Рассмотрим ситуацию подробно. Организация ведет учет в 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0, версия 3.0.197.22. Раньше авансовые счета-фактуры формировали перед сдачей декларации по НДС через обработку Регистрация счетов-фактур на аванс. После изменений с 1 апреля 2026 года возник вопрос: нужно ли теперь оформлять авансовый счет-фактуру сразу по каждой платежке на предоплату, чтобы потом корректно заполнялись УПД, книга продаж и книга покупок?
Разберем проблему по шагам. Главное изменение 2026 года связано не с тем, что авансовый счет-фактуру теперь всегда нужно вручную создавать из каждой банковской выписки. Главная практическая проблема в другом: в отгрузочном счете-фактуре или УПД появилась новая строка 5б, где нужно указывать номер и дату авансового счета-фактуры, если отгрузка идет в счет ранее полученного аванса.
Поэтому старый порядок «сначала весь квартал делаем реализации, а потом перед декларацией массово создаем авансовые счета-фактуры» теперь может давать ошибку. Если УПД уже выписан покупателю, а авансового счета-фактуры на момент выписки УПД в базе еще не было, программе может быть нечего подставить в строку 5б. В результате УПД или счет-фактура на отгрузку может сформироваться без обязательной связи с авансовым счетом-фактурой.
При этом не будем делать поспешный вывод, что теперь нужно ежедневно вручную создавать счет-фактуру из каждой платежки. Посмотрим на разные варианты работы и выберем безопасный порядок.
С 1 апреля 2026 года применяются обновленные формы счета-фактуры, книги продаж и книги покупок. В форме счета-фактуры появилась строка 5б. Ее заполняет продавец при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав в счет ранее полученной оплаты, частичной оплаты или иных платежей.
В строке 5б указываются реквизиты счета-фактуры, который был выставлен при получении аванса: номер и дата. Если авансовых счетов-фактур несколько, реквизиты указываются все. Если авансовый счет-фактура исправлялся, дополнительно нужно учитывать реквизиты последнего исправления.
Одновременно изменилась структура книг НДС:
В книге продаж появилась графа 11а. В нее попадают реквизиты авансового счета-фактуры, который связан с отгрузкой.
В книге покупок появилась графа 7а. Она используется при отражении вычета НДС с аванса после отгрузки.
В книге продаж также учтены ставки НДС 22%, 20% и 18% для переходных и обычных операций.
Рассмотрим подробнее. Раньше бухгалтер мог без серьезных последствий сформировать авансовые счета-фактуры ближе к сдаче декларации, потому что отгрузочный УПД не требовал указывать конкретный номер авансового счета-фактуры. Теперь связь между авансом и отгрузкой стала видимой в самом документе. Поэтому порядок работы в 1С нужно перестроить так, чтобы к моменту формирования УПД программа уже понимала, какой авансовый счет-фактура относится к этой отгрузке.
Короткий ответ: не всегда. Но если по конкретному авансу обязанность выставить авансовый счет-фактуру уже возникла, а отгрузочный УПД будет выписан в счет этого аванса, то безопаснее сформировать авансовый счет-фактуру до оформления УПД.
Разберем по шагам.
Если поступила предоплата и отгрузка не будет выполнена в течение 5 календарных дней, по общему правилу продавец должен выставить счет-фактуру на аванс не позднее 5 календарных дней со дня получения предоплаты.
Если отгрузка будет оформлена после того, как авансовый счет-фактура уже должен был быть выставлен, в базе 1С этот авансовый счет-фактура лучше создать до отгрузочного УПД.
Если отгрузка выполняется в течение 5 календарных дней с даты получения предоплаты, авансовый счет-фактуру можно не выставлять, потому что аванс фактически закрывается быстрой отгрузкой.
Если организация применяет УСН с НДС по специальной ставке 5% или 7%, действуют отдельные послабления: если аванс и отгрузка планируются в одном квартале, допустимо исчислить НДС только при отгрузке и не выставлять авансовый счет-фактуру на такой аванс.
