Рассмотрим ситуацию: продавец оформил продажу на онлайн-кассе АТОЛ и указал в кассовом чеке безналичную оплату банковской картой, но операцию на POS-терминале не провел либо не проверил результат авторизации. В отчете о закрытии смены продажа отражена, наличная выручка сходится, однако в отчете банка-эквайера и в банковской выписке соответствующей суммы нет.
Не будем считать такую ситуацию обычным расхождением между отчетами. Сначала выясним, произошло ли фактическое списание денег с карты покупателя. От ответа зависит, нужно ли исправлять кассовый чек, предъявлять претензию банку, учитывать задолженность покупателя или оформлять недостачу.
Если операция по карте действительно не состоялась, деньги от покупателя не получены, а товар ему передан, бухгалтер не может задним числом провести платеж через банковский терминал. Необходимо документально зафиксировать расхождение, организовать проверку, исправить ошибочные данные ККТ и отразить последствия в бухгалтерском учете на основании решения руководителя.
При этом закрытие месяца или года в 1С не запрещает исправлять обнаруженную ошибку. Исправление оформим текущей датой либо в порядке, предусмотренном ПБУ 22/2010 для ошибок соответствующего отчетного периода. Не будем менять банковскую выписку, подделывать отчет эквайринга или создавать несуществующую операцию оплаты картой.
Выясним причину расхождения, начав с терминологии. Онлайн-касса и банковский POS-терминал выполняют разные функции.
Кассовый чек ККТ является фискальным документом. Он формируется с применением контрольно-кассовой техники, передается оператору фискальных данных и содержит сведения о продавце, товарах, стоимости, ставке НДС, форме расчета и других обязательных реквизитах.
Слип или чек POS-терминала является банковским документом, подтверждающим выполнение операции по карте. Он не заменяет кассовый чек и не является фискальным документом.
При обычной продаже с оплатой картой должны последовательно произойти два события:
банк должен авторизовать операцию, списать или заблокировать деньги на карте покупателя и включить операцию в отчет эквайринга;
ККТ должна сформировать кассовый чек с правильной суммой и безналичной формой оплаты.
Если кассовый чек сформирован, это еще не доказывает, что банк действительно списал деньги с карты. Аналогично наличие слипа POS-терминала не заменяет обязательный кассовый чек.
Поэтому формулировку «не пробит чек по терминалу» разберем на два самостоятельных варианта:
операция по карте успешно проведена, но терминал не распечатал бумажный слип;
операция по карте вообще не была проведена либо была отклонена банком.
В первом случае деньги могут быть получены, и ошибка ограничивается отсутствием бумажного документа терминала. Во втором случае оплаты нет, даже если кассовый чек ККТ содержит строку «безналичными».
Рассмотрим данные из описанной ситуации:
в кассовом чеке АТОЛ отражена розничная продажа на 300 рублей;
в чеке указан безналичный расчет;
в отчете POS-терминала операция на 300 рублей отсутствует;
на расчетный счет 300 рублей не поступили;
наличная выручка соответствует кассовым данным, поэтому лишних 300 рублей в кассе нет;
товар, вероятнее всего, передан покупателю.
По этим данным можно предположить, что кассир сформировал кассовый чек, но не завершил прием оплаты через банковский терминал. Однако одного предположения недостаточно для бухгалтерской записи и взыскания ущерба с работника.
Сначала подтвердим статус банковской операции. Обратимся к отчету эквайринга и при необходимости запросим информацию у обслуживающего банка.
Проверим:
есть ли операция на нужную сумму в журнале терминала;
какой статус присвоен операции: «одобрено», «отказ», «отмена», «реверс» или другой статус;
выполнялась ли сверка итогов терминала;
есть ли операция в реестре банка-эквайера;
не поступила ли сумма на расчетный счет в следующем банковском дне;
не была ли сумма удержана или зачтена банком вместе с другими операциями;
есть ли код авторизации, номер ссылки операции или RRN;
не выполнялась ли автоматическая отмена операции после технического сбоя.
Не признаем недостачу только на основании отсутствия суммы в выписке за один день. По договору эквайринга банк может перечислять выручку на следующий рабочий день или в другой согласованный срок. Сначала исключим обычное временное расхождение.
Рассмотрим подробнее наиболее безопасный вариант. Покупатель приложил карту, банк одобрил операцию, сумма попала в отчет эквайринга, но бумажный слип не был распечатан из-за отсутствия бумаги, сбоя принтера или действий кассира.
Если в кассовом чеке правильно указаны товары, сумма и безналичная форма оплаты, исправлять кассовый чек не требуется. Фактический расчет состоялся и отражен на ККТ правильно.
