Рассмотрим ситуацию, когда в программе 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 формируется сводная справка по НДФЛ за I квартал, а при расшифровке показателя «Доходы начислено» по сотруднику появляется отрицательная сумма с датой 31 марта. При этом обычный оклад сотрудника составляет 8 121 рубль, документы начисления визуально выглядят правильно, а источник отрицательного показателя сразу определить не удается.
Разберем по шагам, почему такая сумма может появиться, какое значение имеет дата выплаты зарплаты за вторую половину марта, какие документы и регистры 1С необходимо проверить, когда отрицательная строка является технической корректировкой, а когда она свидетельствует об ошибке учета.
Главный вывод: отрицательная сумма в расшифровке НДФЛ не всегда означает, что сотруднику действительно начислена отрицательная зарплата. Чаще всего это корректирующее движение, которым программа переносит доход с одной даты фактического получения на другую, отменяет ошибочно зарегистрированное начисление либо исправляет данные после изменения даты выплаты.
Начнем с вопроса, который был задан в обсуждении: когда фактически выплатили зарплату за вторую половину марта и какая дата выплаты указана в платежных документах?
Для учета НДФЛ дата начисления зарплаты в бухгалтерском учете и дата фактического получения дохода для целей НДФЛ могут различаться. Начиная с 2023 года доход в виде оплаты труда для НДФЛ признается на дату его фактической выплаты сотруднику. Поэтому программа должна связать начисленную зарплату с реальной датой перечисления денежных средств или выдачи наличных.
В документе Начисление зарплаты программа первоначально использует планируемую дату выплаты. После проведения платежных документов дата получения дохода может быть уточнена по фактической выплате. Если предполагаемая и фактическая даты не совпали, 1С должна перенести доход между датами налогового учета.
Такой перенос может отображаться двумя движениями:
Отрицательной суммой программа сторнирует доход, ранее зарегистрированный на неправильную дату.
Положительной суммой программа регистрирует тот же доход на фактическую дату выплаты.
Поэтому при расшифровке сводного показателя мы можем увидеть отрицательное начисление на 31 марта, хотя никакого отрицательного оклада сотруднику не назначали.
Сначала сопоставим дату выплаты в начислении с датой фактического платежа. Именно несоответствие этих дат является одной из наиболее вероятных причин появления корректирующей строки.
Рассмотрим подробнее последовательность работы программы.
При оформлении зарплаты в 1С:Бухгалтерии предприятия обычно используются следующие документы:
Начисление зарплаты — рассчитывает заработную плату, НДФЛ, страховые взносы и другие показатели.
Ведомость в банк или Ведомость в кассу — определяет сотрудников, суммы к выплате и предполагаемую дату выплаты.
Списание с расчетного счета или Выдача наличных — подтверждает фактическое перечисление или выдачу зарплаты.
При начислении программа регистрирует доход и рассчитывает НДФЛ исходя из сведений, известных на этот момент. В частности, учитывается дата выплаты, указанная в документе начисления или определенная настройками зарплаты.
Когда выплата фактически зарегистрирована, программа сопоставляет первоначальную дату с датой платежного документа. Если даты различаются, доход для НДФЛ может быть перенесен.
Посмотрим на условный пример:
Зарплату за март начислили документом от 31 марта.
В поле планируемой выплаты указали 31 марта.
Фактически деньги перечислили сотруднику 5 апреля.
Для НДФЛ доход должен быть связан с фактической выплатой 5 апреля.
Программа сторнирует доход, первоначально зарегистрированный 31 марта.
Та же сумма регистрируется как доход на 5 апреля.
В расшифровке за I квартал может остаться видимой отрицательная корректировка с датой 31 марта. Положительная сумма при этом относится уже ко II кварталу, поскольку фактическая выплата произошла в апреле.
Именно поэтому отрицательное значение на конец квартала часто связано не с расчетом оклада, а с переносом дохода из одного отчетного периода в другой.
Проанализируем ситуацию с отчетной границей. I квартал заканчивается 31 марта. Если программа первоначально зарегистрировала зарплатный доход 31 марта, а затем установила, что фактическая выплата произведена в апреле, она должна исключить мартовский доход из I квартала.
Для этого может появиться отрицательное движение на 31 марта. Положительное движение с фактической датой выплаты будет отражено уже в апреле.