Поэтому не создавайте единое правило «каждую платежку сразу превращаем в счет-фактуру». Вместо этого разделите платежи на группы: авансы, которые нужно зарегистрировать сразу или в течение 5 дней; авансы, которые будут закрыты отгрузкой в пределах 5 дней; авансы по УСН с НДС 5% или 7%, которые будут закрыты в том же квартале; авансы по длящимся услугам и аренде, где возможен отдельный порядок.
Раньше многие бухгалтеры работали так: в течение квартала отражали банковские поступления, реализации, акты и УПД, а ближе к декларации запускали обработку Регистрация счетов-фактур на аванс. Программа создавала недостающие документы Счет-фактура выданный с видом На аванс, после чего формировались книга продаж, книга покупок и декларация.
С 2026 года такой порядок не всегда подходит. Выясним причину. Когда мы создаем документ Реализация товаров и услуг или Реализация (акт, накладная, УПД), программа делает зачет аванса по расчетам с покупателем. При формировании отгрузочного счета-фактуры или УПД программа должна заполнить:
строку 5 — реквизиты платежного документа, по которому поступила предоплата;
строку 5а — реквизиты документа об отгрузке;
строку 5б — реквизиты авансового счета-фактуры, если авансовый счет-фактура был выставлен и его аванс зачитывается при отгрузке.
Если авансового счета-фактуры еще нет, строка 5б может не заполниться. Если УПД уже передан покупателю через ЭДО или на бумаге, исправлять документ задним числом неудобно и рискованно. Поэтому для отгрузок среди месяца, особенно если покупатель принимает НДС к вычету, лучше сначала проверить авансы и создать нужные авансовые счета-фактуры.
Главный практический принцип: если авансовый счет-фактура по платежу должен существовать, создайте его до формирования отгрузочного УПД, а не после закрытия квартала.
Рассмотрим несколько вариантов организации работы в 1С. У каждого варианта есть свои плюсы и ограничения.
Этот вариант самый прямой. Получили предоплату от покупателя, открыли документ Поступление на расчетный счет, создали на его основании документ Счет-фактура выданный с видом На аванс. Затем при отгрузке создали Реализация (акт, накладная, УПД), выписали УПД или счет-фактуру на отгрузку, и программа подтянула авансовый счет-фактуру в строку 5б.
Разберем порядок действий:
Загрузите или создайте банковскую выписку.
Откройте документ Поступление на расчетный счет.
Проверьте вид операции: обычно это Оплата от покупателя.
Проверьте договор, счет расчетов, счет авансов и ставку НДС.
Убедитесь, что сумма действительно является авансом, а не оплатой уже закрытой задолженности.
Создайте документ Счет-фактура выданный на основании поступления.
Проверьте вид счета-фактуры На аванс, контрагента, договор, платежный документ, ставку НДС и сумму НДС.
Проведите документ и проверьте движение по регистрам НДС.
В результате в учете формируется НДС с аванса. В типовой логике 1С документ Счет-фактура выданный на аванс делает проводку по начислению авансового НДС: Дебет 76.АВ Кредит 68.02. Также появляются записи в регистре сведений Журнал учета счетов-фактур и регистре накопления НДС Продажи. На основании этих записей затем формируется книга продаж.
Плюсы этого способа:
строка 5б в УПД заполняется максимально предсказуемо;
покупатель быстрее получает авансовый счет-фактуру;
меньше риск забыть аванс перед сдачей НДС;
проще контролировать авансы по крупным договорам и важным контрагентам.
Минусы тоже очевидны:
много ручной работы;
при большом количестве платежей возрастает риск механических ошибок;
часть авансов может закрыться быстрой отгрузкой, и счет-фактура на аванс окажется лишним;
если платеж частично закрывает долг и частично является авансом, сумму нужно внимательно разделять.
