Рассмотрим ситуацию: организация на ОСНО получила от покупателя предоплату, выставила и зарегистрировала счет-фактуру на аванс с НДС, а затем отгрузила товар без НДС. На практике такой вопрос нельзя решить одной универсальной операцией в 1С, потому что сначала необходимо выяснить причину, по которой отгрузка не облагается НДС.
Главный вывод: не следует автоматически принимать НДС с аванса к вычету при отгрузке товара без НДС. Если отгрузка освобождена от НДС или не признается объектом налогообложения, сумма НДС, исчисленная с аванса, не закрывается стандартной операцией формирования записей книги покупок. Сначала необходимо определить, была ли авансовая счет-фактура выставлена ошибочно с самого начала либо операция изменила налоговый статус уже после получения предоплаты.
Разберем по шагам, как определить правильный порядок действий, какие документы оформить, как отразить исправления в декларации по НДС и какие объекты 1С использовать для корректировки учета.
Фраза «товар отгружен без НДС» может означать разные налоговые ситуации. Не будем применять одинаковый порядок ко всем случаям, потому что от основания освобождения зависит и судьба авансового счета-фактуры.
Реализация освобождена от НДС по статье 149 НК РФ. Например, организация реализует товары, работы, услуги или имущественные права, прямо названные в статье 149 НК РФ.
Операция не признается объектом налогообложения по статье 146 НК РФ. В таком случае НДС также не начисляется, но правовое основание отличается от освобождения по статье 149 НК РФ.
Организация получила освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС. В частности, необходимо отдельно анализировать ситуацию с применением статьи 145 НК РФ или иной специальной нормы.
Товар облагается по ставке 0 процентов. Это не реализация «без НДС», а облагаемая операция по ставке 0 процентов. Ее не следует отражать как освобождаемую операцию.
Первоначально планировалась облагаемая реализация, но договор изменился. Например, стороны изменили предмет договора, заменили товар на необлагаемый, снизили цену, расторгли договор либо зачли аванс в счет другой операции.
Рассмотрим подробнее наиболее частую ситуацию: товар освобожден от НДС по статье 149 НК РФ либо операция не подлежит налогообложению. Если это было известно уже в момент получения аванса, НДС с предоплаты начислять не следовало. Значит, выставленная авансовая счет-фактура с выделенным НДС является ошибочной и требует аннулирования.
При обычной облагаемой реализации порядок выглядит так: организация получает аванс, начисляет НДС с предоплаты, регистрирует авансовую счет-фактуру в книге продаж, затем отгружает товар с НДС и принимает ранее исчисленный НДС с аванса к вычету.
В бухгалтерском учете типовая схема обычно выглядит следующим образом:
При получении аванса: Дебет 51 — Кредит 62.02.
При начислении НДС с аванса: Дебет 76.АВ — Кредит 68.02.
При отгрузке товара с НДС: Дебет 62.01 — Кредит 90.01, а НДС с реализации отражается проводкой Дебет 90.03 — Кредит 68.02.
При зачете аванса и применении вычета НДС с аванса: Дебет 68.02 — Кредит 76.АВ.
Однако при отгрузке без НДС проводка по начислению НДС с реализации отсутствует. Следовательно, нельзя механически применить вычет НДС с аванса через книгу покупок, поскольку налог с отгрузки равен нулю.
Не будем путать сторнирование ошибочно начисленного НДС с аванса и вычет НДС с аванса при обычной реализации. Внешне бухгалтерская проводка может быть похожей, но налоговая причина и порядок отражения в декларации различаются.
Вычет по НДС с аванса предусмотрен для ситуации, когда продавец отгружает товары, работы, услуги или имущественные права, в счет которых ранее получил предоплату. При этом сумма вычета ограничивается НДС, исчисленным по отгрузке. Если отгрузка не облагается НДС, стандартный вычет по авансовому счету-фактуре не формируется.
Рассмотрим первый и наиболее понятный вариант. На дату получения предоплаты организация уже знала, что будущая поставка освобождена от НДС. Например, в договоре прямо указано основание освобождения, номенклатура относится к необлагаемым товарам, а условия применения льготы были выполнены изначально.
