Рассмотрим ситуацию: индивидуальный предприниматель оказывает услуги с НДС 5% и выставляет покупателю УПД. В форме УПД есть несколько полей для подписей: руководитель организации, индивидуальный предприниматель, главный бухгалтер, лицо, передавшее товары, работы или услуги, а также лицо, ответственное за правильность оформления операции. Возникает практический вопрос: сколько подписей нужно поставить минимально, можно ли ограничиться одной подписью ИП и обязательна ли подпись главного бухгалтера, если он есть в штате?
Краткий ответ: если УПД выставляет индивидуальный предприниматель, в части счета-фактуры достаточно одной подписи самого ИП либо его представителя по доверенности. Подпись главного бухгалтера для ИП не обязательна, даже если бухгалтер фактически есть в штате. Если этот же ИП одновременно передал услуги и отвечает за оформление операции, его подпись можно не дублировать в строках передачи и ответственного за оформление: в этих строках достаточно указать должность, фамилию и инициалы без повторной подписи.
Начнем с главного отличия между организацией и индивидуальным предпринимателем. В статье 169 НК РФ указано, что счет-фактура организации подписывается руководителем и главным бухгалтером либо иными уполномоченными лицами. Но для индивидуального предпринимателя правило другое: счет-фактура подписывается самим индивидуальным предпринимателем либо лицом, уполномоченным доверенностью от имени ИП.
Поэтому рассмотрим принципиальный вывод: требование о двух подписях — руководителя и главного бухгалтера — относится к организациям, а не к индивидуальным предпринимателям. У ИП нет руководителя организации в смысле статьи 169 НК РФ. Сам предприниматель действует от своего имени. Поэтому в счет-фактурной части УПД ИП ставит одну подпись — как индивидуальный предприниматель.
Наличие главного бухгалтера в штате у ИП не меняет это правило. Бухгалтер может вести учет, готовить документы, формировать УПД в 1С, контролировать реквизиты, но сам факт наличия бухгалтера не создает обязанности подписывать счет-фактуру за главного бухгалтера. Для ИП в части счета-фактуры достаточно подписи ИП или представителя по доверенности.
Именно поэтому ответ на вопрос «обязательна ли подпись главного бухгалтера, если он есть в штате» будет таким: нет, для УПД, выставленного индивидуальным предпринимателем, подпись главного бухгалтера в счет-фактурной части не обязательна.
Чтобы правильно определить количество подписей, разберем УПД по смысловым частям. Универсальный передаточный документ объединяет в себе две функции:
Счет-фактура — нужен для целей НДС, если УПД применяется со статусом 1.
Первичный учетный документ — подтверждает факт передачи товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав.
Из-за этого в УПД есть несколько зон подписей. Часть подписей относится к счету-фактуре, а часть — к первичному документу. Если не разделить эти блоки, легко прийти к ошибочному выводу, что нужно подписать каждую строку, где в форме предусмотрено место для подписи. На практике это не всегда так.
Для ИП-исполнителя по услугам важно проверить две группы подписей:
Подпись в счет-фактурной части — ее ставит ИП или представитель по доверенности.
Подписи в передаточной части УПД — строки, где указывается, кто передал услуги и кто отвечает за правильность оформления операции.
Если одно и то же лицо выполняет все эти функции, подпись можно не повторять в каждой строке. В строках передачи и ответственного за оформление можно указать данные этого лица без повторения подписи, если подпись уже есть в счет-фактурной части.
Рассмотрим минимальный безопасный вариант для ИП, который сам оказывает услуги, сам выставляет УПД и сам подписывает документы.
Минимально со стороны ИП достаточно одной подписи в поле индивидуального предпринимателя в счет-фактурной части УПД. При этом в строках, связанных с передачей услуг и ответственным за оформление операции, укажите данные этого же ИП: «Индивидуальный предприниматель», фамилию и инициалы.
Разберем по шагам:
В счет-фактурной части УПД подпишите документ как индивидуальный предприниматель.
Укажите фамилию и инициалы ИП.
Укажите ОГРНИП и дату присвоения ОГРНИП, если это предусмотрено актуальной формой и настройками печатной формы.
В строке «Товар передал / услуги сдал / результаты работ передал» укажите, что передающей стороной является ИП.
В строке «Ответственный за правильность оформления сделки, операции» укажите того же ИП.
