Рассмотрим распространенную ситуацию в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0: организация выплачивает окончательный расчет по зарплате первого числа следующего месяца, но при совпадении этой даты с выходным или праздником перечисляет деньги раньше. После формирования расчета 6-НДФЛ бухгалтер видит, что по строке 130 отражена сумма детских вычетов за девять месяцев, а строка 140 рассчитана так, как будто программа применила десять вычетов. В результате не выполняется контрольное соотношение 1.3.
В такой ситуации не нужно сразу исправлять показатели непосредственно в отчете. Сначала разберем, какие даты использует программа для расчета НДФЛ, как предоставляются стандартные вычеты на детей и почему дата выплаты, указанная в документе Начисление зарплаты, должна совпадать с реальной датой выплаты сотрудникам.
Основная причина расхождения обычно заключается не в неправильной сумме детского вычета, а в неверной дате выплаты в документе начисления. Если зарплату фактически выплатили досрочно, например 31 марта вместо 1 апреля, но в документе Начисление зарплаты осталась плановая дата 1 апреля, программа может исчислить НДФЛ с учетом апреля, а удержание и отчетность отразить по фактической мартовской выплате. Из-за этого строка 130 и строка 140 начинают относиться к разным налоговым месяцам.
Для рассматриваемой ситуации важно учитывать правила, действующие с 2023 года. До 2023 года датой фактического получения дохода в виде оплаты труда обычно признавался последний день месяца, за который начислена зарплата. С 2023 года датой получения дохода в денежной форме, включая заработную плату, является день фактической выплаты дохода сотруднику.
Это означает, что для НДФЛ необходимо разделять два понятия:
Например, зарплата за март может быть начислена за март, но если деньги перечислены 1 апреля, доход для целей НДФЛ относится к апрелю. Если же из-за выходного дня зарплату за март выплатили досрочно 31 марта, доход относится к марту, а не к апрелю.
Поэтому не нужно ориентироваться только на название месяца в документе Начисление зарплаты. Для расчета НДФЛ и стандартных вычетов необходимо проверить именно поле Дата выплаты или Планируемая дата выплаты, в зависимости от используемого релиза программы.
Дата выплаты должна отражать фактический день, когда сотрудник получил деньги или когда средства были перечислены на его банковский счет. Если организация перенесла выплату на предшествующий рабочий день, эту дату необходимо перенести и в документе начисления.
В рассматриваемой ситуации часто возникает ошибочное предположение: если зарплата выплачена после 22-го числа месяца, то программа должна применить вычет уже за следующий месяц. Разберем, почему такой подход неверен.
Дата 22-го числа связана с периодами удержания и сроками перечисления НДФЛ. Она влияет на то, в какой период удержанный налог попадет для целей уведомления об исчисленных суммах налогов и в какой период будет отражен в разделе 1 расчета 6-НДФЛ.
Однако дата 22-го числа не определяет месяц предоставления стандартного вычета на детей. Для вычета имеет значение месяц, к которому относится дата фактического получения дохода. Если доход выплачен 31 марта, это мартовский доход. Применять к нему апрельский вычет только потому, что выплата произведена после 22 марта, нельзя.
Рассмотрим пример. Зарплата за март должна была быть выплачена 1 апреля. Поскольку 1 апреля является выходным днем, организация перечислила зарплату 31 марта. Для НДФЛ дата получения дохода — 31 марта. Следовательно, программа должна учитывать доход и вычеты в пределах марта. Выплата 31 марта не превращается в апрельскую выплату и не дает права автоматически применить вычет за апрель.
Аналогично зарплата, выплаченная 29 сентября вместо 1 октября, остается сентябрьским доходом для НДФЛ. При такой выплате не возникает право на октябрьский стандартный вычет.
Стандартный вычет на детей предоставляется за каждый месяц налогового периода при наличии права на вычет. В ситуации 2023 года обычный вычет для работника с двумя детьми составлял 2 800 рублей в месяц: 1 400 рублей на первого ребенка и 1 400 рублей на второго ребенка.
При этом необходимо учитывать несколько важных правил.
Рассмотрим подробнее, почему в январе программа могла предоставить 5 600 рублей вычета. Если в январе сотрудник не получал дохода, а первая выплата состоялась 1 февраля, программа могла учесть вычет за январь и за февраль одновременно: 2 800 рублей за январь и 2 800 рублей за февраль. Общая сумма составит 5 600 рублей.
Такой расчет не означает, что программа ошибочно предоставила двойной вычет за февраль. В рассматриваемом варианте программа учитывает право сотрудника на вычет за январь, когда облагаемого дохода не было, и за февраль, когда сотрудник впервые получил доход в новом налоговом году.