В такой ситуации аванс не должен был включаться в налоговую базу по НДС. Авансовую счет-фактуру с выделенным НДС выставили ошибочно.
Правильное действие — не «закрывать» авансовую счет-фактуру через книгу покупок, а аннулировать ошибочную счет-фактуру и исправить запись в книге продаж.
Не нужно использовать авансовую счет-фактуру как документ для вычета только потому, что товар отгружен и аванс зачтен. Если зарегистрировать ее в книге покупок, организация искусственно создаст вычет, не предусмотренный для необлагаемой отгрузки.
Если авансовая счет-фактура была выставлена в текущем квартале и декларация по НДС еще не сдана, исправление обычно выполняется проще. Необходимо скорректировать первичные документы и исключить ошибочную запись из книги продаж текущего квартала.
Проверим договор с покупателем и документы, подтверждающие основание реализации без НДС.
Проверим документ поступления предоплаты и документ, на основании которого была создана авансовая счет-фактура.
Откроем документ Счет-фактура выданный с видом операции «На аванс».
Отменим проведение или аннулируем документ в зависимости от того, передавался ли счет-фактура покупателю и как организован документооборот.
Исправим ставку НДС в документе-основании, договоре, счете на оплату либо расшифровке платежа на значение Без НДС, если программа использует эти данные для автоматического формирования авансовых счетов-фактур.
Проверим, что документ Регистрация счетов-фактур на аванс больше не формирует авансовую счет-фактуру по данной оплате.
Сформируем отчет Книга продаж и убедимся, что ошибочная авансовая счет-фактура не попала в книгу продаж.
Повторно заполним Декларация по НДС и проверим отсутствие ошибочно начисленного НДС в разделе 3 и разделе 9.
Если покупателю уже направили счет-фактуру, сообщим ему в письменной форме, что документ выставлен ошибочно и аннулирован. Покупатель не должен принимать к вычету НДС по счету-фактуре, который относится к необлагаемой операции.
Если контрагенты используют электронный документооборот, проверим порядок аннулирования электронного документа у оператора ЭДО. Не будем ограничиваться только отменой проведения документа в 1С, если покупатель уже получил счет-фактуру через ЭДО.
Теперь рассмотрим более сложную ситуацию. Организация выставила авансовую счет-фактуру, зарегистрировала ее в книге продаж, сдала декларацию по НДС, а затем выяснила, что поставка должна быть без НДС.
В этом случае удалить документ из текущего периода недостаточно. Ошибка относится к тому кварталу, в котором авансовая счет-фактура была зарегистрирована в книге продаж и в котором НДС был излишне исчислен.
Рассмотрим последовательность действий.
Определим квартал, в котором организация получила аванс и зарегистрировала авансовую счет-фактуру.
Подготовим документы, подтверждающие, что операция не должна облагаться НДС: договор, дополнительное соглашение, спецификацию, первичные документы, документы на льготу или иное обоснование.
Аннулируем запись по ошибочной авансовой счет-фактуре в дополнительном листе книги продаж за первоначальный налоговый период.
Отразим аннулирование с отрицательными показателями в тех графах книги продаж, где ранее были указаны стоимость аванса и сумма НДС.
Сформируем уточненную декларацию по НДС за квартал, в котором была ошибочно отражена авансовая счет-фактура.
Проверим, что сведения дополнительного листа попали в приложение к разделу 9 уточненной декларации.
После принятия уточненной декларации проверим состояние единого налогового счета. Излишне уплаченный НДС может сформировать положительное сальдо ЕНС, которое можно зачесть в счет других обязательств или вернуть в установленном порядке.
Не следует отражать аннулирование ошибочной авансовой счет-фактуры текущим кварталом, если ошибка относится к ранее сданной декларации. Для исправления прошлой книги продаж используют дополнительный лист за период первоначальной регистрации документа.
В 1С для такой ситуации недостаточно просто пометить старый документ на удаление. Необходимо обеспечить корректные движения по регистрам НДС и сформировать дополнительный лист книги продаж.
Рассмотрим общий подход для 1С:Бухгалтерия 8. Конкретные команды и расположение реквизитов могут отличаться в зависимости от версии конфигурации и установленного релиза, поэтому сначала проверим актуальность программы.
