Разберем ситуацию подробно. Работнику планировали оформить увольнение 07.04, но он ушел на больничный и продолжает находиться на больничном. После этого работодатель выплатил ему аванс 27.04 в размере 20 000 рублей. Когда бухгалтерия рассчитала зарплату за месяц, выяснилось, что сотрудник получил примерно на 10 000 рублей больше, чем ему фактически причитается с учетом больничного и отработанного времени. При этом удержать переплату сейчас не из чего, потому что сотрудник не работает и начислений недостаточно. После закрытия больничного увольнение будет возобновлено, и сотруднику положена компенсация за неиспользованный отпуск примерно 80 000 рублей.
Проанализируем главный вопрос: имеет ли право работодатель при увольнении удержать переплаченную заработную плату из суммы окончательного расчета, в том числе из компенсации за неиспользованные дни отпуска?
Рассмотрим итог сразу, а затем разберем его по шагам. В описанной ситуации работодатель, как правило, может удержать сумму неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы, из сумм, причитающихся работнику при окончательном расчете. Основание — статья 137 ТК РФ. Но удержание нужно оформить правильно и соблюсти ограничения.
Ключевое условие: работник не должен оспаривать основание и размер удержания. Если сотрудник согласен, что переплата действительно возникла, и не спорит с суммой 10 000 рублей, удержание возможно. Если работник возражает, безопаснее не удерживать сумму в одностороннем порядке, а решать вопрос через добровольный возврат или суд.
Второе важное условие: нужно учитывать ограничение по статье 138 ТК РФ. Общий размер удержаний при каждой выплате обычно не может превышать 20 процентов суммы, причитающейся работнику. Поэтому, если при увольнении начислена компенсация за неиспользованный отпуск 80 000 рублей, удержать 10 000 рублей обычно можно, потому что 10 000 рублей меньше 20 процентов от 80 000 рублей. 20 процентов от 80 000 рублей — это 16 000 рублей.
Но разберем подробнее, потому что в таких ситуациях важно правильно определить природу переплаты.
Посмотрим на ситуацию по существу. Работнику был выплачен аванс 27.04. Затем выяснилось, что из-за больничного фактически начисленная зарплата за месяц оказалась меньше суммы, которую он уже получил. То есть работодатель выдал деньги вперед, а после расчета стало понятно, что работник эти деньги не «заработал» в полном объеме, потому что рабочее время было закрыто больничным.
В такой ситуации наиболее корректная квалификация — неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы. Это важный термин, потому что статья 137 ТК РФ прямо разрешает удерживать из заработной платы работника суммы для погашения задолженности работодателю, в частности для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы.
Разберем на простом примере.
Работнику выплатили аванс — 20 000 рублей.
После учета больничного оказалось, что зарплата за расчетный период составляет только 10 000 рублей.
Разница 10 000 рублей стала задолженностью работника перед работодателем.
Эту задолженность можно рассматривать как неотработанный аванс.
Именно поэтому позиция из обсуждения на форуме в целом верная: работодатель вправе удержать сумму неотработанного аванса при увольнении работника из сумм окончательного расчета, если соблюдены требования ТК РФ.
Рассмотрим подробнее важное отличие. В трудовом праве не всякая переплата автоматически может быть удержана с работника. Если работнику просто ошибочно переплатили зарплату, удержать ее можно не всегда. Статья 137 ТК РФ содержит ограниченный перечень случаев, когда работодатель вправе удерживать деньги из выплат работнику.
Например, удержание возможно, если:
работнику выдали неотработанный аванс в счет заработной платы;
работнику выдали аванс на командировку или перевод, но он его не отработал или не вернул;
произошла счетная ошибка;
орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров установил вину работника в невыполнении норм труда или простое;
работнику выплатили зарплату излишне из-за его неправомерных действий, установленных судом.
В нашей ситуации удержание лучше обосновывать не как «просто переплату», а именно как неотработанный аванс. Это более точное и безопасное основание, потому что деньги были выплачены заранее в счет зарплаты, а затем из-за больничного зарплата оказалась меньше.
