Рассмотрим ситуацию подробно. В договоре, заключенном по результатам закупки по Федеральному закону № 223-ФЗ, единицы измерения товаров записаны полными словами: «Пара», «Комплект», «Штука». Поставщик при оформлении УПД указывает те же единицы сокращенно: «пар», «компл», «шт». Возникает вопрос: нужно ли считать такое расхождение ошибкой и требовать от поставщика исправленный УПД?
В общем случае такое расхождение ошибкой не является. Более того, сокращения «пар», «компл» и «шт» являются не просто понятными бытовыми сокращениями, а предусмотренными Общероссийским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (ОКЕИ) условными обозначениями соответствующих единиц измерения. Поэтому запись «Пара» в договоре и запись «пар» в УПД обозначают одну и ту же единицу измерения, если остальные реквизиты документа заполнены корректно.
При этом не будем автоматически переносить этот вывод на любые расхождения между договором и УПД. Разберем отдельно единицы измерения, наименование товара, количество, цену и условия приемки по договору. Для договора, заключенного по 223-ФЗ, это особенно важно: отсутствие ошибки с точки зрения правил заполнения УПД еще не означает, что можно игнорировать специальные требования самого договора, закупочной документации или положения о закупке заказчика.
Сначала выясним причину появления сокращений в УПД. В форме счета-фактуры, на основе которой исторически построена форма универсального передаточного документа, предусмотрено указание не произвольного текста единицы измерения, а ее кода и соответствующего ему условного обозначения по ОКЕИ.
Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, предусматривают, что в графах, относящихся к единице измерения, указываются код и соответствующее ему условное обозначение в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения, если единицу измерения возможно указать.
Посмотрим на единицы измерения из рассматриваемого примера:
Таким образом, когда в договоре написано «Пара», а в соответствующей графе УПД поставщик указывает «пар», мы видим не замену одной единицы измерения другой, а полное наименование единицы в одном документе и ее установленное условное обозначение в другом документе.
Аналогично следует оценивать пары «Комплект» — «компл» и «Штука» — «шт».
Поэтому требовать исправления УПД только по той причине, что поставщик написал «пар» вместо «Пара», обычно не требуется. Наоборот, для графы счета-фактуры условное обозначение по ОКЕИ является совершенно нормальным способом заполнения.
Теперь разберем этот вопрос с точки зрения первичного учетного документа. Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичный учетный документ должен содержать величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.
При этом законодательство о бухгалтерском учете не устанавливает общее правило, согласно которому текстовое представление единицы измерения в первичном документе необходимо посимвольно переписывать из договора.
То есть для выполнения требования к первичному документу принципиально важно понять:
Если в договоре установлено «10 пар», а из УПД однозначно следует поставка того же товара в количестве 10 с единицей измерения «пар», никакой новой единицы измерения не возникает. Содержание хозяйственной операции остается тем же.
Именно поэтому ответ участников форума о том, что подобные сокращения не являются ошибкой и однозначно трактуются, по существу верный. Но рассмотрим подробнее нормативную причину: дело не только в том, что сокращения всем понятны. В рассматриваемых примерах сокращения соответствуют обозначениям ОКЕИ.
Обратим внимание на важный нюанс. В договоре колонка может называться просто «Единица измерения», поэтому стороны свободно записывают в ней понятное полное наименование: «Штука», «Пара», «Комплект».
В табличной части счета-фактуры и УПД используется более формализованный подход. Для единицы измерения предусматриваются код ОКЕИ и условное национальное обозначение.
Следовательно, при сравнении документов не следует считать, что поставщик обязательно должен скопировать слово из договора в УПД символ в символ. Сначала определим, одна и та же это единица или разные единицы.
Посмотрим на пример. В спецификации договора указано:
Костюм рабочий — 20 — Комплект.
В УПД поставщик указывает:
Костюм рабочий — код ОКЕИ 839 — компл — 20.
Смысл хозяйственной операции не изменился. Код 839 соответствует комплекту, «компл» является условным обозначением этой единицы, количество осталось равным 20. Оснований считать, что поставщик передал товар в другой единице, нет.
