Проанализируем ситуацию, когда в кассовых чеках за январь–февраль 2025 года фамилия, имя и отчество кассира указаны верно, но в электронных данных чека, переданных через ОФД в ФНС, отражен ИНН другого человека — например, уволенного сотрудника. Из-за этого налоговая видит, что по человеку с указанным ИНН в 2025 году нет данных в 6-НДФЛ и РСВ, и направляет требование о пояснениях.
Разберем по шагам, что означает такая ошибка, нужно ли корректировать чеки, как отвечать на требование, можно ли сдавать уточненную зарплатную отчетность по уволенному сотруднику, какой срок давности действует по ККТ-нарушениям и какие штрафы возможны.
Начнем с причины. В кассовом чеке по Закону № 54-ФЗ среди обязательных реквизитов указываются данные пользователя ККТ, сведения о расчете, система налогообложения, признак расчета, предметы расчета, суммы, НДС, регистрационные и фискальные данные, а также сведения о лице, осуществившем расчет. Обычно на бумажном чеке покупатель видит строку с кассиром — должность и фамилию либо ФИО.
При этом в электронном фискальном документе, который уходит через ОФД в ФНС, могут передаваться дополнительные реквизиты формата фискальных данных. Для кассира важны два реквизита:
«кассир» — тег 1021. В нем передаются данные лица, которое сформировало чек.
«ИНН кассира» — тег 1203. Именно этот реквизит может быть виден в ОФД и ФНС, даже если на печатной форме чека покупатель ориентируется только на ФИО кассира.
В рассматриваемой ситуации ФИО кассира указано верно, а ИНН подтянулся от другого физического лица — сотрудника, который был уволен еще в 2024 году. Поэтому ФНС сопоставила данные чеков с зарплатной отчетностью за 2025 год и увидела несоответствие: чеки пробивались с ИНН физлица, по которому организация не сдавала 6-НДФЛ и РСВ в 2025 году.
Главная причина проблемы — не расчет НДФЛ или страховых взносов, а неверно заполненный реквизит кассира в данных ККТ. Поэтому исправлять ситуацию через доначисление зарплаты уволенному сотруднику не нужно, если этот человек фактически не работал и доход ему не начислялся.
Рассмотрим подробнее, где искать источник ошибки в 1С. Конкретное расположение реквизитов зависит от конфигурации: 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Розница, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP или другой базы. Но логика проверки обычно одинаковая.
Разберем по шагам:
Откройте список пользователей информационной базы. Обычно это раздел Администрирование или НСИ и администрирование, далее справочник Пользователи.
Найдите пользователя, под которым в январе–феврале 2025 года пробивались чеки.
Проверьте, к какому физическому лицу или сотруднику привязан этот пользователь. В типовых конфигурациях связь может идти через справочники ФизическиеЛица, Сотрудники, Пользователи.
Откройте карточку физического лица и проверьте реквизит ИНН. Если там указан ИНН уволенного сотрудника, исправьте его на ИНН фактического кассира.
Проверьте карточку сотрудника, если кассир выбирается не из физических лиц, а из справочника Сотрудники.
Проверьте настройки рабочего места кассира, подключаемого оборудования и кассового узла. В типовых решениях это могут быть объекты и разделы ПодключаемоеОборудование, РМК, КассыККМ, КассовыеСмены.
Сформируйте тестовый чек или проверьте новый фискальный документ после исправления настроек. Убедитесь, что в ОФД теперь уходит правильный ИНН кассира.
Важно: исправление карточки сотрудника или пользователя в 1С не изменит уже переданные в ФНС фискальные документы. Старые чеки уже имеют фискальные признаки, хранятся в ФН, переданы оператору фискальных данных и не редактируются задним числом. Поэтому настройки в 1С нужно исправить обязательно, но это решает проблему только для будущих чеков.
Посмотрим на этот вопрос отдельно, потому что он часто вызывает ошибочное решение. Если налоговая требует пояснить, почему по ИНН кассира нет данных в 6-НДФЛ и РСВ, не нужно автоматически сдавать уточненную зарплатную отчетность и начислять доход человеку, который фактически не работал.