Если ошибка относится к закрытому периоду, обычно требуется оформить корректирующую операцию с движениями по регистру НДС Продажи. В зависимости от настройки программы и используемого релиза для этого могут применяться специальные механизмы исправления либо документ Операция, введенная вручную.
При формировании корректирующей записи необходимо проверить следующие признаки:
признак формирования записи в дополнительном листе книги продаж;
признак сторнирующей записи дополнительного листа;
корректируемый период — квартал, в котором первоначально была зарегистрирована ошибочная счет-фактура;
ссылка на первоначальную авансовую счет-фактуру;
сумма реализации и сумма НДС с отрицательным знаком.
В бухгалтерском учете потребуется сторнировать ранее начисленный НДС с аванса. Если первоначально программа сформировала проводку Дебет 76.АВ — Кредит 68.02, при исправлении необходимо получить обратный экономический результат: Дебет 68.02 — Кредит 76.АВ.
При этом не будем оформлять эту сумму как обычный вычет по полученному авансу. В книге покупок она не должна появляться как НДС, принимаемый к вычету в связи с отгрузкой товара.
После корректировки сформируем и проверим следующие отчеты:
Книга продаж за исходный квартал с дополнительными листами;
Анализ учета по НДС;
Экспресс-проверка ведения учета;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.02;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.АВ;
Декларация по НДС за корректируемый квартал.
Не будем вносить корректировки непосредственно в сданную декларацию без исправления учетных регистров. Сначала исправим данные учета и книги продаж, затем сформируем уточненную декларацию на основании исправленных регистров.
Проанализируем другую ситуацию. На дату получения предоплаты организация не могла определить, какой товар будет отгружен, по какой ставке он будет облагаться либо будет ли операция освобождена от НДС. Поэтому НДС с аванса был начислен по общему правилу. Позднее стало известно, что отгрузка относится к необлагаемой операции.
Например, договор предусматривал поставку разных видов товаров, часть которых облагается НДС, а часть освобождена от НДС. Покупатель внес общий аванс, но конкретную номенклатуру определили позже. Либо стороны заменили предмет договора после получения предоплаты.
В такой ситуации первоначальное начисление НДС с аванса могло быть обоснованным, если на дату получения денег нельзя было определить, какая часть предоплаты относится к освобождаемой реализации. Однако после того как стало ясно, что аванс зачтен в счет товара без НДС, стандартный вычет НДС с аванса при отгрузке применять нельзя.
Не включаем авансовую счет-фактуру в книгу покупок только для того, чтобы «закрыть» остаток на счете 76.АВ. По необлагаемой отгрузке такая запись создаст неверный налоговый вычет.
Дальнейшие действия зависят от того, когда было установлено освобождение и как оформлены изменения договора.
Если освобождаемый характер реализации можно подтвердить для первоначального аванса, скорректируем квартал получения предоплаты через дополнительный лист книги продаж и уточненную декларацию.
Если договор изменен, подготовим дополнительное соглашение, в котором будет указано новое условие о НДС, цена, порядок зачета аванса и необходимость возврата суммы НДС покупателю при ее наличии.
Если договор расторгнут и аванс возвращен покупателю, применим отдельный порядок вычета НДС при возврате предоплаты.
Если аванс зачтен в счет другой облагаемой операции, сможем принять НДС с аванса к вычету только после отгрузки по новому облагаемому договору.
Если обстоятельства нестандартные, например освобождение появилось из-за изменения законодательства, перехода на иной порядок налогообложения или выполнения условий льготы после получения аванса, необходимо отдельно проанализировать дату возникновения права на освобождение и условия договора. В таких случаях желательно закрепить порядок действий в дополнительном соглашении и получить письменную позицию налогового органа по конкретной сделке.
Рассмотрим ситуацию, когда договор изменился или расторгнут, а организация возвращает покупателю аванс полностью либо частично. Здесь действует иной механизм.
Если стороны расторгли договор и продавец вернул покупателю предоплату, продавец вправе принять к вычету НДС, ранее исчисленный с аванса. Такой вычет связан не с отгрузкой товара, а с возвратом аванса при изменении условий либо расторжении договора.