В результате расшифровка отдельных технических показателей может выглядеть непривычно:
Первоначальное начисление отражено положительной суммой.
На конец марта показано сторнирующее движение.
В следующем квартале зарегистрирован доход на дату фактической выплаты.
Если смотреть только одну строку расшифровки, может показаться, что программа начислила сотруднику отрицательную зарплату. Поэтому не анализируйте такую строку изолированно. Найдите все движения по сотруднику, сумме, месяцу начисления и документу-основанию.
Разберем по шагам даты, которые необходимо проверить.
Откройте документ Начисление зарплаты за март.
Проверьте дату самого документа.
Проверьте месяц начисления.
Проверьте дату выплаты, указанную в документе начисления.
Откройте Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Проверьте дату ведомости и указанную в ней дату выплаты.
Откройте связанный документ Списание с расчетного счета или Выдача наличных.
Проверьте фактическую дату банковского или кассового документа.
Сравните все даты между собой.
Особое внимание уделим зарплате за вторую половину марта. Если она выплачена в апреле, доход по правилам НДФЛ относится к апрельской дате фактической выплаты. Если в начислении или ведомости ошибочно указано 31 марта, программа могла сначала включить его в I квартал, а затем выполнить корректировку.
Дата документа начисления 31 марта сама по себе не доказывает, что доход для НДФЛ должен быть отражен 31 марта. Определяющим обстоятельством является дата фактической выплаты.
Откроем документ Начисление зарплаты за март и проверим его подробно.
Убедимся, что выбран правильный месяц начисления — март.
Проверим организацию и подразделение.
Найдем сотрудника с окладом 8 121 рубль.
Сопоставим количество отработанных дней и часов с производственным календарем и кадровыми данными.
Проверим начисленную сумму по сотруднику.
Проверим НДФЛ, стандартные вычеты и другие налоговые показатели.
Посмотрим дату выплаты, указанную для окончательного расчета.
Проверим, не исправлялся ли документ после проведения ведомости.
Проверим, нет ли второго документа начисления за тот же месяц.
Если начисление зарплаты в самом документе положительное и соответствует расчету, отрицательную сумму следует искать не в формуле оклада, а в движениях налогового учета.
Обратим внимание на историю изменений. Если после начисления и выплаты пользователь изменил сумму, дату выплаты, вычет или состав начислений, программа могла сформировать перерасчет. Такой перерасчет способен создать отрицательное движение по первоначальным данным.
Теперь откроем документ Ведомость в банк либо Ведомость в кассу, которым оформлялась зарплата за вторую половину марта.
Проверим:
Правильно ли выбран вид выплаты.
Указано ли, что выплачивается зарплата за март.
Совпадает ли сотрудник с данными начисления.
Правильно ли заполнена сумма к выплате.
Какая дата выплаты установлена в ведомости.
Нет ли нескольких ведомостей по одному сотруднику и одной зарплате.
Не была ли ведомость сначала проведена одной датой, а затем исправлена другой.
Не помечена ли первоначальная ведомость на удаление при наличии проведенного заменяющего документа.
Посмотрим на типичную ошибку. Пользователь создает ведомость от 31 марта, проводит ее, затем обнаруживает, что банк фактически перечислил деньги 3 апреля. После этого дата ведомости или платежа изменяется. В налоговом учете могут остаться движения, которые сторнируют первоначальную мартовскую дату и регистрируют апрельскую.
Другой вариант — пользователь создал две ведомости:
Первая ведомость зарегистрировала предполагаемую выплату 31 марта.
Вторая ведомость зарегистрировала реальную выплату в апреле.
Один документ был исправлен или отменен не полностью.
В такой ситуации отчет может содержать лишние положительные и отрицательные движения.
После ведомости откроем документ Списание с расчетного счета. Если зарплата выдавалась наличными, проверим Выдачу наличных.
Убедимся, что:
документ проведен;
указана правильная операция выплаты зарплаты;
выбрана правильная ведомость;
дата документа соответствует реальной дате перечисления;
сумма платежа совпадает с ведомостью;
отсутствует дублирующий платежный документ;
ведомость не была ошибочно привязана к двум списаниям;
платежный документ не перепроводился после изменения даты начисления.
