Рассмотрим ситуацию, когда в документе Счет-фактура полученный в одних случаях автоматически устанавливается флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, а в других документах он остается снятым или вообще отсутствует.
Сразу выясним главное: отсутствие автоматически установленного флажка не всегда означает ошибку программы. В 1С:Бухгалтерии этот реквизит зависит не только от настроек НДС, но и от вида поступления, ставки НДС, назначения приобретения, порядка раздельного учета, вида объекта учета и особенностей конкретной хозяйственной операции.
По обычному поступлению товаров, материалов, работ или услуг с входным НДС программа обычно устанавливает флажок автоматически. В этом случае при проведении документа Счет-фактура полученный программа сразу отражает вычет НДС в текущем периоде, формирует бухгалтерскую запись по дебету счета 68.02 и кредиту счета 19, а также создает запись для книги покупок.
Если флажок не установлен, НДС не пропадает и не считается потерянным. Сумма остается учтенной на счете 19 до тех пор, пока организация не примет ее к вычету другим способом. Для этого в 1С используется регламентный документ Формирование записей книги покупок.
Поэтому не будем рассматривать снятый флажок как автоматический признак неправильного учета. Сначала проанализируем, почему программа не поставила его в конкретном документе, затем определим, можно ли принимать НДС к вычету сразу, и после этого выберем правильный способ отражения в книге покупок.
Рассмотрим подробнее назначение этого флажка. Он расположен в документе Счет-фактура полученный, который обычно создается на основании документа поступления, например Поступление (акт, накладная, УПД).
Если флажок установлен, программа предполагает, что организация имеет право заявить входной НДС к вычету в том налоговом периоде, в котором получен счет-фактура. При проведении документа 1С отражает принятие НДС к вычету и формирует сведения для книги покупок.
В стандартной ситуации движение выглядит следующим образом:
при проведении поступления входной НДС отражается на счете 19;
после регистрации полученного счета-фактуры программа получает основание для принятия НДС к вычету;
при установленном флажке НДС списывается со счета 19 на счет 68.02;
в регистре НДС Покупки формируется запись, которая попадет в книгу покупок;
сумма вычета участвует в формировании декларации по НДС за соответствующий квартал.
Если флажок не установлен, программа не делает вывод, что НДС нельзя принять к вычету вообще. Она лишь не отражает вычет непосредственно при проведении счета-фактуры. Такой НДС остается на счете 19 и может быть принят к вычету позднее через документ Формирование записей книги покупок.
Следовательно, этот реквизит управляет прежде всего способом и моментом регистрации вычета в программе, а не самим существованием права на вычет.
Перед тем как массово устанавливать флажки или формировать книгу покупок, проверим, действительно ли по каждому документу у организации есть право на вычет НДС.
Для обычного входного НДС необходимо одновременное выполнение нескольких условий:
организация является плательщиком НДС по соответствующей операции;
товары, работы, услуги или имущественные права приняты к учету;
приобретение предназначено для операций, облагаемых НДС;
от поставщика получен корректно оформленный счет-фактура либо УПД, выполняющий функции счета-фактуры;
сумма НДС выделена в документах поставщика;
операция отражена в программе корректным документом и с правильной ставкой НДС.
Не будем принимать к вычету НДС только потому, что сумма числится на счете 19. НДС на этом счете может относиться к приобретениям для необлагаемых операций, к общехозяйственным расходам, подлежащим распределению, к основным средствам, к авансам, к импортным операциям, к обязанностям налогового агента или к иным операциям со специальным порядком учета.
Если условия для вычета не выполнены, флажок не нужно устанавливать вручную. В таком случае необходимо определить, должен ли НДС быть включен в стоимость приобретения, распределен между видами деятельности, принят к вычету позднее или списан по иному основанию.
Разберем наиболее вероятную причину ситуации, когда флажок устанавливается не во всех документах, а только в части из них. В настройках НДС раздельный учет может быть отключен, но в отдельных документах поступления может быть указана ставка Без НДС или 0%.
Если поставщик не предъявил НДС, принимать к вычету нечего. Поэтому программа не должна автоматически формировать запись в книге покупок и проводить вычет по счету 68.02.
