Рассмотрим ситуацию, в которой организация приобрела программное обеспечение для ноутбука инженера-технолога и должна определить правильный порядок бухгалтерского учета. На практике вопрос нельзя решить только по должности сотрудника или по тому, на какой компьютер установлена программа.
Сначала выясним, что именно приобрела организация: исключительное право на программу, лицензию на ее использование, подписку на облачный сервис или услугу по предоставлению доступа. Затем определим срок использования, стоимость объекта, возможность организации контролировать доступ к программе и назначение программного обеспечения в деятельности предприятия.
Только после этого выберем счета учета. Если права на программу признаются нематериальным активом, первоначально отразим их на счете 08.05, затем примем к учету на счете 04, а на счет затрат будем относить амортизацию. Если права не признаются нематериальным активом либо их стоимость ниже установленного организацией лимита, затраты можно отразить непосредственно на счете 20.01, 23, 25, 26 или 44 в зависимости от назначения программы.
Для программного обеспечения инженера-технолога наиболее вероятным счетом затрат является счет 25 «Общепроизводственные расходы», если сотрудник обслуживает производственный процесс в целом. Однако при непосредственной связи программы с изготовлением конкретной продукции или выполнением конкретного заказа может применяться счет 20.01.
Программа для ЭВМ является результатом интеллектуальной деятельности. При покупке программного продукта организация обычно получает не саму программу как вещь, а определенный объем прав на ее использование.
Поэтому проанализируем договор, лицензионное соглашение, счет, акт, универсальный передаточный документ и описание поставки. Найдем формулировки, указывающие на правовую природу приобретения.
Возможны следующие варианты:
Организация приобрела исключительное право. Правообладатель полностью передает организации исключительное право на программу по договору об отчуждении исключительного права.
Организация получила исключительную лицензию. Правообладатель сохраняет исключительное право, но предоставляет организации право использования программы на условиях исключительной лицензии в установленных договором пределах.
Организация получила простую неисключительную лицензию. Организация может использовать программу, но правообладатель вправе выдавать аналогичные лицензии другим пользователям.
Организация приобрела срочную подписку. Доступ к программе предоставляется на месяц, год или другой установленный период.
Организация получает облачную услугу. Программа находится на сервере поставщика, а организация получает доступ к функциональности через интернет.
Программа приобретена в составе ноутбука. Стоимость программного обеспечения может быть включена в общую стоимость оборудования либо выделена отдельной строкой.
Не будем определять способ учета по названию позиции «программное обеспечение» в счете поставщика. Одинаковое название может обозначать и бессрочное исключительное право, и годовую лицензию, и ежемесячную облачную услугу.
Разберем по шагам документы, которые необходимо изучить.
Договор с поставщиком или правообладателем.
Лицензионное или сублицензионное соглашение.
Договор об отчуждении исключительного права, если он заключался.
Акт передачи прав, если его оформление предусмотрено договором.
Универсальный передаточный документ.
Счет или спецификацию к договору.
Условия использования программы, размещенные правообладателем.
Документ, содержащий лицензионный ключ, регистрационный номер или данные учетной записи.
Приказ или служебную записку о передаче программы инженеру-технологу.
Должностную инструкцию сотрудника.
Документы, определяющие назначение производственного подразделения.
Из документов выясним:
какое право передано организации;
на какой срок оно предоставлено;
сколько пользователей или устройств охватывает лицензия;
можно ли передавать право другому сотруднику;
может ли организация ограничить доступ посторонних лиц;
когда право стало доступно для использования;
предусмотрены ли обновления и техническая поддержка;
выделена ли стоимость программы отдельно от стоимости ноутбука;
для каких производственных или управленческих задач используется программа.
Начиная с бухгалтерской отчетности за 2024 год организации применяют ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы». Стандарт распространяется не только на исключительные права, но и на права, полученные по лицензионным договорам, если они отвечают установленным признакам нематериального актива.
Следовательно, распространенное правило, по которому неисключительная лицензия никогда не могла учитываться как нематериальный актив, для бухгалтерского учета больше не применяется автоматически. Рассмотрим фактические характеристики приобретенного права.
Признаем право на программу нематериальным активом, если одновременно выполняются следующие условия:
право не имеет материально-вещественной формы;
программа предназначена для использования в обычной деятельности организации, при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг или для управленческих нужд;
предполагаемый срок использования превышает 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев;
право способно приносить будущие экономические выгоды;
организация имеет право на получение этих экономических выгод;
организация способна ограничить доступ других лиц к соответствующим выгодам;
объект можно идентифицировать и отделить от других активов.
Для признания права на программу нематериальным активом в бухгалтерском учете не обязательно приобретать исключительное право. Простая неисключительная лицензия также может стать объектом НМА, если организация контролирует ее использование, срок превышает 12 месяцев и выполняются остальные требования ФСБУ 14/2022.
Одним из существенных условий признания НМА является способность организации ограничить доступ других лиц к экономическим выгодам от использования программы.
Рассмотрим признаки такого контроля:
лицензия зарегистрирована на организацию;
организации передан индивидуальный лицензионный ключ;
программа установлена на принадлежащее организации оборудование;
доступ предоставляется только определенным сотрудникам;
используются корпоративные учетные записи;
пароли и права доступа администрируются организацией;
лицензионное соглашение запрещает передачу доступа посторонним лицам;
после увольнения сотрудника организация может заблокировать его доступ и передать лицензию другому работнику.
Если программа находится на сервере поставщика и одинаковый доступ к ней получают многие независимые пользователи, проанализируем, контролирует ли организация самостоятельный объект права или только получает услугу.
