридическое наименование. Произошло автоматическое переименование предопределенных элементов справочников.

Как теперь называются отпуска в программе

Рассмотрим детально, как старые названия соотносятся с новыми. После обновления системы в справочниках произошли следующие изменения:

1. Бывший предопределенный вид отпуска «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)» теперь переименован в Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка.
2. Бывший предопределенный вид отпуска «Дополнительный учебный отпуск без оплаты» теперь называется Дополнительный отпуск без сохранения среднего заработка.

Обратите внимание на то, что это абсолютно те же самые системные элементы (они имеют те же уникальные идентификаторы GUID в базе данных). Программа не удаляла старые настройки и не создавала новые объекты «с нуля» — она просто обновила их пользовательское представление (наименование).

Проверяем настройки программы по шагам

Если в вашей базе данных после обновления не видны новые виды отпусков, давайте вместе проверим функциональные опции системы. Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел меню Настройка, далее выберем пункт Расчет зарплаты.
2. В открывшемся окне нажмем на ссылку Настройка состава начислений и удержаний.
3. Перейдем на вкладку Отпуска.
4. Убедимся, что установлены флажки напротив опций Предоставляются учебные отпуска и Отпуска без оплаты.
5. Если флажки были сняты, установим их и нажмем кнопку Применить и закрыть.

После активации этих настроек система автоматически подключит необходимые предопределенные виды начислений и видов отпусков с их новыми именами.

Технические нюансы: безопасность прошлых периодов и отчетов

Посмотрим на техническую сторону данного обновления. Многих бухгалтеров волнует вопрос: не «полетят» ли расчеты за прошлые годы и корректно ли будут собираться отчеты за предыдущие периоды?

Спешим вас успокоить — прошлые периоды находятся в полной безопасности. Поскольку внутренний код и логика работы программы остались прежними, переименование никак не повлияло на расчетные механизмы:

• Все формулы расчета среднего заработка, привязки к кодам видов доходов НДФЛ и страховых взносов сохранились в неизменном виде — поможет инструмент для исправления отпускных и НДФЛ в 1С:ЗУП.
• Исторические документы проведения кадровых приказов и начисления отпусков за прошлые годы продолжают ссылаться на эти же элементы справочника. В печатных формах прошлых периодов все данные останутся корректными — пригодится комплект кадровых печатных форм для 1С:ЗУП.
• Отчеты по состояниям сотрудников (например, личные карточки Т-2 (поможет печать личных карточек Т-2 в 1С:ЗУП) или табели учета рабочего времени) продолжают работать в штатном режиме, корректно идентифицируя новые названия видов отпусков.

Для наглядности приведем схематичный пример того, как это выглядит в структуре метаданных на уровне платформы:

// Внутренний механизм идентификации объектов не изменился.
// Запросы к базе данных по-прежнему обращаются к предопределенным значениям:
ПредопределенныйВидОтпуска = Справочники.ВидыОтпусков.ДополнительныйУчебныйОтпускОплачиваемый; 
// Несмотря на изменение синонима в интерфейсе на:
// "Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка"

Как оформлять учебный отпуск по новым правилам

Проанализируем практический порядок действий кадровика и расчетчика при оформлении документов (удобно через электронное подписание кадровых документов напрямую из 1С) на основании справки-вызова из учебного заведения:

1. При поступлении справки-вызова создаем стандартный документ Отпуск (раздел Кадры или Зарплата).
2. В документе переходим на вкладку Дополнительные отпуска.
3. Добавляем строку и в колонке Вид отпуска выбираем из справочника обновленное название: Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка.
4. Указываем период проведения учебной сессии согласно документу из вуза или колледжа, после чего программа автоматически рассчитает сумму по среднему заработку — для этого подойдёт автоматизация учета отпусков и контроля остатков в 1С:ЗУП.
5. Если сотрудник берет неоплачиваемый учебный период, оформляем документ Отпуск без сохранения оплаты и в качестве вида отпуска выбираем Дополнительный отпуск без сохранения среднего заработка.

Что делать, если нужны другие виды дополнительных отпусков?

Важно помнить одно ключевое правило: не пытайтесь переименовывать предопределенные элементы программы под свои специфические нужды. Предопределенные виды отпусков, которые теперь называются «Дополнительный отпуск с сохранением (или без сохранения) среднего заработка», предназначены строго для учебных целей (так как к ним привязана специфическая логика отчетности и кодов ПФР/СФР).

Если вашей организации необходимо начислять сотрудникам иные виды дополнительных отпусков (например, за ненормированный рабочий день, за вредные условия труда или по коллективному договору), выполните следующие действия:

• Перейдите в справочник Виды отпусков (раздел Настройка).
• Нажмите кнопку Создать и введите собственное наименование (например, «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»).
• Настройте правила расчета и предоставления этого отпуска индивидуально.

Такой подход гарантирует корректную работу программы при последующих обновлениях и исключит путаницу в регламентированном учете.