Выполним следующие действия:
получим отчет банка-эквайера или электронное подтверждение операции;
при необходимости распечатаем копию слипа средствами POS-терминала;
сверим сумму с кассовым чеком и отчетом о розничных продажах;
оставим задолженность банка-эквайера на счете 57.03 «Продажи по платежным картам» до фактического поступления денег;
при нарушении банком договорного срока направим запрос или претензию банку.
В «1С:Бухгалтерии 8» факт оплаты картой может отражаться документом Операция по платежной карте либо строкой безналичной оплаты в документе Отчет о розничных продажах. До перечисления денег банком формируется дебетовое сальдо по счету 57.03.
После зачисления выручки используем документ Поступление на расчетный счет с видом операции Поступления по платежным картам. Программа погасит задолженность банка-эквайера и отдельно отразит комиссию в соответствии с настройками учета.
Типовая логика проводок выглядит следующим образом:
Дт 57.03 Кт 90.01 — отражена розничная выручка, оплаченная картой.
Дт 90.02 Кт 41 — списана себестоимость проданного товара.
Дт 51 Кт 57.03 — получена выручка от банка-эквайера.
Дт 91.02 или 44 Кт 57.03 — учтена комиссия банка в зависимости от учетной политики и настроек программы.
Если деньги поступили позднее, чем был закрыт месяц, не будем менять отчет о розничных продажах. Оставим сумму на счете 57.03 и отразим банковское поступление фактической датой.
Посмотрим на ситуацию, когда кассир сформировал кассовый чек, терминал сообщил об отказе, после чего товар остался у продавца.
В этом случае фактической продажи и оплаты нет. Ошибочный кассовый чек необходимо аннулировать в порядке, соответствующем версии формата фискальных документов.
Одновременно исправим учет розничной продажи. Не будем оформлять недостачу, поскольку товар физически находится у организации.
Разберем действия по шагам:
подготовим объяснительную кассира или служебную записку об ошибочно сформированном чеке;
укажем дату, время, номер кассового чека, сумму и причину ошибки;
сформируем обратный фискальный документ на ошибочную операцию;
убедимся, что сведения переданы оператору фискальных данных;
скорректируем документ розничной продажи в учетной программе;
проверим остаток товара и счет 57.03.
Новый чек с правильной продажей формировать не нужно, если покупатель отказался от покупки и расчет в действительности не состоялся.
Это основной случай из рассматриваемой темы. Кассир не убедился, что терминал подтвердил платеж, и отдал товар покупателю. В кассовом чеке указана безналичная оплата, но фактически деньги не получены.
Такой кассовый чек нельзя считать полностью правильным. Номенклатура и сумма могут быть указаны верно, но реквизит формы оплаты не соответствует факту. ККТ зарегистрировала получение 300 рублей безналичными, хотя организация этих денег не получила.
Не будем сразу относить сумму на виновного работника. Сначала определим, как организация квалифицирует хозяйственную операцию.
Возможны два основных решения:
признать, что продажа с оплатой не состоялась, отменить ошибочный чек и оформить выбытие товара как недостачу;
признать передачу товара продажей с последующей оплатой, то есть сформировать задолженность покупателя и исправить кассовый чек с учетом расчета в кредит.
Выбор зависит от того, установлен ли покупатель, можно ли подтвердить его обязательство оплатить товар и существует ли реальная возможность взыскать задолженность.
Если покупатель неизвестен, связаться с ним невозможно, обязательство по последующей оплате документально не подтверждено, а товар фактически выбыл, рассмотрим оформление недостачи.
В такой ситуации выполним следующие действия:
зафиксируем отсутствие оплаты по данным терминала и банка;
получим письменное объяснение кассира;
проведем служебную проверку;
при необходимости проведем инвентаризацию товаров в торговой точке;
отменим ошибочный кассовый чек, которым была зарегистрирована несуществующая безналичная оплата;
исправим отражение продажи в бухгалтерском учете;
спишем отсутствующий товар на счет 94;
после решения руководителя отнесем ущерб на виновное лицо либо на прочие расходы.
Не будем считать недостачей 300 рублей денежных средств, поскольку деньги в кассу или на расчетный счет не поступали. Физически выбыл товар. Следовательно, инвентаризация должна выявить недостачу товарно-материальных ценностей.
Стоимость недостающего товара первоначально отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Типовая проводка:
Дт 94 Кт 41 — отражена учетная стоимость недостающего товара.
Если виновное лицо установлено и принято законное решение о взыскании:
Дт 73.02 Кт 94 — сумма ущерба отнесена на расчеты с работником.