Например, ежемесячный доступ к онлайн-сервису без индивидуальной лицензии, без возможности управлять программой и без права ограничивать доступ других клиентов поставщика обычно рассматривается как услуга или предоплаченный доступ, а не как отдельный нематериальный актив.
Определим срок, в течение которого организация планирует использовать приобретенные права.
Срок превышает 12 месяцев. Проверим остальные критерии НМА.
Срок составляет ровно 12 месяцев. Критерий использования более 12 месяцев не выполняется, поэтому право не признаем НМА только на основании продолжительности.
Срок менее 12 месяцев. Отразим затраты как расходы текущего или будущих периодов в зависимости от порядка предоставления права.
Срок в договоре не указан. Проанализируем условия лицензионного соглашения, гражданское законодательство и реальный период использования. Для лицензионного договора отсутствие срока может приводить к применению установленного законодательством срока, поэтому не будем автоматически считать лицензию бессрочной.
Предоставлена бессрочная лицензия. Установим срок полезного использования исходя из ожидаемого периода эксплуатации, морального устаревания, планов обновления и технических ограничений.
Для инженерного программного обеспечения срок полезного использования может зависеть от срока лицензии, срока поддержки форматов, обновления производственного оборудования и планов организации по переходу на новую версию.
ФСБУ 14/2022 позволяет организации установить лимит стоимости для нематериальных активов. Права, стоимость которых ниже лимита, можно не учитывать на счете 04, даже если они отвечают остальным признакам НМА.
Единого обязательного лимита стоимости НМА для бухгалтерского учета законодательство не устанавливает. Организация самостоятельно определяет его в учетной политике с учетом существенности информации.
Не будем автоматически применять в бухгалтерском учете налоговый лимит 100 000 рублей. Он относится к признанию амортизируемого имущества для целей налога на прибыль и не заменяет лимит, установленный учетной политикой по ФСБУ 14/2022.
Если стоимость права ниже бухгалтерского лимита:
признаем затраты расходами периода, в котором завершены капитальные вложения и право стало готово к использованию;
отнесем расходы на счет, соответствующий назначению программы;
организуем контроль наличия и движения права;
при необходимости используем забалансовый учет;
сохраним сведения о лицензионных ключах, пользователях и сроках действия.
Например, организация установила в учетной политике лимит НМА 100 000 рублей. Лицензия стоимостью 45 000 рублей действует три года и отвечает признакам НМА. Организация вправе не учитывать ее на счете 04, а признать затраты текущими расходами, обеспечив дальнейший контроль права.
После определения порядка признания права выберем счет затрат. Ориентируйтесь не на название должности и не на место установки программы, а на функцию, для которой она используется.
Рассмотрим назначение каждого счета.
Счет 20.01 «Основное производство». Используем, если программа непосредственно применяется при изготовлении конкретной продукции, выполнении конкретных работ или заказов, а расход можно прямо отнести на соответствующую номенклатурную группу, продукцию или заказ.
Счет 23 «Вспомогательные производства». Используем, если инженер-технолог работает во вспомогательном производстве, например в ремонтном, инструментальном, энергетическом или транспортном подразделении.
Счет 25 «Общепроизводственные расходы». Используем, если программное обеспечение обеспечивает работу производственного подразделения в целом и не относится напрямую к одному конкретному виду продукции или заказу.
Счет 26 «Общехозяйственные расходы». Используем, если программа применяется для общекорпоративного управления, административной работы, общих расчетов, документооборота или технической деятельности, не связанной непосредственно с конкретным производственным подразделением.
Счет 44 «Расходы на продажу». Используем, если программа применяется подразделением продаж, маркетинга, логистики сбыта или другой коммерческой службой.
Для специализированной программы инженера-технолога чаще всего выбираем счет 25. Работа технолога обычно связана с разработкой и сопровождением технологических процессов, нормированием, подготовкой производства и обслуживанием нескольких видов продукции.
Если программа используется для проектирования или расчета конкретного изделия и организация относит зарплату соответствующего инженера непосредственно на конкретный заказ, можно выбрать счет 20.01.
Применим счет 20.01, если расход имеет прямую связь с производимой продукцией, работой или заказом.
Посмотрим на возможные примеры:
инженер-технолог разрабатывает технологический процесс только для конкретного изделия;
лицензия приобретена исключительно для выполнения одного производственного контракта;
программа используется для расчета норм расхода материалов по конкретным заказам;
стоимость лицензии по условиям учетной политики признается прямой производственной затратой;
в программе можно достоверно указать номенклатурную группу, заказ или направление деятельности;
организация применяет позаказный метод калькулирования и относит труд инженера непосредственно на заказы.
При выборе счета 20.01 укажем необходимую аналитику:
подразделение затрат;
номенклатурную группу;
статью затрат;
продукцию или заказ, если такая аналитика используется;
вид деятельности, если организация ведет раздельный учет.
Не относите программу на счет 20.01 только потому, что сотрудник работает на производственном предприятии. Если программа обслуживает весь цех или несколько производственных направлений, выберем счет 25.
Счет 25 является наиболее типичным вариантом для программного обеспечения инженера-технолога производственного подразделения.
Используем его, если программа применяется для:
разработки технологических процессов по нескольким видам продукции;
подготовки производственных инструкций;
расчета режимов обработки;
составления технологических карт;
нормирования материалов и трудозатрат;
обслуживания оборудования цеха;
контроля соблюдения производственной технологии;
анализа производственных отклонений;
подготовки управляющих программ для нескольких заказов;
общей технологической подготовки производства.
В этом случае текущий расход или амортизацию НМА отразим проводкой:
Дебет 25 Кредит 60.01, 76.18, 97.21 или 05.01 — в зависимости от способа учета приобретенного права.
