Разберем ситуацию: организация на ОСНО приобрела спецодежду, передала ее работнику в эксплуатацию, а затем получила обратно пригодную к использованию пару обуви. При оформлении возврата в документе появились суммы по налоговому учету на забалансовом счете МЦ.02. В результате в оборотно-сальдовой ведомости по счету МЦ.02 образовалось отрицательное сальдо в колонке налогового учета.
Основная причина проблемы состоит в том, что при возврате спецодежды в налоговом учете не должно появляться самостоятельное движение по счету МЦ.02, если стоимость спецодежды уже была признана в расходах при передаче в эксплуатацию. Поэтому сначала выясним, каким документом сформирована ошибочная запись, а затем выберем способ исправления: скорректируем исходный документ прошлого периода либо введем отдельную техническую операцию только по налоговому учету.
Не будем сразу закрывать минус произвольной проводкой. Для счета МЦ.02 особенно важно сохранить аналитику: номенклатуру, документ передачи в эксплуатацию, физическое лицо, назначение использования и другие субконто, которые использует конкретная версия программы. Если исправить сумму без совпадения аналитики, общий итог по счету может стать нулевым, но отрицательные остатки останутся в разрезе сотрудника или конкретной пары спецодежды.
Счет МЦ.02 в «1С:Бухгалтерии 8» применяется для контроля спецодежды, которая передана в эксплуатацию. Это забалансовый счет, предназначенный для учета фактического наличия и движения предметов, выданных сотрудникам.
Когда организация передает спецодежду работнику, программа обычно формирует запись по дебету счета МЦ.02. Такая запись показывает, что спецодежда находится в эксплуатации и числится за конкретным сотрудником.
Когда сотрудник возвращает спецодежду, пригодную для дальнейшего использования, программа либо списывает ее с учета за сотрудником, либо отражает возврат на склад в зависимости от применяемой схемы учета и версии конфигурации. При этом в налоговом учете операция может не требовать движения, если стоимость предмета уже была включена в материальные расходы при передаче в эксплуатацию.
Проанализируем типовую ошибку на примере. В октябре 2022 года организация передала работнику одну пару сапог стоимостью 4 500 рублей. При выдаче программа отразила стоимость на забалансовом счете МЦ.02 в бухгалтерском учете. Для целей налога на прибыль стоимость сапог была признана расходом при передаче работнику.
Позднее работник вернул сапоги. При оформлении возврата по счету МЦ.02 программа или пользователь сформировали кредитовую запись не только по бухгалтерскому учету, но и по налоговому учету. В результате в ОСВ могла появиться следующая картина:
МЦ.02 закрылись корректно;Такой минус не означает, что у организации возникла отрицательная стоимость спецодежды или отрицательный расход по налогу на прибыль. Чаще всего это техническая ошибка в регистрах бухгалтерии 1С: в ресурсе налогового учета отражено кредитовое движение по забалансовому счету, хотя соответствующей дебетовой записи в налоговом учете не существовало.
Перед исправлением разберем по шагам, какие данные необходимо проверить. Это позволит не внести ручную корректировку в ситуацию, где нужно исправлять не только забалансовый счет, но и начисление расходов, остаточную стоимость либо налоговые регистры.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счету МЦ.02.Карточка счета по счету МЦ.02 и посмотрим документ, сформировавший кредитовую сумму в налоговом учете.Особенно важно определить способ списания стоимости спецодежды в налоговом учете. Если организация списывала стоимость единовременно при передаче в эксплуатацию, то при возврате пригодной спецодежды в налоговом учете обычно не нужно отражать новые суммы на счете МЦ.02.
Если же в организации применялся иной порядок признания расходов, например стоимость погашалась равномерно в течение срока использования, необходимо проанализировать не только счет МЦ.02, но и счета учета спецодежды, расходы, остаточную стоимость, временные разницы и регламентные операции закрытия месяца.
Не будем исправлять только минус по налоговому учету, если одновременно обнаружатся ошибки по счетам 10.10, 10.11.1, 10.11.2, 10.21.1, 10.21.2, счетам затрат или по налоговым расходам. В таком случае потребуется восстановить корректную последовательность учета начиная с исходного документа передачи в эксплуатацию.