Для этого необходимо, чтобы были выполнены условия:
договор изменен или расторгнут;
возврат аванса отражен в учете;
сумма предоплаты фактически возвращена покупателю либо обязательство прекращено надлежащим документально подтвержденным способом;
вычет заявлен в пределах срока, установленного НК РФ для такой ситуации.
В 1С возврат предоплаты обычно отражается документом списания денежных средств покупателю. После отражения возврата необходимо проверить документ Формирование записей книги покупок. В зависимости от настройки учета программа может сформировать запись по авансовой счет-фактуре для вычета НДС, связанного с возвратом аванса.
Не будем применять этот порядок, если аванс не возвращается, а просто зачитывается в счет отгруженного товара без НДС. Зачет аванса в счет необлагаемой отгрузки не равен возврату денег покупателю.
Разберем распространенную ошибку. Некоторые бухгалтеры пытаются закрыть авансовую счет-фактуру, оформив корректировочный счет-фактуру на сумму НДС с минусом.
Корректировочный счет-фактура применяется при изменении стоимости уже отгруженных товаров, работ, услуг или имущественных прав, например при уменьшении цены, количества или объема поставки. Он не предназначен для исправления ошибочно выставленной авансовой счет-фактуры по необлагаемой операции.
Если документ вообще не должен был быть составлен с НДС, необходимо аннулировать ошибочную регистрацию. Если счет-фактура должна была быть составлена, но в ней неверно указаны отдельные реквизиты, ставка НДС или иные данные, может потребоваться исправленный счет-фактура. Однако нельзя подменять исправление ошибочного документа корректировочным счетом-фактурой.
Сначала определим характер ошибки, затем выберем документ: аннулирование, исправленный счет-фактура, дополнительное соглашение или возврат аванса.
Рассмотрим документы на саму отгрузку. Если операция освобождена от НДС или не является объектом налогообложения, в первичных документах необходимо указать правильное основание и не выделять сумму налога.
В договоре, УПД, накладной, акте или ином документе укажем формулировку «Без налога (НДС)», если документ предусматривает отражение ставки НДС. При необходимости дополнительно укажем основание, например подпункт и пункт статьи 149 НК РФ.
Если организация использует УПД, проверим, что в строках номенклатуры установлена ставка Без НДС, а не ставка 0 процентов. Эти значения имеют разное налоговое содержание.
В документе Реализация товаров и услуг необходимо проверить:
ставку НДС по каждой строке;
сумму НДС — она должна быть равна нулю;
наличие основания для применения освобождения;
отсутствие автоматического создания обычной отгрузочной счет-фактуры с выделенной суммой НДС;
корректное отражение выручки в бухгалтерском учете;
корректный аналитический признак для раздела 7 декларации по НДС.
Если часть товара облагается НДС, а часть реализуется без НДС, не будем оформлять все позиции одной общей строкой. Разделим номенклатуру и стоимость по видам операций. Это позволит корректно рассчитать НДС, заполнить книгу продаж, раздел 7 декларации и вести раздельный учет входного НДС.
Если операция освобождена от НДС по статье 149 НК РФ либо не признается объектом налогообложения по статье 146 НК РФ, ее обычно отражают в разделе 7 декларации по НДС.
Для раздела 7 необходимо выбрать код операции, который соответствует конкретному основанию освобождения. Не будем использовать один и тот же код для всех операций без НДС. Код зависит от того, какая именно норма НК РФ применяется.
При заполнении раздела 7 необходимо проверить:
код операции по приложению к порядку заполнения декларации;
стоимость реализации без НДС;
стоимость приобретений, относящихся к освобождаемой операции;
сумму входного НДС, которая не принимается к вычету и относится к необлагаемой деятельности.
Если авансовая счет-фактура была аннулирована, ее не следует оставлять в разделе 9 декларации как действующий документ. Если исправление относится к прошлому кварталу, данные об аннулировании попадут в приложение к разделу 9 уточненной декларации за соответствующий период.
Не будем отражать освобождаемую от НДС отгрузку в разделе 3 как обычную реализацию по основной ставке. Раздел 3 предназначен для операций, по которым рассчитывается налог. Раздел 7 применяется для освобождаемых и не облагаемых операций.