Если в банковской выписке зарплата фактически перечислена в апреле, не устанавливайте в 1С мартовскую дату только для того, чтобы сумма попала в отчет за I квартал. Отчетность по НДФЛ должна соответствовать фактической выплате.
Не ограничивайтесь просмотром итоговой суммы справки. Используем расшифровку до регистратора.
В зависимости от релиза программы нам могут помочь следующие отчеты и команды:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Анализ НДФЛ по датам получения доходов.
Сводная справка 2-НДФЛ с расшифровкой показателей.
Универсальный отчет.
Команда просмотра движений документа.
Расчетный листок сотрудника.
Полный свод начислений, удержаний и выплат, если он доступен в используемом релизе.
Сформируем подробный анализ НДФЛ за период, который захватывает не только I квартал, но и начало апреля. Это важно: отрицательное движение может находиться в марте, а компенсирующее положительное — в апреле.
Установим отбор по:
организации;
физическому лицу;
сотруднику;
дате получения дохода;
коду дохода;
документу-основанию;
регистратору.
Найдем отрицательную сумму и определим, каким документом она создана. Обычно в расшифровке можно увидеть документ начисления, ведомость, платежный документ, операцию учета НДФЛ либо документ перерасчета.
Ключевая задача — определить регистратор отрицательного движения. После этого исправлять нужно не отчет, а исходный документ, который создал неправильные данные.
Отчет и справка не являются первичным источником данных. Они собирают сведения из документов и регистров налогового учета.
Если вручную изменить только итоговую сумму в печатной форме или внешнем файле, ошибка останется в информационной базе. Она может повторно проявиться:
в расчете 6-НДФЛ;
в справке о доходах сотрудника;
в анализе НДФЛ;
при расчете налога в следующем месяце;
при перерасчете налоговых вычетов;
при формировании годовой отчетности;
при синхронизации с другой информационной базой.
Поэтому выясним источник отрицательной записи, исправим документы и только после этого переформируем отчет.
Отрицательное движение можно считать объяснимым, если одновременно выполняются следующие условия:
Существует положительная сумма того же дохода.
Отрицательная и положительная суммы относятся к одному сотруднику.
У записей совпадают месяц начисления и код дохода.
Различаются только даты фактического получения дохода.
Итоговая сумма дохода сотрудника соответствует реально выплаченной зарплате.
НДФЛ рассчитан с правильной налоговой базы.
Отчетность отражает доход в периоде фактической выплаты.
Например, сумма 8 121 рубль сначала зарегистрирована на 31 марта, затем сторнирована суммой минус 8 121 рубль и зарегистрирована на 5 апреля. В данном случае отрицательная запись выполняет функцию переноса даты.
Если итог за март равен нулю, а в апреле отражено 8 121 рубль, это может быть правильным результатом при апрельской выплате мартовской зарплаты.
Проанализируем признаки реальной ошибки.
Отрицательная сумма не компенсируется положительным движением.
Итоговый доход сотрудника оказался меньше фактически выплаченной суммы.
Доход полностью отсутствует в правильном периоде.
В отчете присутствует одновременно несколько одинаковых начислений.
Отрицательное движение создано документом, который не должен относиться к сотруднику.
Использована неправильная дата выплаты.
Ведомость проведена дважды.
Одно начисление связано с несколькими платежными документами.
После исправления начисления зависли старые движения.
Использовалась ручная операция налогового учета с неверным знаком.
Применялся документ перерасчета НДФЛ без обоснования.
В исходном обсуждении пользователь сообщил, что нашел причину и признал наличие как программной, так и пользовательской ошибки. Это подтверждает необходимость проверять не только итоговый отчет, но и последовательность заполнения, проведения и исправления зарплатных документов.
Рассмотрим первый и наиболее вероятный вариант.
В документе Начисление зарплаты могла быть указана дата выплаты 31 марта, хотя зарплату фактически перечислили в апреле. Программа сначала зарегистрировала доход в I квартале, а после проведения платежного документа перенесла его во II квартал.
Исправим ситуацию следующим образом:
Определим реальную дату перечисления по банковской выписке или кассовым документам.
Проверим дату выплаты в начислении.
Проверим дату ведомости.
Проверим дату списания с расчетного счета или выдачи наличных.