Рассмотрим подробнее логику налогового учета. Стоимость имущества, не относящегося к амортизируемому, может включаться в материальные расходы по мере ввода в эксплуатацию. Конкретный порядок организация закрепляет в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
Если спецодежда была списана в расходы на дату выдачи работнику, ее стоимость уже уменьшила налоговую базу в момент передачи в эксплуатацию. Забалансовый учет по счету МЦ.02 после этого нужен прежде всего для контроля физического наличия и движения спецодежды, а не для повторного формирования расходов в налоговом учете.
Когда работник возвращает пригодную спецодежду, сама по себе физическая передача предмета не означает, что организация должна автоматически восстановить ранее признанный материальный расход в налоговом учете. Поэтому при техническом отражении возврата на забалансовом счете обычно не заполняют поля Сумма НУ Дт и Сумма НУ Кт.
Именно из-за заполнения поля Сумма НУ Кт при возврате может образоваться отрицательное сальдо. Программа видит кредитовое движение в налоговом учете, но не видит первоначального дебетового движения по налоговому учету, поскольку при выдаче спецодежда учитывалась на МЦ.02 только для бухгалтерского и оперативного контроля.
Разберем это на схеме.
При передаче сапог работнику в эксплуатацию могла быть сформирована запись: дебет МЦ.02 на сумму 4 500 рублей в бухгалтерском учете. В налоговом учете стоимость сапог в этот же момент могла быть отнесена на расходы по счету затрат, но не отражаться как стоимость по дебету счета МЦ.02.
При возврате сапог ошибочно появилась запись: кредит МЦ.02 на сумму 4 500 рублей в бухгалтерском учете и одновременно сумма 4 500 рублей в поле Сумма НУ Кт.
По бухгалтерскому учету результат будет логичным: дебет 4 500 рублей и кредит 4 500 рублей дают нулевой остаток. По налоговому учету появится только кредит 4 500 рублей, поэтому ОСВ покажет отрицательное сальдо.
Для устранения такого минуса нужно не создавать новый расход и не восстанавливать стоимость спецодежды, а убрать ошибочное кредитовое движение по налоговому учету.
Первый и наиболее корректный вариант — исправить документ, которым была сформирована ошибочная сумма по налоговому учету. Этот способ подходит, если период можно открыть, отчетность за период не требует отдельного порядка исправления и в информационной базе нет запрета на изменение данных октября 2022 года.
Рассмотрим последовательность действий.
Карточка счета по счету МЦ.02.Возврат материалов из эксплуатации, Списание материалов из эксплуатации, Операция или иной документ, оформленный пользователем вручную.Дт/Кт либо через просмотр движений по регистрам.Сумма НУ Кт по счету МЦ.02.Сумма НУ Кт по забалансовому счету МЦ.02, если документ и используемая версия программы позволяют выполнить ручную корректировку движений.МЦ.02.В некоторых версиях «1С:Бухгалтерии 8» для изменения движений необходимо включить команду Ручная корректировка. После ее включения программа позволяет редактировать часть движений документа. Работать с этим режимом нужно осторожно: после ручной корректировки повторное автоматическое проведение документа может изменить введенные данные.
Поэтому перед изменением документа полезно сохранить исходное состояние движений: распечатать карточку счета, подготовить бухгалтерскую справку или зафиксировать номер документа и ошибочную сумму во внутреннем рабочем документе.
После исправления исходного документа проверим не только счет МЦ.02, но и связанные отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счету МЦ.02;Карточка счета по счету МЦ.02;Анализ счета по счету МЦ.02;Если ошибка затронула только ресурс налогового учета на забалансовом счете и не изменила расходы по налогу на прибыль, исправление не должно влиять на расчет налога. Однако это нужно подтвердить проверкой движений по счетам затрат и анализом декларации по налогу на прибыль за соответствующий период.