Если виновное лицо не установлено либо во взыскании отказано:
Дт 91.02 Кт 94 — недостача списана в состав прочих расходов в бухгалтерском учете.
Налоговый учет такого расхода рассмотрим отдельно с учетом применяемой системы налогообложения и документального подтверждения отсутствия виновных лиц. Бухгалтерское списание на счет 91.02 не означает автоматического признания этой суммы в налоговых расходах.
Если первоначальная розничная продажа уже была отражена проводками по счету 90, ее необходимо сторнировать или исправить иным способом, предусмотренным учетной программой и правилами исправления ошибок.
Логика исправления может включать:
сторнирование Дт 57.03 Кт 90.01 — исключение ошибочно отраженной безналичной выручки;
сторнирование Дт 90.02 Кт 41 — восстановление товара после отмены реализации;
Дт 94 Кт 41 — отражение фактической недостачи товара.
Не выполняйте эти записи механически без анализа документов. Если организация юридически признает продажу и задолженность покупателя, выручку сторнировать не следует. В этом случае применим другое решение.
Если покупатель установлен, согласен с тем, что оплата не прошла, и обязуется перечислить деньги позднее, не обязательно оформлять выбытие товара как недостачу.
Рассмотрим передачу товара с последующей оплатой. В кассовом чеке при этом должна быть отражена не полученная безналичная оплата, а фактический способ расчета, например передача товара в кредит.
Разберем по шагам:
получим подтверждение от банка, что первоначальная операция не состоялась;
зафиксируем задолженность покупателя документом, позволяющим определить должника, сумму и основание долга;
исправим ошибочный кассовый чек;
сформируем правильный фискальный документ с фактическими реквизитами расчета;
перенесем сумму со счета расчетов с банком-эквайером на счет расчетов с покупателем;
при последующей оплате сформируем кассовый чек на погашение кредита и отразим поступление денег.
В бухгалтерском учете может потребоваться запись:
Дт 62 Кт 57.03 — задолженность переклассифицирована из ожидаемого платежа банка-эквайера в задолженность покупателя.
Выручка и себестоимость при таком варианте сохраняются, поскольку организация признает, что товар реализован, а покупатель должен оплатить его стоимость.
При фактическом получении денег от покупателя отразим погашение задолженности:
Дт 50.01 Кт 62 — оплата внесена наличными;
или
Дт 51 Кт 62 — оплата поступила на расчетный счет.
Одновременно выполним требования законодательства о ККТ при погашении задолженности за товар.
Не применяйте вариант с задолженностью покупателя, если покупатель не установлен и подтвердить долг невозможно. Формальная запись по счету 62 без реального должника приведет к зависшей дебиторской задолженности и не устранит проблему.
Рассмотрим другую распространенную ошибку. Банк подтвердил оплату картой, деньги поступили или должны поступить по эквайрингу, однако в кассовом чеке указана оплата наличными.
В этом случае необходимо исправить форму оплаты в кассовом чеке. Кроме того, в учетной системе нужно перенести сумму из кассы на расчеты с банком-эквайером.
Если выручка была ошибочно отражена по дебету счета 50.01, выполним переклассификацию:
Дт 57.03 Кт 50.01 — вместо наличной оплаты отражена оплата банковской картой.
Такая запись не создает повторную выручку. Она только исправляет вид полученного актива: вместо наличных денежных средств организация имеет требование к банку-эквайеру.
Обязательно сверим фактическую наличность. Ошибка «карта вместо наличных» обычно приводит к расчетной недостаче денег в кассе, если отчет ККТ показывает наличную оплату, которой в действительности не было.
Если деньги фактически приняты в кассу, но кассовый чек показывает оплату картой, исправим фискальный документ и учет формы оплаты.
В бухгалтерском учете выполним переклассификацию:
Дт 50.01 Кт 57.03 — сумма перенесена с расчетов по платежным картам в наличную кассу.
После исправления проверим:
кассовую книгу;
остаток наличных денег;
отчет о закрытии смены;
отчет банка-эквайера;
оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50.01 и 57.03.
Не создавайте фиктивную операцию по терминалу только для того, чтобы отчет эквайринга совпал с первоначальным кассовым чеком. Исправим именно ошибочный чек и учетные данные в соответствии с фактическим способом оплаты.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию. Операция по карте успешно прошла, в отчете эквайринга она есть, деньги поступили на расчетный счет, но кассовый чек на онлайн-кассе не был сформирован.
Слип POS-терминала не заменяет кассовый чек. Поэтому имеет место неприменение ККТ при расчете.
