Рассмотрим ситуацию: используется платформа 1С:Предприятие 8.3 версии 8.3.24.1218 и конфигурация Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, релиз 3.0.142.56. База новая, нужно перенести список работников из Excel и избежать ручного создания большого количества карточек сотрудников.
Загрузить список сотрудников из Excel без программиста возможно. Однако в типовой 1С:Бухгалтерии 8 массовая загрузка именно кадровых данных обычно не сводится к одной кнопке. Для этого используют внешнюю универсальную обработку ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf, подготовленную для управляемого приложения, либо вручную создают карточки сотрудников, если список небольшой.
При этом сразу разделим две задачи. Первая задача — создать элементы справочника Сотрудники, то есть карточки работников. Вторая задача — оформить кадровые события: прием на работу, должность, подразделение, условия оплаты, график работы и другие сведения. Универсальная загрузка Excel обычно помогает решить первую задачу, но не заменяет кадровые документы.
Сначала проанализируем, какие сведения находятся в Excel. От этого зависит способ переноса и объем последующей ручной работы.
Если в файле содержатся только фамилия, имя, отчество, дата рождения, ИНН, СНИЛС, телефон, адрес и другие личные данные, будем загружать сведения для создания карточек работников и физических лиц.
Если вместе с личными данными указаны дата приема, подразделение, должность, оклад, график работы, вид занятости, испытательный срок и условия трудового договора, то одной загрузки в справочник недостаточно. После создания сотрудников потребуется оформить кадровые документы Прием на работу и проверить заполнение каждого документа.
Если список переносится из другой базы 1С, а не просто из Excel, лучше не использовать универсальную загрузку таблицы как основной вариант. В такой ситуации рассмотрим настройку синхронизации между программами или специализированный перенос данных. Excel не хранит все служебные связи объектов, историю кадровых изменений, ссылки на подразделения, должности и документы, поэтому перенос через таблицу может оказаться неполным.
В рассматриваемой ситуации новая база и список работников в Excel позволяют использовать загрузку справочника. Но сначала подготовим базу и исходный файл, чтобы не получить дубли, неверные даты и незаполненные обязательные поля.
В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 встроенные команды импорта из Excel существуют не для всех справочников. Например, в отдельных разделах программа может предлагать загрузку контрагентов, номенклатуры, банковских выписок или табличных частей документов. Но это не означает, что такая же стандартная кнопка обязательно будет доступна в справочнике Сотрудники.
Справочник сотрудников связан с кадровым учетом, расчетом заработной платы, НДФЛ, страховыми взносами, отчетностью и персональными данными. Поэтому карточка работника содержит не только текстовое наименование. В программе используются взаимосвязанные объекты Сотрудники, ФизическиеЛица, подразделения, должности, банковские счета, кадровые документы и регистры сведений.
Именно поэтому простая вставка строк из Excel может создать только часть необходимых данных. Например, можно получить список работников с ФИО, но не получить правильно оформленные приемы на работу. Либо можно загрузить значение в неправильный реквизит, если колонка Excel сопоставлена с полем программы неверно.
Рассмотрим основной принцип: сначала загружаем справочные данные, затем проверяем карточки работников и после этого оформляем кадровые события. Такой порядок безопаснее, чем пытаться одним действием загрузить все сведения о персонале.
Перед любыми массовыми изменениями обязательно создадим резервную копию информационной базы. Даже если база новая, резервная копия позволит быстро вернуться к исходному состоянию, если загрузка создаст дубли сотрудников или заполнит неверные реквизиты. При работе с несколькими базами автоматическое архивирование и тестирование баз 1С выполняется в фоновом режиме по расписанию.
Не будем запускать обработку впервые сразу на полном списке из нескольких десятков или сотен работников. Сначала подготовим тестовую копию базы либо используем новую чистую базу, если в ней еще нет реальных данных.
Для теста возьмем три-пять строк Excel. Включим в тест сотрудников с разными наборами данных:
работника с полностью заполненными ФИО, датой рождения, ИНН и СНИЛС;
работника без отчества;
работника, у которого пока нет ИНН или СНИЛС;
работника с нестандартной должностью или подразделением;
сотрудника с двойной фамилией, дефисом или иностранным гражданством, если такие данные есть в реальном списке.
После тестовой загрузки откроем каждый созданный элемент в справочнике Сотрудники, проверим ФИО, идентификаторы, даты и отсутствие дублей. Только после успешной проверки загрузим полный список.
Не используем неизвестные обработки, скачанные с непроверенных сайтов. Внешняя обработка получает доступ к данным базы и может создавать, изменять или удалять объекты. Получим файл из официального источника сопровождения 1С либо у партнера, который сопровождает программу.