Рассмотрим второй вариант. Он подходит, когда исходный период уже закрыт, документ октября 2022 года нельзя безопасно менять, отчетность за прошлые периоды не требует пересчета, а ошибка относится только к технической сумме налогового учета по счету МЦ.02.
В этом случае можно ввести документ Операция. В более ранних версиях конфигурации аналогичный документ может называться Операция (бухгалтерский и налоговый учет).
Смысл исправления состоит в том, чтобы добавить дебетовую сумму в налоговом учете по счету МЦ.02 на размер ошибочно отраженного кредита. В бухгалтерском учете при этом ничего менять не нужно.
Разберем по шагам настройку корректирующей записи.
Операции.Операции, введенные вручную.Операция.МЦ.02.МЦ.02 уже отражен правильно.Сумма НУ Дт укажем положительную сумму ошибочного кредитового движения.Сумма НУ Кт не заполняем.МЦ.02 и проверим, что отрицательное сальдо по налоговому учету стало нулевым.Посмотрим на пример. В октябре 2022 года при возврате сапог по счету МЦ.02 была ошибочно отражена сумма 4 500 рублей в поле Сумма НУ Кт. В бухгалтерском учете возврат отражен правильно, а количество по счету равно нулю.
Для исправления создадим ручную операцию с дебетом счета МЦ.02. В поле Сумма НУ Дт укажем 4 500 рублей. Обычную сумму по бухгалтерскому учету не заполняем. Кредит и поле Сумма НУ Кт также не заполняем.
После проведения записи в налоговом учете появится дебет 4 500 рублей, который перекроет ранее ошибочно введенный кредит 4 500 рублей. Итоговый остаток по налоговому учету на счете МЦ.02 станет нулевым.
Не заполняем в этой операции бухгалтерскую сумму, если цель исправления — только убрать минус в налоговом учете. Иначе можно повторно поставить спецодежду на забалансовый учет в бухгалтерском учете и создать новый положительный остаток по счету МЦ.02.
Иногда при исправлении старых ошибок пользователи пытаются применить счет 000. Например, создают проводку между счетом МЦ.02 и счетом 000, чтобы формально убрать остаток.
Такой способ использовать не следует. Счет 000 предназначен прежде всего для ввода начальных остатков и технического формирования стартовых данных в информационной базе. Применение этого счета для исправления обычных хозяйственных операций затрудняет проверку учета и делает карточку счета менее понятной.
В рассматриваемой ситуации корректировка нужна не между двумя счетами учета имущества, а внутри ресурса налогового учета на забалансовом счете. Поэтому используем одностороннюю запись по дебету МЦ.02 с заполнением только поля Сумма НУ Дт.
Не будем также создавать проводку дебет МЦ.02 — кредит МЦ.02. Такая запись может переместить аналитику между разными сотрудниками или документами, но не устранит ошибку, если сумма по налоговому учету остается кредитовой по той же аналитике.
Разберем важный технический момент. В «1С:Бухгалтерии 8» остаток по забалансовому счету формируется не только по самому счету, но и по комбинации субконто. Поэтому недостаточно поставить дебетовую сумму на счет МЦ.02 без детализации.
Например, в ошибочной записи могут быть заполнены:
Если в ручной операции указать только номенклатуру, но не указать исходный документ передачи, в ОСВ может не быть общего минуса по счету, однако одна строка останется с отрицательным остатком, а в другой строке появится положительный остаток. Для контроля спецодежды это будет неверно.
Поэтому сначала откроем расшифровку ошибочной строки в Карточке счета и перепишем все субконто. Затем в корректирующей операции укажем точно такие же аналитические данные.
Исправляющая запись должна совпадать с ошибочной кредитовой записью по счету, сумме и аналитике, но иметь противоположное направление по налоговому учету.
Отрицательное сальдо по МЦ.02 может быть связано не только с заполнением суммы НУ. Иногда ошибка возникает, когда документы введены в неправильной последовательности или при возврате выбран не тот документ передачи в эксплуатацию.
Рассмотрим типовые причины.
Чтобы исключить эти причины, сравним дату, количество, сотрудника, номенклатуру и документ передачи в эксплуатацию в трех документах: поступление спецодежды, передача материалов в эксплуатацию и возврат или списание материалов из эксплуатации.