Посмотрим на формулировку для внутреннего документа. В приказе или бухгалтерской справке лучше не писать расплывчато: «удержать переплату заработной платы». Гораздо корректнее указать: «удержать сумму неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы».
Теперь разберем главный практический вопрос: можно ли удержать неотработанный аванс из компенсации за неиспользованный отпуск, которая выплачивается при увольнении?
При увольнении работодатель обязан произвести с работником окончательный расчет. В расчет обычно входят:
заработная плата за фактически отработанное время;
компенсация за все неиспользованные дни отпуска;
иные начисления, если они предусмотрены трудовым договором, локальными актами или законом;
выходное пособие, если оно положено по основанию увольнения.
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в связи с трудовыми отношениями и входит в окончательный расчет. На практике Роструд в подобных ситуациях указывает, что работодатель вправе удержать из сумм, подлежащих выплате работнику при увольнении, сумму неотработанного ранее выплаченного аванса, если работник не оспаривает основание и размер удержания.
Поэтому в рассматриваемой ситуации можно сделать вывод: удержать 10 000 рублей из окончательного расчета, в который входит компенсация за неиспользованный отпуск, можно, если соблюдены условия статьи 137 и ограничения статьи 138 ТК РФ.
При этом важно не смешивать два разных вида удержаний:
удержание неотработанного аванса по зарплате — это ситуация из вопроса;
удержание за отпуск, использованный авансом — это другая ситуация, когда работник уже отгулял отпуск за рабочий год, который не отработал полностью.
В вопросе речь идет не об удержании отпускных за отпуск, предоставленный авансом, а о погашении задолженности по ранее выплаченному зарплатному авансу. Поэтому основание удержания — именно неотработанный аванс в счет заработной платы.
Разберем по шагам ограничение по сумме. Статья 138 ТК РФ устанавливает общее правило: при каждой выплате общий размер всех удержаний не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику. В отдельных случаях по федеральным законам предел может быть выше, но для обычного удержания неотработанного аванса ориентируемся на 20 процентов.
В нашей ситуации указаны такие цифры:
предполагаемая компенсация за неиспользованный отпуск — около 80 000 рублей;
сумма переплаты, то есть неотработанного аванса, — около 10 000 рублей;
20 процентов от 80 000 рублей — 16 000 рублей.
Посмотрим на расчет:
80 000 × 20% = 16 000 рублей.
Сумма задолженности 10 000 рублей меньше лимита 16 000 рублей. Значит, если других удержаний нет, по ограничению статьи 138 ТК РФ удержание в размере 10 000 рублей укладывается в допустимый предел.
Если бы задолженность была больше, например 25 000 рублей, то при выплате 80 000 рублей работодатель мог бы удержать только 16 000 рублей. Остальные 9 000 рублей сотрудник мог бы вернуть добровольно. Если он не вернет остаток добровольно, работодателю пришлось бы оценивать судебную перспективу взыскания.
Рассмотрим подробнее условие, которое часто забывают. Для удержания по статье 137 ТК РФ важно, чтобы работник не оспаривал основания и размер удержания. Если работник прямо заявляет, что не согласен с удержанием, считает расчет неверным или не признает долг, одностороннее удержание становится рискованным.
На практике рекомендуем действовать так:
подготовьте расчет задолженности;
покажите работнику, как возникла переплата;
укажите дату выплаты аванса;
укажите сумму начисленной зарплаты с учетом больничного;
укажите сумму задолженности;
получите от работника письменное подтверждение, что он не возражает против удержания.
Такое письменное подтверждение можно оформить в виде заявления или отметки на уведомлении. Например, работник может написать: «С расчетом задолженности в размере 10 000 рублей ознакомлен, основание и размер удержания не оспариваю».
Это не всегда является строго обязательным отдельным документом, но с точки зрения кадрового и бухгалтерского риска письменное подтверждение сильно снижает вероятность спора.