Рассмотрим подробнее подготовку исходной таблицы. Чем проще и аккуратнее файл Excel, тем меньше ошибок возникнет при сопоставлении полей.
Создадим отдельную копию исходного файла для импорта. Не будем работать с единственным оригиналом, особенно если в нем хранятся персональные данные работников.
На первом листе Excel разместим одну таблицу без объединенных ячеек, скрытых столбцов, промежуточных итогов, пустых строк внутри списка и нескольких таблиц на одном листе. В первой строке укажем названия колонок. Каждая следующая строка должна содержать данные одного физического лица.
Для первоначальной загрузки удобно использовать минимальный набор данных:
табельный номер или иной внутренний уникальный идентификатор;
фамилия;
имя;
отчество;
дата рождения;
пол;
ИНН;
СНИЛС;
телефон;
электронная почта;
подразделение;
должность;
дата приема;
вид занятости.
Не обязательно загружать сразу все эти колонки. Если задача состоит только в создании карточек сотрудников, лучше начать с ФИО и внутреннего идентификатора. Даты приема, должности, оклады и подразделения разумно использовать при оформлении кадровых документов после проверки справочника.
СНИЛС, ИНН, номера телефонов, табельные номера и банковские счета в Excel желательно заранее перевести в текстовый формат. Это позволит сохранить ведущие нули, пробелы и символы, если они нужны для контроля.
Например, СНИЛС нельзя хранить как числовое значение с автоматическим форматированием. Excel может удалить ведущие нули или представить длинное значение в экспоненциальной форме. После этого в 1С будет загружен некорректный идентификатор, хотя внешне число может выглядеть похожим на правильное.
Даты укажем единообразно, например в формате день.месяц.год. Не будем смешивать записи вида «01.02.2023», «1 февраля 2023», «2023-02-01» и текстовые значения «принят давно». Обработка должна однозначно определить тип даты.
ФИО лучше хранить в отдельных колонках. Одна колонка «Иванов Иван Иванович» удобна для визуального просмотра, но отдельные поля фамилии, имени и отчества проще проверять при создании карточки физического лица.
Если Excel содержит формулы, перед загрузкой заменим результаты формул на значения. Универсальная обработка должна получать фактические данные, а не зависеть от внешних формул, ссылок на другие листы и вычислений.
Основным вариантом без программирования будет использование внешней обработки ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf. Эта обработка предназначена для загрузки данных из табличного документа в справочники, регистры сведений и табличные части документов.
Для работы в Бухгалтерии предприятия 3.0 необходимо использовать вариант обработки, подготовленный для управляемых форм и платформы 1С 8.3. Не будем брать старый файл, предназначенный только для обычного приложения или ранних версий платформы. Внешне файлы могут иметь одинаковое название, но отличаться по совместимости и интерфейсу.
Перед открытием обработки уточним у сопровождающего специалиста или в источнике получения, что файл подходит для управляемого приложения и конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0. Это особенно важно для релиза 3.0.142.56, поскольку он относится к более ранним релизам конфигурации.
В зависимости от настроек базы внешнюю обработку открывают одним из двух способов:
через команду открытия внешнего файла в режиме 1С:Предприятие;
через раздел Администрирование, где подключают дополнительные отчеты и обработки.
Если команда открытия внешнего файла недоступна, это не означает, что загрузка невозможна. Причина может состоять в правах пользователя, настройках безопасности, используемом клиенте или запрете на запуск внешних обработок.
Не будем отключать защитные механизмы программы без понимания последствий. Лучше войдем под пользователем с правами администратора либо попросим сопровождающего подключить проверенную обработку в раздел Дополнительные отчеты и обработки.
Платформа 1С:Предприятие умеет импортировать содержимое файлов Excel в табличный документ. Для работы с электронными таблицами используются возможности объекта ТабличныйДокумент. В прикладной разработке для чтения файлов применяют метод ТабличныйДокумент.Прочитать() и параметры способа чтения значений.
Пользователю без программиста писать код не потребуется. Но полезно понимать, что загрузка Excel выполняется не напрямую в кадровый справочник, а сначала в табличное представление, затем в объекты 1С по заданным правилам сопоставления.
Поддержка конкретных форматов зависит от версии обработки. Платформа может работать с форматами XLS, XLSX и ODS, но отдельная внешняя обработка может быть разработана так, что предлагает только часть форматов.
Если обработка не видит файл XLSX, не будем считать это ошибкой базы. Сохраним копию таблицы в формате XLS и повторим попытку. Также можно использовать вставку данных через буфер обмена, если обработка поддерживает этот вариант.