При этом необходимо отдельно проверить, не было ли в январе иных выплат, облагаемых НДФЛ. Например, если сотруднику в январе выплачивались отпускные, премия, компенсация, материальная помощь сверх необлагаемого лимита или иные облагаемые доходы, январский вычет мог быть использован уже при такой выплате. Тогда повторно включать январский вычет в февральскую выплату нельзя.
Рассмотрим ситуацию с работником, у которого два ребенка и стандартный вычет составляет 2 800 рублей в месяц. Предположим, что иных облагаемых выплат, кроме указанных выплат зарплаты, у сотрудника нет.
Зарплата за январь выплачена 1 февраля. В январе выплаты дохода не было. Поэтому при первой февральской выплате могут быть учтены вычеты за январь и февраль. Общая сумма составит 5 600 рублей.
Зарплата за февраль выплачена 1 марта. Дата получения дохода относится к марту. В марте появляется право на один очередной месячный вычет — 2 800 рублей.
Зарплата за март выплачена досрочно 31 марта. Это также мартовский доход. В марте вычет уже был применен при выплате 1 марта. Поэтому выплата 31 марта не должна создавать апрельский вычет и не должна повторно предоставлять вычет за март.
Зарплата за апрель выплачена досрочно 28 апреля. Доход относится к апрелю. В апреле применяется один вычет — 2 800 рублей.
Зарплата за май выплачена 1 июня. В мае выплаты дохода не было. При выплате 1 июня программа может учесть вычеты за май и июнь. Общая сумма составит 5 600 рублей.
Зарплата за июнь выплачена досрочно 30 июня. Это июньский доход. Июньский вычет уже был учтен при выплате 1 июня. Следовательно, новый вычет за июль 30 июня применяться не должен.
Зарплата за июль выплачена 1 августа. В июле дохода не было. При первой августовской выплате программа может применить вычеты за июль и август. Общая сумма составит 5 600 рублей.
Зарплата за август выплачена 1 сентября. Доход относится к сентябрю. В сентябре применяется один вычет — 2 800 рублей.
Зарплата за сентябрь выплачена досрочно 29 сентября. Это снова сентябрьский доход. Сентябрьский вычет уже использован при выплате 1 сентября. Октябрьский вычет в сентябре не применяется.
Теперь сложим вычеты по календарным месяцам. За период с января по сентябрь работник имеет право на девять ежемесячных вычетов:
Январь — 2 800 рублей.
Февраль — 2 800 рублей.
Март — 2 800 рублей.
Апрель — 2 800 рублей.
Май — 2 800 рублей.
Июнь — 2 800 рублей.
Июль — 2 800 рублей.
Август — 2 800 рублей.
Сентябрь — 2 800 рублей.
Итоговая сумма вычетов за девять месяцев составит 25 200 рублей:
2 800 рублей × 9 месяцев = 25 200 рублей.
Следовательно, строка 130 расчета 6-НДФЛ со значением 25 200 рублей в такой ситуации является логичной и соответствует девяти календарным месяцам с января по сентябрь.
Ошибка возникает, когда при расчете строки 140 программа использует сумму налога, рассчитанную с учетом лишнего десятого вычета. В таком случае возникает разница в размере одного месячного вычета — 2 800 рублей. При ставке 13 процентов разница по исчисленному налогу составит 364 рубля.
2 800 рублей × 13 процентов = 364 рубля.
Именно такая разница обычно приводит к нарушению контрольного соотношения между строками 110, 130 и 140.
Для отчетности за 2023 год контрольное соотношение 1.3 проверяет соответствие между доходом, вычетами и исчисленным НДФЛ. Для ставки 13 процентов применяется следующий принцип:
Из строки 110 вычитается строка 130, полученная налоговая база умножается на ставку из строки 100, а результат должен соответствовать строке 140 с учетом допустимого округления.
Иными словами, необходимо проверить, что сумма исчисленного налога рассчитана из того же объема дохода и тех же вычетов, которые отражены в расчете.
Если в строке 130 указано 25 200 рублей, а строка 140 рассчитана так, как будто вычеты составляют 28 000 рублей, отчет будет внутренне противоречивым. Нельзя считать строку 130 правильной, а строку 140 оставлять рассчитанной по другой налоговой базе.
Строку 140 нельзя исправлять вручную только для прохождения контрольного соотношения. Необходимо устранить причину в документах начисления и выплат, после чего повторно заполнить расчет 6-НДФЛ. Тогда строка 130 и строка 140 будут сформированы из одних и тех же данных учета НДФЛ.