Например, поставщик применяет освобождение от НДС, работает без НДС по конкретной операции либо реализует товары, работы или услуги со ставкой 0 процентов. В документе поступления сумма НДС может отсутствовать, а в полученном счете-фактуре не будет основания для обычного вычета входного налога.
В такой ситуации снятый флажок является правильным поведением программы. Не будем устанавливать его вручную, если по документу нет суммы НДС, предъявленной поставщиком.
Разберем по шагам, как проверить эту причину:
Откроем документ Поступление (акт, накладная, УПД), на основании которого создан полученный счет-фактура.
Проверим ставку НДС по каждой строке поступления.
Убедимся, что в документе указана ставка с суммой входного НДС, например 20 процентов, 10 процентов либо иная действующая ставка, применимая к операции.
Проверим, выделена ли сумма НДС в документах поставщика.
Сравним проблемный документ с документом, в котором флажок установился автоматически.
Проверим, совпадают ли ставки НДС, вид операции, договор с поставщиком, вид номенклатуры и назначение приобретения.
Если в проблемном документе стоит ставка Без НДС или 0%, причина найдена. Исправлять флажок не требуется. Нужно проверить только корректность самой ставки НДС в документе поступления.
Следующая важная причина связана с ведением раздельного учета входного НДС. Рассмотрим подробнее, зачем программа ограничивает автоматическое принятие НДС к вычету при такой настройке.
Раздельный учет НДС необходим, когда организация одновременно осуществляет операции, облагаемые НДС, и операции, не облагаемые НДС. В такой ситуации входной НДС нельзя автоматически принять к вычету по каждому поступлению без анализа назначения приобретения.
Например, организация приобретает услуги связи, аренду, канцтовары, рекламные услуги или материалы для общехозяйственных нужд. В момент поступления может быть неизвестно, какая часть расходов относится к облагаемой деятельности, а какая — к необлагаемой.
В таком случае НДС может быть:
принят к вычету полностью;
включен в стоимость приобретенных ценностей полностью;
распределен между вычетом и стоимостью приобретения;
учтен как НДС, подлежащий распределению по итогам налогового периода.
Поэтому при включенном раздельном учете программа часто не позволяет использовать упрощенный порядок с автоматическим отражением вычета по дате получения счета-фактуры. В зависимости от релиза программы флажок может не устанавливаться автоматически либо вообще не отображаться в форме документа Счет-фактура полученный.
В такой схеме входной НДС принимается к вычету через документ Формирование записей книги покупок после того, как организация определит порядок распределения НДС и выполнит необходимые регламентные операции.
Проверим настройку следующим образом:
Перейдем в раздел Главное.
Откроем Налоги и отчеты.
Перейдем на вкладку НДС.
Проверим, установлены ли настройки, связанные с раздельным учетом входного НДС.
В зависимости от версии программы обратим внимание на флажки Ведется раздельный учет входящего НДС и Раздельный учет НДС по способам учета.
Проверим настройки не только на текущую дату, но и на дату проблемного поступления, если учетная политика или параметры учета менялись в течение года.
Если раздельный учет действительно включен, не будем считать отсутствие флажка ошибкой. В этом случае правильным способом формирования вычета будет работа через документ Формирование записей книги покупок.
Если раздельный учет отключен, как указано в рассматриваемой ситуации, не будем включать его только для того, чтобы изменить поведение одного реквизита. Также не будем отключать его в уже работающей базе, если он ранее использовался. Изменение настройки раздельного учета влияет на регистры НДС, порядок отражения входного НДС и формирование отчетности.
Настройки раздельного учета нельзя использовать как средство исправления отдельных счетов-фактур. Сначала определим, ведет ли организация одновременно облагаемые и необлагаемые операции, затем проверим учетную политику, а уже после этого изменим настройки только при наличии реальной методологической необходимости.
Рассмотрим еще одну причину, из-за которой флажок может вести себя иначе в разных документах. Она связана с приобретением основных средств, оборудования к установке и нематериальных активов.