Не дублируйте подпись в этих строках, если ИП уже подписал УПД в счет-фактурной части и именно он является лицом, передавшим услуги и ответственным за оформление.
Такой вариант основан на логике письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ по применению УПД. В рекомендациях ФНС указано, что если лицо, совершившее отгрузку или передачу, уже подписало документ как лицо, уполномоченное на подписание счета-фактуры, то в строке передачи можно указать должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Аналогичное правило предусмотрено для строки ответственного за правильное оформление операции.
Поэтому на практике для ИП часто достаточно одной подписи, если соблюдены два условия: ИП сам является подписантом счета-фактуры и он же указан как лицо, передавшее услуги и ответственное за оформление операции.
Теперь разберем вопрос автора напрямую. Можно ли поставить одну подпись ИП в поле индивидуального предпринимателя и считать УПД оформленным?
Да, можно, если ИП сам подписывает УПД и именно он отвечает за передачу услуг и оформление операции. В этом случае одна подпись ИП закрывает счет-фактурную часть, а в строках передачи и ответственного за оформление можно не повторять подпись, а указать только должность или статус, фамилию и инициалы.
Посмотрим на пример заполнения со стороны продавца-ИП:
Поле «Индивидуальный предприниматель» — подпись ИП, фамилия и инициалы.
Строка «Товар передал / услуги сдал» — «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.» без повторной подписи.
Строка «Ответственный за правильность оформления сделки, операции» — «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.» без повторной подписи.
В таком варианте документ не становится недействительным только из-за того, что подпись ИП не повторена несколько раз. Главное, чтобы было понятно, кто подписал документ, кто передал услуги и кто отвечает за оформление операции.
Рассмотрим ситуации, когда одной подписью лучше не ограничиваться. Если фактически разные функции выполняют разные лица, это нужно отразить в УПД.
Например, одной подписи ИП может быть недостаточно в следующих случаях:
УПД подписывает не сам ИП, а представитель по доверенности.
Услуги фактически передает менеджер, администратор, мастер, руководитель проекта или другой работник ИП.
За правильность оформления документов отвечает бухгалтер или другое лицо, и это закреплено внутренним порядком документооборота.
Контрагент по договору требует, чтобы передаточную часть подписал конкретный исполнитель или уполномоченный представитель.
В учетной политике или внутреннем регламенте ИП закреплено несколько ответственных лиц за разные этапы оформления документов.
В этих случаях разберем порядок заполнения иначе. Если УПД подписывает представитель по доверенности, именно он ставит подпись в счет-фактурной части как уполномоченное лицо. Если услуги передал другой сотрудник, его можно указать в строке передачи. Если за оформление отвечает бухгалтер, его можно указать в строке ответственного за оформление операции. При этом полномочия таких лиц должны быть подтверждены доверенностью, приказом, договором или иным внутренним документом, в зависимости от ситуации.
Главный критерий такой: УПД должен позволять идентифицировать лиц, которые подписали документ, передали услуги и отвечают за оформление операции. Если это одно лицо — подпись можно не дублировать. Если это разные лица — укажите каждого в своей роли.
Рассмотрим подробнее спорный момент из обсуждения. Иногда считают, что если у ИП есть главный бухгалтер, то он обязан подписывать УПД так же, как главный бухгалтер организации. Это неверный вывод.
Для организации счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером либо уполномоченными лицами. Для ИП статья 169 НК РФ устанавливает отдельное правило: счет-фактуру подписывает индивидуальный предприниматель либо представитель по доверенности. В этом правиле нет обязательной подписи главного бухгалтера.
Поэтому сделаем практический вывод: если УПД выставляет ИП, поле главного бухгалтера можно не заполнять подписью главного бухгалтера. Наличие бухгалтера в штате не делает его подпись обязательным реквизитом счета-фактуры ИП.
Но есть нюанс. Если бухгалтер не просто ведет учет, а действует как уполномоченное лицо ИП по доверенности и подписывает УПД вместо предпринимателя, тогда он может подписать документ как представитель. В этом случае нужно указать реквизиты доверенности и обеспечить, чтобы полномочия на подписание счетов-фактур и первичных документов были прямо предусмотрены.
Разберем различие на примере.
Если продавец — ООО, то в счет-фактурной части УПД обычно предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера. Вместо них могут подписать иные лица, если они уполномочены приказом или доверенностью. То есть для организации важны две роли: руководитель и главный бухгалтер, либо лица, которые их заменяют по полномочиям.