Этот вариант выбирайте для организаций на ОСНО, для крупных авансов, для покупателей, которым принципиальны корректные реквизиты НДС, и для ситуаций, когда отгрузка часто идет после истечения 5 календарных дней с даты предоплаты.
Теперь рассмотрим более удобный вариант. Не обязательно создавать счет-фактуру на аванс вручную из каждой платежки. Можно продолжать использовать обработку Регистрация счетов-фактур на аванс, но запускать ее не только перед сдачей декларации, а регулярно: ежедневно, раз в несколько дней, раз в неделю или перед каждой массовой выпиской УПД.
Этот вариант хорошо подходит, если платежей много. Вместо ручного оформления каждой платежки настройте регулярный контроль авансов.
Разберем порядок работы:
Загрузите банковские выписки и проведите документы Поступление на расчетный счет.
Проверьте взаиморасчеты с покупателями по счетам 62.01 и 62.02.
Выполните перепроведение документов, если в базу задним числом вводились реализации или оплаты.
Откройте обработку Регистрация счетов-фактур на аванс.
Укажите период не за весь квартал, а за нужный рабочий интервал: например, за день, неделю или период до даты выписки УПД.
Сформируйте авансовые счета-фактуры.
После этого оформляйте документы Реализация (акт, накладная, УПД).
Проверьте, что в отгрузочном счете-фактуре или УПД заполнена строка 5б.
Такой подход сохраняет автоматизацию и одновременно решает проблему новой строки 5б. Мы не отказываемся от обработки, но меняем периодичность ее запуска.
Практическое правило: запускайте обработку перед формированием УПД, если по покупателю были авансы, которые должны быть зарегистрированы счетами-фактурами. Особенно важно делать это перед отгрузками в середине месяца.
В 1С обработку обычно открывают через раздел Банк и касса, далее Регистрация счетов-фактур, затем Счета-фактуры на аванс. Также она может быть доступна через Помощник по учету НДС в разделе отчетности по НДС.
Перед запуском обработки обязательно проверьте настройки на вкладке НДС. Откройте Главное, затем Налоги и отчеты, далее настройки НДС. Там задается порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Также порядок может быть уточнен в карточке договора с контрагентом, если по конкретному договору он отличается от общей учетной политики.
В обсуждаемой ситуации один из участников отметил, что у него аренда, поэтому почти все УПД выписываются последним днем месяца. Это отдельный практический сценарий. Если услуги носят длящийся характер, акты или УПД формируются последним днем месяца, а авансы поступают в течение месяца, бухгалтеру часто удобнее работать пакетно.
Разберем порядок для аренды или ежемесячных услуг:
В течение месяца отражайте поступления оплат от арендаторов или покупателей услуг.
Перед закрытием месяца проверьте, какие суммы являются авансами, а какие оплатой уже оказанных услуг.
Сформируйте авансовые счета-фактуры по тем авансам, по которым они действительно нужны.
После этого выпишите УПД или акты последним днем месяца.
Проверьте, какие авансы зачлись в документах реализации.
Откройте отгрузочные счета-фактуры или УПД и проверьте строку 5б.
После закрытия месяца сформируйте книгу продаж и книгу покупок.
Если УПД по аренде или услугам всегда выписываются последним днем месяца, можно сохранить привычную пакетную работу. Но меняем последовательность: сначала проверяем и при необходимости формируем авансовые счета-фактуры, затем создаем УПД. Если сначала выписать УПД, а потом создать авансовые счета-фактуры, программа может не заполнить строку 5б корректно.
Если же УПД нужно оформить среди месяца, действуйте осторожнее. Сначала сформируйте нужные авансовые счета-фактуры по платежам, которые будут зачтены в этом УПД, и только потом создавайте реализацию. Иначе УПД может уйти покупателю без реквизитов авансового счета-фактуры.
Отдельно разберем организации на УСН, которые платят НДС по специальным ставкам 5% или 7%. Для них правила по авансам имеют важное послабление.