Для таких объектов программа может применять особый порядок принятия НДС к вычету. В некоторых сценариях наличие или отсутствие флажка в документе Счет-фактура полученный не определяет окончательный момент вычета. НДС по приобретенному основному средству может быть отражен через регламентный документ Формирование записей книги покупок.
Поэтому не будем сравнивать документ на приобретение обычных материалов с документом на приобретение оборудования, автомобиля, компьютера, производственной линии, программного продукта или иного внеоборотного актива. Визуально оба документа могут быть оформлены как поступление от поставщика, но их учетные алгоритмы отличаются.
Разберем, что проверим по проблемному поступлению:
Проверим вид операции документа поступления.
Определим, отражается ли приобретение на счете 08, 07, 01, 04 или на другом счете учета внеоборотных активов.
Проверим, не создан ли на основании поступления документ Принятие к учету ОС.
Посмотрим, не относится ли НДС к оборудованию, требующему монтажа или принятия к учету в особом порядке.
Проверим, формируется ли вычет только после выполнения Формирование записей книги покупок.
Если часть документов относится к товарам, работам и услугам, а другая часть — к основным средствам и оборудованию, различное поведение флажка может быть нормальным.
Рассмотрим ситуацию, когда организация сознательно не принимает входной НДС к вычету сразу. Такое решение может быть связано с планированием налоговой нагрузки, получением документов с опозданием, исправлением первичных документов, переносом вычета на другой период или необходимостью дождаться завершения распределения НДС.
Если флажок в документе Счет-фактура полученный снят, сумма НДС остается на счете 19. В дальнейшем организация может принять этот НДС к вычету документом Формирование записей книги покупок.
Такой порядок особенно удобен, когда необходимо проверить все входящие счета-фактуры за квартал до подачи декларации. Вместо того чтобы вручную открывать и изменять большое количество документов, можно сформировать единый регламентный документ в конце налогового периода.
Не будем забывать, что право на вычет НДС связано с соблюдением условий Налогового кодекса. По обычным товарам, работам, услугам и имущественным правам вычет может быть заявлен в пределах установленного срока после принятия на учет. При этом для отдельных видов активов и специальных операций действуют особенности, поэтому период вычета необходимо проверять применительно к конкретной операции.
Если организация переносит вычет, необходимо контролировать, чтобы документ не был забыт на счете 19. Для этого будем регулярно проверять остатки по счету 19, отчет Анализ состояния налогового учета по НДС, отчет Экспресс-проверка ведения учета и данные книги покупок.
Проанализируем ситуацию системно. Если флажок устанавливается по части счетов-фактур, значит программа получает различающиеся исходные данные. Не будем искать одну универсальную причину, пока не сравним документы между собой.
Для сравнения выберем один документ, в котором флажок установился автоматически, и один документ, в котором он не установлен. Затем проверим следующие параметры.
Ставка НДС. Сравним, есть ли в обоих документах входной НДС. Если в проблемном документе указано Без НДС или 0%, автоматического вычета быть не должно.
Сумма НДС. Проверим, выделен ли НДС отдельной суммой. Если НДС включен в стоимость и не предъявлен поставщиком, вычет не формируется.
Вид документа поступления. Сравним обычное поступление товаров и услуг с поступлением основного средства, оборудования, нематериального актива, авансом, импортом или операцией налогового агента.
Вид операции. Проверим, не выбрана ли в проблемном документе специальная операция, для которой применяется иной алгоритм регистрации НДС.
Дата поступления и дата получения счета-фактуры. Укажем фактическую дату получения документа. Если счет-фактура получен в другом квартале, программа может не формировать запись в книге покупок датой поступления товаров.
Назначение приобретения. Проверим, используется ли покупка в облагаемой НДС деятельности либо относится к операциям, не являющимся объектом налогообложения, освобождаемым от НДС или облагаемым в особом порядке.
Раздельный учет НДС. Проверим параметры учетной политики и реквизит Способ учета НДС, если в базе применяется раздельный учет.
Счет учета приобретения. Посмотрим, отражается ли поступление на счете учета запасов, затрат, внеоборотных активов, расчетов с поставщиком либо на специальном счете.