Приведем документы в соответствие с фактической хозяйственной операцией.
Перепроведем документы в хронологическом порядке.
Переформируем анализ НДФЛ.
Не меняйте фактическую дату банковского документа на удобную отчетную дату. Исправляйте только ошибочно введенные сведения.
Второй распространенный вариант — ведомость создана одной датой, а фактическое списание зарегистрировано другой.
Само различие дат не всегда является ошибкой. Ведомость может быть подготовлена заранее, а деньги перечислены позже. Однако программа должна корректно связать эти документы и определить фактическую дату выплаты.
Проверим:
Есть ли ссылка на ведомость в платежном документе.
Не выбрана ли другая ведомость с похожей суммой.
Не создан ли платеж без ведомости.
Не изменялась ли дата ведомости после проведения списания.
Не отменено ли проведение одного из связанных документов.
Если связь нарушена, восстановим ее штатными средствами программы. После исправления проведем сначала начисление, затем ведомость, затем платежный документ.
1С формирует взаимосвязанные движения по зарплате и НДФЛ. Если документы создавались, изменялись и перепроводились в произвольном порядке, итоговые записи могут оказаться несогласованными.
Например:
Начисление зарплаты проведено 31 марта.
Ведомость создана и проведена.
Начисление изменено задним числом.
Ведомость после изменения не перезаполнена.
Банковский документ проведен по старой ведомости.
Разберем исправление:
Создадим резервную копию информационной базы.
Зафиксируем исходные суммы по сотруднику.
Отменим проведение зависимых платежных документов, если это требуется для корректного исправления.
Исправим и проведем начисление зарплаты.
Перезаполним либо проверим ведомость.
Проведем ведомость.
Проведем банковский или кассовый документ.
Повторно сформируем анализ НДФЛ.
Не выполняйте массовое перепроведение всех документов базы без анализа. Сначала ограничим проверку конкретным сотрудником и соответствующим периодом.
Отрицательная запись может появиться после отмены дублирующего документа.
Проверим журналы зарплатных документов за март и апрель:
Нет ли двух документов Начисление зарплаты за март.
Нет ли отдельного начисления по тому же сотруднику с аналогичным видом дохода.
Нет ли двух ведомостей на одну и ту же сумму.
Нет ли двух банковских списаний по одной ведомости.
Не вводился ли документ исправления одновременно с ручным изменением первоначального начисления.
Если обнаружим дубль, не удаляйте документ сразу. Сначала определим, какой из документов соответствует реальной операции и какие движения уже сформированы. Затем отменим ошибочный документ штатным способом и перепроведем правильную цепочку.
Посмотрим еще один пример. Первоначально сотруднику начислили 8 121 рубль, сформировали ведомость и выплатили зарплату. Затем в начислении изменили отработанное время, оклад или вычет. После изменения программа должна скорректировать ранее учтенный доход и налог.
В результате могут появиться:
сторно первоначального дохода;
новая сумма дохода;
перерасчет исчисленного НДФЛ;
разница к удержанию или возврату;
изменение задолженности по зарплате.
Проверим, соответствуют ли корректировки реальным изменениям расчета. Если документ исправлен обоснованно, отрицательная запись может быть нормальной частью перерасчета. Если изменение было случайным, восстановим правильные исходные данные.
В программе могли использовать документ или операцию для ручного исправления налогового учета. В зависимости от версии конфигурации это может быть Операция учета НДФЛ, Перерасчет НДФЛ либо другая корректирующая операция.
Проверим документы за март и апрель с отбором по сотруднику. Обратим внимание на:
сумму дохода;
знак суммы;
код дохода;
дату получения дохода;
месяц налогового периода;
сумму исчисленного налога;
сумму удержанного налога;
документ-основание.
Если отрицательная запись введена вручную, выясним ее назначение. Не удаляйте такую операцию только потому, что она содержит минус. Возможно, она исправляет ранее завышенный доход.
Удалим или изменим ручную корректировку только после подтверждения, что она ошибочна и не требуется для правильного налогового учета.
Иногда проблема связана не с самим начислением зарплаты, а с перерасчетом НДФЛ после изменения стандартных вычетов.