В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 для расчета НДФЛ критична дата выплаты, указанная в документе Начисление зарплаты. В зависимости от релиза программы поле может называться Дата выплаты или Планируемая дата выплаты.
Если по настройкам организации окончательный расчет должен выплачиваться первого числа следующего месяца, программа может автоматически подставлять в документ начисления дату 1 апреля, 1 мая, 1 июля или 1 октября. Но фактически организация может выплатить деньги раньше из-за выходного или праздничного дня.
Например, программа может автоматически подставить 1 апреля как дату выплаты зарплаты за март. Но если деньги были реально перечислены 31 марта, в документе начисления нужно указать 31 марта. Если оставить 1 апреля, программа рассчитает НДФЛ как для апрельского дохода и может применить апрельский вычет, хотя выплата относится к марту.
Одновременно в документе Ведомость в банк может стоять реальная дата 31 марта. В итоге в одной части учета будет отражена дата 1 апреля, а в другой — 31 марта. Такая несогласованность и создает ошибки в регистрах НДФЛ, отчете Анализ НДФЛ по месяцам и расчете 6-НДФЛ.
Не следует проверять только дату в документе Ведомость в банк. Этот документ важен для отражения удержания и выплаты, но для расчета исчисленного налога и применения вычетов необходимо отдельно проверить дату в документе Начисление зарплаты.
Сначала сформируем резервную копию информационной базы. Исправление старых начислений может изменить суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, сведения в отчетах и взаимосвязанные документы.
Перейдем в раздел Зарплата и кадры.
Откроем журнал Все начисления.
Найдем документы Начисление зарплаты за каждый месяц, который входит в проверяемый период.
Откроем документ начисления за конкретный месяц.
Проверим поле Дата выплаты или Планируемая дата выплаты. В отдельных релизах необходимо перейти к деталям начисления через сумму начисления сотрудника и проверить дату в открывшейся форме расчета.
Сравним указанную дату с датой фактического перечисления зарплаты по документам Ведомость в банк, Списание с расчетного счета или Выдача наличных.
Повторим проверку по каждому сотруднику, если зарплата выплачивалась разными датами или если отдельным сотрудникам выдавались межрасчетные выплаты.
Особое внимание уделим месяцам, в которых дата выплаты переносилась из-за выходных и праздников. В рассматриваемом примере критичны документы с выплатой 31 марта, 28 апреля, 30 июня и 29 сентября.
После проверки установим в каждом документе начисления дату, соответствующую фактической выплате. Не нужно оставлять стандартную дату из настроек, если организация реально выплатила зарплату раньше.
Рассмотрим пример исправления зарплаты за март. Если в документе Начисление зарплаты за март указана дата выплаты 1 апреля, а фактически зарплата перечислена 31 марта, необходимо заменить дату на 31 марта. После этого нужно пересчитать документ и проверить сумму НДФЛ.
При исправлении не нужно устанавливать дату следующего месяца только потому, что зарплата относится к работе за предыдущий месяц. В 2023 году для НДФЛ важна дата фактической выплаты. Поэтому мартовская зарплата, выплаченная 31 марта, должна иметь дату выплаты 31 марта.
Аналогично необходимо исправить дату выплаты зарплаты за сентябрь, если деньги были перечислены 29 сентября вместо 1 октября. В документе начисления должна стоять дата 29 сентября, а не 1 октября.
Проверим также обратную ситуацию. Если зарплата за май действительно перечислена 1 июня, дату выплаты не нужно переносить на май. В документе начисления должна быть указана фактическая дата 1 июня. В этом случае программа учитывает, что в мае выплаты дохода не было, и корректно формирует накопленный вычет за май и июнь при первой июньской выплате.
После изменения даты выплаты необходимо обеспечить согласованность всех документов, связанных с начислением, выплатой и удержанием НДФЛ. Рассмотрим рекомендуемую последовательность действий.
Исправим дату выплаты в документе Начисление зарплаты.
Пересчитаем начисления и НДФЛ в документе. Проверим, изменилась ли сумма налога и сумма предоставленного вычета.
Проверим документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу. Дата ведомости и дата фактической выплаты должны соответствовать реальной дате перечисления или выдачи денег.
Проверим связанный платежный документ: Списание с расчетного счета при выплате через банк или Выдача наличных при выплате через кассу.
При необходимости перепроведем документы в хронологическом порядке: сначала начисление, затем ведомость, затем документ оплаты.