Разберем причину. 6-НДФЛ и РСВ отражают реальные доходы физических лиц, выплаты по трудовым и гражданско-правовым договорам, налоговую базу по НДФЛ и базу по страховым взносам. Если уволенный сотрудник в 2025 году не работал, не получал доход, не имел выплат и не должен был попадать в отчетность, то включать его в уточненные расчеты только ради совпадения с ошибочным ИНН в чеке нельзя.
Такое действие может создать новую проблему:
Вы покажете доход физическому лицу, которому фактически ничего не начисляли и не выплачивали.
Появится искусственная база по НДФЛ и страховым взносам.
Возникнет вопрос, почему выплаты отражены в уточненной отчетности, но не подтверждаются кадровыми документами, расчетными ведомостями, платежными документами и трудовыми отношениями.
Может появиться риск некорректных сведений в персонифицированной отчетности.
Поэтому действуйте иначе: дайте пояснение, что в чеках ошибочно указан ИНН уволенного сотрудника, а фактическим кассиром являлось другое лицо, ФИО которого в чеке отражено верно. Уточненную зарплатную отчетность сдавайте только в том случае, если действительно была ошибка в начислении доходов, НДФЛ или страховых взносов. В рассматриваемой ситуации такой ошибки по зарплатной отчетности нет.
Разберем практический вариант ответа. Так как требование пришло не по ККТ, а по несоответствию ИНН физлица в чеках и отсутствию данных по этому физлицу в 6-НДФЛ и РСВ, в пояснении нужно разделить две темы: зарплатная отчетность верна, а в реквизите ККТ была техническая ошибка.
В пояснении укажите:
Организация получила требование о расхождении между ИНН физического лица, указанным в данных кассовых чеков, и сведениями 6-НДФЛ/РСВ за 2025 год.
Проверкой установлено, что физическое лицо с указанным ИНН было уволено в 2024 году и в 2025 году не являлось работником организации.
Доходы, облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, этому физическому лицу в 2025 году не начислялись и не выплачивались.
Оснований для отражения этого физического лица в 6-НДФЛ и РСВ за 2025 год нет.
В кассовых чеках за январь–февраль 2025 года была допущена техническая ошибка в реквизите «ИНН кассира»: вместо ИНН фактического кассира был передан ИНН ранее уволенного сотрудника.
ФИО кассира в чеках указано корректно.
Настройки учетной системы и ККТ проверены, причина ошибки устранена для последующих расчетов.
При необходимости организация готова представить дополнительные пояснения, внутреннюю служебную записку, кадровые документы по уволенному сотруднику и документы, подтверждающие фактического кассира.
Посмотрим на пример формулировки:
«В ответ на требование сообщаем, что физическое лицо с ИНН ________ было уволено из организации в 2024 году. В 2025 году указанному физическому лицу доходы не начислялись и не выплачивались, трудовые отношения отсутствовали, поэтому сведения по нему правомерно не отражены в расчетах 6-НДФЛ и РСВ за 2025 год. По результатам внутренней проверки установлено, что в кассовых чеках за период январь–февраль 2025 года в электронном реквизите “ИНН кассира” был ошибочно указан ИНН данного уволенного сотрудника. При этом ФИО кассира в чеках указано корректно. Ошибка носит технический характер и не связана с выплатой дохода физическому лицу. Настройки учетной системы проверены и исправлены».
Такой ответ показывает налоговой, что вы не игнорируете требование, понимаете причину расхождения и не пытаетесь искусственно менять зарплатную отчетность.
Теперь проанализируем самый спорный вопрос: нужно ли формировать чеки коррекции, если ошибка только в ИНН кассира, а сумма, товары, ставка НДС, признак расчета, система налогообложения и ФИО кассира указаны верно.
Реквизит «ИНН кассира» относится к фискальным реквизитам формата фискальных данных. ФНС получает его в электронном виде и может использовать при автоматизированных сопоставлениях. Если реквизит передан неверно, это можно квалифицировать как формирование фискального документа с некорректным реквизитом.
