← На главную
Нередко возникает ситуация, когда организация приобретает специализированный сервис, например работу с электронными транспортными накладными через 1С:ЭПД, при этом договор комплексного информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) не продлен. Выясним, можно ли в таком случае обмениваться с контрагентами стандартными электронными документами (актами, накладными, договорами, УПД) через 1С-ЭДО, и разберем юридические, финансовые и технические особенности этой схемы.
Разделение сервисов: 1С-ЭДО, 1С:ЭПД и 1С:ИТС
Рассмотрим, как устроена взаимосвязь этих компонентов. Сервисы обмена электронными перевозочными документами и общего документооборота представляют собой отдельные направления:
- 1С:ЭПД — узкоспециализированный сервис для работы с путевыми листами, электронными транспортными накладными (ЭТрН) и сопроводительными документами при перевозках через государственную информационную систему (ГИС ЭПД).
- 1С-ЭДО — универсальное решение для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, УПД, УКД, актами, договорами) между контрагентами.
- 1С:ИТС — комплексная подписка на сопровождение, которая предоставляет право на обновление типовых программ, а также включает в себя определенные пакеты сервисов (в том числе предоплаченный объем исходящих документов ЭДО).
Для использования 1С-ЭДО оформление договора сопровождения 1С:ИТС не является обязательным условием. Сам по себе сервис может работать автономно по отдельным тарифным планам.
Условия тарификации 1С-ЭДО без подписки ИТС
Проанализируем финансовые условия использования сервиса, если у компании отсутствует договор ИТС:
- Входящие документы. Прием входящей корреспонденции от всех контрагентов, настройка роуминга и первичная регистрация идентификатора участника обмена осуществляются бесплатно.
- Бесплатный лимит отправки. Организациям без договора сопровождения ежемесячно предоставляется право на бесплатную отправку до 5 комплектов исходящих документов (комплектом считается один счет-фактура/УПД плюс два любых других документа, либо два документа, не содержащих счет-фактуру).
- Сверхлимитные отправки. При превышении лимита в 5 комплектов расчет выполняется либо по факту за каждый отправленный комплект через обслуживающего партнера фирмы «1С», либо путем предварительной покупки пакетов с годовым лимитом.
Технические ограничения устаревших баз и БЭД
Выясним причину, почему работа в 1С-ЭДО без действующего договора 1С:ИТС может столкнуться с непреодолимыми техническими сложностями, даже если сервис оплачен:
- Библиотека электронных документов (БЭД). Встроенный функционал обмена в конфигурации жестко завязан на механизмы метаданных БЭД, которые поставляются только в составе официальных обновлений конфигураций.
- Изменение форматов ФНС. Форматы электронных счетов-фактур, УПД, УКД и служебных сообщений регулярно обновляются регулятором. Если конфигурация не обновляется из-за отсутствия доступа к порталу обновлений, встроенный модуль будет формировать файлы старого формата.
- Машиночитаемые доверенности (МЧД). Алгоритмы валидации, узлы проверки подписей и новые версии форматов МЧД поддерживаются только в актуальных релизах программ. При отправке или получении документов на неподдерживаемой версии конфигурации оператор или контролирующие органы вернут ошибку проверки XML-схемы.
Варианты организации работы без продления полной подписки ИТС
Разберем по шагам альтернативные варианты взаимодействия, если обновлять основную рабочую конфигурацию не планируется:
- Использование внешних обработок операторов. Большинство операторов ЭДО выпускают подключаемые внешние модули для популярных конфигураций. Такие модули содержат внутри себя актуальные схемы валидации и правила формирования XML, что позволяет отправлять свежие форматы документов прямо из старой учетной системы без внесения изменений в конфигурацию.
- Работа через веб-кабинет оператора. Выгрузка необходимых документов из учетной базы в виде файлов и дальнейшая их загрузка, подписание электронной подписью и отправка контрагентам через браузерную версию личного кабинета оператора ЭДО.
- Применение специализированного тарифа «1С:СтартЭДО». Если документооборот небольшой, подключение доступного базового тарифа позволяет решить задачу сопровождения ЭДО без переплаты за полноценный договор сопровождения уровня ПРОФ.
- Внедрение автономной базы «1С:Клиент ЭДО». Использование бесплатной конфигурации для организации узла юридически значимого обмена, при этом старая учетная база связывается с ней через механизмы синхронизации или выгрузки данных.