При этом не будем изменять исходный рабочий файл. Создадим отдельную копию для импорта в старом формате, проверим ее и только затем используем в обработке.
Теперь рассмотрим общий алгоритм работы с универсальной обработкой. Названия отдельных кнопок могут немного отличаться в зависимости от версии файла, но логика остается одинаковой.
Откроем обработку ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf в режиме 1С:Предприятие.
Выберем режим загрузки в справочник, а не загрузку в табличную часть документа.
В качестве объекта загрузки выберем справочник Сотрудники, если требуется создать именно карточки работников.
Загрузим подготовленный Excel-файл либо создадим в обработке шаблон таблицы и заполним его данными.
Укажем строку, с которой начинается загрузка. Обычно это строка 2, поскольку первая строка содержит заголовки колонок.
Сопоставим колонки Excel с реквизитами выбранного объекта.
Настроим поиск существующих элементов, чтобы не создать дубли.
Выполним контроль заполнения и прочитаем сообщения об ошибках.
Загрузим тестовые строки.
Проверим созданные карточки сотрудников в справочнике.
После успешного теста выполним загрузку полного списка.
Не будем сразу нажимать команду загрузки после выбора Excel-файла. Самый важный этап — проверка настроек сопоставления. Программа не может безошибочно угадать, что колонка «Телефон работника» должна попасть в конкретный реквизит, а колонка «Отдел» относится к подразделению, которое уже существует в базе.
Рассмотрим подробнее настройку сопоставления. В обработке обычно отображается список реквизитов объекта и номера либо названия колонок из табличного документа. Для каждой загружаемой колонки укажем, в какой реквизит 1С она должна попасть.
В простом варианте можно сопоставить колонку «ФИО» с реквизитом Наименование справочника Сотрудники. Такой вариант подойдет для первичного создания списка работников в новой пустой базе.
Но нужно учитывать, что у разных сотрудников могут совпадать ФИО. Например, в организации могут работать два человека с именем «Иванов Сергей Петрович». Поэтому ФИО нельзя считать надежным уникальным идентификатором для повторной загрузки и обновления данных.
Для повторной загрузки лучше использовать уникальный табельный номер, внутренний идентификатор или другой стабильный ключ. Однако сначала проверим, существует ли соответствующий реквизит в используемой конфигурации и доступен ли он для загрузки. Не будем указывать произвольное поле поиска, если оно не является уникальным.
Если в новой базе еще нет сотрудников, можно провести первоначальную загрузку без поиска существующих элементов. Но после этого обязательно сохраним файл, настройки обработки и перечень созданных работников. При повторной загрузке тех же строк без настройки поиска программа может создать дубликаты.
Не используем автоматически присвоенный код справочника как ключ из Excel, если код уже формируется программой. В новых базах коды часто назначаются автоматически. При загрузке чужих кодов можно нарушить принятую нумерацию или создать ситуацию, когда номер сотрудника в Excel не совпадает с кодом элемента в 1С.
Если нужен постоянный внешний идентификатор, лучше использовать табельный номер, отдельный внутренний реквизит либо заранее согласованный способ идентификации. В сложных случаях потребуется настройка специалиста, потому что универсальная обработка не всегда может корректно обработать составные условия поиска.
В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 сведения о работнике могут быть распределены между несколькими объектами. Карточка Сотрудники используется для отражения работника в организации, а персональные сведения физического лица могут храниться в справочнике ФизическиеЛица.
Поэтому при загрузке нужно заранее определить, какой результат необходим. Если создать только элементы справочника Сотрудники, часть данных может остаться незаполненной в карточке физического лица. Если загружать только физические лица, они могут не появиться в списке сотрудников организации до оформления приема или создания связанной карточки.
Рассмотрим безопасный подход для пользователя без программиста:
сначала загрузим минимальный список сотрудников по ФИО;
затем откроем несколько карточек и проверим, как программа создала или связала физические лица;
после этого заполним обязательные личные данные в карточках сотрудников и физических лиц;
только затем оформим приемы на работу.
Такой подход требует некоторой ручной проверки, но позволяет избежать более серьезной проблемы: загрузки персональных данных не в тот справочник или создания нескольких физических лиц на одного человека.
Особенно внимательно проверим работников, которые уже когда-либо отражались в базе как получатели доходов, подотчетные лица, исполнители по договору ГПХ, учредители или контрагенты-физические лица. Для таких лиц в базе уже может существовать карточка физического лица. Повторная загрузка без поиска по идентификатору способна создать дубли.
