Рассмотрим, как оформить и начислить оплату сотруднику, который работает по окладу и был привлечен к работе в свой выходной день. Разберем ситуацию на примере программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0, где расчет зарплаты ведется непосредственно в бухгалтерской программе.
Основная задача состоит в том, чтобы правильно оформить сам факт работы в выходной день, определить сумму двойной оплаты и отразить ее в документе Начисление зарплаты. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 такая доплата, как правило, вводится отдельным видом начисления и рассчитывается вручную. Это нормальный порядок работы для данной программы, поскольку она не заменяет специализированную конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом в части сложного учета рабочего времени.
Прежде чем вводить начисление в программу, выясним причину и основание для работы сотрудника в выходной день. Работа в выходные и нерабочие праздничные дни допускается не во всех случаях и обычно требует документального оформления.
Для начисления оплаты подготовим кадровые документы и данные учета рабочего времени. В частности, необходимо подтвердить, что сотрудник действительно привлекался к работе в день, который по его графику является выходным.
Важно: двойную оплату следует начислять не просто потому, что дата попала на субботу, воскресенье или государственный праздник. Сначала необходимо проверить график конкретного сотрудника. Для работника со сменным графиком суббота или воскресенье может быть обычным рабочим днем. Повышенная оплата возникает, когда работа выполняется именно в день отдыха по установленному сотруднику режиму рабочего времени либо в нерабочий праздничный день.
При выборе компенсации проанализируем ситуацию вместе с сотрудником. Если он выбирает повышенную оплату, работу оплачиваем не менее чем в двойном размере. Если сотрудник письменно выбирает дополнительный день отдыха, работа в выходной или праздничный день оплачивается в одинарном размере, а предоставленный день отдыха обычно не оплачивается. В рассматриваемой ситуации разберем именно вариант с двойной оплатой.
Рассмотрим подробнее расчет суммы. Сотруднику установлен оклад, поэтому сначала определим стоимость одного рабочего дня или одного часа в месяце, когда он работал в выходной. Затем умножим эту величину на фактически отработанное время и применим коэффициент двойной оплаты.
Практически расчет можно выполнить по одной из двух схем: по дням либо по часам. Способ зависит от того, как в организации ведется учет рабочего времени и как сформулирован порядок расчета в локальных нормативных актах.
При поденном расчете можно использовать следующую логику:
Стоимость одного дня = Оклад / Норма рабочих дней по производственному календарю.
Оплата за выходной день = Стоимость одного дня × Количество отработанных дней × 2.
Посмотрим на пример. Допустим, оклад сотрудника составляет 60 000 рублей. В месяце по его производственному календарю предусмотрено 20 рабочих дней. Сотрудник полностью отработал один выходной день.
Сначала определим дневную ставку: 60 000 / 20 = 3 000 рублей. Затем рассчитаем двойную оплату: 3 000 × 1 × 2 = 6 000 рублей.
В таком случае отдельным начислением за работу в выходной день будет отражена сумма 6 000 рублей. При этом обычный оклад за норму рабочего времени месяца также начисляется в общем порядке.
Если сотрудник отработал в выходной не полный день, а несколько часов, удобнее рассчитывать оплату по часам.
Стоимость одного часа = Оклад / Норма рабочих часов по графику сотрудника.
Оплата за работу в выходной = Стоимость часа × Количество фактически отработанных часов × 2.
Разберем по шагам пример с почасовым расчетом. Пусть оклад сотрудника составляет 60 000 рублей, норма рабочего времени в месяце равна 160 часам, а в выходной сотрудник отработал 4 часа.
Важно: порядок определения часовой или дневной ставки желательно закрепить в положении об оплате труда, коллективном договоре, трудовом договоре или другом локальном нормативном акте работодателя. В разных организациях могут применяться разные правила расчета: исходя из нормы часов конкретного месяца, среднемесячного количества часов либо другого согласованного показателя. Для корректного расчета используем правило, действующее именно в организации.