При этом важно различать два уровня ошибки:
Ошибка не влияет на сумму расчета и налоговые обязательства. Например, неверный ИНН кассира не меняет выручку, НДС, признак расчета, способ оплаты и налоговую базу.
Ошибка влияет на достоверность фискального документа. ФНС видит в чеке физическое лицо, которое фактически не осуществляло расчет, поэтому может потребовать пояснения и поставить вопрос о нарушении порядка применения ККТ.
Поэтому безопасный подход такой: исправьте ошибочные фискальные документы, если технически есть возможность сформировать корректирующие документы, и подготовьте письменное пояснение с описанием причины ошибки.
Но в вашей ситуации есть важное ограничение: касса уже снята с учета, действующей ККТ нет. Это меняет порядок действий.
Рассмотрим подробнее. Фискальный чек нельзя открыть, отредактировать и заново отправить в ФНС. Каждый чек уже имеет фискальный признак, сформирован фискальным накопителем и передан через ОФД. Исправление делается не изменением старого документа, а созданием нового фискального документа — возврата, чека коррекции или пары корректирующих чеков в зависимости от версии ФФД и характера ошибки.
Если ККТ снята с учета, сформировать новые фискальные документы на этой же кассе обычно уже нельзя. Повторная регистрация другой ККТ не даст доступа к старым фискальным документам так, как будто их можно редактировать. Новая касса имеет свой регистрационный номер, свой фискальный накопитель и формирует новые документы.
Поэтому действуйте так:
Проверьте, действительно ли ККТ снята с регистрационного учета в ФНС.
Проверьте, доступен ли личный кабинет ОФД и можно ли выгрузить перечень ошибочных чеков за январь–февраль 2025 года.
Сохраните реестр чеков с ошибочным ИНН кассира: дата, время, номер смены, номер фискального документа, фискальный признак, сумма, ФИО кассира, ошибочный ИНН.
Подготовьте внутреннюю служебную записку или акт о технической ошибке в реквизите «ИНН кассира».
В ответе ФНС отдельно укажите, что ККТ, на которой были сформированы спорные чеки, снята с учета, поэтому техническая возможность исправить ранее сформированные фискальные документы на этой ККТ отсутствует.
Если у организации появилась новая действующая ККТ, не формируйте автоматически исправления по старым чекам без консультации с ОФД, обслуживающей организацией и налоговым органом. Сначала выясните, примет ли ФНС такой способ исправления как корректный именно для вашей ситуации.
Вывод: если касса снята с учета, основной рабочий инструмент — пояснение, подтверждающие документы и доказательство того, что ошибка не повлияла на расчеты с покупателями и налоги. Техническое исправление чеков может быть невозможно.
Разберем вопрос о количестве корректировок. В ситуации с неверным ИНН кассира речь идет не о том, что часть выручки прошла мимо кассы и ее нужно одним документом довнести в фискальные данные. И не о том, что нужно исправить общую сумму продаж за день. Ошибка находится в реквизите конкретных фискальных документов.
Поэтому общий подход такой: корректируется каждая ошибочная операция, а не весь период одной общей суммой.
Почему один чек коррекции за все чеки не подходит:
У каждого исходного чека свой номер фискального документа.
У каждого исходного чека свой фискальный признак.
Ошибка содержится в реквизитах конкретного документа.
Для корректной связи исправления с исходным чеком в современных форматах используется реквизит, позволяющий указать фискальный признак некорректного документа.
Один общий чек не покажет, какие именно чеки были исправлены и какой реквизит в каждом из них был ошибочным.
Поэтому, если исправление технически возможно, готовьте реестр ошибочных чеков и исправляйте их пооперационно. Если ошибочных чеков много, это трудоемко, но с точки зрения фискальной логики это правильнее, чем один общий документ.
Посмотрим на порядок действий для случая, когда касса не снята с учета и у организации есть техническая возможность формировать корректирующие документы.
Сначала определите версию формата фискальных данных: ФФД 1.05, 1.1 или 1.2. От версии ФФД и возможностей кассового программного обеспечения зависит конкретный способ исправления.