Например, пользователь задним числом:
ввел заявление на вычет;
изменил период предоставления вычета;
зарегистрировал прекращение права на вычет;
исправил количество детей;
изменил сведения о доходах с предыдущего места работы.
Такие изменения прежде всего влияют на налоговую базу и НДФЛ, но при формировании корректировочных движений могут усложнить расшифровку доходов.
Проверим карточку сотрудника и документы по вычетам. Убедимся, что периоды действия и суммы соответствуют подтверждающим документам.
В исходной ситуации использовалась платформа 1С:Предприятие 8.3 версии 8.3.23.1865 и базовая версия Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 релиза 3.0.142.56.
Этот релиз относится к периоду масштабных изменений учета НДФЛ после перехода с 2023 года на определение даты зарплатного дохода по дате выплаты. В таких условиях особенно важно использовать актуальные исправления конфигурации.
Если документы заполнены правильно, но программа формирует нелогичные движения, выполним следующие действия:
Проверим список известных ошибок релиза.
Проверим наличие исправительных патчей.
Обновим конфигурацию до поддерживаемого релиза.
Перед обновлением создадим резервную копию базы.
После обновления перепроведем только относящиеся к ошибке документы.
Повторно сформируем анализ НДФЛ и отчетность.
Обновление не заменяет исправление ошибочно введенных документов. Если пользователь указал неправильную дату выплаты, новый релиз не сможет определить реальную дату без корректных первичных данных.
Рассмотрим подробнее один из наиболее полезных отчетов. Его наименование и расположение могут различаться в зависимости от релиза, но общий принцип остается одинаковым.
Сформируем отчет за период с 1 января по дату, которая включает фактическую выплату мартовской зарплаты. Если зарплату перечислили в апреле, установим окончание периода не 31 марта, а как минимум датой выплаты в апреле.
Установим отбор по нужному сотруднику и проанализируем:
дату получения каждого дохода;
код дохода;
сумму дохода;
сумму вычетов;
налоговую базу;
исчисленный НДФЛ;
удержанный НДФЛ;
документ-основание;
платежный документ.
Найдем пару движений с одинаковой суммой и противоположными знаками. Если отрицательное движение датировано 31 марта, а положительное — датой апрельской выплаты, перед нами, вероятнее всего, перенос дохода.
Если положительной пары нет, раскроем строку до регистратора и проверим источник корректировки.
Если стандартной расшифровки недостаточно, применим Универсальный отчет. Этот инструмент позволяет анализировать движения регистров, на основании которых формируются зарплатные и налоговые отчеты.
Конкретный состав регистров зависит от релиза конфигурации. Поэтому не будем исправлять записи непосредственно в регистрах. Используем отчет только для диагностики.
Настроим отбор по:
организации;
физическому лицу;
сотруднику;
периоду с марта по апрель;
регистратору;
дате получения дохода.
Выведем поля:
период записи;
регистратор;
вид движения;
сумма дохода;
код дохода;
дата получения дохода;
месяц налогового периода;
После обнаружения ошибочного регистратора вернемся к исходному документу и исправим его. Не изменяйте движения регистра вручную через технические обработки: при следующем проведении документа ошибка может восстановиться или возникнет новое расхождение.
Сформируем Расчетный листок за март. Он поможет отделить проблему расчета зарплаты от проблемы налогового учета.
Сопоставим:
начисленный оклад;
доплаты и премии;
отпускные и больничные;
удержания;
НДФЛ;
выплаченную сумму;
долг организации или сотрудника на конец месяца.
Если в расчетном листке начислено 8 121 рубль и итоговая задолженность рассчитана правильно, отрицательная сумма в налоговой расшифровке, скорее всего, относится к переносу даты или корректировке НДФЛ.
Если же расчетный листок тоже показывает отрицательное начисление либо необъяснимый долг, проверим формулы начислений, табель, кадровые документы и ручные корректировки.
Если выясним, что в документах установлена ошибочная дата, выполним исправление аккуратно.
Создадим резервную копию информационной базы.
Определим фактическую дату выплаты по банковской выписке или кассовому документу.
Зафиксируем текущие показатели сотрудника в анализе НДФЛ.
Проверим зависимые документы.
Отменим проведение платежного документа, если без этого нельзя изменить исходные сведения.
Исправим дату выплаты только в тех документах, где она действительно указана неверно.