Если плательщик УСН с НДС 5% или 7% получил аванс и планирует отгрузку в счет этого аванса в том же квартале, допустимо составить счет-фактуру и исчислить НДС только при отгрузке. В этом случае с аванса НДС не исчисляется и авансовый счет-фактура при получении аванса не выставляется.
Посмотрим на пример. Организация на УСН с НДС 5% получила в апреле предоплату 105 000 рублей. Отгрузка по этому авансу будет в мае того же квартала. В таком случае можно не оформлять авансовый счет-фактуру в апреле, а начислить НДС только при майской отгрузке. Тогда в УПД не будет реквизитов авансового счета-фактуры, потому что сам авансовый счет-фактура не составлялся.
Но если аванс получен в одном квартале, а отгрузка будет в следующем квартале, послабление не работает. Тогда по незакрытому авансу нужно исчислить НДС и оформить счет-фактуру на аванс. Если затем в следующем квартале будет отгрузка, отгрузочный УПД должен быть связан с ранее оформленным авансовым счетом-фактурой.
Также возможна частичная отгрузка в текущем квартале. Например, получили аванс 525 000 рублей, а в течение квартала отгрузили только на 400 000 рублей. Тогда по итогам квартала нужно определить незакрытую часть аванса и оформить авансовый счет-фактуру только на остаток, который не закрыт отгрузкой.
Вывод для УСН с НДС 5% или 7%: не спешите создавать счет-фактуру на каждый аванс, если аванс будет закрыт отгрузкой в том же квартале. Но обязательно контролируйте незакрытые авансы на конец квартала и ситуации, когда УПД формируется в счет ранее зарегистрированного авансового счета-фактуры.
Рассмотрим настройки в 1С. Основной порядок регистрации авансовых счетов-фактур задается в разделе Главное — Налоги и отчеты — НДС. В зависимости от версии и интерфейса название ссылок может немного отличаться, но смысл настройки один: программа должна понимать, когда создавать счета-фактуры на аванс.
Обычно в 1С доступны такие варианты:
Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса. Это самый строгий и понятный вариант. Он удобен, если у организации общая система налогообложения, много покупателей на НДС и важно сразу формировать документы.
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течение 5 календарных дней. Это практичный вариант для общего правила, когда отгрузка быстро закрывает аванс.
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца. Этот вариант может использоваться для отдельных ситуаций, например при длящихся услугах, но его нужно сопоставлять с налоговыми правилами и условиями договоров.
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода. Для обычных плательщиков НДС такой вариант требует осторожности. Для УСН с НДС 5% или 7% он может быть логичен, если авансы закрываются отгрузками в том же квартале.
Не регистрировать счета-фактуры на авансы. Этот вариант подходит только для специальных случаев, когда авансовые счета-фактуры действительно не должны оформляться.
Разберем важную деталь. Настройка может быть не только общей по организации, но и индивидуальной по договору. Поэтому если обработка Регистрация счетов-фактур на аванс ведет себя неожиданно, проверьте договор с покупателем. Возможно, в договоре установлен порядок регистрации, который отличается от общей настройки НДС.
Для стабильной работы рекомендуем не смешивать разные подходы без необходимости. Если по одним договорам авансовые счета-фактуры формируются сразу, а по другим только на конец квартала, составьте внутренний регламент и отметьте это в карточках договоров. Иначе при закрытии НДС будет сложно понять, почему по одному покупателю строка 5б заполнилась, а по другому нет.
Теперь подробно разберем работу с обработкой. Обработка Регистрация счетов-фактур на аванс не потеряла актуальность. Наоборот, она стала еще важнее, потому что позволяет массово создать документы без ручного открытия каждой платежки.
Но используйте ее не только в конце квартала. Запускайте ее в те моменты, когда это нужно для корректной первички.
Рекомендуемый порядок:
Перед запуском обработки проверьте, что все банковские выписки за период загружены и проведены.
Проверьте документы реализации, которые были введены задним числом. Если они появились после оплаты, выполните перепроведение.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62, особенно по субсчетам 62.01 и 62.02.