Ставка 0 процентов и освобождение от НДС — это разные режимы. Если товар облагается по ставке 0 процентов, операция признается объектом налогообложения, но налоговая ставка равна нулю.
Например, ставка 0 процентов может применяться при экспорте или при иных операциях, прямо предусмотренных статьей 164 НК РФ. В этом случае необходимо оформлять документы по правилам для нулевой ставки, подтверждать право на ее применение и отражать операцию в соответствующих разделах декларации.
Не отражаем операцию по ставке 0 процентов как продажу «Без НДС». Не используем раздел 7 декларации только потому, что сумма налога равна нулю.
Вопрос с НДС, ранее начисленным с аванса, при переходе к нулевой ставке также требует отдельного анализа. Не следует автоматически регистрировать авансовую счет-фактуру в книге покупок без проверки специальных правил, подтверждающих документов и налогового периода.
После исправления НДС необходимо отдельно проверить расчеты с покупателем. Аванс может быть зачтен в оплату поставки независимо от того, облагается ли сама поставка НДС.
В учете необходимо получить корректный зачет задолженности:
Дебет 62.02 — Кредит 62.01.
При этом сумма зачета должна соответствовать условиям договора. Если цена была первоначально согласована с НДС, а затем стороны определили, что товар реализуется без НДС, необходимо проверить, меняется ли цена договора.
Возможны два варианта:
Цена договора указана как фиксированная сумма. Тогда после признания операции необлагаемой сумма НДС может стать частью цены товара, если стороны не изменили договор.
Цена договора установлена как стоимость без НДС плюс НДС по применяемой ставке. Тогда при освобождении от НДС стороны обычно оформляют дополнительное соглашение и уменьшают общую сумму расчетов на ранее выделенный налог.
Не будем корректировать цену односторонне только из-за изменения налогового режима. Порядок изменения цены, возврата излишне уплаченной суммы и зачета предоплаты необходимо согласовать с покупателем документально.
Рассмотрим ситуацию со стороны покупателя. Если покупатель получил авансовую счет-фактуру с выделенным НДС и заявил вычет, а затем стало известно, что поставка не облагается НДС, покупателю необходимо скорректировать свой учет.
Покупатель не может сохранить вычет по ошибочно выставленной авансовой счет-фактуре, если приобретение относится к необлагаемой поставке и продавец аннулировал документ. Поэтому продавцу важно своевременно сообщить покупателю об аннулировании счета-фактуры и передать документы, подтверждающие причину исправления.
Покупателю необходимо проверить:
был ли заявлен вычет по авансовой счет-фактуре;
была ли авансовая счет-фактура зарегистрирована в книге покупок;
нужно ли аннулировать запись в книге покупок за прошлый период;
нужно ли представить уточненную декларацию по НДС;
нужно ли восстановить или исключить сумму НДС из налогового учета.
Не будем рассчитывать на то, что исправление продавца автоматически исправит декларацию покупателя. Каждая сторона должна скорректировать свои книги покупок, книги продаж и декларации самостоятельно.
Предположим, организация получила от покупателя предоплату за товар. Бухгалтер исходил из того, что поставка облагается НДС, и оформил авансовую счет-фактуру. НДС с предоплаты был начислен и отражен в книге продаж.
Затем организация установила, что поставляемый товар освобожден от НДС. Основание освобождения подтверждено договором, спецификацией и нормой статьи 149 НК РФ.
Разберем правильную последовательность действий.
Не формируем обычный вычет НДС с аванса в книге покупок.
Не создаем документ Формирование записей книги покупок только для того, чтобы закрыть остаток на счете 76.АВ.
Корректируем ошибочно выставленную авансовую счет-фактуру.
Если квартал не закрыт, исключаем счет-фактуру из книги продаж текущего квартала.
Если квартал закрыт, формируем дополнительный лист книги продаж за квартал получения аванса.
Сдаем уточненную декларацию по НДС за период первоначального начисления авансового налога.
Оформляем отгрузку со ставкой Без НДС.
Отражаем стоимость отгрузки в разделе 7 декларации по НДС по коду, соответствующему конкретному основанию освобождения.
Проверяем раздельный учет входного НДС, если организация одновременно совершает облагаемые и необлагаемые операции.