Общий алгоритм такой:
Составьте реестр ошибочных чеков.
Определите по каждому чеку: дата, смена, номер ФД, ФПД, сумма, признак расчета, кассир, ошибочный ИНН, правильный ИНН.
Составьте внутренний акт или служебную записку о технической ошибке.
Исправьте настройки кассира в 1С и кассовом ПО.
Сформируйте корректирующие фискальные документы по каждой ошибочной операции.
Проверьте в ОФД, что корректирующие документы переданы в ФНС.
Сохраните подтверждение передачи документов.
Для ФФД 1.1 и 1.2 ФНС в разъяснениях указывает подход, при котором для исправления ошибки в ранее сформированном чеке сначала формируется обратный кассовый чек коррекции с неверными данными, а затем правильный кассовый чек коррекции. По сути, мы сначала нейтрализуем ошибочный фискальный документ, а затем создаем корректный документ.
Если в исходном чеке был признак расчета «приход», исправление обычно строится так:
Сформируйте корректирующий документ с признаком «возврат прихода», который повторяет ошибочный чек.
Укажите связь с исходным ошибочным документом, если касса и формат позволяют передать фискальный признак некорректного чека.
Сформируйте правильный документ с признаком «приход», где реквизит кассира заполнен корректно.
Если исходный чек был «расход», логика зеркальная: сначала используется «возврат расхода», затем правильный «расход».
Важно: не все кассовые программы дают пользователю вручную управлять ИНН кассира в чеке коррекции. Иногда реквизит автоматически подтягивается из текущего пользователя кассового рабочего места. Поэтому перед массовым исправлением проверьте один тестовый сценарий и убедитесь, что в ОФД действительно передается правильный тег 1203.
Чтобы позиция была убедительной, подготовьте не только ответ на требование, но и внутренний комплект документов. Разберем, что желательно иметь.
Служебная записка ответственного лица. В ней укажите, что при настройке пользователя, сотрудника или рабочего места кассира в учетной системе был ошибочно указан ИНН другого физического лица.
Акт о технической ошибке. В акте зафиксируйте период ошибки, количество чеков, реквизит, который был заполнен неверно, и причину.
Реестр ошибочных чеков. Включите дату, время, номер смены, номер ФД, ФПД, сумму, ФИО кассира, ошибочный ИНН, правильный ИНН.
Кадровые документы по уволенному сотруднику. Подготовьте приказ об увольнении, дату прекращения трудового договора, отсутствие начислений в 2025 году.
Документы по фактическому кассиру. Подготовьте приказ о приеме, трудовой договор или иной документ, подтверждающий, что именно этот работник выполнял функции кассира.
Подтверждение исправления настроек. Сохраните данные о том, что в 1С и кассовом ПО реквизиты пользователя исправлены.
Подтверждение невозможности технической коррекции. Если ККТ снята с учета, сохраните карточку регистрации/снятия с учета, отчет о закрытии ФН, сведения из личного кабинета ФНС или ОФД.
Такой комплект поможет показать, что организация не скрывала выручку, не занизила налоги и не оформила фиктивного сотрудника, а допустила техническую ошибку в реквизите фискального документа.
Рассмотрим возможную ответственность. За нарушения порядка применения ККТ применяется статья 14.5 КоАП РФ. Для ошибки в реквизитах чека обычно рассматривают ответственность за применение ККТ с нарушением установленных требований или порядка ее применения.
По общему подходу за некорректные реквизиты в кассовом чеке возможны:
для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — предупреждение или административный штраф;
для юридических лиц — предупреждение или административный штраф.
В практических материалах по ККТ обычно указывают ориентиры: для должностных лиц и ИП — от 1 500 до 3 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Но окончательная квалификация зависит от того, какую часть статьи 14.5 КоАП РФ применит налоговый орган и какие обстоятельства будут установлены.