Теперь посмотрим на второй пример. В договоре:
Ботинки рабочие — 50 — Пара.
В УПД:
Ботинки рабочие — код ОКЕИ 715 — пар — 50.
Здесь также нет содержательного расхождения. «Пара» и «пар» относятся к одной единице ОКЕИ.
Еще один пример. В договоре:
Перчатки — 100 — Штука.
В УПД:
Перчатки — код ОКЕИ 796 — шт — 100.
«Штука» и «шт» в данном случае также обозначают одну единицу измерения.
Разберем по шагам, как лучше проверять такой УПД на практике. Не ограничивайтесь сравнением строк «Пара» и «пар». Выполним содержательную проверку документа.
Такой подход надежнее простого текстового сравнения. Если автоматически считать любой несовпадающий текст ошибкой, то нормативное сокращение «шт» придется ошибочно признавать несоответствием слову «Штука», хотя экономический и документальный смысл у них одинаковый.
Теперь рассмотрим подробнее ситуации, которые внешне похожи на обсуждаемую, но требуют совершенно другой оценки.
Не путайте сокращенное обозначение той же единицы с заменой самой единицы измерения.
Например, договор предусматривает поставку:
100 пар перчаток.
Если в УПД указано:
100 пар,
то сокращение слова «Пара» до «пар» проблемы не создает.
Но если в УПД указано:
200 шт,
ситуация уже другая. Математически 100 пар могут соответствовать 200 штукам, однако в документах используются разные единицы измерения. Нужно отдельно проверять условия договора, правила приемки, цену, порядок пересчета и возможность оформления поставки в другой единице.
Если цена договора установлена за одну пару, а поставщик укажет в УПД штуки, обычного вывода «это просто сокращение» уже недостаточно.
Еще один пример. Договор предусматривает:
10 комплектов спецодежды.
В УПД поставщик указывает:
10 шт.
Здесь «комплект» заменен на «штуку». Даже если поставщик подразумевает, что одна штука представляет собой один комплект, из документов это должно следовать однозначно. Проверим спецификацию, состав комплекта, цену и порядок учета. При необходимости потребуем привести УПД к договорной единице либо документально определить коэффициент пересчета.
Поэтому правило следует сформулировать так: «Пара» и «пар» — допустимое различие формы записи одной единицы; «Пара» и «Штука» — уже разные единицы измерения и требуют отдельной проверки.
Отдельно проанализируем ситуацию, когда сокращение выглядит правильно, но код указан другой. Например, поставщик написал:
код 796, обозначение «пар».
Такое заполнение уже нельзя оценивать так же спокойно, как сочетание «715 / пар». Код 796 относится к штуке, а обозначение «пар» относится к паре. Внутри самого документа возникает противоречие.
В этом случае рекомендуем запросить исправление. При автоматизированном электронном документообороте корректность кода особенно важна, поскольку информационные системы обрабатывают структурированные реквизиты документа, а не только визуальное представление печатной формы.
Аналогично проверим:
Если код и обозначение соответствуют друг другу и договору, простое различие полного и сокращенного написания не должно становиться причиной возврата документа.
Теперь разберем наиболее важный для рассматриваемого случая вопрос — применение Федерального закона № 223-ФЗ.
Сам по себе Закон № 223-ФЗ не устанавливает специального правила, согласно которому в УПД слово «Пара», «Комплект» или «Штука» необходимо писать точно в той же текстовой форме, которая использована в договоре.
Поэтому факт проведения закупки по 223-ФЗ не превращает нормативное сокращение ОКЕИ в ошибку.
Однако при закупках по 223-ФЗ дополнительно изучим:
Почему это важно? Законодательство о бухгалтерском учете и НДС отвечает на вопрос, можно ли считать УПД надлежащим первичным документом и счетом-фактурой. Но договор одновременно определяет отношения конкретного поставщика и заказчика.
Например, договор может содержать специальное условие:
«Первичные документы оформляются в строгом соответствии со спецификацией к договору».