Тип счета-фактуры. Сравним обычный счет-фактуру на поступление, авансовый счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, документ по импорту или счет-фактуру налогового агента.
История документа. Проверим, не был ли документ ранее проведен с другим порядком учета, не менялась ли ставка НДС, не редактировались ли записи книги покупок и не создавался ли ранее документ Формирование записей книги покупок.
После такого сравнения обычно становится понятно, почему поведение программы различается. В большинстве случаев это связано не с ошибкой формы Счет-фактура полученный, а с особенностями исходного документа поступления.
Рассмотрим первый вариант решения. Он подходит для обычных поступлений товаров, материалов, работ и услуг, если организация не ведет раздельный учет НДС, приобретение используется в облагаемой НДС деятельности и все документы поставщика получены корректно.
В такой ситуации программа должна позволять отразить вычет непосредственно при проведении документа Счет-фактура полученный.
Разберем порядок действий:
Откроем документ поступления и проверим ставку НДС.
Убедимся, что поставщик предъявил НДС и сумма налога отражена на счете 19.
Откроем документ Счет-фактура полученный.
Проверим номер, дату счета-фактуры и дату фактического получения.
Убедимся, что документ связан с правильным поступлением.
Установим флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, если организация вправе заявить вычет в текущем квартале.
Проведем документ.
Откроем движения документа и проверим отражение НДС.
Сформируем отчет Книга покупок за соответствующий квартал и убедимся, что счет-фактура попал в книгу покупок.
Такой порядок удобен, когда документооборот ведется регулярно, первичные документы и счета-фактуры поступают вовремя, а организация заявляет вычет сразу в квартале получения документов.
Однако не будем массово проставлять флажок во всех документах без проверки. Если среди них есть операции без НДС, операции по необлагаемой деятельности, поступления основных средств, авансовые счета-фактуры или документы, требующие раздельного учета, такой подход может привести к ошибке в книге покупок и декларации.
Рассмотрим второй вариант решения. Он является наиболее удобным, если в течение квартала флажок не устанавливается автоматически, если организация переносит вычеты, если применяется раздельный учет НДС или если необходимо принять НДС к вычету массово по нескольким документам.
Документ Формирование записей книги покупок предназначен для отражения вычетов НДС в конце месяца или квартала. Он подбирает суммы НДС, по которым выполнены условия для принятия к вычету, но вычет еще не был отражен в книге покупок.
Это означает, что нет необходимости вручную открывать каждый полученный счет-фактуру и устанавливать флажок. Достаточно корректно отразить поступления, зарегистрировать полученные счета-фактуры и затем сформировать единый регламентный документ.
Разберем порядок работы по шагам:
Перейдем в раздел Операции.
Откроем список Регламентные операции НДС.
Создадим документ Формирование записей книги покупок.
Укажем дату документа в пределах налогового периода, за который формируется книга покупок. На практике для квартального вычета обычно используют дату последнего дня квартала.
Нажмем кнопку Заполнить.
Проверим автоматически заполненные строки по приобретенным ценностям.
Убедимся, что в документ попали только те счета-фактуры, по которым выполнены условия для вычета.
Исключим строки, которые не должны попадать в книгу покупок в текущем квартале.
Проведем документ.
Сформируем отчет Книга покупок и проверим результат.
Проверим остаток по счету 19 после проведения документа.
При проведении документа Формирование записей книги покупок программа отражает принятие НДС к вычету, формирует запись в регистре НДС Покупки и уменьшает остаток входного НДС, учтенного на счете 19.
Этот вариант особенно полезен в рассматриваемой ситуации, потому что пользователь указывает на большое количество документов. Вместо ручной обработки каждого счета-фактуры можно сформировать записи книги покупок в конце квартала, проверить автоматически подобранные строки и принять НДС к вычету централизованно.
Формирование записей книги покупок не является обходом ошибки. Это штатный регламентный механизм 1С для случаев, когда вычет не отражается непосредственно документом счета-фактуры.
Рассмотрим подробнее дату получения счета-фактуры. В документе Счет-фактура полученный важно корректно заполнить реквизит Получен.
Дата счета-фактуры и дата его фактического получения могут различаться. Поставщик может выписать документ в одном месяце, а организация может получить его в следующем месяце или даже в следующем квартале.