Затем общепроизводственные расходы будут распределены в соответствии с учетной политикой организации и настройками базы распределения счета 25.
Счет 26 выберем, если программа используется не производственным подразделением, а общим техническим или административным аппаратом организации.
Например, счет 26 может применяться, если инженер-технолог:
работает в центральной дирекции организации;
разрабатывает общекорпоративные стандарты;
занимается общим управлением техническими проектами;
не относится к конкретному цеху или производственному подразделению;
использует обычные офисные, справочные или коммуникационные программы;
выполняет преимущественно административные функции.
Например, лицензия на систему электронного документооборота, офисный пакет, программу для проведения видеоконференций или общую справочную систему может учитываться на счете 26, даже если установлена на ноутбуке инженера-технолога.
Следовательно, назначение специализированной технологической программы и обычного офисного приложения может различаться. Не обязательно относить все программы одного сотрудника на один счет.
Используем счет 23, если инженер-технолог относится к вспомогательному производству.
Например, программное обеспечение может использоваться:
ремонтной службой для планирования обслуживания оборудования;
инструментальным производством для проектирования оснастки;
энергетическим подразделением для расчета нагрузок;
транспортным подразделением для технического обслуживания;
лабораторией или испытательным производством, результаты работы которого распределяются на основное производство.
В таком случае расходы сначала соберем на счете 23, а затем распределим на потребителей услуг вспомогательного подразделения в соответствии с учетной политикой.
Рассмотрим подробнее вариант, когда организация заключила договор об отчуждении исключительного права.
Если право будет использоваться более 12 месяцев и отвечает критериям ФСБУ 14/2022, признаем нематериальный актив.
Последовательность бухгалтерского учета будет следующей:
Дебет 08.05 Кредит 60.01 — отражены затраты на приобретение исключительного права.
Дебет 08.05 Кредит 60.01, 76, 70 или другого соответствующего счета — включены дополнительные затраты, непосредственно связанные с подготовкой права к использованию.
Дебет 04 Кредит 08.05 — право принято к учету в качестве нематериального актива.
Дебет 20.01, 23, 25, 26 или 44 Кредит 05.01 — начислена амортизация.
Если программа используется инженером-технологом для обслуживания производственного процесса в целом, укажем счет 25 в способе отражения амортизации.
Покупку исключительного права не будем сразу относить на счет 25, если объект должен учитываться как НМА. На счет затрат будет ежемесячно попадать амортизация, а не первоначальная стоимость целиком.
Рассмотрим неисключительную лицензию, например право использования инженерной программы на три года.
По правилам ФСБУ 14/2022 отсутствие исключительного права не препятствует признанию НМА. Проверим:
право предоставлено конкретной организации;
лицензия идентифицируется по договору, ключу или учетной записи;
срок превышает 12 месяцев;
организация контролирует пользователей;
программа используется в обычной деятельности;
организация получает экономические выгоды;
стоимость превышает установленный бухгалтерский лимит.
Если условия выполняются, учтем лицензию как НМА:
отразим капитальные вложения на счете 08.05;
примем объект на счет 04;
установим срок полезного использования;
укажем способ начисления амортизации;
зададим счет 25, 20.01 или другой счет затрат;
начислим амортизацию через закрытие месяца.
Если лицензия не отвечает критериям НМА, рассмотрим ее как право, относящееся к будущим периодам, либо как текущую услугу.
Предположим, трехлетняя лицензия отвечает критериям НМА, но стоит меньше лимита, установленного учетной политикой организации.
В этом случае организация может признать затраты расходами периода, в котором завершено приобретение и право готово к использованию.
Если программа используется инженером-технологом для общепроизводственных задач, отразим:
Дебет 25 Кредит 60.01 — признана стоимость малоценного права на программное обеспечение.
В зависимости от схемы расчетов и функциональности используемого релиза 1С кредитоваться также может счет 76.18 или другой счет расчетов.
Одновременно обеспечим контроль права:
зарегистрируем лицензионный ключ;
укажем срок действия;
назначим ответственного сотрудника;
зафиксируем устройство, на котором используется лицензия;
организуем забалансовый или иной оперативный учет;
контролируем прекращение права и необходимость продления.
Не будем путать малоценное право с отсутствием актива. ФСБУ 14/2022 требует обеспечить надлежащий контроль таких объектов, даже если их стоимость сразу включена в расходы.
Если право использования предоставлено на срок не более 12 месяцев, объект не отвечает критерию долгосрочного использования для признания НМА.
Дальнейший порядок зависит от условий договора и графика предоставления права.
Если поставщик ежемесячно предоставляет доступ и ежемесячно оформляет документы, признаем расход каждого месяца:
Дебет 25 Кредит 60.01 — отражена стоимость доступа к программе за месяц.
Если годовая лицензия оплачена и передана единовременно, но относится к нескольким отчетным периодам, проанализируем экономическое содержание операции и учетную политику. Для равномерного признания можно использовать счет 76.18 или технический счет 97.21.
Ежемесячное списание будет отражаться проводкой:
Дебет 25 Кредит 76.18 или 97.21.
В 1С списание выполняется регламентной операцией Списание расходов будущих периодов в обработке Закрытие месяца.
Не будем автоматически списывать годовую подписку единовременно только потому, что счет поставщика оплачен полностью. Сопоставим признание расхода с периодом получения доступа и требованиями учетной политики.
Рассмотрим облачную систему, доступ к которой инженер получает через браузер. Программа остается на сервере поставщика, организация не получает программный экземпляр и не управляет самой системой.
В такой ситуации чаще всего организация приобретает услугу, а не отдельный контролируемый нематериальный актив.