Даже в такой ситуации следует оценивать разумно, что именно стороны понимают под соответствием. Если спецификация содержит «Пара», а УПД содержит код 715 и официальное обозначение «пар», экономическое содержание показателя не меняется. Тем не менее при наличии жесткого внутреннего регламента заказчика можно попросить поставщика унифицировать оформление, чтобы исключить технические споры при приемке.
То есть разделим два вопроса:
Первый вопрос: является ли «пар» вместо «Пара» неправильной единицей измерения? Нет, если это обозначение той же единицы ОКЕИ.
Второй вопрос: может ли заказчик требовать определенного оформления документов по конкретному договору? Может существовать такое договорное или внутреннее требование, поэтому его необходимо проверить отдельно.
Нет оснований считать, что простая замена полного наименования единицы на ее нормативное условное обозначение сама по себе меняет условия договора.
Проанализируем пример:
Договор: «Количество — 50, единица измерения — Пара».
УПД: «Количество — 50, единица измерения — пар, код 715».
Поставщик не изменил количество товара с 50 на 100, не заменил пары штуками, не изменил цену за пару и не изменил состав поставки. Он лишь отразил единицу с использованием ее условного обозначения.
Поэтому оформлять дополнительное соглашение только ради замены слова «Пара» на «пар» в УПД обычно не требуется.
Совсем иначе оценим ситуацию, если стороны фактически хотят перейти с «пар» на «шт», с «комплектов» на «штуки», с «тонн» на «килограммы» или с одной упаковочной единицы на другую. Здесь уже рассмотрим коэффициенты пересчета, договорную цену, количество и правила изменения условий договора.
В исходной ситуации юристы обращали внимание на необходимость точного совпадения наименований спецодежды с договором. Не будем смешивать это требование с вопросом о единицах измерения.
Наименование и характеристики товара позволяют определить, что именно поставил поставщик. Поэтому существенные расхождения в наименовании могут создавать гораздо больше рисков, чем использование нормативного сокращения единицы измерения.
Посмотрим на пример. В договоре указано:
«Костюм мужской для защиты от общих производственных загрязнений, модель А».
Если в УПД написано только:
«Спецодежда»,
такое сокращение уже может затруднять однозначное сопоставление поставленного товара с договорной позицией.
Еще серьезнее ситуация, если наименование указывает на другую модель, другой вид изделия или иной состав комплекта.
Поэтому при проверке наименования товара разумно придерживаться более строгого подхода. Желательно, чтобы позиция УПД однозначно сопоставлялась со спецификацией договора. Если у заказчика принят принцип точного переноса договорного наименования, его применение дополнительно снижает риск споров при приемке.
Но этот вывод не означает, что необходимо столь же буквально сравнивать представления единиц измерения «Штука» и «шт». Для них существует ОКЕИ, прямо предусматривающий краткие условные обозначения.
Если УПД одновременно выполняет функцию счета-фактуры, дополнительно учтем требования статьи 169 Налогового кодекса РФ и постановления Правительства РФ № 1137.
Правила заполнения счета-фактуры прямо ориентируют составителя на ОКЕИ: указываются код единицы измерения и соответствующее ему условное национальное обозначение.
Следовательно, использование «шт», «пар» и «компл» при правильных кодах ОКЕИ является нормальным заполнением соответствующих показателей.
Кроме того, пункт 2 статьи 169 НК РФ устанавливает принцип, согласно которому ошибки счета-фактуры, не препятствующие налоговому органу идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, не становятся основанием для отказа в вычете НДС.
В нашей ситуации можно сделать еще более сильный вывод: если вместо полного слова «Пара» используется предусмотренное ОКЕИ обозначение «пар», то при правильном заполнении реквизитов речь вообще не обязательно идет об ошибке. Это штатный вариант представления единицы измерения.
При электронном документообороте рекомендуем уделять еще больше внимания структурированным данным. Электронный УПД формируется по форматам, утвержденным ФНС России. В настоящее время для электронного счета-фактуры и документа об отгрузке применяется формат, установленный приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ с последующими изменениями.
Здесь особенно важно не ограничиваться тем, как текст выглядит в визуальной форме документа. Электронный файл содержит отдельные структурированные значения, которые программное обеспечение использует при обмене.