Выполним следующие действия:
определим дату, время, сумму и состав первоначального расчета;
подготовим внутренний документ с описанием причины нарушения;
сформируем кассовый чек коррекции на каждый расчет;
укажем номенклатуру, количество, стоимость, ставку НДС, систему налогообложения и безналичную форму оплаты;
проверим передачу чека оператору фискальных данных;
при необходимости направим пояснение в налоговый орган.
Чек коррекции формируется в день обнаружения нарушения. Не пытайтесь изменить дату ККТ и задним числом включить чек в закрытую смену.
Сведения в чеке коррекции должны позволять идентифицировать конкретный расчет. Не объединяйте несколько неизвестных операций одной общей суммой без детализации.
Порядок исправления зависит от версии формата фискальных документов, применяемой кассой.
Версию ФФД проверим в карточке регистрации ККТ, отчете о регистрации, личном кабинете ККТ, настройках кассового программного обеспечения или данных оператора фискальных данных.
Для ФФД 1.05 при исправлении реквизитов ранее сформированного кассового чека обычно применим следующую последовательность:
сформируем кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода», полностью повторяющий ошибочный чек;
укажем связь с первоначальным фискальным документом, если это поддерживает применяемое программное обеспечение;
сформируем новый кассовый чек с признаком «приход» и правильными реквизитами.
Если первоначальная операция полностью отменяется и правильного расчета не было, ограничимся обратным чеком. Новый чек «приход» в таком случае не нужен.
Для ФФД 1.1 и 1.2 ошибки в принятом кассовом чеке исправляются кассовыми чеками коррекции:
сформируем кассовый чек коррекции на обратную операцию с некорректными реквизитами;
сформируем кассовый чек коррекции с правильными данными;
укажем фискальный признак первоначального ошибочного чека в дополнительном реквизите, когда это предусмотрено форматом и программой;
отразим каждую исправляемую операцию отдельной позицией.
Если чек был создан на ККТ, но не принят ФНС из-за логической ошибки или попадания в карантин, порядок может отличаться. В таком случае проверим статус документа у оператора фискальных данных и используем предусмотренный программой механизм исправления непринятых чеков.
Не выбирайте вид исправительного чека только по названию кнопки в программе. Сначала определим версию ФФД, статус первоначального чека и фактическое содержание операции.
Для самостоятельной коррекции подготовим внутренний документ, позволяющий установить обстоятельства ошибки.
Это может быть акт, служебная записка или бухгалтерская справка. В документе укажем:
дату обнаружения ошибки;
дату и время первоначальной операции;
номер смены и номер фискального документа;
регистрационный номер ККТ;
наименование торговой точки;
сумму операции;
товары, работы или услуги;
форму оплаты, указанную в чеке;
фактическую форму оплаты;
данные отчета POS-терминала;
данные банковской выписки;
причину расхождения;
порядок исправления;
ответственных лиц.
Если исправление проводится самостоятельно, в реквизите «тип коррекции» укажем самостоятельную операцию, а не корректировку по предписанию налогового органа.
Своевременное добровольное устранение нарушения и передача корректных фискальных сведений могут иметь значение для освобождения от административной ответственности при выполнении условий статьи 14.5 КоАП РФ. Поэтому не откладывайте исправление до налоговой проверки.
Выясним причину сомнений бухгалтера. Закрытый месяц в 1С означает, что выполнены регламентные операции, рассчитана себестоимость, сформированы обороты и, возможно, установлен запрет изменения данных.
Закрытие периода не означает, что ошибку нельзя исправить. Оно означает, что способ исправления необходимо выбрать с учетом даты обнаружения, бухгалтерской отчетности и влияния на налоги.
Не будем без необходимости открывать прошлый период и перепроводить все документы. Сначала определим, является ли расхождение бухгалтерской ошибкой прошлого периода или новым фактом, установленным в текущем периоде.
Например, если на конец месяца банк еще не перечислил реально полученную карточную выручку, дебетовое сальдо по счету 57.03 является нормальным. Поступление денег в следующем месяце не считается исправлением ошибки.
Если же операция по карте не состоялась, но в прошлом месяце была отражена дебиторская задолженность банка и выручка, потребуется исправить ошибочные записи.
Рассмотрим правила ПБУ 22/2010.
Если ошибка текущего отчетного года обнаружена до его окончания, исправим ее в месяце обнаружения записями по соответствующим счетам.
Если ошибка отчетного года обнаружена после окончания года, но до подписания годовой бухгалтерской отчетности, исправим ее записями за декабрь соответствующего года.