Разберем по шагам документальное оформление. Удержание неотработанного аванса не стоит делать просто бухгалтерской проводкой без пояснений. Работодателю нужно зафиксировать основание удержания.
Обычно оформляют:
бухгалтерскую справку или расчетный лист с расчетом задолженности;
служебную записку бухгалтера или кадровика;
приказ работодателя об удержании;
ознакомление работника с расчетом;
отражение удержания в расчетном листке при увольнении.
Форма приказа законом жестко не установлена, поэтому его можно составить в свободной форме. Главное — укажите в нем все существенные данные.
В приказе рекомендуем отразить:
ФИО работника;
должность и подразделение;
дату выплаты аванса;
сумму выплаченного аванса;
сумму фактически начисленной зарплаты за период;
сумму неотработанного аванса;
основание удержания — статья 137 ТК РФ;
ограничение по размеру удержания — статья 138 ТК РФ;
указание удержать сумму из окончательного расчета при увольнении;
отметку о том, что работник не оспаривает основание и размер удержания, если такая отметка есть.
Пример формулировки для приказа:
«В связи с образованием задолженности работника перед работодателем в виде неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы 27.04, удержать из сумм, причитающихся работнику при окончательном расчете при увольнении, сумму 10 000 рублей. Удержание произвести с учетом ограничений, установленных статьей 138 ТК РФ».
Посмотрим еще на один важный момент. По статье 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. Это правило особенно важно, когда задолженность выявлена не сразу.
В рассматриваемой ситуации задолженность выявлена при расчете зарплаты на 12.05. Работник находится на больничном, поэтому удержать из текущих выплат нечего. Но это не означает, что вопрос можно отложить без оформления на неопределенный срок.
Рекомендуем не ждать увольнения молча, а зафиксировать задолженность сразу после ее выявления:
составьте расчет переплаты;
оформите бухгалтерскую справку;
уведомите работника о задолженности;
по возможности получите письменное согласие или подтверждение, что он не оспаривает сумму;
издайте приказ об удержании в пределах установленного срока.
Так вы покажете, что работодатель своевременно выявил задолженность и принял решение об удержании в установленном порядке.
Проанализируем ситуацию с больничным отдельно. Если работник находится на больничном, увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности обычно не допускается, за исключением отдельных случаев, например ликвидации организации. Но если увольнение происходит по собственному желанию работника, по соглашению сторон или по другому основанию, нужно смотреть конкретную ситуацию и документы.
В вопросе указано, что процесс увольнения был запланирован, но фактически не завершен из-за больничного. После выхода работника с больничного работодатель будет оформлять окончательный расчет. Именно в день увольнения работнику нужно выплатить все причитающиеся суммы, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.
При расчете учитывайте, что больничное пособие и зарплата — это разные выплаты. За дни болезни зарплата не начисляется как за отработанное время, вместо этого назначается пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому ранее выплаченный аванс может стать частично неотработанным.
Разберем практическое оформление в расчетном листке. Работник должен видеть, какие суммы ему начислены и какие суммы удержаны. Поэтому удержание неотработанного аванса нужно показать отдельно, а не просто уменьшить сумму к выплате без расшифровки.
В расчетном листке желательно отдельно отразить:
начисленную заработную плату за фактически отработанное время;
пособие по временной нетрудоспособности, если оно отражается в расчетах работодателя;
компенсацию за неиспользованный отпуск;
НДФЛ;
удержание неотработанного аванса;
итоговую сумму к выплате.
Такой подход помогает избежать претензий со стороны работника. Если в расчетном листке просто уменьшить компенсацию на 10 000 рублей без пояснения, работник может решить, что ему неправильно рассчитали отпускную компенсацию. Поэтому удержание нужно показать именно как удержание.
Теперь посмотрим на практическую сторону учета в 1С. Конкретный порядок зависит от версии и настроек конфигурации, но в типовой логике 1С:ЗУП обычно участвуют несколько объектов.