Разберем ошибки, которые чаще всего возникают в такой ситуации.
Ошибка: принять НДС с аванса к вычету в книге покупок при необлагаемой отгрузке. Такой вычет не подтверждается НДС, начисленным при отгрузке.
Ошибка: оформить обычную отгрузочную счет-фактуру с НДС, а затем уменьшить налог корректировочной счет-фактурой. Если операция освобождена от НДС, не следует искусственно создавать облагаемую реализацию.
Ошибка: удалить документ из 1С после сдачи декларации без оформления дополнительного листа. В этом случае учет текущего периода изменится, но ошибка в ранее сданной декларации останется.
Ошибка: зарегистрировать корректировку в текущей книге продаж вместо дополнительного листа за прошлый период. Это приводит к расхождениям между данными декларации и первоначальной книгой продаж.
Ошибка: использовать документ Отражение НДС к вычету для сторнирования ошибочного начисления. Этот документ предназначен для отражения вычетов, а не для исправления ошибочной авансовой счет-фактуры.
Ошибка: считать ставку 0 процентов тождественной ставке Без НДС. Для этих операций применяются разные разделы декларации и разные правила документального подтверждения.
Ошибка: не уведомить покупателя об аннулировании счета-фактуры. В результате у покупателя может остаться неправомерный вычет и возникнуть расхождения при камеральной проверке.
Если организация одновременно реализует товары с НДС и без НДС, необходимо вести раздельный учет входного НДС. Это важно не только для декларации, но и для правильного формирования себестоимости и налоговых вычетов.
Входной НДС по товарам, работам, услугам и имущественным правам, используемым исключительно в необлагаемой деятельности, к вычету не принимается. Его необходимо учитывать в стоимости приобретений.
Если расходы используются одновременно для облагаемых и необлагаемых операций, необходимо распределять входной НДС в соответствии с учетной политикой и правилами статьи 170 НК РФ.
В 1С:Бухгалтерия 8 проверим, включена ли настройка Ведется раздельный учет входящего НДС по способам учета. Далее необходимо корректно выбирать способ учета НДС в документах поступления и выполнять регламентную операцию Распределение НДС в конце квартала.
Не будем принимать к вычету весь входной НДС только потому, что организация работает на ОСНО. Сам факт применения ОСНО не отменяет обязанность распределять входной НДС при наличии освобождаемых операций.
Подведем итог и разберем универсальную последовательность действий.
Установим причину, по которой товар отгружен без НДС.
Проверим договор, спецификацию, дополнительное соглашение и первичные документы.
Определим, было ли известно об освобождении от НДС на дату получения аванса.
Если освобождение было известно сразу, признаем авансовую счет-фактуру ошибочной.
Если декларация еще не сдана, аннулируем документ в текущем квартале и проверим книгу продаж.
Если декларация уже сдана, оформим дополнительный лист книги продаж за исходный квартал и подготовим уточненную декларацию.
Не регистрируем авансовую счет-фактуру в книге покупок, если товар отгружен без НДС и аванс не возвращен покупателю.
Отразим отгрузку со ставкой Без НДС и корректным основанием освобождения.
Заполним раздел 7 декларации по НДС, если операция относится к освобождаемым или необлагаемым операциям.
Проверим раздельный учет входного НДС.
Уведомим покупателя об аннулировании ошибочной авансовой счет-фактуры.
Сверим счет 76.АВ, счет 68.02, книгу продаж, книгу покупок и декларацию по НДС.
Если товар отгружен без НДС, авансовую счет-фактуру с НДС нельзя просто «закрыть» стандартным вычетом при отгрузке. Сначала необходимо установить причину отсутствия НДС.
Если поставка изначально была освобождена от НДС, авансовая счет-фактура с выделенным НДС является ошибочной. Ее необходимо аннулировать, исключить из книги продаж, а при исправлении прошлого квартала оформить дополнительный лист книги продаж и представить уточненную декларацию по НДС.
Если операция изменилась после получения аванса, не следует автоматически применять вычет НДС с аванса. Необходимо оформить изменение договора, проверить возможность возврата или зачета излишне уплаченного налога и скорректировать учет в зависимости от конкретной причины изменения налогового статуса операции.
Информация носит справочный характер