Если ошибка прошлого года обнаружена после подписания или утверждения отчетности, порядок зависит от ее существенности:
несущественную ошибку исправим в текущем периоде с отражением результата в составе прочих доходов или расходов;
существенную ошибку исправим по правилам ретроспективного пересчета и с применением счета 84, если организация не вправе использовать упрощенный порядок;
критерии существенности возьмем из учетной политики организации.
Если организация имеет право на упрощенное ведение бухгалтерского учета, проверим закрепленный в учетной политике упрощенный порядок исправления существенных ошибок прошлых лет.
Не смешивайте дату кассового чека коррекции и дату бухгалтерской записи. Фискальный документ формируется текущей датой обнаружения, а бухгалтерские последствия отражаются по правилам бухгалтерского учета.
Ответ форума о том, что бухгалтеру следует проинформировать руководство, отражает только часть необходимых действий.
Бухгалтер действительно не может:
задним числом провести банковскую операцию через POS-терминал;
самостоятельно признать кассира виновным;
без распоряжения работодателя удержать сумму из заработной платы;
изменить банковскую выписку;
оформить фиктивный слип эквайринга;
подменить решение комиссии собственным предположением.
Однако задачи бухгалтера не ограничиваются одной устной информацией руководителю. В пределах должностных обязанностей бухгалтер может и должен:
провести сверку ККТ, эквайринга, банковской выписки и наличной кассы;
выявить конкретные даты и суммы расхождений;
получить отчет банка-эквайера;
подготовить служебную или бухгалтерскую записку;
предложить руководителю провести проверку или инвентаризацию;
определить возможный способ бухгалтерского исправления;
организовать формирование исправительного кассового чека, если у бухгалтера есть соответствующие полномочия и доступ к ККТ;
отразить утвержденное решение в бухгалтерском и налоговом учете;
проверить, устранено ли сальдо по счету 57.03;
сохранить подтверждающие документы.
Решение о наличии ущерба, виновности работника и взыскании принимает работодатель, а не бухгалтер. Бухгалтер предоставляет расчет и документы, после чего отражает утвержденное решение в учете.
Если товар передан без оплаты и предполагается материальная ответственность кассира, соблюдем требования трудового законодательства.
До принятия решения о возмещении ущерба работодатель обязан установить:
факт прямого действительного ущерба;
его размер;
причину возникновения;
противоправность действий или бездействия работника;
вину работника;
причинно-следственную связь между действиями работника и ущербом;
наличие обстоятельств, исключающих материальную ответственность.
Издадим приказ о проведении проверки и при необходимости создадим комиссию. Включим в нее руководителя подразделения, бухгалтера, специалиста по кадрам, сотрудника службы безопасности и других компетентных лиц.
Обязательно запросим у кассира письменное объяснение. Если работник отказывается его представить, составим акт об отказе.
К материалам проверки приложим:
кассовый чек;
отчет о закрытии смены;
отчет POS-терминала;
ответ банка-эквайера;
банковскую выписку;
кассовые документы;
инвентаризационные документы;
объяснение кассира;
видеозапись, если она законно получена и хранится организацией;
должностную инструкцию и локальные правила работы с терминалом;
договор о материальной ответственности, если он заключен и применим.
По результатам оформим акт или заключение комиссии. Только после этого руководитель сможет принять решение о взыскании, добровольном возмещении или списании ущерба.
Не удерживайте сумму кассового чека автоматически. По ТК РФ с работника взыскивается прямой действительный ущерб, а не упущенная выгода.
В рассматриваемом случае необходимо определить, какой актив организация фактически утратила:
если исчезли наличные деньги, ущербом может быть сумма недостачи денежных средств;
если покупателю передан неоплаченный товар, ущерб связан с утратой товара;
если за покупателем документально числится долг, сначала оценим возможность взыскания задолженности с покупателя;
если убыток является только неполученной торговой наценкой, автоматически взыскивать ее с работника нельзя.
Размер ущерба определим по правилам статьи 246 ТК РФ исходя из фактических потерь и применимых цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом его состояния.
По общему правилу материальная ответственность работника ограничена средним месячным заработком, если законодательством не установлена полная материальная ответственность.
Распоряжение о взыскании суммы, не превышающей среднего месячного заработка, должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба.
Если срок пропущен, работник не согласен с взысканием или сумма превышает предел, установленный трудовым законодательством, взыскание обычно производится в судебном порядке либо на основании добровольного письменного соглашения.
Не забудем соблюдать ограничения на удержания из заработной платы.
Если товар передан покупателю, а продажа отменяется из-за отсутствия оплаты, фактический остаток товара будет меньше учетного.