После перепроведения сформируем отчеты по НДФЛ и убедимся, что исчисленный и удержанный налог отражаются без лишних или отрицательных сумм.
Не рекомендуется исправлять только ведомость или только банковское списание. Если дата в документе начисления осталась неверной, программа продолжит рассчитывать исчисленный НДФЛ и стандартные вычеты по неверному налоговому месяцу.
Также не рекомендуется менять данные в старых документах хаотично. Начнем с самого раннего ошибочного месяца и будем перепроводить документы по времени. Это особенно важно, если в следующих месяцах программа уже использовала накопленную налоговую базу, детские вычеты и суммы ранее удержанного налога.
После исправления дат не нужно сразу переходить к расчету 6-НДФЛ. Сначала проверим данные регистров и аналитических отчетов по НДФЛ.
В 1С:Бухгалтерия 3.0 для такой проверки удобно использовать отчет Анализ НДФЛ по месяцам. Откроем отчет за период с 1 января по 30 сентября проверяемого года и посмотрим, в каком месяце отражен доход, какой вычет применен и какая сумма НДФЛ исчислена.
Для проверки конкретного сотрудника используем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. В нем необходимо проанализировать документы-основания, даты получения дохода, сумму исчисленного НДФЛ, сумму удержанного налога и сумму предоставленных вычетов.
При корректном учете в рассматриваемой ситуации необходимо увидеть следующую логику:
Если после исправления дат в отчете остается лишний вычет, проверим, нет ли других документов с неверной датой выплаты. Например, причиной могут быть отпускные, премия, разовое начисление, больничный лист, компенсация при увольнении или иной доход, по которому указана дата выплаты, не совпадающая с фактической датой перечисления.
Также проверим карточку сотрудника и сведения о стандартных вычетах. Убедимся, что указан правильный статус ребенка, количество детей, дата начала предоставления вычета, признак единственного родителя при наличии такого права и сведения об отказе второго родителя, если применяется двойной вычет.
Сумма 5 600 рублей может появиться не только как два обычных вычета по 2 800 рублей за два месяца. Такая сумма может возникнуть и при двойном вычете, например если сотрудник является единственным родителем или получает вычет в двойном размере на основании отказа второго родителя.
Поэтому при проверке не будем оценивать сумму только по ее размеру. Сначала установим, из чего она сформирована:
В рассматриваемой ситуации расчет 2 800 рублей × 10 месяцев = 28 000 рублей показывает, что речь идет именно о лишнем одном обычном месячном вычете. Но перед исправлением документов все равно проверим основания в карточке сотрудника, чтобы не удалить правомерный вычет.
После проверки начислений, ведомостей и аналитических отчетов перейдем к расчету 6-НДФЛ. Откроем документ Расчет 6-НДФЛ в разделе регламентированной отчетности и повторно выполним заполнение отчета из исправленных данных учета.
Не будем корректировать строку 130 вручную ради прохождения контрольного соотношения. Если учет НДФЛ исправлен правильно, программа должна самостоятельно сформировать согласованные показатели строк 110, 130 и 140.
В рассматриваемом примере за девять месяцев ожидаем следующую логику:
Если после повторного заполнения расчет 6-НДФЛ все еще показывает расхождение, вернемся к отчету Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и найдем документ, который сформировал лишний вычет или неверную дату получения дохода.
Если ошибка обнаружена до отправки расчета в налоговый орган, достаточно исправить документы учета НДФЛ, повторно заполнить отчет и отправить корректный расчет.
Если расчет уже был сдан и после исправления документов изменились показатели строки 130, строки 140, суммы исчисленного налога, суммы удержанного налога или другие показатели, необходимо подготовить уточненный расчет 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период.
Поскольку показатели раздела 2 6-НДФЛ формируются нарастающим итогом с начала года, ошибка в раннем периоде может повлиять не только на расчет за девять месяцев, но и на расчет за первый квартал, полугодие и год. Поэтому после исправления обязательно сравним сформированные расчеты за все уже представленные периоды.
Рассмотрим пример. Если неверная дата выплаты 1 апреля вместо 31 марта повлияла на расчет за первый квартал, а затем эта ошибка перешла в полугодие и девять месяцев, может потребоваться представить уточненные расчеты за все периоды, в которых показатели изменились.
Не нужно сдавать уточненный расчет только потому, что бухгалтер открыл старый документ и увидел дату, отличающуюся от фактической. Необходимость уточнения возникает, когда после исправления учетных данных меняются показатели ранее представленного расчета 6-НДФЛ.