Если услуга предоставляется ежемесячно:
Дебет 25 Кредит 60.01 — отражена стоимость облачного сервиса, используемого производственным подразделением.
Если доступ оплачен авансом за год:
отразим аванс поставщику;
по мере предоставления услуги будем признавать соответствующую часть расхода;
не признаем НМА только на основании продолжительного договора;
проверим наличие ежемесячных актов, УПД или другого подтверждения оказания услуг.
Если условия облачного договора предоставляют организации идентифицируемое лицензионное право и позволяют контролировать доступ, дополнительно проверим критерии ФСБУ 14/2022. Название «облачная программа» само по себе не определяет порядок учета.
Рассмотрим ситуацию, в которой ноутбук и программное обеспечение приобретены одновременно.
Возможны два способа учета.
Первый вариант — программа является самостоятельным объектом права. Поставщик выделил стоимость лицензии отдельной строкой, передал отдельный ключ, установил срок использования и предусмотрел возможность переноса программы на другое устройство. В этом случае отделим право от ноутбука и учтем его самостоятельно.
Второй вариант — программа является неотделимой частью поставки ноутбука. Например, операционная система предустановлена производителем, лицензия неотделима от конкретного устройства, стоимость отдельно не выделена, а без нее ноутбук не готов к использованию по назначению.
Во втором случае затраты могут участвовать в формировании первоначальной стоимости ноутбука:
отразим приобретение оборудования на счете 08.04;
включим стоимость неотделимой программной составляющей в капитальные вложения;
примем ноутбук к учету на счете 01;
начислим амортизацию ноутбука на соответствующий счет затрат.
Не включайте в стоимость ноутбука отдельно приобретенную профессиональную программу только потому, что она установлена на этом устройстве. Если лицензию можно идентифицировать и использовать отдельно, проанализируем ее как самостоятельное право.
Уточнение из обсуждения о принадлежности ноутбука является важным. Рассмотрим два варианта.
Ноутбук принадлежит организации и закреплен за инженером-технологом. Это стандартная ситуация. Организация контролирует оборудование, учетные записи и использование программы. Оформим передачу ноутбука сотруднику и зарегистрируем установленную лицензию.
Ноутбук является личным имуществом сотрудника. В этом случае дополнительно проверим:
разрешает ли лицензионное соглашение устанавливать корпоративную лицензию на личное устройство;
оформлено ли использование личного имущества в интересах работодателя;
кто контролирует учетную запись и лицензионный ключ;
может ли организация прекратить доступ сотрудника;
может ли сотрудник использовать корпоративную программу в личных целях;
как программа будет удалена при увольнении;
соблюдаются ли требования информационной безопасности;
может ли организация подтвердить производственное назначение расходов.
Сам факт установки программы на личный ноутбук не меняет автоматически счет затрат. Если инженер использует программу для общепроизводственной деятельности, расход по-прежнему может относиться на счет 25. Однако отсутствие контроля над программой может помешать признанию права НМА и создать риски подтверждения расхода.
Если организация разрешает сотруднику использовать личный ноутбук, подготовим внутренние документы.
Заключим соглашение об использовании личного имущества в служебных целях.
Укажем характеристики ноутбука и его владельца.
Определим порядок установки корпоративного программного обеспечения.
Установим требования к информационной безопасности.
Зафиксируем ответственность за сохранность лицензионных ключей.
Определим порядок удаления программы при прекращении использования.
Оформим выдачу сотруднику корпоративной учетной записи.
Укажем служебные задачи, для которых используется программа.
Проверим необходимость выплаты компенсации за использование личного имущества.
Если лицензия оформлена на личный аккаунт сотрудника, оплачена организацией, но организация не может передать ее другому пользователю или заблокировать доступ, проанализируем обоснованность признания актива и налогового расхода. Предпочтительно оформлять лицензии на корпоративные учетные записи.
Чтобы выбрать между счетами 20.01, 25 и 26, изучим должностную инструкцию сотрудника.
Если в ней указаны следующие функции, счет 25 обычно является обоснованным:
разработка и внедрение технологических процессов;
контроль соблюдения технологии в цехах;
анализ причин производственного брака;
подготовка технологической документации;
нормирование производственных операций;
сопровождение нескольких видов продукции;
подготовка и обслуживание производственного оборудования;
оптимизация общей технологии производства.
Если сотрудник выполняет работы по конкретным заказам и его трудозатраты относятся непосредственно на эти заказы, рассмотрим счет 20.01.
Если сотрудник занимается общим техническим управлением, сертификацией, внутренними стандартами или административной координацией всей организации, рассмотрим счет 26.
Сопоставим счет учета программного обеспечения со счетом, на котором обычно отражается заработная плата сотрудника. Это не обязательное, но полезное контрольное соотношение. Если зарплата инженера постоянно учитывается на счете 25, а специализированная программа используется для тех же функций, счет 25 обычно будет логичным.
Рассмотрим стандартный порядок учета, если право признается НМА и необходимо отдельно собрать первоначальную стоимость.
Откроем раздел ОС и НМА.
Создадим документ Поступление НМА.
Укажем поставщика, договор и документ расчетов.
Создадим элемент справочника Нематериальные активы и расходы на НИОКР.
Выберем вид НМА Программы ЭВМ.
Укажем счет капитальных вложений 08.05.
Отразим дополнительные затраты, непосредственно связанные с приобретением и подготовкой права к использованию.
Создадим документ Принятие к учету НМА.
Укажем счет учета 04.
Установим срок полезного использования.
Выберем способ начисления амортизации.
Настроим Способ отражения расходов по амортизации.
В способе отражения расходов укажем счет 25, если программа используется для общепроизводственных функций.
Заполним подразделение затрат и статью затрат.