Если организация получила счет-фактуру позднее, не будем искусственно указывать более раннюю дату только для того, чтобы включить НДС в книгу покупок предыдущего периода. Дата получения должна соответствовать фактическому документообороту организации.
Проверим следующие даты:
дату документа поступления;
дату счета-фактуры поставщика;
дату фактического получения счета-фактуры;
дату документа Счет-фактура полученный в 1С;
дату документа Формирование записей книги покупок, если вычет принимается регламентно.
Если даты относятся к разным кварталам, программа может не отражать вычет автоматически датой поступления. В этом случае необходимо определить корректный квартал для вычета и зарегистрировать его с учетом фактической даты получения счета-фактуры и требований законодательства.
Не будем перепроводить документы прошлых кварталов без анализа уже сформированной декларации. Если отчетность по НДС уже сдана, сначала проверим, нужно ли подавать уточненную декларацию, можно ли принять вычет в текущем периоде и не приведет ли исправление к расхождениям с данными поставщика.
Если в базе применяется раздельный учет НДС или ранее применялись настройки учета НДС по способам учета, проверим реквизит Способ учета НДС в документах поступления.
Этот реквизит определяет, как будет обработан входной НДС. В зависимости от настроек организации НДС может быть предназначен для вычета, включения в стоимость, распределения либо использования в иных операциях учета.
Например, приобретение может использоваться:
только в деятельности, облагаемой НДС;
только в деятельности, не облагаемой НДС;
одновременно в облагаемой и необлагаемой деятельности;
в деятельности, где требуется распределение входного НДС;
для операций, по которым НДС подлежит учету в стоимости.
Если в документе указан неверный способ учета НДС, программа может не принять налог к вычету, включить его в стоимость или неправильно подобрать документ при формировании книги покупок.
Разберем порядок проверки:
Откроем проблемный документ поступления.
Проверим вкладку, на которой отражаются параметры НДС.
Найдем реквизит Способ учета НДС, если он доступен в используемой конфигурации.
Сопоставим его с фактическим назначением приобретения.
Проверим, не используется ли номенклатура одновременно в облагаемой и необлагаемой деятельности.
После исправления перепроведем документ и сформируем регламентные операции НДС повторно.
Не будем изменять способ учета НДС только для того, чтобы добиться появления флажка. Сначала определим, действительно ли приобретение используется в облагаемой деятельности. Правильный учет должен отражать экономический смысл операции, а не только желаемый результат в книге покупок.
В 1С не все входящие счета-фактуры отражаются по одинаковому алгоритму. Рассмотрим операции, по которым не следует ожидать стандартной автоматической установки флажка.
Счета-фактуры на аванс. Для вычета НДС с перечисленного аванса нужны специальные условия: наличие авансового счета-фактуры, документа об оплате и договора, предусматривающего предоплату. Такие операции отражаются отдельными документами и требуют контроля авансовых расчетов.
Приобретение основных средств. НДС по основным средствам и оборудованию может приниматься к вычету через документ Формирование записей книги покупок.
Импорт товаров. Вычет НДС при ввозе товаров подтверждается таможенными документами или документами по ввозу из государств ЕАЭС и отражается специальными инструментами программы.
Налоговый агент. НДС, исчисленный и уплаченный налоговым агентом, имеет самостоятельный порядок формирования вычета.
Корректировочные счета-фактуры. Они отражаются с учетом причины корректировки, изменения стоимости и периода возникновения права на вычет.
Посреднические операции. Комиссия, агентские схемы, перевыставленные счета-фактуры и операции с несколькими продавцами требуют проверки вида операции и заполнения специальных реквизитов.
Необлагаемые операции. Если покупка предназначена для операций, освобожденных от НДС или не являющихся объектом налогообложения, входной НДС может быть включен в стоимость, а не принят к вычету.
Если проблемные документы относятся к таким операциям, не будем применять к ним обычный алгоритм по аналогии с поступлением материалов или услуг от российского поставщика.