Также отдельно проверим состав выплат, из которых формируется оплата. В некоторых случаях при определении двойной оплаты необходимо учитывать не только должностной оклад, но и компенсационные и стимулирующие выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда. Не ограничивайтесь автоматическим умножением одного оклада на два, если внутренними документами организации предусмотрены постоянные надбавки, районные коэффициенты, доплаты за условия труда или иные выплаты, связанные с работой сотрудника.
Теперь перейдем к настройке программы. В 1С:Бухгалтерии 8 сначала создадим отдельный вид начисления для оплаты работы в выходные и нерабочие праздничные дни. Это позволит отделить такую выплату от основного оклада, правильно видеть ее в расчетных документах и при необходимости анализировать сумму доплат отдельно.
Разберем последовательность действий.
Зарплата и кадры.Начисления.Оплата праздничных и выходных дней, если такой вариант предлагается помощником создания начисления.В зависимости от интерфейса программы путь может отображаться как Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Начисления. В некоторых вариантах интерфейса настройки зарплаты открываются через раздел Администрирование или через ссылку дополнительных настроек. Смысл остается одинаковым: нам нужно открыть список видов начислений и создать отдельный элемент справочника.
При создании начисления укажем понятное наименование. Например, можно использовать наименование Оплата работы в выходной день, Оплата праздничных и выходных дней или Работа в выходной день в двойном размере. Главное, чтобы бухгалтеру и кадровому специалисту было понятно, для какой выплаты предназначен этот вид начисления.
Рассмотрим, на что следует обратить внимание при настройке начисления.
Важно: оплата работы в выходной день является оплатой труда. Поэтому она обычно облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Не следует создавать эту выплату как материальную помощь, премию без назначения или необлагаемую компенсацию только для того, чтобы быстрее ввести сумму. Вид начисления должен отражать экономический смысл операции.
Если в программе уже существует типовое начисление с названием Оплата праздничных и выходных дней, не создавайте второй аналогичный вид без необходимости. Сначала проверим его настройки и убедимся, что он подходит для применяемого порядка расчета. Дублирующие начисления усложняют контроль расчетов, анализ расходов и проверку отчетности.
В типовой 1С:Бухгалтерии 8 расчет суммы такого начисления обычно выполняется вручную. Поэтому не нужно пытаться настраивать сложную формулу, которой в данной конфигурации может не быть. Важно правильно определить сумму вне документа начисления, подтвердить ее первичными документами и затем ввести в расчет зарплаты.
После создания вида начисления перейдем к отражению суммы в документе Начисление зарплаты. Именно этот документ используется для расчета оклада, доплат, премий и других выплат сотрудникам за месяц.
Разберем порядок ввода начисления.
Зарплата и кадры.Начисление зарплаты.Начислить.Оплата праздничных и выходных дней.Рассмотрим подробнее момент выбора сотрудника. В документе Начисление зарплаты важно не создавать новую строку с ошибочными персональными данными и не добавлять начисление на другого сотрудника. Сначала выберем работника в табличной части документа, затем добавим дополнительную выплату именно в его расчет.
Если в одном месяце несколько сотрудников выходили на работу в свои выходные дни, добавим начисление каждому сотруднику отдельной строкой или отдельной операцией начисления. Не объединяйте суммы разных работников в одно начисление без детализации. Иначе будет сложно проверить расчет НДФЛ, страховых взносов, расходы на оплату труда и расчетные листки.
После ввода суммы обязательно сверим ее с приказом, табелем или иным документом учета времени. Для проверки используем три показателя:
Например, сотрудник отработал 8 часов в выходной день при часовой ставке 400 рублей. Тогда сумма начисления должна составить 400 × 8 × 2 = 6 400 рублей. Если в документе введено 3 200 рублей, это будет оплата в одинарном размере. Если введено 12 800 рублей, сумма будет начислена в четырехкратном размере. Такая простая контрольная проверка помогает исключить ошибки до проведения документа.