Проведем документы.
При закрытии месяца выполним регламентную операцию Амортизация НМА и списание расходов по НИОКР.
Проверим проводки:
Дебет 08.05 Кредит 60.01 — отражено приобретение права.
Дебет 04 Кредит 08.05 — право принято к учету как НМА.
Дебет 25 Кредит 05.01 — начислена амортизация.
Начиная с версии 3.0.155 в «1С:Бухгалтерии 8» расширена функциональность учета исключительных и неисключительных прав на программы для ЭВМ.
В актуальном релизе рассмотрим документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Права (акт, УПД) или Приобретение прав: Акт, УПД. Название команды может отличаться в зависимости от версии интерфейса.
Разберем заполнение:
Выберем поставщика и договор.
Создадим или выберем объект права в справочнике Нематериальные активы и расходы на НИОКР.
Укажем бухгалтерский порядок учета.
Укажем налоговый порядок учета.
Заполним срок действия права.
Выберем вид НМА Программы ЭВМ.
Создадим элемент справочника Назначения использования нематериальных активов.
Укажем срок использования.
Выберем счет затрат 25, 20.01, 23, 26 или 44.
Укажем подразделение и статью затрат.
Проверим автоматическую квалификацию права с учетом лимита НМА.
Проведем документ.
При выполнении условий упрощенного варианта программа может автоматически сформировать поступление права и принятие его к учету.
Функциональность удобно применять, когда:
приобретено готовое к использованию право;
нет существенных дополнительных затрат;
право вводится в эксплуатацию одновременно с поступлением;
применяется линейный способ амортизации;
срок и назначение использования известны на дату поступления.
В актуальных версиях «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрен субсчет 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности».
Он применяется для обособленного учета расчетов и будущего списания стоимости прав, которые не признаются НМА в одном из видов учета либо должны включаться в расходы постепенно.
Аналитика счета 76.18 может включать:
контрагента;
договор;
назначение использования НМА;
срок списания;
счет и аналитику будущих расходов.
Например, неисключительная лицензия в бухгалтерском учете признается НМА, но в налоговом учете по налогу на прибыль не является амортизируемым НМА. В налоговом учете ее стоимость может отражаться как будущий расход на счете 76.18 и списываться в течение срока лицензии.
В другом случае краткосрочное право не признается НМА и списывается со счета 76.18 на счет 25 по мере использования.
Не используйте счет 76.18 механически для любой программы. Сначала определим бухгалтерскую и налоговую квалификацию права.
Если стоимость права ниже лимита, установленного в учетной политике, и принято решение не учитывать его как НМА, отразим текущий расход.
В актуальной версии программы можно использовать документ приобретения прав и выбрать порядок учета, соответствующий расходам текущего периода.
Для простой операции также может применяться документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Услуги (акт, УПД), если по существу приобретается краткосрочный доступ или услуга и право не признается НМА.
В счетах учета укажем:
счет затрат 25;
производственное подразделение;
статью затрат, например «Лицензии и программное обеспечение»;
правильный порядок налогового учета;
признак принятия или непринятия расходов для целей налогообложения.
Проверим проводку:
Дебет 25 Кредит 60.01 — стоимость права признана общепроизводственным расходом.
Если право относится к нескольким отчетным периодам и должно списываться постепенно, используем счет 76.18 или 97.21, а не счет 25 непосредственно на всю сумму.
Создадим отдельную статью затрат, позволяющую контролировать расходы на программные продукты.
Например, используем наименование:
«Программное обеспечение и лицензии производственного подразделения».
В карточке статьи проверим:
вид расхода для налогового учета;
отношение к деятельности, направленной на получение дохода;
порядок распределения;
связь с прямыми или косвенными расходами;
необходимость применения повышающего коэффициента для российского программного обеспечения;
использование статьи для бухгалтерского или налогового учета.
Не объединяйте стоимость программных лицензий с ремонтом оборудования, канцелярскими расходами или услугами связи. Отдельная статья упростит контроль договоров, сроков и налоговых различий.
Если выбран счет 25, правильно заполним подразделение и базу распределения.
Укажем:
цех или производственное подразделение, в котором работает инженер-технолог;
статью затрат по программному обеспечению;
при необходимости направление деятельности;
базу распределения общепроизводственных расходов.
Проверим настройки распределения счета 25 в учетной политике и в обработке закрытия месяца. Расход может распределяться пропорционально:
оплате труда производственных работников;
прямым затратам;
объему выпуска;
материальным затратам;
машино-часам;
другой обоснованной базе.
Если счет 25 не закрывается, проверим наличие выпуска, прямых затрат, базы распределения и правильность подразделения в документе приобретения или способе отражения амортизации.
Посмотрим на пример. Организация приобрела лицензию на специализированную систему технологического проектирования стоимостью 240 000 рублей сроком на два года. Программа используется только для выполнения одного крупного заказа.
Право отвечает критериям НМА и превышает установленный организацией лимит.
Отразим:
Дебет 08.05 Кредит 60.01 — 240 000 рублей.
Дебет 04 Кредит 08.05 — 240 000 рублей.
Установим срок полезного использования 24 месяца.
В способе отражения амортизации выберем счет 20.01.
Укажем номенклатурную группу или заказ.
Начислим ежемесячную амортизацию на прямые расходы заказа.
Если применяется линейный способ и ликвидационная стоимость равна нулю, ежемесячная амортизация составит 10 000 рублей при условии начисления за полный месяц.
Проводка:
Дебет 20.01 Кредит 05.01 — 10 000 рублей.
Рассмотрим другую ситуацию. Организация приобрела трехлетнюю лицензию на систему разработки технологических карт стоимостью 360 000 рублей. Программой пользуются инженеры-технологи, обслуживающие несколько видов продукции.