Если продавец — ИП, то такой конструкции нет. ИП не является организацией, у него нет руководителя организации как отдельного органа управления. Он сам выступает стороной сделки. Поэтому в части счета-фактуры действует одна роль — индивидуальный предприниматель или его представитель по доверенности.
Посмотрим на практический вывод:
ООО выставляет УПД — обычно нужны подписи руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных лиц.
ИП выставляет УПД — достаточно подписи ИП либо уполномоченного лица по доверенности.
У ИП есть бухгалтер — подпись бухгалтера не становится обязательной только из-за наличия должности в штате.
Теперь посмотрим на строки УПД, которые относятся к первичному документу. В форме УПД со стороны продавца обычно есть строка для лица, которое передало товары, работы, услуги или имущественные права, и строка для лица, ответственного за правильность оформления сделки или операции.
Эти строки нужны не для НДС сами по себе, а для выполнения требований к первичному учетному документу. Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы в первичном документе были указаны должности лиц, совершивших сделку или операцию и ответственных за ее оформление, а также подписи этих лиц с расшифровкой либо иные реквизиты, позволяющие идентифицировать подписантов.
Но рекомендации ФНС по УПД позволяют не повторять подпись одного и того же лица несколько раз. Если лицо уже подписало УПД в счет-фактурной части и оно же является лицом, передавшим услуги или ответственным за оформление, в строках передачи и ответственного можно указать только должность, фамилию и инициалы без повторной подписи.
Разберем по шагам безопасное заполнение:
Определите, кто от имени ИП подписывает УПД: сам ИП или представитель.
Определите, кто фактически сдает услуги заказчику.
Определите, кто отвечает за правильность оформления документа.
Если это один и тот же человек, поставьте одну подпись в счет-фактурной части, а в остальных строках укажите его данные без повторной подписи.
Если это разные люди, заполните соответствующие строки по каждому лицу и подтвердите их полномочия.
Рассмотрим самый простой и распространенный пример. ИП Иванов И.И. оказывает консультационные услуги, применяет НДС 5%, формирует УПД со статусом 1 и сам подписывает документ.
В этом случае заполните УПД так:
В счет-фактурной части в поле индивидуального предпринимателя укажите ИП Иванова И.И. и поставьте его подпись.
В строке передачи услуг укажите «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.».
В строке ответственного за правильность оформления укажите «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.».
Повторять подпись ИП в строках передачи и ответственного за оформление не обязательно, если из документа понятно, что это то же лицо.
Минимальное количество подписей со стороны ИП в этом примере — одна.
Теперь рассмотрим другую ситуацию. ИП Иванов И.И. выдал бухгалтеру Петровой П.П. доверенность на подписание счетов-фактур, УПД и первичных документов. Бухгалтер формирует документ в 1С и подписывает его за ИП.
В этом случае действуйте так:
В счет-фактурной части укажите подписанта — Петрову П.П. как уполномоченное лицо.
Проверьте, что доверенность прямо дает право подписывать счета-фактуры и первичные документы.
Укажите реквизиты доверенности, если используемая форма или внутренний порядок документооборота предусматривает такое поле.
Если Петрова П.П. также отвечает за оформление операции, укажите ее в строке ответственного за правильность оформления.
Если услуги фактически сдал сам ИП или другой сотрудник, укажите это лицо в строке передачи услуг.
В этом варианте подпись главного бухгалтера не нужна как обязательная «бухгалтерская» подпись. Но бухгалтер может подписать УПД как уполномоченный представитель ИП. Это разные основания подписи.
Посмотрим на более сложный пример. ИП оказывает ремонтные услуги. Сам предприниматель подписывает УПД, но фактически работы заказчику сдает мастер. Тогда в счет-фактурной части подпись ставит ИП, а в строке передачи можно указать мастера, если он действительно уполномочен передавать результат работ или услуг.
Заполните документ так:
В счет-фактурной части — подпись ИП.
В строке передачи работ или услуг — должность, фамилия, инициалы и подпись мастера, если он передает результат заказчику.
В строке ответственного за оформление — ИП или бухгалтер, в зависимости от того, кто отвечает за оформление по внутреннему порядку.
В этой ситуации одной подписью ИП можно не ограничиваться, потому что фактические роли разделены. Документ должен отражать реальное распределение ответственности.