Отдельно оцените риск множественности нарушений. Налоговая может рассматривать каждый некорректно сформированный чек как отдельный факт нарушения, потому что каждый чек является самостоятельным фискальным документом. В то же время организация может просить учесть, что ошибка была единой технической настройкой, действовала в одном периоде, не повлияла на сумму расчетов, не привела к неучтенной выручке и была устранена после выявления.
Поэтому в пояснениях и при возможном административном производстве делайте акцент на смягчающих обстоятельствах:
ошибка техническая;
ФИО кассира указано верно;
выручка отражена полностью;
НДС и налоговая база не искажены;
покупатели получили чеки;
организация сама провела проверку;
настройки исправлены;
при технической возможности организация готова провести корректировку;
при отсутствии технической возможности организация готова представить полный реестр и пояснения.
Также просите применить предупреждение вместо штрафа, если для этого есть основания. Для малого и среднего бизнеса, а также при первом нарушении, отсутствии вреда и устранении последствий такой аргумент может быть существенным.
Теперь разберем срок давности. По нарушениям законодательства о применении ККТ обычно применяется специальный срок давности привлечения к административной ответственности — один год.
Но нужно учитывать важную деталь: срок может исчисляться по-разному в зависимости от квалификации нарушения.
Если нарушение считается разовым, срок обычно считают со дня совершения правонарушения. Для чеков января–февраля 2025 года это даты формирования конкретных чеков.
Если нарушение квалифицируют как длящееся, срок могут считать со дня его обнаружения проверяющим органом.
В вашей ситуации нужно занять осторожную позицию. Ошибочные чеки были сформированы в январе–феврале 2025 года. Если на момент требования уже прошел год с даты формирования конкретных чеков, можно ссылаться на истечение срока давности по разовым нарушениям. Но нельзя гарантировать, что налоговый орган автоматически согласится с этой позицией, потому что он может рассматривать нарушение порядка применения ККТ как выявленное позднее либо попытаться квалифицировать его как длящееся.
Практический вывод: в ответе на требование по 6-НДФЛ и РСВ не нужно подробно спорить о сроке давности по ККТ, потому что требование пришло не по административному делу о ККТ. Но если позднее ФНС начнет проверку именно по ККТ и составит протокол, тогда уже заявляйте довод о сроке давности по каждому чеку, особенно если с даты формирования чека прошел один год.
Посмотрим на дальнейший сценарий. После пояснения по 6-НДФЛ и РСВ налоговая может направить отдельный запрос по применению ККТ. В этом случае действуйте по следующему алгоритму:
Определите точный предмет требования. Налоговая спрашивает про зарплатную отчетность, про физлицо, про ККТ, про конкретные чеки или про все операции за период?
Подготовьте реестр ошибочных чеков.
Приложите пояснение, что ошибка была только в реквизите «ИНН кассира».
Подтвердите, что остальные существенные реквизиты расчета верны: сумма, дата, признак расчета, способ оплаты, ставка НДС, система налогообложения, наименование пользователя ККТ, ИНН организации.
Подтвердите, что выручка отражена в учете и налоговой отчетности.
Приложите документы о снятии ККТ с учета, если исправление технически невозможно.
Если срок давности прошел, заявите этот довод отдельно по каждому чеку или по периоду.
Если налоговая рассматривает вопрос о штрафе, ходатайствуйте о предупреждении или снижении санкции с учетом малозначительности, технического характера ошибки и отсутствия ущерба бюджету.
Не ограничивайтесь фразой «ошибка техническая». Чем подробнее вы покажете цепочку проверки, тем лучше. Налоговой важно увидеть, что вы установили причину, устранили ее и не исказили налоговую базу.
Теперь рассмотрим профилактику. После ответа на требование обязательно проверьте настройки учетной системы, иначе ошибка может повториться в новых чеках.
В типовых конфигурациях 1С проверьте следующие объекты и разделы:
Пользователи — проверьте, к какому физическому лицу привязан пользователь кассира.
ФизическиеЛица — проверьте ИНН физического лица, выбранного для пользователя.
Сотрудники — проверьте актуальность сотрудника, статус приема/увольнения и заполнение персональных данных.
КассыККМ — проверьте настройки кассы и организации.