Для такой ситуации проверьте документы и разделы:
Больничный лист — отражает период временной нетрудоспособности и уменьшает начисления за рабочие дни, которые пришлись на больничный.
Начисление зарплаты и взносов — пересчитывает зарплату за месяц с учетом больничного и показывает фактическую сумму начислений.
Ведомость в банк или Ведомость в кассу — показывает ранее выплаченный аванс и сумму фактической выплаты.
Увольнение — рассчитывает окончательный расчет, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.
Расчетный листок — позволяет проверить, как сотруднику будут показаны начисления, удержания и сумма к выплате.
Рассмотрим подробнее порядок проверки в 1С:ЗУП.
Сначала убедитесь, что больничный отражен документом Больничный лист за правильный период. Если больничный введен позже выплаты аванса, программа пересчитает начисления и может показать задолженность сотрудника.
Затем проверьте документ Начисление зарплаты и взносов за месяц, в котором возникла переплата. Важно увидеть, какая сумма начислена фактически и какая сумма уже выплачена сотруднику.
После этого сформируйте расчетный листок за месяц. В нем будет видно, что ранее выплаченный аванс превышает начисленную зарплату.
При оформлении документа Увольнение проверьте расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Программа должна начислить компенсацию за неиспользованные дни отпуска и показать итоговую сумму окончательного расчета.
Если программа автоматически учитывает задолженность сотрудника, проверьте, не превышает ли удержание 20 процентов от суммы выплаты. Если автоматически удерживается больше допустимого предела, расчет нужно скорректировать в соответствии с требованиями ТК РФ.
Важный момент: в 1С не следует просто вручную уменьшать сумму компенсации за отпуск. Правильнее отразить начисление компенсации полностью, а сумму неотработанного аванса показать отдельным удержанием или зачетом задолженности, если такой механизм предусмотрен настройками вашей базы.
Разберем возможные варианты. В разных редакциях 1С:ЗУП и при разных настройках механизм может отличаться, поэтому сначала проверьте типовой функционал вашей базы.
Чаще всего используются такие подходы:
Автоматический учет задолженности сотрудника. Если после начисления зарплаты программа видит, что сотруднику ранее выплачено больше, чем начислено, она может показать задолженность сотрудника перед организацией. При следующей выплате эта задолженность может уменьшить сумму к выплате.
Отражение удержания отдельной строкой. Если в программе настроен вид удержания для возврата неотработанного аванса или прочего удержания, используйте его, чтобы сумма была видна в расчетном листке.
Корректировка выплаты через ведомость. При формировании Ведомость в банк или Ведомость в кассу программа может учесть задолженность и сформировать сумму к выплате уже за вычетом долга. Но все равно проверьте, что расчетный листок показывает удержание понятно.
Документ для возврата задолженности сотрудником. Если сотрудник возвращает деньги добровольно в кассу или на расчетный счет, используйте предусмотренный в вашей конфигурации документ для отражения возврата задолженности или ручную операцию по регистрам только при наличии учетной необходимости и понимании последствий.
Если база 1С настроена нестандартно, не вносите ручные правки в регистры без проверки. Сначала сформируйте отчеты по взаиморасчетам с сотрудником и расчетный листок. В типовой работе лучше использовать документы, а не прямые корректировки регистров.
Посмотрим, какие отчеты полезно сформировать перед увольнением:
Расчетный листок — основной отчет для проверки начислений, удержаний и выплат по сотруднику.
Анализ зарплаты по сотрудникам — помогает увидеть начисления по месяцам.
Свод начисленной зарплаты — показывает общую картину начислений и удержаний.
Взаиморасчеты с сотрудниками — помогает увидеть задолженность организации перед сотрудником или сотрудника перед организацией.
Остатки отпусков — позволяет проверить количество неиспользованных дней отпуска перед расчетом компенсации.