Отдельно рассмотрим электронный УПД. Если стороны работают через ЭДО, документ подписывается электронной подписью. Для счета-фактуры в электронной форме применяется усиленная квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица.
Если электронный УПД отправляет ИП, то его подписывает сам ИП своей квалифицированной электронной подписью или представитель, у которого есть полномочия. При этом не нужно накладывать отдельную электронную подпись главного бухгалтера только потому, что бухгалтер участвует в подготовке документа.
В электронном документообороте важны следующие моменты:
Проверьте, кто указан подписантом в операторе ЭДО.
Проверьте, что сертификат электронной подписи принадлежит ИП или уполномоченному лицу.
Если подписывает представитель, оформите доверенность или машиночитаемую доверенность, когда она требуется по правилам электронного документооборота.
Проверьте, что покупатель видит подписанта и может идентифицировать его полномочия.
Теперь разберем практическую часть в 1С. В типовых конфигурациях УПД обычно формируется из документа реализации. Названия объектов могут отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но чаще всего используются следующие объекты:
Реализация (акты, накладные, УПД) — основной документ, из которого печатается или отправляется УПД.
Счет-фактура выданный — документ, который может формироваться на основании реализации, если УПД используется со статусом 1.
Организации — справочник, где проверяем данные ИП, ИНН, ОГРНИП и регистрационные сведения.
Ответственные лица — раздел или регистр, где задаются лица для подстановки в печатные формы.
Подписи или настройки подписантов печатных форм — настройки, которые влияют на то, кто будет выведен в УПД.
Печатные формы — механизм формирования печатного УПД.
ЭДО — раздел обмена электронными документами, если УПД отправляется электронно.
В 1С проверьте, чтобы в печатной форме УПД ИП не выводился как организация с обязательными подписями руководителя и главного бухгалтера. Если в форме появляются лишние строки или некорректные подписи, проверьте карточку организации и настройки подписантов.
Разберем по шагам:
Откройте карточку ИП в справочнике Организации.
Проверьте, что тип налогоплательщика указан как индивидуальный предприниматель, а не организация.
Проверьте ИНН, ОГРНИП и дату регистрации или дату присвоения ОГРНИП.
Откройте документ Реализация (акты, накладные, УПД).
Сформируйте печатную форму УПД.
Проверьте блок подписей: в части продавца должна быть подпись ИП или уполномоченного лица.
Проверьте строки передачи и ответственного за оформление: если там указан тот же ИП, повторная подпись не обязательна.
Если программа выводит главного бухгалтера как обязательного подписанта, проверьте настройки печатной формы и ответственных лиц.
Рассмотрим подробнее настройку подписантов. В типовых конфигурациях 1С данные для подписей часто подтягиваются из карточки организации, из сведений об ответственных лицах или из настроек печатной формы. Если УПД формируется некорректно, не исправляйте каждый документ вручную без необходимости — сначала проверьте настройки.
Обычно нужно проверить следующие реквизиты:
Кто указан как руководитель или предприниматель.
Кто указан как главный бухгалтер.
Кто указан как кассир, кладовщик, ответственный за отпуск или ответственный за оформление.
Какие подписи выводятся в печатных формах реализации.
Не указана ли организация вместо ИП.
Если ИП сам подписывает документы, настройте так, чтобы в УПД в качестве подписанта выводился сам индивидуальный предприниматель. Если вместо ИП документ подписывает сотрудник, проверьте доверенность и настройте его как уполномоченное лицо.
Не делайте подпись главного бухгалтера обязательной для ИП только из-за того, что поле есть в форме. Наличие поля в универсальной форме не означает, что оно обязательно для каждой категории продавцов.
Рассмотрим статус УПД. Если ИП является плательщиком НДС и выставляет УПД вместо счета-фактуры и акта, обычно применяется статус 1. Такой УПД одновременно выполняет функцию счета-фактуры и первичного документа.
Если документ используется только как первичный документ и не является счетом-фактурой, может применяться статус 2. Но в ситуации автора ИП работает с НДС 5% и выписывает УПД, поэтому чаще всего речь идет именно об УПД со статусом 1.
Для статуса 1 особенно важно правильно заполнить счет-фактурную часть: ставку НДС, сумму НДС, реквизиты продавца и покупателя, номер и дату, а также подпись ИП или представителя. Для статуса 2 счет-фактурная часть как основание для вычета НДС не используется, но первичные реквизиты и подписи ответственных лиц все равно должны быть корректными.