ПодключаемоеОборудование — проверьте драйвер ККТ, параметры подключения и передачу данных в кассу.
РабочееМестоКассира или РМК — проверьте, под каким пользователем выполняется продажа.
КассовыеСмены — проверьте, какие пользователи открывали смены в проблемный период.
ЧекККМ — проверьте документы продаж, по которым были сформированы фискальные чеки.
В некоторых конфигурациях кассир в чеке определяется не только текущим пользователем, но и настройками рабочего места, ответственным лицом в документе, параметрами кассовой смены или данными, передаваемыми в драйвер ККТ. Поэтому проверьте не один реквизит, а всю цепочку.
Разберем практический контрольный список:
Откройте карточку пользователя, который работает на кассе.
Проверьте, что пользователь связан с правильным физическим лицом.
Откройте карточку физического лица и проверьте ИНН.
Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что она соответствует фактическому работнику.
Проверьте, что уволенный сотрудник не выбран ответственным, кассиром, владельцем смены или пользователем РМК.
Сформируйте новый чек на небольшую тестовую операцию, если это допустимо в вашей рабочей процедуре.
Проверьте чек в ОФД: реквизиты «кассир» и «ИНН кассира» должны соответствовать фактическому кассиру.
Важно: если база 1С обменивается данными с фронт-кассой, внешней кассовой программой или облачной кассой, проверьте не только 1С, но и настройки на стороне кассового ПО. Иногда 1С передает документ продажи, а кассира подставляет кассовая программа по своему справочнику пользователей.
В рассматриваемой теме с форума готового программного кода 1С нет. Поэтому не будем искусственно добавлять код, который может не подойти к конкретной конфигурации и создать новые ошибки.
В большинстве случаев проблему решайте не программным кодом, а проверкой и исправлением нормативно-справочной информации: Пользователи, ФизическиеЛица, Сотрудники, КассыККМ, ПодключаемоеОборудование, РМК. Если же ошибка возникла из-за доработки конфигурации, обработчика печати чека или обмена с кассовым ПО, тогда привлекайте специалиста 1С и проверяйте, откуда в драйвер ККТ передается реквизит ИНН кассира.
Для диагностики разработчику 1С полезно проверить места, где формируются параметры фискализации и передаются данные в подключаемое оборудование. В типовых решениях это может быть связано с механизмами подключаемого оборудования, обработками драйверов ККТ, документами ЧекККМ и объектами кассовой смены. Но конкретные имена модулей и процедур зависят от конфигурации и версии релиза.
Отдельно проанализируем идею доплатить НДФЛ и страховые взносы за уволенного сотрудника и сдать уточненки, чтобы у ФНС «сошлись» данные. Такой путь неправильный.
Если сотрудник фактически не работал в 2025 году, не получал выплат и не исполнял функции кассира, то начисление ему дохода только для устранения расхождения с чеками будет экономически и документально необоснованным. Налоговая может задать еще больше вопросов:
На каком основании начислен доход уволенному лицу?
Почему нет трудового договора или гражданско-правового договора в 2025 году?
Почему выплаты не подтверждаются платежными документами?
Почему доход отражен только после требования?
Почему кассир фактически был один, а выплаты показаны другому лицу?
Поэтому не создавайте фиктивную зарплатную историю. Исправляйте именно источник ошибки: неверный реквизит в ККТ/ОФД и неправильную настройку кассира.
Сведем решение в единый порядок действий.
Проверьте требование ФНС. Убедитесь, что оно касается отсутствия данных по физлицу в 6-НДФЛ и РСВ, а не уже возбужденного дела по ККТ.
Проверьте кадровые данные. Подтвердите, что человек с ошибочным ИНН был уволен в 2024 году и в 2025 году доходов не получал.
Проверьте чеки в ОФД. Выгрузите список чеков, где указан неверный ИНН кассира.
Проверьте настройки 1С и кассового ПО. Найдите, откуда подтянулся ИНН уволенного сотрудника.
Исправьте настройки на будущее. Укажите правильное физическое лицо, сотрудника и ИНН фактического кассира.