Первая ошибка — считать, что вычет предоставляется за месяц начисления зарплаты. В условиях 2023 года это не всегда верно. Для НДФЛ необходимо ориентироваться на фактическую дату выплаты дохода.
Вторая ошибка — считать, что выплата после 22-го числа автоматически относится к следующему месяцу. Дата 22-го числа влияет на периоды удержания и перечисления налога, но не переносит стандартный вычет на следующий календарный месяц.
Третья ошибка — предоставлять отдельный вычет на каждую ведомость. Если в одном месяце сформированы две ведомости, это не означает, что сотрудник получает два вычета за этот месяц.
Четвертая ошибка — не учитывать месяцы без выплаты дохода. Если сотрудник продолжает работать и имеет право на вычет, отсутствие выплаты в отдельном месяце не означает автоматическую потерю вычета. При появлении дохода программа может учесть вычеты накопительно.
Пятая ошибка — исправлять только дату в документе Ведомость в банк. Для исчисления НДФЛ и применения вычета необходимо проверить дату в документе Начисление зарплаты.
Шестая ошибка — вручную менять строки 130 или 140 в расчете 6-НДФЛ. Такой способ может временно устранить визуальное расхождение, но не исправит регистры НДФЛ, сведения по сотруднику и последующие отчеты.
Седьмая ошибка — перепроводить документы не по порядку. Если сначала исправить поздний месяц, а затем ранний, программа может сохранить часть расчетов на основе прежних данных. Начинаем исправление с наиболее раннего ошибочного документа.
Чтобы не повторять исправление в каждом отчетном периоде, организуем контроль дат выплаты до проведения зарплатных документов.
Перед начислением зарплаты проверим производственный календарь и определим, не переносится ли день выплаты на предшествующий рабочий день.
При досрочной выплате сразу укажем фактическую дату в документе Начисление зарплаты.
Проверим, что дата в документе Ведомость в банк совпадает с датой выплаты в начислении.
Проверим, что дата в документе Списание с расчетного счета соответствует дате фактического перечисления денег банком.
До подготовки 6-НДФЛ сформируем отчет Анализ НДФЛ по месяцам и проверим, в каких месяцах отражены доходы и вычеты.
При наличии сотрудников с детьми отдельно проверим, не применились ли вычеты дважды в одном месяце и не пропущены ли вычеты в месяцах без выплаты дохода.
Перед отправкой отчета выполним проверку контрольных соотношений.
Для организаций с устойчивым графиком выплаты первого числа следующего месяца особенно важно заранее контролировать периоды, в которых первое число приходится на выходной или праздник. В таких месяцах автоматическая дата из настроек организации может не совпасть с реальной датой выплаты.
Рассматриваемый пример относится к правилам 2023 года и к вычету 2 800 рублей на двух детей. При подготовке текущей отчетности не нужно автоматически переносить эту сумму в новый налоговый период.
Размеры стандартных вычетов, предельный размер дохода для их предоставления, ставки НДФЛ, форма 6-НДФЛ и контрольные соотношения могут меняться. Поэтому для каждого отчетного года необходимо проверять действующую редакцию законодательства, актуальный релиз 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и контрольные соотношения, встроенные в регламентированный отчет.
При этом сама логика исправления остается одинаковой: определим фактическую дату выплаты дохода, приведем в соответствие дату в начислении, ведомости и платежном документе, пересчитаем НДФЛ, проверим вычеты по месяцам и только после этого заново сформируем 6-НДФЛ.
В ситуации, когда зарплата выплачивается первого числа следующего месяца, но фактически перечисляется раньше из-за выходного или праздничного дня, детские вычеты в 6-НДФЛ могут отражаться неверно из-за несовпадения дат в документах 1С.
Для работника с двумя детьми и обычным вычетом 2 800 рублей в месяц за девять месяцев сумма вычетов составляет 25 200 рублей, если право на вычет сохранялось с января по сентябрь. Выплаты 31 марта, 30 июня и 29 сентября не дают права на вычет за апрель, июль и октябрь соответственно, поскольку это выплаты в пределах марта, июня и сентября.
Не привязываем детский вычет к дате после 22-го числа и не считаем вычет по количеству ведомостей. Привязываем расчет к календарным месяцам налогового периода и к фактическим датам получения дохода.
Для исправления откроем документы Начисление зарплаты, проверим поле Дата выплаты, установим фактические даты выплат, перепроведем взаимосвязанные документы, сформируем Анализ НДФЛ по месяцам, проверим Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и только затем повторно заполним расчет 6-НДФЛ.
Информация носит справочный характер