Отдельно проанализируем ставку НДС 5%. Сама по себе ставка НДС 5% не меняет правила подписания УПД. Она влияет на налоговые показатели документа: ставку, сумму НДС, книгу продаж, декларацию по НДС и проверку права на применение пониженной ставки. Но количество подписей от ставки НДС не зависит.
Поэтому если ИП применяет НДС 5%, порядок подписания остается таким же:
В части счета-фактуры УПД подписывает ИП или представитель по доверенности.
Подпись главного бухгалтера ИП не обязательна.
Строки передачи и ответственного за оформление можно не подписывать повторно, если там указано то же лицо, которое уже подписало документ.
Хотя вопрос касается исполнителя работ или услуг, рассмотрим и сторону покупателя. УПД как первичный документ обычно подписывается обеими сторонами: продавцом или исполнителем и покупателем или заказчиком. Со стороны покупателя в УПД есть строки для лица, которое приняло товары, работы, услуги или права, и для лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя.
Если со стороны покупателя одно и то же лицо принимает услуги и отвечает за оформление, подпись также можно не дублировать по аналогии с рекомендациями по УПД. Но это уже зона ответственности покупателя. Исполнитель должен обеспечить корректное заполнение своей стороны документа и направить документ покупателю для подписания.
Практически лучше заранее согласовать с покупателем, какие подписи он хочет видеть в УПД. Некоторые контрагенты требуют подпись в конкретной строке, даже если с точки зрения рекомендаций ФНС подпись можно не повторять. Чтобы избежать возвратов документов, закрепите порядок в договоре или в соглашении об электронном документообороте.
Не ограничивайтесь проверкой количества подписей. УПД должен содержать обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Если подпись есть, но другие реквизиты заполнены неверно, у покупателя могут возникнуть вопросы по расходам и вычету НДС.
Проверьте следующие реквизиты:
Номер и дату УПД.
Статус УПД.
Наименование, ИНН и адрес продавца-ИП.
ОГРНИП и дату присвоения ОГРНИП для ИП.
Наименование, ИНН и адрес покупателя.
Описание оказанных услуг или выполненных работ.
Единицу измерения, если ее можно указать.
Количество или объем, если применимо.
Стоимость без НДС, ставку НДС 5%, сумму НДС и стоимость с НДС.
Дату оказания услуг или передачи результата работ.
Данные лиц, передавших и принявших услуги.
Подписи уполномоченных лиц.
Подпись — важный реквизит, но не единственный. Для безопасного документооборота проверяйте УПД комплексно.
Разберем практическую ситуацию. Покупатель возвращает УПД и требует подпись главного бухгалтера, потому что видит в форме такое поле. В этом случае объясните, что продавцом является индивидуальный предприниматель, а для ИП в счет-фактурной части предусмотрена подпись ИП или представителя по доверенности. Подпись главного бухгалтера обязательна для организации, но не для ИП.
Действуйте так:
Проверьте, что в УПД корректно указан продавец именно как ИП.
Проверьте, что подпись ИП стоит в правильной части документа.
Проверьте, что указаны Ф.И.О., ОГРНИП и дата присвоения ОГРНИП, если это требуется актуальной формой.
Направьте контрагенту пояснение, что подпись главного бухгалтера для ИП не является обязательной.
Если контрагенту для внутреннего контроля нужна дополнительная подпись бухгалтера, можно добавить ее как дополнительную, но не как обязательную подпись счета-фактуры ИП.
При этом не стоит добавлять лишнюю подпись без понимания полномочий. Если бухгалтер подписывает документ, желательно, чтобы было понятно, в каком качестве он это делает: как лицо, подготовившее документ, ответственное за оформление, или как представитель по доверенности.
Иногда ИП ставит подпись сразу в нескольких местах: как ИП, как лицо, передавшее услуги, и как ответственный за оформление. Это не является ошибкой само по себе. Закон не запрещает повторить подпись одного и того же лица в нескольких строках.
Но разберем практический смысл. Повторные подписи увеличивают объем ручного оформления и могут создавать путаницу, если где-то подпись забыли поставить или подписи визуально отличаются. Поэтому удобнее использовать подход ФНС: если одно лицо уже подписало документ, в других строках укажите его данные без повторения подписи.
Если документ уже подписан несколькими подписями ИП, исправлять его только из-за этого обычно не нужно. Главное, чтобы подписи не противоречили друг другу и чтобы было понятно, кто выступает от имени продавца.