Если обнаружим, что возврат проведен не по тому документу выдачи, лучше исправить именно исходный документ возврата. Создание дополнительной операции только для обнуления суммы НУ в такой ситуации может скрыть проблему, но не восстановит корректный учет спецодежды по сотрудникам.
Рассмотрим порядок, который поможет не повторять ошибку в дальнейшем. В современных версиях «1С:Бухгалтерии 8» возврат пригодной спецодежды обычно отражается в несколько этапов.
Сначала списывают спецодежду с сотрудника, за которым она числится на забалансовом счете. Для этого может использоваться документ Списание материалов из эксплуатации либо документ Списание товаров, материалов с видом операции Списание с сотрудника.
Затем спецодежду, пригодную для дальнейшего использования, отражают на забалансовом учете как возвращенную на склад. Для этого применяется документ Операция. По дебету указывают счет МЦ.02 и стоимость спецодежды для целей контроля.
При такой ручной операции, если стоимость предмета уже списана в налоговом учете при первоначальной передаче в эксплуатацию, поля Сумма НУ Дт и Сумма НУ Кт не заполняют.
После этого спецодежду можно передать другому сотруднику документом Передача материалов в эксплуатацию. При повторной выдаче необходимо учитывать оставшийся срок использования, если организация ведет контроль срока носки. Новый срок использования должен быть установлен с учетом периода, в течение которого спецодежда уже находилась у первого сотрудника.
Разберем общий порядок действий.
Списание материалов из эксплуатации либо подходящим документом текущей версии программы.МЦ.02 списалось нужное количество по правильной аналитике.МЦ.02, стоимость для бухгалтерского контроля и правильную номенклатуру.Передача материалов в эксплуатацию.Если в используемой версии программы предусмотрен отдельный документ возврата материалов из эксплуатации, сначала проверим его движения. Не следует предполагать, что документ автоматически подходит для любой схемы учета. Поведение программы зависит от вида номенклатуры, срока использования, выбранного способа погашения стоимости, даты операции и настроек учетной политики.
Для правильного учета необходимо различать два хозяйственных события: возврат предмета, который можно использовать дальше, и окончательное выбытие предмета, который изношен, утрачен или непригоден.
Если сапоги пригодны для дальнейшей эксплуатации, организация может вернуть их в свой контрольный учет и затем выдать другому сотруднику. В таком случае нужно отразить списание с одного сотрудника и постановку на контроль для дальнейшей передачи.
Если сапоги непригодны, их необходимо списать из эксплуатации. В этом случае возвращать их на условный склад и ставить по дебету МЦ.02 не нужно. Следует оформить документ списания с сотрудника, подтвердить причину выбытия актом или иным внутренним документом и проверить, что предмет исключен из учета на забалансовом счете.
Не будем оформлять непригодную спецодежду как возврат пригодного предмета. И наоборот, не будем списывать исправную спецодежду только ради того, чтобы быстрее убрать остаток по счету МЦ.02. Учет должен соответствовать фактическому движению имущества.
После устранения минуса по счету МЦ.02 обязательно проверим, не повлияла ли ошибка на расходы для целей налога на прибыль. В большинстве случаев ошибочная сумма в ресурсе налогового учета по забалансовому счету не меняет налоговую базу сама по себе, но это необходимо подтвердить.
Если стоимость спецодежды была списана единовременно в налоговом учете при первой выдаче работнику и при возврате не происходило повторного признания расходов, корректировка суммы НУ по счету МЦ.02 обычно будет технической. Она исправляет некорректное отображение в ОСВ, но не должна менять сумму материальных расходов.
Если же при возврате программа восстановила стоимость на счете учета материалов в налоговом учете, изменила расходы или сформировала временные разницы, одной корректировки по МЦ.02 будет недостаточно. В таком случае восстановим всю цепочку проводок, начиная с документа возврата, и отдельно проверим необходимость исправления налоговых регистров.