Проверьте, нет ли ошибочного зависания аванса по одному договору и долга по другому договору того же контрагента.
Запустите обработку Регистрация счетов-фактур на аванс.
Укажите период, за который нужно зарегистрировать авансы.
Проверьте список платежей, по которым программа предлагает создать счета-фактуры.
Сформируйте документы Счет-фактура выданный.
После формирования откройте несколько документов выборочно и проверьте ставку НДС, сумму, договор, платежный документ и номенклатурное описание.
Только после этого формируйте или перепроводите УПД, которые закрывают эти авансы.
Обратите внимание на подготовительный этап. При автоматическом создании авансовых счетов-фактур программа анализирует расчеты по авансам, в том числе по счетам 62.02, 62.22 и 62.32. Если расчеты с покупателями ведутся некорректно, обработка может создать лишние счета-фактуры или не создать нужные.
Например, если сначала загрузили оплату, программа определила ее как аванс, а потом задним числом ввели реализацию до даты оплаты, то без перепроведения в учете может остаться неправильная картина. Поэтому перед обработкой используйте Групповое перепроведение документов и проверяйте отчеты Оборотно-сальдовая ведомость по счету и Анализ субконто.
Разберем документ Поступление на расчетный счет. Именно от него часто начинается цепочка аванса.
Проверьте следующие поля:
Контрагент. Он должен совпадать с покупателем по договору и будущей реализации.
Договор. Ошибка в договоре может привести к тому, что аванс не зачтется при реализации.
Счет расчетов. Для обычной оплаты используется 62.01, для авансов — 62.02.
Ставка НДС. Для аванса ставка указывается расчетная: 22/122, 10/110, 5/105 или 7/107 в зависимости от режима и операции.
Номер и дата платежного документа. Эти данные попадают в строку 5 счета-фактуры.
Назначение платежа. По нему часто видно, что платеж относится к конкретному счету, договору или периоду услуг.
Если один платеж частично закрывает старую задолженность и частично является предоплатой, не оформляйте авансовый счет-фактуру на всю сумму платежа. Разделите платеж корректно. Авансовый счет-фактура должен быть только на авансовую часть.
Посмотрим на пример. Покупатель перечислил 300 000 рублей. Из них 80 000 рублей — оплата долга по уже отгруженным товарам, а 220 000 рублей — предоплата по новому заказу. В этом случае счет-фактура на аванс оформляется только на 220 000 рублей. Если в 1С все 300 000 рублей попали на 62.02, исправьте расчеты до формирования счета-фактуры.
Документ Счет-фактура выданный с видом На аванс должен содержать корректные данные. Не полагайтесь только на автоматическое создание, особенно после перехода на новые формы.
Проверьте:
вид счета-фактуры — На аванс;
дату счета-фактуры;
контрагента и договор;
номер и дату платежного документа;
ставку НДС;
сумму аванса и сумму НДС;
код вида операции — для аванса обычно используется КВО 02;
признак выставления покупателю;
номенклатурное описание или обобщенное наименование товаров, работ, услуг.
Если предварительно был выставлен счет покупателю, 1С может заполнить номенклатуру из счета. Если конкретной заявки или спецификации еще нет, допустимо использовать обобщенное наименование, например «услуги по договору», «арендные услуги», «товары по договору поставки». Но такое описание должно соответствовать договору и будущей отгрузке.
После проведения документа проверьте движения. Для авансового счета-фактуры важны Журнал учета счетов-фактур и НДС Продажи. Именно эти данные затем попадают в книгу продаж.
Теперь посмотрим на документ реализации. В 1С это может быть Реализация (акт, накладная, УПД) или внутренний объект РеализацияТоваровУслуг. Если отгрузка идет в счет ранее полученного аванса, важно, чтобы программа правильно зачла аванс и связала отгрузку с авансовым счетом-фактурой.
Разберем порядок:
Создайте реализацию на основании счета покупателю или вручную.