Рассмотрим подробнее отчет Остатки отпусков. Перед увольнением важно проверить, правильно ли рассчитаны неиспользованные дни отпуска. Если компенсация около 80 000 рублей, ошибка в количестве дней отпуска может существенно повлиять на итоговую сумму. Поэтому сначала проверьте остатки отпусков, затем расчет среднего заработка, а уже после этого удержание неотработанного аванса.
Посмотрим на пример, близкий к ситуации из вопроса.
Работнику 27.04 выплатили аванс — 20 000 рублей.
После отражения больничного зарплата за апрель составила 10 000 рублей.
Образовалась задолженность работника — 10 000 рублей.
При увольнении работнику начислена компенсация за неиспользованный отпуск — 80 000 рублей.
Предельный размер удержания — 20 процентов от 80 000 рублей, то есть 16 000 рублей.
Фактическая задолженность — 10 000 рублей.
Удержание 10 000 рублей не превышает лимит 16 000 рублей.
В этом примере работодатель может удержать всю сумму задолженности 10 000 рублей из окончательного расчета, если работник не оспаривает основание и размер удержания.
Итоговая логика расчета будет такой:
начислена компенсация за отпуск — 80 000 рублей;
рассчитан НДФЛ с учетом налоговых правил;
удержан неотработанный аванс — 10 000 рублей;
остаток выплачен работнику в день увольнения.
При этом в расчетных документах должно быть понятно, что компенсация начислена полностью, а не уменьшена произвольно.
Разберем другой вариант, потому что он часто встречается на практике. Допустим, работнику начислена компенсация 40 000 рублей, а задолженность по неотработанному авансу составляет 15 000 рублей.
20 процентов от 40 000 рублей — это 8 000 рублей. Значит, работодатель может удержать только 8 000 рублей. Остальные 7 000 рублей нельзя просто удержать сверх лимита в одностороннем порядке.
В такой ситуации есть несколько вариантов:
работник добровольно возвращает остаток задолженности;
работник пишет заявление о добровольном возврате;
работодатель договаривается с работником о порядке возврата;
при отказе работника работодатель оценивает возможность обращения в суд.
Не рекомендуем удерживать всю сумму сверх лимита только потому, что работодатель уверен в наличии задолженности. Нарушение ограничения по статье 138 ТК РФ может привести к претензиям работника, жалобе в трудовую инспекцию и спору о незаконном удержании.
Теперь рассмотрим конфликтный вариант. Работник может заявить, что не согласен с удержанием. Например, он может считать, что больничный рассчитан неверно, аванс был частью зарплаты, сумма компенсации неправильная или работодатель нарушил порядок расчета.
В такой ситуации действуйте осторожно:
выдайте работнику расчетный листок;
письменно поясните расчет задолженности;
предложите добровольно вернуть сумму;
не удерживайте спорную сумму сверх безопасных оснований;
при необходимости решайте вопрос в судебном порядке.
Главный риск работодателя в том, что статья 137 ТК РФ допускает удержание при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания. Если спор уже возник, удержание может быть признано неправомерным.
Рассмотрим частый вопрос: обязательно ли брать заявление работника на удержание неотработанного аванса?
Для удержания неотработанного аванса по статье 137 ТК РФ отдельное заявление работника не всегда требуется, потому что удержание производится на основании закона и приказа работодателя. Но на практике лучше получить от работника письменное подтверждение, что он не спорит с суммой.
Это может быть:
заявление работника о согласии на удержание;
отметка на уведомлении работодателя;
подпись работника на расчете задолженности с фразой о согласии;
отдельное соглашение о добровольном погашении задолженности.
Посмотрим на пример формулировки:
«Прошу удержать из сумм, причитающихся мне при увольнении, задолженность в размере 10 000 рублей, образовавшуюся в связи с выплатой неотработанного аванса в счет заработной платы. Основание и размер задолженности не оспариваю».
Такая формулировка особенно полезна, если работодатель хочет минимизировать риск последующего спора.