Признаем лицензию НМА и отразим:
Дебет 08.05 Кредит 60.01 — 360 000 рублей.
Дебет 04 Кредит 08.05 — 360 000 рублей.
Установим срок полезного использования 36 месяцев.
В способе отражения амортизации выберем счет 25.
Укажем подразделение «Технологический отдел производства».
Укажем статью «Программное обеспечение производственных подразделений».
При линейном способе ежемесячная амортизация за полный месяц составит 10 000 рублей.
Проводка:
Дебет 25 Кредит 05.01 — 10 000 рублей.
Далее сумма будет распределена между видами выпускаемой продукции вместе с другими общепроизводственными расходами.
Организация приобрела лицензию стоимостью 48 000 рублей на два года. Лимит НМА по учетной политике составляет 100 000 рублей. Программа используется инженером-технологом для обслуживания всего производственного подразделения.
Организация решила применить пункт 7 ФСБУ 14/2022 и не учитывать право на счете 04.
Отразим:
Дебет 25 Кредит 60.01 — 48 000 рублей.
Одновременно:
зарегистрируем объект в реестре лицензий;
укажем срок действия два года;
закрепим право за технологическим отделом;
зафиксируем лицензионный ключ;
организуем контроль на забалансовом счете или в отдельном регистре.
Если учетная политика предусматривает равномерное признание подобных затрат, отразим их через счет 76.18 или 97.21. Выбранный вариант закрепим в учетной политике и будем применять последовательно к аналогичным объектам.
Организация приобрела годовую подписку на облачную технологическую систему за 120 000 рублей. Поставщик предоставляет доступ с 1 января по 31 декабря. Организация не контролирует программный экземпляр и получает услугу доступа.
При равномерном потреблении услуги ежемесячный расход составит 10 000 рублей.
На дату возникновения права на будущий доступ отразим стоимость на счете будущих расходов или расчетов:
Дебет 76.18 или 97.21 Кредит 60.01 — 120 000 рублей.
Ежемесячно выполним:
Дебет 25 Кредит 76.18 или 97.21 — 10 000 рублей.
В программе используем регламентную операцию Списание расходов будущих периодов.
Бухгалтерский и налоговый порядок могут различаться. Поэтому отдельно проанализируем налог на прибыль.
Исключительное право на программу признается налоговым НМА, если:
организация обладает исключительным правом;
объект используется для производства, реализации или управления;
срок использования превышает 12 месяцев;
первоначальная стоимость превышает 100 000 рублей;
право способно приносить доход;
имеются документы, подтверждающие существование исключительного права.
Такой объект амортизируется в налоговом учете.
Если исключительное право стоит 100 000 рублей или меньше, его стоимость не образует амортизируемый НМА и учитывается в составе расходов в порядке, установленном НК РФ и учетной политикой.
Неисключительная лицензия не признается налоговым НМА, поскольку у организации отсутствует исключительное право. Расходы на ее приобретение относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Если срок лицензии установлен, безопасно распределим расходы в течение этого срока. Порядок закрепим в налоговой учетной политике.
Начиная с 2025 года для отдельных расходов на программы и базы данных, включенные в единый реестр российского программного обеспечения, налоговое законодательство предусматривает возможность применения повышающего коэффициента 2 при выполнении установленных условий.
Перед применением коэффициента проверим:
включена ли программа в соответствующий реестр;
действовала ли реестровая запись на требуемую дату;
какие права приобретены;
содержит ли договор ограничение на передачу права другим лицам, если такое условие требуется;
отвечает ли расход положениям НК РФ;
настроена ли соответствующая статья затрат в 1С.
В карточке объекта права в 1С укажем признак включения в реестр и реквизиты реестровой записи. Выберем статью затрат с предусмотренным программой видом расхода.
Повышающий коэффициент влияет на налоговую сумму расхода, но не меняет функциональное назначение бухгалтерского счета. Если программа используется инженером-технологом в общепроизводственной деятельности, бухгалтерская амортизация или расход по-прежнему может отражаться на счете 25.
Если организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», отдельно проверим возможность признания затрат в налоговой базе.
Перечень расходов при УСН является закрытым, но предусматривает:
расходы на приобретение нематериальных активов;
расходы на приобретение исключительных прав на программы для ЭВМ;
расходы на право использования программ по лицензионным договорам;
расходы на обновление, адаптацию и сопровождение программ в предусмотренных НК РФ случаях.
Для признания расходов проверим:
экономическую обоснованность;
связь с деятельностью, направленной на получение дохода;
документальное подтверждение;
фактическую оплату;
получение права или услуги;
соответствие расхода конкретному подпункту статьи 346.16 НК РФ.
Для НМА применяется специальный порядок признания расходов в течение налогового периода. Для лицензионных прав, не являющихся НМА, порядок определим с учетом условий договора, оплаты и норм статей 346.16 и 346.17 НК РФ.
Не переносите автоматически бухгалтерскую амортизацию счета 05.01 в КУДиР. Налоговый учет при УСН ведется по самостоятельным правилам.
Проверим, облагается ли передача прав НДС.
Передача прав на программы и базы данных, включенные в реестр российского программного обеспечения, может освобождаться от НДС при выполнении условий статьи 149 НК РФ. По другим программам поставщик может предъявить НДС.
Если организация применяет общую систему налогообложения и использует программу в облагаемой НДС деятельности, входной НДС можно принять к вычету при выполнении установленных условий.
Если НДС не принимается к вычету, проанализируем необходимость включения его в стоимость НМА, будущего расхода или текущих затрат.