Не сдавайте уточненки по 6-НДФЛ и РСВ без реальных выплат. Если дохода не было, отчетность корректна.
Подготовьте пояснение в ФНС. Укажите, что расхождение вызвано технической ошибкой в реквизите «ИНН кассира», а не отсутствием отражения реального дохода.
Оцените возможность корректировки чеков. Если ККТ действует, выясните порядок исправления по вашей версии ФФД и кассовому ПО. Если ККТ снята с учета, укажите на отсутствие технической возможности исправить ранее сформированные документы на этой кассе.
Подготовьте доказательства. Служебная записка, акт, реестр чеков, кадровые документы, подтверждение исправления настроек.
При возможном штрафе заявляйте смягчающие обстоятельства. Ошибка техническая, выручка не скрыта, налоговая база не занижена, чеки покупателям сформированы, причина устранена.
Рассмотрим пример текста, который можно адаптировать под вашу организацию:
«В ответ на требование о представлении пояснений сообщаем следующее. Организацией проведена проверка сведений, отраженных в кассовых чеках за период январь–февраль 2025 года, а также сведений, представленных в расчетах 6-НДФЛ и РСВ за 2025 год. По результатам проверки установлено, что физическое лицо с ИНН ________ было уволено из организации в 2024 году. В 2025 году указанное физическое лицо не состояло с организацией в трудовых отношениях, доходы ему не начислялись и не выплачивались, объект обложения НДФЛ и страховыми взносами отсутствовал. В связи с этим основания для отражения данного физического лица в расчетах 6-НДФЛ и РСВ за 2025 год отсутствуют.
Одновременно установлено, что в отдельных кассовых чеках за январь–февраль 2025 года в электронном реквизите “ИНН кассира” был ошибочно передан ИНН ранее уволенного сотрудника. ФИО кассира в чеках указано корректно, расчеты с покупателями проведены через ККТ, суммы расчетов отражены верно, выручка учтена в бухгалтерском и налоговом учете. Ошибка носит технический характер и не связана с выплатой доходов физическому лицу, ИНН которого был ошибочно указан в реквизите кассира.
Причина ошибки в настройках учетной системы и кассового оборудования выявлена, настройки проверены и исправлены. ККТ, на которой были сформированы указанные чеки, снята с регистрационного учета, в связи с чем техническая возможность корректировки ранее сформированных фискальных документов на данной ККТ отсутствует. При необходимости организация готова представить реестр соответствующих чеков и подтверждающие документы».
В рассматриваемой ситуации не исправляйте проблему через зарплатную отчетность, если уволенный сотрудник действительно не работал и не получал доходы в 2025 году. Разберем ключевой вывод: ошибка находится не в 6-НДФЛ и РСВ, а в реквизите фискального документа — «ИНН кассира».
Сначала дайте ФНС пояснение, что отчетность по НДФЛ и страховым взносам составлена верно, а ИНН в чеках был указан ошибочно. Затем подтвердите это кадровыми документами, реестром чеков и служебной запиской. Настройки в 1С и кассовом ПО исправьте обязательно, чтобы новые чеки уходили с правильным ИНН кассира.
Если ККТ еще действует, рассмотрите исправление каждой ошибочной операции корректирующими фискальными документами с учетом версии ФФД и возможностей кассовой программы. Один общий чек коррекции на все ошибочные чеки в такой ситуации обычно не подходит, потому что ошибка относится к конкретным фискальным документам. Если ККТ уже снята с учета, зафиксируйте отсутствие технической возможности исправления и делайте упор на письменные пояснения и доказательства технического характера ошибки.
По штрафам ориентируйтесь на статью 14.5 КоАП РФ. Налоговая может рассматривать неверный реквизит как нарушение порядка применения ККТ. При этом защищайте позицию: выручка не скрыта, суммы расчетов не искажены, ФИО кассира указано верно, налоговая база не занижена, ошибка возникла из-за настройки и устранена. При необходимости заявляйте об истечении годичного срока давности по конкретным чекам и просите применить предупреждение либо учесть смягчающие обстоятельства.
Информация носит справочный характер