Проведем Начисление зарплаты.
Проверим и проведем ведомость.
Проведем Списание с расчетного счета или Выдачу наличных.
Снова сформируем подробный анализ НДФЛ.
Проверим отчетность за затронутые периоды.
Если отчетность уже представлена, после исправления сравним новые показатели с отправленными сведениями. При изменении налоговых обязательств или данных о доходах рассмотрим необходимость корректирующего расчета.
Если обнаружим две ведомости или два начисления, сначала определим правильный документ.
Используем следующий порядок:
Сопоставим документы с первичными сведениями.
Определим, по какому документу фактически выплачены деньги.
Проверим связи с банковской выпиской.
Отменим проведение ошибочного дубля.
Пометим дубль на удаление только после проверки его движений.
Проведем правильные документы в хронологическом порядке.
Проверим отсутствие задвоения дохода и НДФЛ.
Не удаляйте документ, если на него ссылаются другие объекты. Сначала устраните или перенастройте зависимые связи.
Если причина связана с ошибкой релиза, обновим конфигурацию. После обновления не будем сразу перепроводить всю базу.
Сначала:
Откроем тестовую копию базы.
Обновим ее до актуального релиза.
Проверим воспроизведение ошибки.
Перепроведем документы конкретного сотрудника за март и апрель.
Сравним отчеты до и после обновления.
Убедимся, что итоговый доход и НДФЛ стали правильными.
Только после успешной проверки повторим действия в рабочей базе.
Не создавайте Перерасчет НДФЛ автоматически при любой отрицательной строке. Сначала определим причину.
Документ перерасчета может понадобиться, если после исправления исходных данных требуется пересчитать налог за предыдущие периоды. Но если проблема вызвана неправильной датой ведомости или дублем платежа, сначала исправим эти документы.
Иначе мы рискуем создать дополнительную корректировку поверх неправильных данных. В результате появятся новые положительные и отрицательные движения, а диагностика станет сложнее.
Используем документ перерасчета только тогда, когда:
исходные начисления и выплаты уже проверены;
даты фактического получения дохода правильные;
налоговые вычеты зарегистрированы верно;
осталась подтвержденная необходимость пересчитать НДФЛ.
После исправления документов не ограничивайтесь повторным формированием одной справки. Выполним комплексную проверку.
Сформируем Расчетный листок сотрудника за март.
Сформируем анализ зарплаты за март и апрель.
Сформируем Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Проверим дату фактического получения мартовской зарплаты.
Сопоставим доход с фактической датой выплаты.
Проверим исчисленный НДФЛ.
Проверим удержанный НДФЛ.
Проверим отсутствие необоснованных отрицательных остатков.
Переформируем сводную справку.
Проверим расчет 6-НДФЛ за соответствующие периоды.
Итоговая сумма дохода должна совпасть с фактически выплаченным облагаемым доходом. При этом месяц начисления в бухгалтерском учете может оставаться мартом, а дата получения дохода для НДФЛ — относиться к апрелю.
Если зарплата за вторую половину марта фактически выплачена в апреле, проанализируем, должна ли она входить в показатели НДФЛ за I квартал.
С точки зрения учета НДФЛ доход возникает на дату выплаты. Поэтому апрельская выплата относится к следующему отчетному периоду. Нельзя включать ее в I квартал только потому, что зарплата начислена за март.
Проверим в отчетности:
Не завышена ли сумма дохода за I квартал.
Не отражена ли мартовская зарплата одновременно в двух кварталах.
Не осталась ли отрицательная строка без соответствующего положительного дохода в апреле.
Правильно ли распределен удержанный НДФЛ по срокам перечисления.
Совпадают ли данные справки о доходах и расчета 6-НДФЛ.
Отрицательная корректировка на 31 марта может быть необходима именно для исключения невыплаченной мартовской зарплаты из I квартала.
В некоторых отчетах 1С название колонки воспринимается как бухгалтерское начисление зарплаты. Однако отчет по НДФЛ анализирует налоговые движения, а не только проводки по счету 70.
Под показателем могут учитываться:
регистрация облагаемого дохода;
перенос дохода на другую дату;
сторнирование ошибочной записи;
перерасчет ранее зарегистрированного дохода;
изменение документа-основания.