Разберем налоговую логику в общем виде. Компенсация за неиспользованный отпуск является доходом работника и облагается НДФЛ. Поэтому при окончательном расчете сначала нужно корректно определить налоговую базу, рассчитать НДФЛ, а затем определить сумму к выплате с учетом удержаний и ранее выплаченных сумм.
Не следует воспринимать удержание аванса как уменьшение самого начисления компенсации. Компенсация за отпуск начисляется в полном размере. Затем из причитающихся выплат удерживается НДФЛ и сумма задолженности работника перед работодателем.
В 1С:ЗУП это особенно важно: если вручную уменьшить начисление компенсации, можно исказить НДФЛ, страховые взносы, средний заработок, расчетные листки и отчетность. Поэтому действуем через корректные документы и удержания, а не через произвольное уменьшение начисления.
Рассмотрим еще один вариант. Удержание по статье 137 ТК РФ — это право работодателя, а не обязанность. Работодатель может не удерживать задолженность, если сумма несущественная, есть риск спора или принято управленческое решение не взыскивать ее.
Но если организация решает не удерживать переплату, нужно оценить бухгалтерские, налоговые и кадровые последствия. Просто «забыть» задолженность без оформления не стоит. Лучше зафиксировать решение руководителя и основание списания, если организация принимает такое решение.
Проанализируем типичные ошибки, чтобы не повторять их в своей ситуации.
Удерживают всю сумму без проверки лимита 20 процентов. Даже если долг реальный, ограничение по статье 138 ТК РФ нужно соблюдать.
Не оформляют приказ об удержании. В результате удержание выглядит как произвольное уменьшение выплаты.
Не показывают удержание в расчетном листке. Работник не понимает, почему сумма к выплате меньше, и подает жалобу.
Пишут в документах «переплата зарплаты» вместо «неотработанный аванс». Это может усложнить правовое обоснование удержания.
Удерживают спорную сумму, хотя работник возражает. При наличии спора безопаснее получить добровольное согласие или обращаться в суд.
В 1С вручную уменьшают компенсацию за отпуск. Это искажает учет. Компенсацию нужно начислять полностью, а удержание отражать отдельно.
Не проверяют остатки отпусков перед увольнением. Ошибка в остатках может привести к неправильной компенсации и новому спору.
Разберем пошаговый алгоритм для работодателя.
Отразите больничный. Внесите или проверьте документ Больничный лист, чтобы зарплата за месяц была рассчитана корректно.
Пересчитайте зарплату. Сформируйте Начисление зарплаты и взносов и определите фактическую сумму начислений.
Сравните начисления с выплатами. Проверьте, сколько сотрудник получил по авансу и какая сумма оказалась неотработанной.
Составьте расчет задолженности. Укажите, что задолженность возникла из-за выплаты аванса в большем размере, чем фактически начисленная зарплата с учетом больничного.
Получите позицию работника. Предложите работнику ознакомиться с расчетом и подтвердить, что он не оспаривает сумму.
Издайте приказ об удержании. Укажите основание — неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы, статья 137 ТК РФ.
Проверьте лимит удержания. Рассчитайте 20 процентов от суммы окончательного расчета и убедитесь, что удержание не превышает предел.
Оформите увольнение. В документе Увольнение проверьте компенсацию за неиспользованный отпуск.
Отразите удержание отдельно. Не уменьшайте компенсацию вручную, а покажите удержание как погашение задолженности.
Выдайте расчетный листок. Работник должен видеть начисления, НДФЛ, удержание и итоговую сумму к выплате.
Если нужно дать короткое рабочее решение для бухгалтерии, его можно сформулировать так:
Работодатель вправе удержать при увольнении сумму неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы, из сумм окончательного расчета, включая выплаты, причитающиеся при увольнении. Удержание производится на основании статьи 137 ТК РФ при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания. При этом необходимо соблюдать ограничение статьи 138 ТК РФ: общий размер удержаний при выплате не должен превышать 20 процентов, если для конкретного случая законом не установлен иной предел.