Проведем инвентаризацию по распоряжению руководителя. Зафиксируем фактическое наличие товаров и сравним его с учетными остатками.
В «1С:Бухгалтерии 8» используем документ Инвентаризация товаров. В зависимости от релиза и интерфейса он может находиться в разделе складского учета.
После утверждения результатов создадим документ Списание товаров или Списание товаров, материалов.
Проверим, что программа сформировала списание на счет 94, а не сразу на расходы организации. Окончательное направление списания определим после завершения проверки.
Если товары учитываются по продажной стоимости с использованием счета 42, отдельно проверим списание торговой наценки.
После проведения документов сформируем:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 94;
карточку счета 94;
ведомость по товарам на складах;
анализ субконто по материально ответственному лицу и складу.
Рассмотрим подробнее порядок работы в типовой конфигурации. Названия команд могут отличаться в зависимости от релиза, интерфейса и настроек розничного учета.
Сначала откроем документ Отчет о розничных продажах за проблемную смену и проверим вкладку с безналичными оплатами. Убедимся, что сумма 300 рублей действительно отнесена на эквайринг.
Затем сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 57.03. Найдем сумму, которая числится как ожидаемое поступление от банка, но отсутствует в реестре эквайринга.
Дальнейшие действия зависят от результата проверки.
Если банк подтвердил карточную операцию:
не изменяем отчет о розничных продажах;
оставляем сумму на счете 57.03;
вводим Поступление на расчетный счет фактической датой зачисления;
при задержке предъявляем претензию банку.
Если покупатель фактически заплатил наличными:
исправляем кассовый чек;
переносим сумму с 57.03 на 50.01;
проверяем кассовую книгу и фактический остаток;
устраняем зависшее сальдо по эквайрингу.
Если оплаты не было, а продажа отменяется:
оформляем обратный кассовый документ;
исправляем или сторнируем розничную продажу;
проводим инвентаризацию;
списываем отсутствующий товар на счет 94;
после решения комиссии отражаем расчеты с виновным лицом или прочий расход.
Если продажа признается совершенной в кредит:
исправляем реквизиты кассового чека;
переносим сумму с 57.03 на счет 62;
создаем аналитику по установленному покупателю;
при погашении задолженности отражаем оплату и формируем требуемый кассовый чек.
Для нетиповой корректировки может потребоваться документ Операция, введенная вручную. Используем его только после определения экономического содержания операции. Не закрывайте счет 57.03 произвольной проводкой на 91.02 без документов и решения руководителя.
В типовых решениях 1С может использоваться объект Кассовый чек коррекции или команда формирования чека через подключенное оборудование ККТ с передачей данных.
В «1С:Рознице», «1С:Управлении торговлей» и других торговых конфигурациях могут применяться документы Чек ККМ, Отчет о розничных продажах, Отчет о розничных возвратах и специальные рабочие места для исправления чеков.
При работе с кассой АТОЛ учитываем, что АТОЛ является производителем ККТ и драйвера, а конкретная последовательность команд зависит от кассовой программы, версии драйвера и ФФД.
Перед формированием исправления проверим:
версию ФФД;
статус первоначального чека у ОФД;
номер фискального накопителя;
номер фискального документа;
фискальный признак документа;
дату первоначального расчета;
правильную номенклатуру и ставку НДС;
правильный способ оплаты;
тип коррекции;
основание коррекции.
После пробития проверим чек у оператора фискальных данных. Недостаточно получить только бумажную ленту из кассы: убедимся, что фискальный документ принят и передан в ФНС.
Если типовая конфигурация не позволяет сформировать требуемый чек, не изменяйте конфигурацию и не вводите случайные команды драйвера. Обратимся к обслуживающей организации ККТ или специалисту, который отвечает за интеграцию 1С с АТОЛ.
Не открывайте и не восстанавливайте старую смену. Исправительный фискальный документ формируется в текущей открытой смене.
В реквизитах основания укажем сведения о первоначальной операции. Дата формирования исправительного чека будет текущей, а связь с прошлым расчетом обеспечивается реквизитами коррекции и внутренними документами.
Закрытая кассовая смена не препятствует коррекции. Аналогично закрытый месяц в бухгалтерской программе не препятствует правильному отражению последствий ошибки.
Ответ зависит от экономического содержания операции.
Если платеж картой состоялся и кассовый чек правильный, отчет о розничных продажах изменять не нужно.
Если фактическая оплата была наличной, изменим форму расчетов или выполним бухгалтерскую переклассификацию между счетами 57.03 и 50.01.
Если продажи не было и товар остался в магазине, отменим ошибочную реализацию.