Поэтому отрицательное значение в налоговой расшифровке не следует автоматически приравнивать к отрицательной проводке по зарплате.
Сопоставим минимум три источника:
документ начисления;
расчетный листок;
подробный анализ НДФЛ.
Если начисление и расчетный листок правильные, а минус существует только в налоговых движениях, исследуем даты получения дохода и корректировки НДФЛ.
Рассмотрим действия, которые могут усугубить проблему.
Не изменяйте сумму оклада только для устранения минуса. Если оклад рассчитан правильно, проблема находится в другом участке учета.
Не удаляйте отрицательную запись напрямую из регистра. Ее восстановит документ-регистратор либо нарушатся контрольные связи.
Не создавайте ручную положительную корректировку без анализа. Доход может задвоиться.
Не меняйте фактическую дату выплаты на мартовскую ради отчетности. Отчет должен соответствовать реальному платежу.
Не перепроводите всю информационную базу без резервной копии. Это может изменить закрытые периоды.
Не отправляйте отчетность до проверки апрельских движений. Компенсирующая запись может находиться в следующем квартале.
Не считайте любую отрицательную строку программной ошибкой. Сначала исключим нормальный перенос даты дохода.
Не считайте любую отрицательную строку нормальной. Проверим итоговую сумму и наличие компенсирующего движения.
Соберем все действия в единый алгоритм.
Зафиксируем сотрудника, сумму отрицательного дохода и дату движения.
Определим месяц, за который начислена зарплата.
Проверим фактическую дату выплаты зарплаты за вторую половину марта.
Откроем Начисление зарплаты за март.
Проверим сумму оклада, отработанное время и дату выплаты.
Откроем Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Проверим дату выплаты и сумму по сотруднику.
Откроем Списание с расчетного счета или Выдачу наличных.
Сопоставим дату платежа с реальной банковской или кассовой операцией.
Проверим наличие дублей начислений, ведомостей и платежей.
Сформируем подробный анализ НДФЛ за март и апрель.
Найдем документ-регистратор отрицательной суммы.
Поищем положительное движение на ту же сумму с другой датой.
Проверим ручные операции и перерасчеты НДФЛ.
Проверим актуальность релиза 1С.
Создадим резервную копию базы.
Исправим исходный документ, а не итоговый отчет.
Перепроведем документы в хронологическом порядке.
Повторно сформируем анализ НДФЛ.
Проверим расчетный листок, справку о доходах и 6-НДФЛ.
Посмотрим на пример. Сотруднику начислен оклад за март в сумме 8 121 рубль. Зарплата за вторую половину месяца фактически перечислена 5 апреля.
Правильная логика учета будет следующей:
В бухгалтерском учете зарплата начисляется за март.
Задолженность перед сотрудником формируется на конец марта.
Для НДФЛ датой фактического получения дохода признается 5 апреля.
Доход учитывается в налоговом периоде на дату апрельской выплаты.
Если первоначально доход был зарегистрирован 31 марта, программа его сторнирует.
На 5 апреля программа регистрирует положительный доход 8 121 рубль.
В отчете за период только по 31 марта может быть видна отрицательная корректировка. При расширении периода до 5 апреля должна появиться положительная сумма.
Если итоговая налоговая база сформирована верно, исправлять такую пару движений не требуется. Следует только убедиться, что отчетность за оба квартала заполнена правильно.
Рассмотрим другой пример.
Зарплату за март начислили в сумме 8 121 рубль.
Создали ведомость с датой выплаты 31 марта.
Создали вторую ведомость с датой 5 апреля.
Обе ведомости остались проведенными.
Банковский документ связан только со второй ведомостью.
В этом случае программа может сформировать противоречивые движения: первоначальный доход, сторно, повторный доход и дополнительные корректировки налога.
Исправим учет:
Определим, какая ведомость соответствует реальной выплате.
Отменим проведение ошибочной мартовской ведомости.
Проверим правильность апрельской ведомости.
Проверим связь с банковским списанием.
Перепроведем начисление, ведомость и платеж.
Проверим, что доход 8 121 рубль зарегистрирован один раз на правильную дату.
Посмотрим еще один вариант.
Первоначально начислили 8 121 рубль.
Сформировали ведомость и выплатили сумму.