Рассмотрим ситуацию, когда период закрыт, декларации сданы, а доступ к документам октября 2022 года ограничен. В этом случае сначала определим, является ли ошибка существенной для бухгалтерской отчетности и налоговой отчетности либо она затрагивает только технический показатель забалансового учета.
Если ошибка отражена только в колонке НУ по забалансовому счету МЦ.02, не изменила доходы, расходы, налоговую базу, налог к уплате и показатели отчетности, обычно рассматривают исправление текущим периодом через отдельную ручную операцию с подробным содержанием.
При этом подготовим бухгалтерскую справку. В ней укажем:
МЦ.02;Дата ручной корректировки не должна подменять дату фактического возврата спецодежды. В содержании операции обязательно укажем, что исправляется ошибка прошлого периода и приведем реквизиты исходного документа. Это позволит в дальнейшем понять, почему в текущем периоде появилась односторонняя сумма НУ по счету МЦ.02.
Если ошибка повлияла на налоговую базу, бухгалтерскую отчетность, декларацию по налогу на прибыль или расчет отложенных налогов, порядок исправления нужно определить с учетом учетной политики, существенности ошибки и правил исправления ошибок прошлых периодов. В таком случае не ограничиваемся техническим обнулением минуса в ОСВ.
Рассмотрим ситуации, когда отрицательный остаток нельзя механически убрать дебетовой суммой НУ по счету МЦ.02.
МЦ.02, но и счета учета материалов, расходов, временных разниц или постоянных разниц.В перечисленных случаях сначала выясним причину. Например, если в ОСВ отрицательное количество одной пары сапог, нужно искать документ, который списал больше единиц, чем было отражено при передаче. Заполнение денежной суммы НУ не исправит количественный минус.
Если ошибка появилась после синхронизации между несколькими программами 1С, проверим источник обмена, правила синхронизации, дату загрузки данных и дублирование документов. Не следует исправлять последствия вручную до того, как будет устранена причина повторной загрузки или неправильного сопоставления документов.
Посмотрим на полный пример.
Организация в октябре 2022 года приобрела две пары сапог стоимостью 4 500 рублей каждая. Одна пара была передана сотруднику Иванову И.И. в эксплуатацию. Стоимость сапог в налоговом учете списана единовременно при выдаче.
При передаче в эксплуатацию в бухгалтерском учете на забалансовом счете МЦ.02 отразилась стоимость 4 500 рублей и количество одна пара. В налоговом учете стоимость на МЦ.02 не отражалась, поскольку расходы были признаны непосредственно при выдаче.
В ноябре 2022 года Иванов И.И. вернул сапоги. Пользователь оформил возврат и по ошибке указал 4 500 рублей в поле Сумма НУ Кт по счету МЦ.02.
После этого в ОСВ сформировались показатели:
Для исправления создадим документ Операция текущей датой либо датой прошлого периода в зависимости от принятого порядка исправления. В строке укажем дебет счета МЦ.02, те же субконто, что были в ошибочной записи, и сумму 4 500 рублей в поле Сумма НУ Дт.
Сумму бухгалтерского учета не указываем. Кредитовый счет не заполняем. Количество не заполняем, поскольку количественный учет уже закрыт.
После проведения ручной операции налоговый учет по счету МЦ.02 станет следующим: дебет 4 500 рублей, кредит 4 500 рублей, сальдо ноль. Бухгалтерский учет останется без изменений.
Подведем итог и сформируем рабочий алгоритм.
МЦ.02 с детализацией по субконто.Сумма НУ Кт.МЦ.02.МЦ.02 с той же аналитикой, что в ошибочной записи.Сумма НУ Дт на сумму отрицательного остатка.Сумма НУ Кт, если они не требуют исправления.000 для исправления текущих и прошлых хозяйственных операций.Таким образом, при ошибочно заполненной сумме налогового учета на возврате спецодежды отрицательное сальдо по МЦ.02 обычно устраняем дебетовой корректировкой только в налоговом учете по тому же счету и той же аналитике. Если первоначальная стоимость спецодежды была списана в расходы при выдаче, поля НУ при возврате пригодной спецодежды заполнять не нужно.
Информация носит справочный характер