Проверьте контрагента и договор. Они должны совпадать с авансом.
Откройте блок расчетов и проверьте порядок зачета аванса.
Оставьте автоматический зачет аванса, если договором не предусмотрен иной порядок.
Проведите реализацию.
Выпишите счет-фактуру на отгрузку или сформируйте УПД со статусом 1.
Откройте связанный документ Счет-фактура выданный.
Проверьте блок платежных документов и строку 5б.
Если строка 5б не заполнена, выясните причину до отправки документа покупателю.
При проведении реализации с зачетом аванса обычно формируются движения:
Дебет 62.02 Кредит 62.01 — зачет предоплаты;
Дебет 62.01 Кредит 90.01 — отражение выручки;
Дебет 90.03 Кредит 68.02 — начисление НДС с отгрузки;
дополнительно формируются движения по регистрам НДС для книги продаж и последующего вычета авансового НДС.
Если авансовый счет-фактура был зарегистрирован ранее, то при отгрузке НДС с аванса принимается к вычету. Для этого авансовый счет-фактура продавца отражается в книге покупок. В 1С это контролируется через документы и регистры НДС, включая НДС Покупки и операции помощника по учету НДС.
Даже если 1С формирует документы автоматически, после изменений 2026 года проверяйте каждый УПД, который закрывает аванс. Особенно это важно в следующих ситуациях:
по одному покупателю несколько договоров;
покупатель платит несколькими платежками;
одна платежка закрывает несколько счетов;
часть платежа является долгом, часть — авансом;
аванс получен в одном квартале, отгрузка в другом;
по договору используется ставка НДС 5%, 7%, 10% или 22%;
документы вводились задним числом;
в базе есть ручные корректировки расчетов;
организация ведет раздельный учет НДС;
используется ЭДО и УПД уже отправляется покупателю из 1С.
Проверяйте не только печатную форму, но и сам документ Счет-фактура выданный. Важно убедиться, что строка 5б связана именно с тем авансовым счетом-фактурой, который относится к конкретной реализации. Если программа подставила не тот аванс, исправляйте расчеты до отправки документа.
Рассмотрим распространенную ошибку. Сначала оформили УПД на отгрузку, отправили покупателю, а потом обработкой создали авансовый счет-фактуру. В результате строка 5б в УПД отсутствует или не соответствует данным книги продаж.
Разберем порядок исправления:
Сначала определите, действительно ли авансовый счет-фактура должен был быть выставлен. Если аванс был закрыт отгрузкой в течение 5 дней или применяется специальное правило для УСН с НДС 5% или 7% в пределах квартала, возможно, авансовый счет-фактура не нужен.
Если авансовый счет-фактура нужен, проверьте дату его составления. Она должна соответствовать правилам выставления счета-фактуры на аванс.
Перепроведите документы в правильной последовательности: поступление оплаты, авансовый счет-фактура, реализация, отгрузочный счет-фактура или УПД.
Откройте отгрузочный счет-фактуру и проверьте строку 5б.
Если УПД уже передан покупателю, оцените необходимость исправления или повторного направления документа через ЭДО.
Проверьте книгу продаж и книгу покупок после перепроведения.
Не исправляйте только печатную форму вручную, если учетные регистры остаются неправильными. Задача не просто показать номер в УПД, а обеспечить совпадение первичного документа, счета-фактуры, регистров НДС, книги продаж, книги покупок и декларации.
Если часть авансовых счетов-фактур создается вручную, а часть — обработкой, возникает риск дублей. Разберем, как его снизить.
Не запускайте обработку без проверки уже созданных документов Счет-фактура выданный.
При запуске обработки проверяйте табличную часть и ссылки на уже сформированные счета-фактуры.
Не меняйте вручную данные в массово созданных счетах-фактурах без необходимости: при повторном заполнении обработка может обновить реквизиты.
Если авансовый счет-фактура создан вручную, убедитесь, что он связан с правильным документом оплаты.