Затем пользователь случайно изменил начисление на ноль.
Программа сторнировала ранее учтенный доход суммой минус 8 121 рубль.
Позже начисление вернули, но зависимые документы не перепровели.
Отрицательная сумма в этом случае является следствием неполной цепочки исправлений.
Восстановим правильное начисление, проверим ведомость и последовательно проведем документы. После этого программа должна зарегистрировать итоговый доход без необоснованного отрицательного остатка.
Разделим диагностику на два этапа.
Сначала исключим пользовательские причины:
неправильную дату выплаты;
дубли документов;
ошибочную сумму начисления;
изменение проведенных документов задним числом;
неправильную связь ведомости и списания;
ручную корректировку НДФЛ;
неверный период налогового вычета.
Затем проверим признаки программной ошибки:
Все исходные документы заполнены правильно.
Последовательность проведения соблюдена.
Дубли отсутствуют.
Фактическая дата выплаты указана правильно.
Результат противоречит правилам налогового учета.
Ошибка воспроизводится в копии базы.
После обновления либо установки исправления результат меняется.
Если проблема воспроизводится только в старом релизе, а после обновления исчезает, причиной могла быть ошибка конфигурации. Если после обновления сохраняются неправильные даты в исходных документах, исправим пользовательские данные отдельно.
Чтобы аналогичная проблема не возникла при подготовке отчетности, сохраним рабочий расчет по сотруднику.
Зафиксируем:
месяц начисления зарплаты;
начисленную сумму;
фактическую дату выплаты;
номер и дату ведомости;
номер и дату платежного документа;
дату получения дохода для НДФЛ;
исчисленный и удержанный налог;
причину отрицательной записи;
выполненные исправления.
Такая сверка поможет обосновать показатели при внутреннем контроле и быстрее найти расхождение при повторном формировании отчетов.
Рассмотрим профилактические меры.
Указывайте в настройках организации реальные сроки выплаты аванса и зарплаты.
Перед проведением начисления проверяйте планируемую дату выплаты.
Не создавайте новую ведомость, если требуется исправить существующую.
Связывайте банковское списание с правильной ведомостью.
После изменения начисления перезаполняйте зависимые платежные документы.
Не вносите ручные корректировки НДФЛ без предварительного анализа регистров.
Регулярно обновляйте конфигурацию.
Перед сдачей 6-НДФЛ проверяйте доходы на границе кварталов.
Формируйте анализ НДФЛ не только по отчетный день, но и по дату выплаты переходящей зарплаты.
Создавайте резервную копию перед исправлением закрытых периодов.
Если в сводной справке 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 отражается отрицательная сумма дохода с датой 31 марта, начнем проверку с даты выплаты зарплаты за вторую половину марта.
Сопоставим дату выплаты в документе Начисление зарплаты, дату в Ведомости в банк или Ведомости в кассу и фактическую дату документа Списание с расчетного счета либо Выдача наличных.
Если зарплата за март фактически выплачена в апреле, программа может сторнировать доход, первоначально зарегистрированный 31 марта, и перенести его на апрельскую дату. В этом случае отрицательная строка является технической корректировкой, а не отрицательным начислением зарплаты.
Сформируем подробный анализ НДФЛ за март и апрель, найдем документ-регистратор отрицательного движения и проверим наличие положительной записи на ту же сумму с фактической датой выплаты.
Если компенсирующей записи нет, проверим дубли начислений и ведомостей, изменение документов после выплаты, ручные операции НДФЛ, стандартные вычеты и последовательность проведения документов.
При обнаружении ошибки исправим первичный документ, проведем цепочку в порядке Начисление зарплаты, Ведомость в банк или Ведомость в кассу, затем Списание с расчетного счета или Выдача наличных. После этого повторно сформируем расчетный листок, подробный анализ НДФЛ, справку о доходах и расчет 6-НДФЛ.
Если документы заполнены правильно, но отрицательная сумма остается необоснованной, проверим актуальность релиза конфигурации, наличие исправлений и воспроизведем ситуацию в резервной копии после обновления.
Не исправляйте сам отчет вручную и не удаляйте движения регистров. Найдите документ, сформировавший отрицательную запись, и устраните причину в исходных данных.
Информация носит справочный характер