Если товар передан и продажа признается в кредит, сохраним выручку, но перенесем задолженность с банка-эквайера на покупателя.
Если товар передан неизвестному покупателю и организация квалифицирует событие как недостачу, отменим ошибочную продажу и спишем товар по результатам проверки.
Не изменяйте отчет только для технического совпадения с банковской выпиской. Учет должен отражать фактическое содержание хозяйственной операции.
Посмотрим на пример.
Кассир оформил продажу товара стоимостью 300 рублей. Себестоимость товара составляет 210 рублей. В кассовом чеке указана безналичная оплата. Банк подтвердил, что операция по карте не проводилась. Наличные от покупателя не получены. Покупателя установить невозможно.
Организация принимает решение отменить ошибочную продажу и признать недостачу товара.
Выполним следующие действия:
оформим служебную записку о расхождении;
получим объяснение кассира;
сформируем обратный фискальный документ на ошибочный чек;
сторнируем выручку 300 рублей и ожидаемое поступление по счету 57.03;
восстановим товар после отмены ошибочной продажи;
по результатам инвентаризации спишем товар стоимостью 210 рублей на счет 94;
проведем проверку и определим размер прямого действительного ущерба;
после решения работодателя отнесем утвержденную сумму на счет 73.02 либо спишем на счет 91.02.
Не будем автоматически взыскивать с кассира 300 рублей только потому, что такая сумма указана в кассовом чеке. Размер ущерба установим по правилам трудового законодательства и материалам проверки.
Предположим, кассир получил 300 рублей наличными, но в кассовом чеке указал безналичную оплату. В кассе фактически имеется излишек 300 рублей, а на счете 57.03 числится несуществующая задолженность банка.
Исправим ситуацию следующим образом:
оформим служебную записку кассира;
сформируем обратный чек с ошибочной безналичной оплатой;
сформируем правильный чек с оплатой наличными;
выполним проводку Дт 50.01 Кт 57.03 на 300 рублей;
проверим кассовую книгу и лимит остатка кассы;
проверим отсутствие суммы в отчете эквайринга.
Выручка по счету 90 повторно не начисляется, поскольку исправляется только форма оплаты.
Предположим, банк подтвердил карточную операцию на 300 рублей, но в кассовом чеке указана наличная оплата. Фактической недостачи товара или денег нет, однако кассовый отчет и эквайринг расходятся.
Выполним следующие действия:
исправим форму оплаты в кассовом чеке;
выполним проводку Дт 57.03 Кт 50.01 на 300 рублей;
после получения денег от банка отразим Дт 51 Кт 57.03;
проверим отсутствие кассовой недостачи после переклассификации.
Чтобы не исправлять данные на основании предположений, соберем единую сверку.
В 1С сформируем:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.01;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 57.03;
Карточка счета 57.03;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41;
отчет по розничным продажам;
отчет по товарам на складах;
журнал кассовых чеков;
анализ счета 90;
банковскую выписку;
реестр операций банка-эквайера.
Сверку удобно выполнять по каждой кассовой смене:
сумма наличных оплат по ККТ должна соответствовать фактической наличности с учетом возвратов и служебных операций;
сумма безналичных оплат по ККТ должна соответствовать успешным операциям терминала;
успешные операции терминала должны быть включены в реестр эквайринга;
реестр эквайринга должен соответствовать поступлению на счет с учетом комиссии и сроков перечисления;
остаток по счету 57.03 должен состоять только из реальных сумм, находящихся в пути.
Не будем выполнять действия, которые создают недостоверные документы.
Нельзя:
вводить в терминал фиктивную оплату картой без присутствия и согласия владельца карты;
рисовать или изменять слип POS-терминала;
исправлять банковскую выписку вручную;
изменять дату ККТ для печати чека прошлым числом;
оформлять поступление на расчетный счет при отсутствии банковской операции;
удалять первоначальный фискальный чек из учета без формирования исправительных документов;
удерживать деньги из зарплаты кассира без проверки и распоряжения работодателя;
списывать зависший остаток счета 57.03 на расходы без выяснения причины;
создавать задолженность вымышленного покупателя.
Разберем типичные неверные решения.
Считать отсутствие бумажного слипа отсутствием оплаты. Сначала проверим статус операции в банковской системе.
Ориентироваться только на банковскую выписку одного дня. Учтем договорный срок перечисления эквайринговой выручки.
Считать кассовый чек доказательством списания денег с карты. ККТ не подтверждает банковскую авторизацию.
Не исправлять кассовый чек, потому что сумма и товар указаны правильно. Неверная форма оплаты также является ошибкой в реквизитах чека.