Периодически формируйте отчет по счету 76.АВ и сверяйте его с книгой продаж и книгой покупок.
Для контроля используйте отчеты Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.АВ, Анализ субконто, книгу продаж, книгу покупок и помощник по учету НДС. Если применяются разные договоры, формируйте отчеты с детализацией по контрагентам и договорам.
Теперь применим выводы к ситуации из вопроса. В базе используется 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0, версия 3.0.197.22. Пользователь раньше создавал авансовые счета-фактуры обработкой перед сдачей НДС. После 1 апреля 2026 года такой порядок лучше изменить.
Рекомендуем не переходить на ручное создание каждого счета-фактуры из каждой платежки, если платежей много. Вместо этого организуйте рабочий процесс так:
Для авансов, по которым УПД будет выписан в середине месяца, сначала запускайте обработку Регистрация счетов-фактур на аванс за нужный период.
После формирования авансовых счетов-фактур создавайте УПД или счета-фактуры на отгрузку.
Если все УПД по аренде или ежемесячным услугам выписываются последним днем месяца, формируйте авансовые счета-фактуры перед созданием УПД за месяц, а не после.
Если организация на УСН с НДС 5% или 7% и авансы закрываются отгрузкой в том же квартале, используйте послабление и не создавайте авансовые счета-фактуры на такие авансы без необходимости.
Если аванс не закрыт отгрузкой в текущем квартале, сформируйте авансовый счет-фактуру на незакрытую часть аванса.
Перед сдачей НДС все равно запускайте итоговую проверку через помощник по учету НДС и сверяйте книги.
Оптимальный порядок: не «каждая платежка вручную» и не «один раз в квартал после всех УПД», а регулярная регистрация авансов перед теми отгрузками, где эти авансы будут зачтены.
Посмотрим на удобную схему работы для бухгалтера.
Ежедневно или несколько раз в неделю загружайте банковские выписки.
Проверяйте, какие поступления являются авансами.
Если в ближайшие дни будет отгрузка по авансовому покупателю, сформируйте авансовый счет-фактуру до УПД.
Если отгрузка будет в течение 5 дней, оцените, нужен ли авансовый счет-фактура.
Если применяете УСН с НДС 5% или 7%, контролируйте закрытие авансов в пределах квартала.
Перед массовым формированием актов или УПД за месяц запустите обработку Регистрация счетов-фактур на аванс за месяц или за нужный период.
Сформируйте реализации и УПД.
Проверьте строку 5б в УПД, где были зачеты ранее полученных авансов.
В конце месяца сформируйте предварительную книгу продаж и проверьте КВО 01 и КВО 02.
В конце квартала проверьте книгу покупок по вычету авансового НДС после отгрузки.
Такой порядок снижает риск ошибок и не превращает учет в ручное создание документов по каждой платежке.
Для понимания механики посмотрим на основные объекты 1С, которые участвуют в учете авансов и НДС.
ПоступлениеНаРасчетныйСчет — документ, которым отражается оплата или предоплата от покупателя.
СчетФактураВыданный — документ для авансового или отгрузочного счета-фактуры.
РеализацияТоваровУслуг — объект реализации, на основании которого формируется УПД или счет-фактура на отгрузку.
РегистрацияСчетовФактурНаАванс — обработка для массового формирования авансовых счетов-фактур.
ЖурналУчетаСчетовФактур — регистр сведений, где хранится информация о счетах-фактурах.
НДСПродажи — регистр накопления, на основании которого формируется книга продаж.
НДСПокупки — регистр накопления, который используется для книги покупок, в том числе при вычете НДС с аванса после отгрузки.
РаздельныйУчетНДС — регистр, который используется при раздельном учете входящего НДС.
Доработка программного кода для обычной ситуации не требуется. Проблема решается правильной последовательностью документов, настройками НДС и контролем регистров. Код 1С здесь не нужен, потому что речь идет о типовом функционале конфигурации.