Не будем ориентироваться только на состояние флажка в документе. Даже если флажок снят, НДС мог быть принят к вычету позднее через регламентный документ. И наоборот, установленный флажок не освобождает от проверки книги покупок перед формированием декларации.
Для контроля используем следующие объекты программы:
Книга покупок. Сформируем отчет за нужный квартал и найдем конкретный счет-фактуру по номеру, дате и контрагенту.
Движения документа. Откроем движения документа Счет-фактура полученный или Формирование записей книги покупок и проверим, какие записи были сформированы.
Карточка счета 19. Посмотрим, остался ли входной НДС на счете 19 либо был списан на счет 68.02.
Карточка счета 68.02. Проверим, отражено ли принятие НДС к вычету.
Анализ состояния налогового учета по НДС. Используем отчет для проверки взаимосвязи между поступлениями, НДС на счете 19, книгой покупок и декларацией.
Экспресс-проверка ведения учета. Выполним проверку учета НДС для выявления незарегистрированных счетов-фактур, ошибок в отражении поступлений и других несоответствий.
Наличие счетов-фактур. Проверим, ко всем ли поступлениям, по которым поставщик предъявил НДС, зарегистрированы полученные счета-фактуры.
В техническом плане книга покупок формируется по данным регистра накопления НДС Покупки. Если в этом регистре нет записи по конкретному счету-фактуре, документ не попадет в книгу покупок, даже если сумма НДС отражена на счете 19.
Суммы входного НДС до принятия к вычету отражаются в регистре НДС предъявленный. При раздельном учете дополнительно может использоваться регистр Раздельный учет НДС. Не будем исправлять данные регистры вручную без анализа всей цепочки документов. В большинстве случаев правильнее исправить документ поступления, счет-фактуру или регламентный документ и затем перепровести учет.
Рассмотрим практическое решение для ситуации, когда вручную проставлять флажок в каждом документе долго. Для этого не будем открывать все полученные счета-фактуры по одному. Сначала убедимся, что документы поступления и счета-фактуры введены корректно, затем выполним массовое формирование вычета через документ Формирование записей книги покупок.
Разберем рекомендуемый порядок работы в конце квартала:
Проверим, что все поступления товаров, работ, услуг и иных приобретений введены в базу.
Проверим, что по каждому поступлению с входным НДС зарегистрирован документ Счет-фактура полученный.
Сформируем отчет Наличие счетов-фактур и устраним отсутствующие документы поставщиков.
Проверим, что в документах указаны корректные ставки НДС и суммы входного налога.
Проверим остаток по счету 19 и определим, какие суммы должны быть приняты к вычету в текущем квартале.
Создадим документ Формирование записей книги покупок.
Нажмем Заполнить и проверим список автоматически подобранных счетов-фактур.
Исключим операции, по которым вычет переносится на будущие периоды, НДС включается в стоимость либо ожидается уточнение документов.
Проведем документ.
Сформируем книгу покупок.
Проверим декларацию по НДС и отчет Анализ состояния налогового учета по НДС.
Такой способ позволяет обработать сразу большое количество счетов-фактур и уменьшает риск, что отдельный документ будет пропущен. При этом перед проведением документа обязательно проверим его заполнение, потому что автоматический подбор не отменяет необходимость бухгалтерского контроля.
На первый взгляд может показаться, что самый быстрый способ — установить флажок во всех полученных счетах-фактурах. Однако такой подход опасен, потому что документы могут иметь разные условия учета НДС.
Не будем устанавливать флажок вручную в следующих ситуациях:
в документе отсутствует предъявленный НДС;
указана ставка Без НДС или 0%;
поступление относится к необлагаемой деятельности;
НДС должен быть включен в стоимость товаров, работ, услуг или основных средств;
НДС подлежит распределению в рамках раздельного учета;
по документу отсутствует корректный счет-фактура или УПД;
счет-фактура получен в другом квартале и вычет нельзя отражать прежней датой;
операция относится к авансу, импорту, налоговому агенту, корректировке или другой специальной ситуации;
вычет намеренно переносится на будущий налоговый период.
Если установить флажок без проверки, можно ошибочно включить НДС в книгу покупок. Это приведет к искажению декларации по НДС, расхождениям с данными поставщика и необходимости исправлять учет после закрытия квартала.