Для ситуации из вопроса это означает следующее: если компенсация за неиспользованный отпуск составляет около 80 000 рублей, а сумма неотработанного аванса — 10 000 рублей, то удержание укладывается в 20-процентный лимит. При отсутствии спора со стороны работника работодатель может удержать 10 000 рублей при окончательном расчете.
Для кадрового оформления используйте такую логику:
сначала определите дату увольнения после закрытия больничного или в соответствии с выбранным основанием увольнения;
подготовьте документы на увольнение;
передайте бухгалтерии сведения о неиспользованных днях отпуска;
получите от бухгалтерии расчет задолженности по неотработанному авансу;
организуйте ознакомление работника с расчетом;
оформите приказ или распоряжение об удержании, если это принято в документообороте организации.
Важно, чтобы кадровые и бухгалтерские документы не противоречили друг другу. Если в приказе на удержание указана одна сумма, а в расчетном листке другая, это создаст риск спора.
Рассмотрим альтернативный вариант. Работник может вернуть 10 000 рублей добровольно до увольнения или в день увольнения. Например, он может внести деньги в кассу организации или перечислить их на расчетный счет.
В этом случае удержание из компенсации может не понадобиться. Но возврат тоже нужно оформить документально:
получите заявление или пояснение работника о возврате задолженности;
оформите кассовый документ или банковское поступление;
отразите погашение задолженности в учете;
проверьте расчетный листок и взаиморасчеты с сотрудником.
В 1С проверьте, что после возврата задолженность сотрудника закрылась и не будет повторно удержана при увольнении.
Посмотрим на практическую проблему. Иногда в 1С:ЗУП начисления рассчитаны правильно, но задолженность сотрудника не уменьшает сумму к выплате при увольнении автоматически. Причины могут быть разными: настройки выплаты зарплаты, способ учета аванса, ручные корректировки, закрытие месяца, особенности редакции программы.
В такой ситуации не начинайте с ручного изменения суммы компенсации. Сначала выполните проверку:
сформируйте Расчетный листок за месяц переплаты;
сформируйте Взаиморасчеты с сотрудниками по работнику;
проверьте ведомость, по которой был выплачен аванс;
проверьте, правильно ли проведен Больничный лист;
проверьте дату выплаты и месяц начисления;
перезаполните документ Увольнение после проведения больничного и начислений;
сформируйте новую ведомость на выплату окончательного расчета.
Если после этого долг не учитывается, используйте предусмотренный в вашей конфигурации механизм отдельного удержания или корректировки взаиморасчетов. При этом обязательно сохраните расшифровку для расчетного листка.
Подведем итог. В рассматриваемой ситуации работодатель может удержать из окончательного расчета при увольнении сумму переплаты, если эта переплата является неотработанным авансом, выданным в счет заработной платы. Основание — статья 137 ТК РФ.
Но удержание будет безопасным только при соблюдении нескольких условий:
задолженность действительно возникла из-за выплаты аванса, который работник не отработал;
сумма задолженности подтверждена расчетом;
работник не оспаривает основание и размер удержания;
работодатель оформил приказ или распоряжение на удержание;
удержание не превышает лимит, установленный статьей 138 ТК РФ;
компенсация за неиспользованный отпуск начислена полностью, а удержание отражено отдельно;
в расчетном листке работнику показаны начисления, удержания и итоговая сумма к выплате.
По цифрам из вопроса удержание выглядит допустимым: при компенсации около 80 000 рублей лимит 20 процентов составляет около 16 000 рублей, а сумма переплаты — около 10 000 рублей. Значит, если других удержаний нет и работник не спорит с расчетом, работодатель вправе удержать 10 000 рублей при увольнении.
Главное правило: не уменьшайте компенсацию за неиспользованный отпуск «вручную» и без расшифровки. Начислите компенсацию полностью, затем отдельно отразите удержание неотработанного аванса в пределах разрешенного лимита.
Информация носит справочный характер