Проанализируем ситуацию, которая часто вызывает вопросы. Сотрудник получает оклад за весь месяц и дополнительно выходит на работу в свой выходной. Нужно ли уменьшать оклад за основной месяц или заменять часть оклада доплатой?
При работе в выходной сверх установленной нормы сотрудник сохраняет право на свой оклад за норму рабочего времени месяца. Дополнительно ему начисляется оплата за работу в выходной день. Поэтому в документе расчета обычно будут присутствовать как минимум два начисления:
Оклад или аналогичное начисление за рабочее время по графику;Оплата праздничных и выходных дней.Рассмотрим пример. Оклад сотрудника составляет 60 000 рублей. По графику он отработал норму месяца полностью. Дополнительно он отработал один выходной день, за который рассчитана двойная оплата 6 000 рублей. В результате сумма начислений до удержания НДФЛ составит 66 000 рублей.
Не уменьшайте основной оклад на сумму работы в выходной, если сотрудник фактически отработал норму времени по своему графику. Работа в выходной является дополнительной работой вне нормы, а не заменой обычного рабочего дня.
Иная ситуация возможна, когда работника привлекли к работе в выходной, но затем предоставили другой рабочий день отдыха либо изменили график. В таком случае необходимо отдельно оценить, как отражены рабочие дни, выходные и отсутствие сотрудника в табеле. Не следует автоматически переносить сумму из одного месяца в другой без проверки фактически отработанного времени.
После начисления оплаты за выходной день проверим, как программа рассчитала НДФЛ и страховые взносы. Поскольку это выплата в рамках трудовых отношений, она обычно включается в налоговую базу по НДФЛ и в базу для исчисления страховых взносов.
В документе Начисление зарплаты проверим следующие показатели:
Важно: не вводите двойную оплату отдельным платежным документом без отражения в начислении зарплаты. В таком случае можно пропустить НДФЛ, страховые взносы и правильное отражение расходов. Сначала начислим выплату в зарплатном документе, затем сформируем ведомость на выплату зарплаты и проведем перечисление сотруднику.
Если выплата производится в том же месяце, что и обычная заработная плата, она обычно включается в общую сумму к выплате. Если организация перечисляет отдельную выплату до даты основной зарплаты, сначала все равно оформим корректное начисление и затем сформируем соответствующую ведомость.
После проведения документа посмотрим на бухгалтерские проводки. Оплата работы в выходной день относится к расходам на оплату труда и должна быть отражена по тому же направлению затрат, где учитывается работа сотрудника, либо по специально настроенному способу отражения.
Например, начисление может быть отнесено на счета учета затрат, связанные с производством, управленческой деятельностью, продажами или обслуживающими подразделениями. Конкретный счет зависит от должности сотрудника, подразделения и настроек учета расходов организации.
Разберем, что необходимо проверить.
Если в организации используются разные способы отражения зарплаты, заранее определим, куда должна относиться оплата работы в выходной день. Например, работа производственного сотрудника может увеличивать прямые производственные затраты, а работа административного работника — общехозяйственные расходы. При необходимости настройте для начисления отдельный способ отражения, но делайте это только тогда, когда действительно требуется отдельная аналитика.
Рассмотрим ситуацию, когда в организации ведется табель учета рабочего времени. Табель должен подтверждать фактическую работу сотрудника в выходной день. В нем необходимо отразить количество отработанных часов либо полный рабочий день в соответствии с принятой системой учета рабочего времени.
В 1С:Бухгалтерии 8 возможности учета рабочего времени ограничены по сравнению с 1С:Зарплата и управление персоналом. Поэтому особенно важно обеспечить согласованность между кадровыми документами, табелем и расчетом в документе Начисление зарплаты.
Проверим, чтобы данные не противоречили друг другу:
Если сотрудник работал только часть выходного дня, не начисляйте оплату за полный день без подтверждения. Рассчитайте доплату за фактическое количество часов. Например, при работе 3 часа из 8 сумма двойной оплаты рассчитывается только за 3 часа.