В рассматриваемой ситуации используется редакция Бухгалтерия предприятия 3.0 версии 3.0.139.19. Такой релиз относится к более ранним версиям конфигурации.
В 1С регулярно изменяются механизмы учета НДС, правила заполнения счетов-фактур, форматы электронных документов, формы книги покупок, формы декларации по НДС и алгоритмы контрольных проверок. Поэтому при нестандартном поведении документов проверим, не используется ли устаревший релиз конфигурации.
Разберем безопасный порядок обновления:
Создадим резервную копию информационной базы.
Проверим актуальность релиза платформы 1С:Предприятие.
Проверим доступные обновления конфигурации Бухгалтерия предприятия.
Изучим описание изменений релиза, особенно разделы, связанные с НДС, счетами-фактурами, книгами покупок и декларацией.
При возможности сначала выполним обновление на копии базы.
После обновления сформируем контрольные отчеты по НДС и сравним данные до и после обновления.
Только после проверки обновим рабочую базу.
Не будем рассчитывать, что обновление автоматически исправит уже введенные документы. Даже если в новом релизе исправлен алгоритм заполнения формы, ранее проведенные счета-фактуры могут потребовать перепроведения или отражения вычета через документ Формирование записей книги покупок.
Рассмотрим ситуацию, когда квартал уже закрыт, а при проверке выяснилось, что отдельные счета-фактуры не попали в книгу покупок из-за снятого флажка.
Сначала определим, был ли НДС принят к вычету через другой документ. Для этого проверим книгу покупок, карточку счета 19, карточку счета 68.02 и отчет Анализ состояния налогового учета по НДС.
Если вычет не был заявлен, дальнейшие действия зависят от периода и принятой учетной политики.
Если декларация за квартал еще не сдана, сформируем документ Формирование записей книги покупок, подберем нужные счета-фактуры, проведем его и проверим книгу покупок.
Если декларация уже сдана, но срок подачи еще не истек, определим, можно ли корректно отразить вычет до отправки отчетности или необходимо сформировать новую версию декларации.
Если декларация уже принята налоговым органом, проверим возможность заявления вычета в текущем периоде либо необходимость уточненной декларации. Решение зависит от даты получения счета-фактуры, периода возникновения права на вычет, типа приобретения и иных обстоятельств.
Если документ относится к основному средству, оборудованию, авансу, импорту или иной специальной операции, проверим соответствующий порядок учета НДС, а не применяем общий алгоритм автоматически.
Не будем просто менять дату документа задним числом, если это не соответствует фактической хозяйственной операции. Любое исправление должно сохранять связь между поступлением, счетом-фактурой, датой получения документа, записью книги покупок и декларацией по НДС.
Посмотрим на типовую ситуацию. Организация приобрела канцтовары для офиса у российского поставщика. Поставщик выставил УПД со ставкой НДС, товары приняты к учету на склад, а организация использует их в деятельности, облагаемой НДС.
В документе Поступление (акт, накладная, УПД) указана ставка НДС, сумма налога отражена на счете 19, а полученный счет-фактура зарегистрирован в день поступления документов.
При отсутствии раздельного учета НДС программа обычно устанавливает флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. После проведения счета-фактуры сумма НДС принимается к вычету и попадает в книгу покупок.
Если флажок не установлен, проверим:
не указана ли ставка Без НДС в одной из строк;
не изменен ли вручную способ учета НДС;
не относится ли поступление к необлагаемой деятельности;
не был ли флажок снят ранее пользователем;
не создан ли уже документ Формирование записей книги покупок по этому счету-фактуре;
не используется ли в базе раздельный учет НДС по другой организации или иной учетной политике.
Рассмотрим другой пример. Организация приобрела услуги у поставщика, который не предъявляет НДС. В документе поступления указана ставка Без НДС, сумма налога отсутствует, а стоимость услуг отражается полностью в расходах.
В этой ситуации программа не должна устанавливать флажок принятия НДС к вычету, потому что вычет отсутствует. В книге покупок такой документ не отражается как основание для вычета входного НДС.