В обсуждении справедливо отмечено, что в базах на ОСНО учет авансовых счетов-фактур обычно выглядит привычнее, а при УСН с НДС 5% или 7% могут возникать неудобства. Это связано с тем, что УСН с НДС — относительно новый практический сценарий, где одновременно действуют правила НДС, специальные ставки и послабления по авансам в пределах квартала.
Разберем, как действовать, если 1С формирует документы не так, как ожидается:
Проверьте, что установлена актуальная версия конфигурации. Для форм 2026 года это особенно важно.
Проверьте систему налогообложения организации в карточке организации и настройках налогов.
Проверьте ставку НДС в договорах, счетах покупателям, поступлениях оплаты и реализациях.
Проверьте порядок регистрации авансовых счетов-фактур в настройках НДС.
Проверьте индивидуальные настройки договоров.
Сначала тестируйте процесс на одном контрагенте: аванс, счет-фактура на аванс, реализация, УПД, книга продаж, книга покупок.
Только после проверки распространяйте порядок на массовую обработку.
Если программа формирует строку 5б некорректно, не исправляйте проблему только вручную в печатной форме. Выясните, есть ли в базе авансовый счет-фактура, правильно ли он связан с оплатой, корректно ли зачтен аванс в реализации и совпадает ли договор.
Проанализируем самые частые ошибки.
Ошибка 1. Формировать авансовые счета-фактуры только перед декларацией. Если УПД уже выставлены в течение квартала, строка 5б может быть не заполнена. Исправлять это после отправки документов покупателям неудобно.
Ошибка 2. Создавать авансовый счет-фактуру на всю сумму платежа. Если часть платежа закрывает долг, счет-фактура на аванс нужен только на предоплатную часть.
Ошибка 3. Не проверять договор. Аванс по одному договору не всегда корректно зачтется в реализации по другому договору.
Ошибка 4. Не перепроводить документы после ввода задним числом. Последовательность документов влияет на то, как 1С определяет аванс.
Ошибка 5. Не учитывать специальные правила УСН с НДС 5% или 7%. Иногда авансовый счет-фактура не нужен, если аванс и отгрузка в одном квартале. Но это нужно контролировать, а не оставлять наугад.
Ошибка 6. Не проверять строку 5б перед отправкой УПД. После отправки через ЭДО исправление становится организационно сложнее.
Ошибка 7. Смешивать ручной и автоматический порядок без регламента. Это приводит к дублям, пропускам и расхождениям в книгах НДС.
Подведем итог. С 1 апреля 2026 года порядок работы с авансовыми счетами-фактурами в 1С действительно нужно пересмотреть. Но это не означает, что бухгалтер обязан вручную создавать авансовый счет-фактуру по каждой платежке сразу после поступления денег.
Правильнее использовать комбинированный подход:
Если авансовый счет-фактура по платежу обязателен и по нему будет отгрузка, создавайте его до формирования УПД.
Если платежей много, используйте обработку Регистрация счетов-фактур на аванс, но запускайте ее чаще: перед отгрузками, перед закрытием месяца и перед сдачей НДС.
Если все УПД выписываются последним днем месяца, сначала сформируйте нужные авансовые счета-фактуры, затем оформляйте УПД.
Если УПД оформляется среди месяца, предварительно проверьте авансы по контрагенту и договору.
Если организация применяет УСН с НДС 5% или 7%, не создавайте лишние авансовые счета-фактуры по авансам, которые закрываются отгрузкой в том же квартале, но обязательно контролируйте незакрытый остаток аванса на конец квартала.
После формирования документов проверяйте строку 5б, книгу продаж, книгу покупок и регистры НДС.
Главный вывод: обработкой пользоваться можно и нужно, но запускать ее только перед сдачей НДС теперь рискованно. С 01.04.2026 ориентируйтесь на момент формирования УПД: если УПД закрывает ранее полученный аванс, нужный авансовый счет-фактура должен быть создан в базе заранее, иначе строка 5б и последующие книги НДС могут заполниться некорректно.
Информация носит справочный характер