Рассмотрим отдельно полномочия подписанта. Если УПД подписывает сам ИП, доверенность не нужна. Он действует от своего имени.
Если УПД подписывает другой человек, доверенность нужна. В доверенности желательно прямо указать право:
подписывать универсальные передаточные документы;
подписывать счета-фактуры;
подписывать первичные учетные документы;
передавать товары, результаты работ, услуги или имущественные права;
подписывать документы в электронном виде, если используется ЭДО.
Если представитель подписывает электронные документы, дополнительно проверьте правила применения машиночитаемой доверенности и настройки оператора ЭДО. В 1С это обычно связано с разделами ЭДО, Машиночитаемые доверенности, Сертификаты электронной подписи и настройками участников обмена.
Чтобы не спорить по каждому УПД, закрепите порядок подписания документов во внутреннем регламенте. Даже для ИП полезно определить, кто формирует документы, кто подписывает, кто передает услуги и кто отвечает за правильность оформления.
Рассмотрим пример внутреннего порядка:
УПД со статусом 1 подписывает индивидуальный предприниматель.
Если ИП отсутствует, УПД подписывает представитель по доверенности.
Если лицо, подписавшее УПД, одновременно передает услуги и отвечает за оформление, в строках передачи и ответственного за оформление указываются его должность или статус, фамилия и инициалы без повторения подписи.
Если услуги передает другое лицо, оно подписывает соответствующую строку при наличии полномочий.
Подпись главного бухгалтера ИП не является обязательной, если бухгалтер не выступает как уполномоченный представитель.
Такой регламент помогает бухгалтерии, менеджерам и контрагентам одинаково понимать порядок оформления УПД.
Проанализируем типичные ошибки, которые встречаются при оформлении УПД от индивидуального предпринимателя.
Ошибка 1. Требуют подпись главного бухгалтера у ИП. Для ИП это не обязательная подпись в счет-фактурной части. Достаточно подписи ИП или представителя по доверенности.
Ошибка 2. Считают, что нужно подписать каждую строку, где есть место для подписи. Если одно лицо уже подписало документ и оно же передало услуги и отвечает за оформление, подпись можно не дублировать.
Ошибка 3. Не указывают Ф.И.О. и статус лица в строках передачи и оформления. Даже если подпись не повторяется, данные лица лучше указать, чтобы оно было идентифицируемо.
Ошибка 4. Документ подписывает сотрудник без доверенности. Если УПД подписывает не сам ИП, полномочия представителя должны быть подтверждены.
Ошибка 5. В 1С продавец заведён как организация, а не как ИП. Из-за этого печатная форма может выводить неподходящий набор подписей.
Ошибка 6. Не проверяют ОГРНИП и дату присвоения ОГРНИП. Для счета-фактуры ИП эти сведения важны, поэтому проверьте их в карточке организации.
Ошибка 7. Смешивают подпись бухгалтера как исполнителя учетной функции и подпись представителя по доверенности. Бухгалтер может готовить УПД, но подписывать его за ИП он вправе только при наличии полномочий.
Подведем итог. Если УПД выставляет индивидуальный предприниматель, оказывающий услуги с НДС 5%, минимально со стороны исполнителя обычно достаточно одной подписи — подписи самого ИП в счет-фактурной части УПД. Подпись главного бухгалтера для ИП не обязательна, даже если бухгалтер есть в штате.
Если этот же ИП одновременно передает услуги и отвечает за правильность оформления операции, в строках передачи и ответственного за оформление можно указать его статус, фамилию и инициалы без повторения подписи. Это соответствует подходу ФНС по заполнению УПД: одно и то же лицо не обязано ставить одинаковую подпись в нескольких строках, если оно уже подписало документ в соответствующей части.
Если же разные функции выполняют разные лица, укажите каждого подписанта в своей строке и проверьте его полномочия. Если УПД подписывает не сам ИП, оформите доверенность. В 1С проверьте документ Реализация (акты, накладные, УПД), карточку Организации, настройки Ответственные лица, печатную форму УПД и параметры ЭДО, если документ отправляется электронно.
Практический вывод для вопроса автора: ИП может поставить одну подпись в поле индивидуального предпринимателя, и этого достаточно, если он сам является подписантом, передающим лицом и ответственным за оформление. Подпись главного бухгалтера ИП не обязательна.
Информация носит справочный характер