Если сотрудник работает по сменному графику, сначала убедимся, что этот день действительно является выходным по его индивидуальному графику. Для сменного работника выход на работу в субботу или воскресенье может входить в норму рабочего времени и оплачиваться как обычная смена. В таком случае двойная оплата только из-за календарной даты не применяется.
Хотя основная задача состоит в начислении двойной оплаты, рассмотрим и альтернативный вариант. Сотрудник может выбрать дополнительный день отдыха вместо повышенной оплаты. Тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день обычно оплачивается в одинарном размере, а предоставленный день отдыха не оплачивается.
В такой ситуации не используем начисление в двойном размере. Сначала оформим выбор сотрудника документально, затем отразим оплату в одинарном размере и проконтролируем, как будет отражен дополнительный день отдыха.
В 1С:Бухгалтерии 8 такой учет также потребует особого внимания, поскольку программа не всегда автоматически ведет остатки отгулов и не формирует специализированные документы для регистрации работы в выходные так же подробно, как 1С:Зарплата и управление персоналом.
Разберем общий порядок действий.
Важно: не начисляйте одновременно и двойную оплату, и одинарную оплату с отгулом за один и тот же день работы, если сотрудник не имеет отдельного самостоятельного основания для дополнительной выплаты. Это приведет к переплате.
Теперь проанализируем распространенные ошибки, которые возникают при отражении работы в выходные и праздничные дни в 1С:Бухгалтерии 8.
Начисления.Посмотрим на пример целиком. Сотруднику установлен месячный оклад 80 000 рублей. В месяце установлена норма 160 часов. По распоряжению работодателя сотрудник работал в свой выходной день 5 часов. Сотрудник выбрал двойную оплату, дополнительный день отдыха не предоставляется.
Сначала определим часовую ставку: 80 000 / 160 = 500 рублей.
Затем рассчитаем сумму за работу в выходной: 500 × 5 × 2 = 5 000 рублей.
Далее выполним действия в программе.
Начисления.Оплата праздничных и выходных дней.Начисление зарплаты за нужный месяц.Такой порядок позволяет сохранить прозрачность расчета. Сотрудник видит в расчетном листке оклад и отдельную доплату за выходной день. Бухгалтер может подтвердить сумму приказом и табелем. Организация получает корректное отражение расходов, НДФЛ и страховых взносов.
Если работа в выходные и праздничные дни возникает регулярно, в организации много сотрудников, используется сменный график, суммированный учет рабочего времени, ночные часы, переработки, отгулы или сложные схемы оплаты, рассмотрим использование 1С:Зарплата и управление персоналом.
В специализированной зарплатной конфигурации предусмотрены более подробные инструменты для регистрации работы в выходные и праздничные дни, учета времени, выбора компенсации, расчета оплаты по правилам начисления и формирования кадровых документов.
В 1С:Бухгалтерии 8 рассматриваемый способ подходит для разовых или несложных случаев, когда сумму можно корректно рассчитать вручную и отразить отдельным начислением. При регулярных сложных расчетах ручной ввод повышает риск ошибок, поэтому важно оценить объем операций и требования к учету времени.
Подведем итог. Чтобы начислить сотруднику на окладе оплату за работу в выходной день в двойном размере в 1С:Бухгалтерии 8, сначала оформим кадровое основание и зафиксируем фактически отработанное время. Затем рассчитаем сумму исходя из дневной или часовой ставки и коэффициента двойной оплаты. После этого создадим или используем вид начисления Оплата праздничных и выходных дней и введем рассчитанную сумму в документ Начисление зарплаты.
После проведения документа обязательно проверим НДФЛ, страховые взносы, отражение затрат, расчетный листок и ведомость на выплату. Такой подход позволит правильно оформить выплату сотруднику, избежать ошибок в расчетах и сохранить понятную детализацию начислений.
Информация носит справочный характер