В 1С проверим:
ставку НДС в документе поступления;
счет-фактуру или УПД;
признак включения НДС в стоимость;
право на вычет;
раздельный учет НДС при наличии облагаемых и необлагаемых операций.
Наличие или отсутствие НДС не определяет выбор между счетами 20.01, 25 и 26. Этот выбор зависит от назначения программы.
Если право признается НМА, сформируем первоначальную стоимость с учетом затрат, непосредственно связанных с приобретением и подготовкой программы к использованию.
Рассмотрим возможные затраты:
лицензионное вознаграждение;
стоимость установки;
стоимость первоначальной настройки;
стоимость адаптации под оборудование организации;
услуги специалистов по внедрению;
затраты на тестирование до ввода в эксплуатацию;
вознаграждение посредника;
невозмещаемые налоги и сборы;
другие затраты, без которых объект не был бы готов к использованию.
Не включайте автоматически в первоначальную стоимость:
обучение сотрудников работе с программой;
текущую техническую поддержку;
абонентское обслуживание после начала эксплуатации;
затраты на исправление ошибок эксплуатации;
общехозяйственные расходы, не связанные непосредственно с приобретением права.
Для дополнительных капитальных затрат используем счет 08.05. Текущую поддержку отнесем на счет 25, 26 или другой соответствующий счет в периоде оказания услуг.
В одном договоре поставщик может объединить лицензию, внедрение, обновления, техническую поддержку и обучение.
Разделим компоненты, если они имеют разное экономическое содержание.
Стоимость права. Рассмотрим как НМА, малоценное право или будущий расход.
Первоначальное внедрение. Включим в капитальные вложения, если без него программа не готова к использованию.
Техническая поддержка. Признаем текущей услугой в течение периода поддержки.
Регулярные обновления. Проанализируем как услугу, самостоятельное улучшение НМА или новую версию программы.
Обучение сотрудников. Обычно признаем текущими расходами.
Настройка новых функций после ввода. Проверим, приводит ли она к улучшению объекта и увеличению будущих выгод.
Попросим поставщика выделить стоимость отдельных компонентов в договоре, спецификации или первичном документе. Если стоимость не разделена, разработаем обоснованный способ распределения и закрепим его бухгалтерской справкой.
После начала использования программа может дорабатываться. Не будем автоматически относить любую доработку на счет 25.
Если работы приводят к улучшению программы и увеличивают первоначально ожидавшиеся экономические выгоды, рассмотрим их как капитальные вложения в НМА.
Признаками улучшения могут быть:
добавление существенного нового функционала;
интеграция с производственным оборудованием;
расширение числа автоматизированных процессов;
существенное увеличение производительности;
продление полезного использования;
переход на качественно новую версию.
Отразим капитальные затраты на счете 08.05, затем увеличим стоимость НМА в установленном порядке.
Если работы только поддерживают программу в рабочем состоянии, исправляют ошибки или обеспечивают обычное обновление, признаем текущий расход:
Дебет 25 Кредит 60.01.
Для обоснования учета подготовим комплект внутренних документов.
Служебную записку о необходимости приобретения программы.
Заключение технического специалиста о назначении программного обеспечения.
Решение о квалификации права как НМА, малоценного права или услуги.
Документ об определении срока полезного использования.
Приказ о вводе в эксплуатацию.
Документ о закреплении лицензии за подразделением или сотрудником.
Реестр лицензионных ключей.
Бухгалтерскую справку о выборе счета затрат.
Документы о прекращении права после окончания срока лицензии.
В бухгалтерской справке укажем:
вид приобретенного права;
срок использования;
стоимость;
критерии признания или непризнания НМА;
установленный лимит;
назначение программы;
выбранный счет затрат;
порядок налогового учета.
После проведения документов проверим бухгалтерский учет.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 08.05.
Убедимся, что после принятия к учету на счете 08.05 не осталось необоснованного остатка.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 04.
Проверим наличие принятого НМА.
Сформируем ведомость по счету 05.01.
Проверим начисленную амортизацию.
Сформируем ведомость по счету 25 или другому выбранному счету затрат.
Проверим подразделение и статью затрат.
Выполним Закрытие месяца.
Убедимся, что счет 25 распределился корректно.
Сформируем справку-расчет Амортизация.
Сопоставим бухгалтерский и налоговый учет.
Если бухгалтерская амортизация отражается на счете 25, а налоговый расход списывается со счета 76.18, появление разных сумм не обязательно означает ошибку. Проанализируем временные и постоянные разницы.
Если программа используется в производственном подразделении, но расход ошибочно отражен на счете 26, исправим учет.
Если период не закрыт:
откроем документ поступления или способ отражения амортизации;
заменим счет 26 на 25 или 20.01;
укажем производственное подразделение;
перепроведем документ;
повторно выполним закрытие месяца;
проверим себестоимость.
Если период закрыт и отчетность сдана:
оценим существенность ошибки;
определим период исправления;
сформируем бухгалтерскую справку;
выполним корректирующую запись;
проверим влияние на стоимость незавершенного производства, готовой продукции и финансовый результат;
при необходимости скорректируем налоговый учет.
Не переносите сумму между счетами без анализа закрытия счета 25. Исправление может изменить себестоимость уже выпущенной продукции.
Если дорогостоящая долгосрочная лицензия была сразу списана на счет 25, но должна учитываться как НМА, восстановим объект.
Разберем общий порядок:
Проверим критерии НМА и учетную политику.
Определим дату готовности права к использованию.
Рассчитаем первоначальную стоимость.
Сторнируем ошибочный текущий расход.
Отразим капитальные вложения на счете 08.05.
Примем объект к учету на счете 04.
Установим срок полезного использования.
Начислим амортизацию за требуемый период.