Создание строки в справочнике Сотрудники не означает, что человек принят на работу. Карточка сотрудника — это справочная информация. Для отражения трудовых отношений используются кадровые документы.
После загрузки списка перейдем в раздел Зарплата и кадры, проверим список сотрудников и оформим документы Прием на работу. В зависимости от настроек кадрового учета и релиза программы состав команд может отличаться, но логика остается прежней: кадровое событие необходимо зарегистрировать отдельным документом.
В документе приема обычно указывают организацию, сотрудника, дату приема, подразделение, должность, вид занятости, график работы, порядок оплаты труда и другие сведения, необходимые для расчета заработной платы и кадровой отчетности.
Не будем рассчитывать, что универсальная обработка сама создаст юридически корректные кадровые документы на основании столбцов Excel. Для этого требуется специализированная обработка с правилами загрузки и контролем кадровых данных. Ее настройка обычно уже относится к доработке или сопровождению программы.
Если работников немного, рациональнее загрузить только карточки сотрудников, а приемы оформить вручную. Это позволит проверить трудовые договоры, даты и условия оплаты до проведения документов.
Если работников много, а в Excel содержится полный кадровый список, сначала оценим объем работы. Возможно, выгоднее один раз заказать специализированную загрузку у партнера 1С, чем вручную исправлять результаты некорректного массового импорта.
Ручной ввод не всегда является плохим решением. Если в организации пять-десять работников, создание карточек вручную может оказаться безопаснее универсальной обработки, особенно если требуется сразу заполнить паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса, гражданство, банковские счета и условия приема.
Для ручного ввода откроем раздел Зарплата и кадры, выберем справочник Сотрудники и создадим карточку нового работника. Затем заполним сведения физического лица и оформим документ приема на работу.
Преимущество ручного варианта состоит в том, что программа сразу выполняет встроенные проверки и предлагает заполнить связанные сведения. Недостаток — значительные затраты времени при большом количестве работников.
Рассмотрим практическое правило:
до 10 работников — обычно можно ввести вручную с обязательной проверкой каждого сотрудника;
от 10 до 50 работников — целесообразно использовать универсальную обработку для первичного создания карточек, а кадровые документы оформить отдельно;
более 50 работников — лучше заранее подготовить правила загрузки, тестовую базу, шаблон Excel и регламент проверки, а при сложном кадровом учете привлечь специалиста.
Если список работников уже ведется в другой базе 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия или иной конфигурации 1С, не будем выгружать сведения в Excel только ради последующей загрузки в новую базу.
В такой ситуации рассмотрим настройку синхронизации данных. Специализированный обмен позволяет перенести не только ФИО, но и связанные объекты: физических лиц, подразделения, должности, кадровые сведения, начисления, удержания и документы, если обмен предусмотрен правилами конфигураций.
Excel подходит для простого перечня, но не подходит для полноценной миграции кадрового учета. Таблица не сохраняет ссылки между объектами, служебные идентификаторы, историю изменений и особенности типовой конфигурации.
Если требуется перенести только список работников без истории расчетов, загрузка из Excel остается приемлемым вариантом. Если требуется продолжить расчет заработной платы с середины года, перенести остатки отпусков, НДФЛ, страховые взносы и кадровую историю, потребуется полноценный перенос или настройка обмена.
Рассмотрим наиболее частые проблемы и сразу определим способы их предотвратить.
Создаются дубли сотрудников. Причина обычно состоит в отсутствии настройки поиска существующих элементов или использовании ФИО как единственного ключа. Перед повторной загрузкой настроим поиск по устойчивому уникальному идентификатору либо выполним загрузку только один раз в пустую базу.
СНИЛС или ИНН загружаются с ошибкой. Причина — Excel преобразовал значение в число, удалил ведущие нули или изменил формат. Перед импортом переведем такие колонки в текстовый формат и визуально проверим несколько строк.
Даты отображаются неверно. Причина — смешение текстовых и числовых форматов дат. Приведем даты к единому виду и проверим, что Excel действительно хранит их как даты или как однозначный текст.
Не загружается файл XLSX. Причина может быть в версии внешней обработки. Сохраним копию таблицы в формате XLS либо воспользуемся вариантом вставки через буфер обмена, если обработка его поддерживает.
Обработка не открывается или показывает пустую форму. Причина может заключаться в том, что файл предназначен для обычного приложения, а база работает в управляемом режиме. Получим вариант обработки для управляемых форм и платформы 8.3.
Нет команды открытия обработки. Причина часто связана с правами пользователя или настройками безопасности. Проверим права администратора и порядок подключения дополнительных обработок.