Если пользователь вручную установит флажок, это не создаст законного права на вычет. Поэтому сначала всегда проверим наличие реальной суммы входного НДС и корректно оформленного счета-фактуры поставщика.
Рассмотрим организацию, которая одновременно ведет облагаемую НДС деятельность и деятельность, освобожденную от НДС. Она приобретает услуги аренды офиса, которые используются сразу в обоих направлениях деятельности.
На дату поступления услуги нельзя определить, какая доля входного НДС относится к облагаемым операциям, а какая должна быть включена в расходы. Поэтому программа не должна автоматически принимать весь НДС к вычету по дате получения счета-фактуры.
В такой ситуации организация отражает поступление, регистрирует полученный счет-фактуру, определяет способ учета НДС, выполняет регламентные операции распределения и затем формирует документ Формирование записей книги покупок.
После распределения программа определит сумму НДС, которая относится к вычету, и сумму, которая должна быть включена в стоимость или расходы. Такой порядок предотвращает ошибочное принятие к вычету всей суммы входного НДС.
Посмотрим на пример приобретения оборудования. Организация приобрела компьютер, который отражается как объект внеоборотных активов. Поступление может быть оформлено с использованием счета 08, а затем введено в эксплуатацию документом Принятие к учету ОС.
В этом случае не будем ориентироваться только на автоматическое состояние флажка в документе Счет-фактура полученный. Проверим, каким механизмом программа отражает вычет НДС по основному средству.
Если НДС не попал в книгу покупок сразу, сформируем документ Формирование записей книги покупок и проверим, подбирает ли программа этот счет-фактуру. После проведения документа убедимся, что НДС отражен по дебету счета 68.02, кредиту счета 19 и включен в книгу покупок.
Сведем решение в единый алгоритм. Используем его каждый раз, когда в полученном счете-фактуре не установлен флажок отражения вычета НДС в книге покупок.
Откроем документ Счет-фактура полученный и проверим, установлен ли флажок или он отсутствует в форме.
Перейдем в документ-основание и проверим ставку НДС, сумму налога, вид операции и счет учета.
Убедимся, что поставщик предъявил НДС и зарегистрирован корректный счет-фактура.
Проверим, предназначена ли покупка для деятельности, облагаемой НДС.
Проверим настройки раздельного учета НДС в разделе Главное — Налоги и отчеты — НДС.
Определим, не относится ли операция к основным средствам, авансам, импорту, налоговому агенту, корректировкам или другим специальным операциям.
Проверим дату фактического получения счета-фактуры.
Сформируем отчет Книга покупок и выясним, попал ли документ в книгу покупок через другой механизм.
Проверим остатки по счету 19 и движение по счету 68.02.
Если условия для вычета выполнены, а вычет не отражен, создадим документ Формирование записей книги покупок, выполним автоматическое заполнение и проверим подобранные документы.
Проведем регламентный документ и повторно сформируем книгу покупок.
Перед сдачей декларации выполним Экспресс-проверка ведения учета и проверим отчет Анализ состояния налогового учета по НДС.
Если в 1С:Бухгалтерии 3.0 флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения автоматически устанавливается не во всех полученных счетах-фактурах, сначала проверим различия между документами: ставку НДС, наличие суммы налога, вид поступления, дату получения счета-фактуры, назначение покупки, настройки раздельного учета и специальные особенности операции.
Если раздельный учет НДС отключен, а в проблемных документах указаны ставки Без НДС или 0%, отсутствие флажка является нормальным, поскольку входной НДС к вычету отсутствует.
Если документы содержат входной НДС и условия для вычета выполнены, но автоматический флажок не установлен, не обязательно исправлять каждый счет-фактуру вручную. Используем штатный документ Формирование записей книги покупок в конце квартала: программа подберет НДС, который еще не принят к вычету, а бухгалтер сможет проверить и провести нужные записи одной операцией.
Если в базе применяется раздельный учет НДС, автоматическое принятие НДС к вычету через флажок может быть недоступно по правилам программы. В этом случае формирование вычетов через документ Формирование записей книги покупок является основным и правильным способом учета.
Информация носит справочный характер