Проверим налоговые разницы.
Оформим бухгалтерскую справку.
Если ошибка относится к прошлому отчетному году, применим правила исправления ошибок с учетом ее существенности. Не ограничивайтесь изменением счета в текущем месяце, если это искажает отчетность и себестоимость прошлых периодов.
Рассмотрим основные ошибки.
Выбор счета только по должности сотрудника. Инженер-технолог может выполнять прямые, общепроизводственные или общехозяйственные функции.
Выбор счета только по принадлежности ноутбука. Владение устройством влияет на контроль и документальное оформление, но не определяет функциональное назначение расхода.
Списание любой программы сразу на счет 25. Долгосрочное существенное право может быть НМА.
Учет любой неисключительной лицензии на счете 97.21. После введения ФСБУ 14/2022 неисключительное право может отвечать признакам НМА.
Признание НМА только при исключительном праве. Для бухгалтерского учета это условие не является обязательным.
Применение лимита 100 000 рублей в бухгалтерском учете без закрепления в учетной политике. Бухгалтерский лимит устанавливается организацией самостоятельно.
Включение отдельной профессиональной программы в стоимость ноутбука. Самостоятельное идентифицируемое право учитывается отдельно.
Учет облачного сервиса как НМА без оценки контроля. Доступ к услуге не всегда создает нематериальный актив.
Отсутствие срока использования. Без срока невозможно правильно определить порядок списания и амортизации.
Отсутствие аналитики подразделения. Расход может попасть в неверную себестоимость.
Учет корпоративной лицензии на личном аккаунте сотрудника. Организация может утратить контроль над правом.
Одинаковый порядок бухгалтерского и налогового учета без проверки. Лицензия может быть НМА в бухгалтерском учете и текущим или будущим расходом в налоговом учете.
В исходном вопросе недостаточно данных для однозначного выбора единственной проводки. Необходимо узнать, какие права приобретены и кому принадлежит ноутбук.
Однако сформулируем наиболее вероятное решение.
Если организация приобрела обычную лицензию на специализированную программу для инженера-технолога, ноутбук принадлежит организации, а сотрудник обслуживает производственный процесс в целом, применим следующий порядок:
если срок права превышает 12 месяцев, стоимость существенна и выполняются критерии ФСБУ 14/2022 — учтем право как НМА на счетах 08.05 и 04;
амортизацию будем относить на счет 25;
если стоимость ниже лимита НМА — признаем расход на счете 25 и организуем контроль лицензии;
если лицензия краткосрочная или приобретается облачная услуга — будем списывать стоимость на счет 25 в течение периода использования;
если программа применяется только для конкретного заказа — вместо счета 25 рассмотрим счет 20.01;
если программа имеет общеадминистративное назначение — используем счет 26.
Подведем итог и разберем последовательность действий.
Изучим договор и определим, какие права приобретены.
Не будем использовать формулировку «купили ПО» без уточнения юридического содержания операции.
Определим срок действия права.
Проверим, может ли организация ограничить доступ других лиц.
Определим, приносит ли программа будущие экономические выгоды.
Сопоставим стоимость права с лимитом НМА в учетной политике.
Если выполняются критерии ФСБУ 14/2022 и стоимость выше лимита, признаем НМА.
Отразим приобретение НМА на счете 08.05.
Примем НМА к учету на счете 04.
Укажем счет затрат для амортизации.
Выберем счет 20.01, если программа непосредственно относится к конкретной продукции или заказу.
Выберем счет 25, если программа используется для общей технологической подготовки и обслуживания производства.
Выберем счет 23, если программа относится к вспомогательному производству.
Выберем счет 26, если программа имеет общехозяйственное или административное назначение.
Выберем счет 44, если программа используется в деятельности по продаже продукции.
Если стоимость ниже лимита НМА, признаем текущий расход и организуем контроль права.
Если программа относится к нескольким периодам, используем счет 76.18 или 97.21 для постепенного списания.
Если приобретается облачная услуга, отразим расходы по мере ее оказания.
Если программа неотделима от ноутбука, проверим возможность включения ее стоимости в первоначальную стоимость оборудования.
Если ноутбук личный, оформим использование личного имущества и проверим контроль корпоративной лицензии.
В 1С используем документ Поступление НМА и Принятие к учету НМА либо актуальный документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Права (акт, УПД).
Настроим Назначение использования нематериального актива.
Выполним Закрытие месяца.
Проверим амортизацию, списание будущих расходов и распределение затрат.
Отдельно проверим налоговый учет по налогу на прибыль или УСН.
Наиболее вероятный счет затрат для специализированного программного обеспечения инженера-технолога — счет 25 «Общепроизводственные расходы». Применим его, если инженер обеспечивает технологическую подготовку и сопровождение производства в целом, а стоимость программы невозможно прямо отнести на конкретное изделие или заказ.
Если программа непосредственно используется для изготовления конкретной продукции или выполнения конкретного заказа, рассмотрим счет 20.01. Для общеадминистративной программы применим счет 26, а для вспомогательного производства — счет 23.
При этом не будем сразу списывать стоимость дорогостоящего долгосрочного права на затратный счет. Если приобретенное исключительное или неисключительное право отвечает критериям ФСБУ 14/2022 и превышает лимит, установленный учетной политикой, сначала отразим его на счете 08.05, затем на счете 04, а на счет 25 или 20.01 будем относить амортизацию.
Если приобретено малоценное право, краткосрочная лицензия или облачная услуга, стоимость можно учитывать на соответствующем счете затрат единовременно либо в течение срока использования. Конкретный вариант закрепим в учетной политике и подтвердим договором, лицензионными условиями и внутренними документами организации.
Информация носит справочный характер