После загрузки нет кадровых документов. Это ожидаемое поведение универсальной обработки. Создание элементов справочника не заменяет документ Прием на работу.
Подразделение или должность не определяется. Такие поля являются ссылочными. Сначала создадим и проверим справочники подразделений и должностей, затем настроим сопоставление значений.
В базу попали лишние строки. Причина обычно в том, что заголовок таблицы или строка итогов была распознана как данные. Укажем правильную начальную строку и удалим служебные строки из Excel.
Часть персональных данных не появилась в карточке. Причина может состоять в том, что данные относятся к справочнику ФизическиеЛица, а загрузка выполнялась только в Сотрудники. Проверим структуру карточек и заполним связанные данные отдельно.
Список работников из Excel обычно содержит персональные данные. ФИО, даты рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адреса, телефоны и банковские реквизиты нельзя передавать через непроверенные сервисы и хранить в общедоступных папках.
Для загрузки используем рабочий компьютер с ограниченным доступом. Не будем отправлять файл с персональными данными через открытые мессенджеры, личную почту без защиты или публичные файловые хранилища.
После завершения загрузки проверим, где сохранены промежуточные Excel-файлы. Если данные больше не нужны в папке загрузок, удалим лишние копии в соответствии с внутренними правилами организации.
Также ограничим права пользователей в 1С. Не всем сотрудникам требуется доступ к паспортным данным, банковским счетам и идентификаторам работников. Массовая загрузка должна выполняться пользователем, который имеет необходимые полномочия и отвечает за корректность кадровых данных.
Универсальная обработка подходит для относительно простой первичной загрузки. Но есть ситуации, когда не стоит пытаться решить задачу полностью без специалиста.
необходимо загрузить сразу сотрудников, физические лица, подразделения, должности, оклады, графики и документы приема;
нужно перенести кадровую историю, отпуска, больничные, остатки расчетов и налоговые данные;
работники уже есть в базе, и требуется обновить сведения без создания дублей;
у сотрудников несколько мест работы, внутреннее совместительство, разные виды занятости или обособленные подразделения;
требуется загрузить паспортные данные, гражданство, сведения о воинском учете, инвалидности, вычетах НДФЛ и банковских счетах;
необходимо автоматически создавать документы Прием на работу по данным Excel;
программа выдает ошибки доступа, обработки не запускаются или база доработана.
В таких случаях специалист может подготовить отдельную внешнюю обработку, которая будет читать Excel, проверять значения и создавать объекты по установленным правилам. При программной реализации могут использоваться объект ТабличныйДокумент, менеджеры справочников, объекты СправочникОбъект, ссылки СправочникСсылка, запросы и механизмы записи объектов.
Но для обычной первичной загрузки списка работников писать код не требуется. В обсуждаемой ситуации достаточно использовать проверенную универсальную обработку, подготовить таблицу и провести загрузку поэтапно.
Подведем итог и сформируем рабочий алгоритм для новой базы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Определим, требуется ли создать только карточки сотрудников или также оформить приемы на работу.
Создадим резервную копию информационной базы.
Подготовим отдельную копию Excel-файла для загрузки.
Удалим объединенные ячейки, лишние строки, формулы, итоги и пустые строки внутри таблицы.
Переведем СНИЛС, ИНН, табельные номера и другие идентификаторы в текстовый формат.
Сохраним даты в едином формате.
Получим обработку ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf из проверенного источника и убедимся, что она предназначена для управляемых форм 1С 8.3.
Откроем обработку под пользователем с необходимыми правами.
Выберем загрузку в справочник Сотрудники.
Загрузим в обработку тестовый файл с несколькими работниками.
Настроим соответствие колонок Excel и реквизитов справочника.
Проверим настройку поиска, чтобы избежать дублей при повторной загрузке.
Выполним контроль заполнения и устраним ошибки до загрузки.
Загрузим тестовые строки.
Проверим карточки сотрудников и связанные сведения физических лиц.
После успешной проверки загрузим полный список.
Оформим документы Прием на работу по каждому принятому работнику.
Проверим подразделения, должности, виды занятости, графики и данные для расчета зарплаты.
Сформируем контрольные отчеты и убедимся, что в базе нет дублей и незаполненных обязательных сведений.
Главный вывод: список работников из Excel можно загрузить в новую 1С:Бухгалтерию 8.3 без программиста с помощью универсальной внешней обработки. Но перед массовой загрузкой обязательно подготовим таблицу, сделаем резервную копию, выполним тест на нескольких строках и отдельно оформим кадровые документы. Такой подход позволит сэкономить время и не нарушить структуру кадрового учета в базе.
Информация носит справочный характер