Пробивать оплату по терминалу задним числом. Банковскую операцию нельзя создавать для формального закрытия расхождения.
Взыскивать с кассира розничную стоимость товара без проверки. Сначала установим размер прямого действительного ущерба.
Списывать всю сумму с 57.03 на счет 91.02. Сначала определим, является ли это долгом банка, покупателя, недостачей товара или ошибкой формы оплаты.
Открывать старую кассовую смену. Исправительные чеки формируются в текущей смене.
Перепроводить закрытый год без анализа существенности. Применим правила ПБУ 22/2010.
Формировать один общий чек коррекции на несколько неизвестных операций. Обеспечим идентификацию каждого расчета.
После исправления проанализируем внутренний контроль торговой точки.
Установим для кассиров обязательную последовательность действий:
ввести сумму в POS-терминал;
дождаться сообщения «Одобрено»;
получить подтверждение успешной операции;
только после этого завершить кассовый чек и передать товар покупателю;
при сообщении «Отказ» не выдавать товар до получения другой оплаты;
при неопределенном результате операции выполнить проверку статуса, а не повторять списание автоматически;
в конце смены сверить безналичные итоги ККТ с итогами терминала.
По возможности настроим интеграцию POS-терминала с рабочим местом кассира. При интегрированной схеме сумма передается в терминал автоматически, а кассовый чек завершается только после успешного ответа банка. Это уменьшает риск ручного ввода неверной суммы и выдачи товара при отклоненной операции.
Организуем ежедневный контроль:
сверку итогов всех POS-терминалов с безналичными оплатами по ККТ;
контроль операций со статусом «отказ», «отмена» и «реверс»;
проверку незакрытых сумм по счету 57.03;
оперативное оформление служебных записок;
контроль передачи фискальных документов оператору фискальных данных.
Соберем решение в последовательный порядок действий.
Найдем конкретный кассовый чек, смену, сумму и товар.
Проверим журнал POS-терминала, отчет эквайринга и банковскую выписку.
Получим подтверждение банка о статусе операции.
Определим, была ли фактическая оплата наличными или картой.
Выясним, передан ли товар покупателю.
Если платеж состоялся и чек ККТ правильный, не будем исправлять ККТ, а учтем обычное поступление от банка.
Если платеж состоялся, но форма оплаты в чеке неверна, исправим кассовый чек и переклассифицируем расчеты между счетами 50.01 и 57.03.
Если платеж не состоялся и товар не передан, отменим ошибочный кассовый чек и реализацию.
Если платеж не состоялся, товар передан и покупатель установлен, рассмотрим задолженность покупателя и расчет в кредит.
Если платеж не состоялся, товар передан и покупатель неизвестен, оформим проверку и инвентаризацию.
Сформируем исправительные фискальные документы в соответствии с ФФД 1.05, 1.1 или 1.2.
Не будем открывать старую кассовую смену и менять дату ККТ.
Подготовим служебную записку, бухгалтерскую справку и материалы проверки.
Отразим недостачу на счете 94 либо задолженность покупателя на счете 62.
После законного решения работодателя отразим расчеты с работником на счете 73.02.
Исправим закрытый бухгалтерский период по правилам ПБУ 22/2010.
Проверим счета 50.01, 57.03, 62, 73.02, 90, 94 и 41.
Убедимся, что исправительный чек принят оператором фискальных данных.
Если кассовый чек АТОЛ показывает оплату картой, но операция на POS-терминале не проводилась и деньги не поступили, бухгалтер не может исправить проблему путем создания банковской операции задним числом.
Сначала необходимо подтвердить отсутствие оплаты у банка-эквайера. Если оплата действительно не состоялась, кассовый чек содержит недостоверную форму расчета и подлежит исправлению.
Если товар не передан, отменим ошибочную продажу. Если товар передан установленному покупателю и он признает долг, оформим задолженность и скорректируем кассовые реквизиты с учетом расчета в кредит. Если товар передан неизвестному покупателю, проведем служебную проверку и инвентаризацию, после чего отразим недостачу.
Бухгалтер должен не только сообщить руководителю о расхождении, но и подготовить документальную сверку, бухгалтерскую справку, варианты исправления и учетные записи. При этом бухгалтер не вправе самостоятельно признавать работника виновным или удерживать ущерб из его заработной платы.
Ошибку, обнаруженную после закрытия месяца или года, исправим текущими либо декабрьскими записями в зависимости от даты обнаружения и статуса бухгалтерской отчетности. Кассовый исправительный документ сформируем текущей датой с указанием сведений о первоначальном расчете.
Информация носит справочный характер