Поэтому при электронном УПД проверим:
Если визуально отображается «пар», но в структурированных данных передан правильный код 715, это нормальная ситуация. А вот если визуально написано «пар», а в электронном реквизите передан код штуки, такое несоответствие необходимо устранить.
Теперь посмотрим на ситуацию со стороны 1С. В типовых решениях 1С используются данные Общероссийского классификатора единиц измерения. В разных конфигурациях интерфейс и названия отдельных объектов могут отличаться, но обычно единицы связаны со справочником Классификатор единиц измерения и используются при заполнении карточек Номенклатура, документов поступления, реализации и электронных документов.
В 1С:Бухгалтерии документы реализации оформляются, в частности, через Реализация (акты, накладные, УПД). При формировании УПД программа использует информацию о номенклатуре и выбранной единице измерения.
В актуальных типовых решениях 1С подбор единиц выполняется на основании ОКЕИ. Поэтому появление в УПД сокращенного обозначения вместо полного слова из договора само по себе не свидетельствует о неправильной настройке программы.
Если поставщик формирует документ в 1С, то «шт», «пар» или «компл» вполне могут быть результатом штатного использования классификатора, а не ручного сокращения текста сотрудником.
При проверке данных в 1С рекомендуем выполнить следующие действия:
Классификатор единиц измерения.Если договор содержит «Штука», а в программе выбрана единица с кодом ОКЕИ 796 и в УПД выводится «шт», исправлять печатную форму ради слова «Штука» не требуется.
Аналогично, если для товара выбрана единица ОКЕИ 715 и УПД выводит «пар», это соответствует единице «Пара».
Рассмотрим еще одну распространенную ошибку. Иногда после замечания проверяющего пользователи пытаются изменить печатную форму 1С так, чтобы вместо «шт» выводилось «Штука», вместо «пар» — «Пара», вместо «компл» — «Комплект».
Если причина только в том, что договор использует полное название, не спешите дорабатывать печатную форму.
Сначала выясним:
Если код и обозначение правильные, изменение типовой формы может оказаться не только ненужным, но и нежелательным. Лучше сохранить стандартное формирование документа и при необходимости закрепить во внутренней инструкции по приемке правило, согласно которому полное название договорной единицы и соответствующее обозначение ОКЕИ признаются совпадающими.
Чтобы бухгалтерии, складу и юридической службе не приходилось каждый раз спорить о «Пара» и «пар», рекомендуем установить единый алгоритм проверки.
Разберем его по шагам.
Такой контроль можно использовать и при автоматической сверке данных, загружаемых через 1С-ЭДО. Если разрабатывается собственная обработка контроля документов, логичнее сопоставлять единицы через код ОКЕИ, а не использовать условие вида «текст из УПД должен полностью совпадать с текстом из договора».
Например, сравнение строк «Пара» и «пар» даст ложное расхождение. Сравнение их нормализованного значения через код ОКЕИ 715 покажет, что это одна и та же единица.
Отдельно рассмотрим более сложную ситуацию. Иногда организация учитывает товар в одной единице, а договор предусматривает другую. Например, внутренний учет ведется в штуках, а договор заключен на пары или комплекты.
Здесь уже недостаточно заменить подпись в печатной форме. Необходимо обеспечить правильный количественный пересчет.
В современных версиях типовых решений 1С развиваются механизмы работы с дополнительными упаковками и единицами для документов. Например, в 1С:Бухгалтерии предусмотрены возможности, позволяющие учитывать товар в основной единице и одновременно оформлять документы в другой договорной единице с пересчетом по коэффициенту.
Если столкнулись с такой задачей, действуем следующим образом:
Не решайте подобную задачу простым переименованием «шт» в «пар». Если 2 штуки образуют 1 пару, программа должна правильно пересчитать количество и цену. В противном случае документ будет только визуально выглядеть правильно, а учетные данные окажутся неверными.
Несмотря на общий вывод о допустимости сокращений, рассмотрим случаи, когда запрос исправленного документа действительно оправдан.
Во всех остальных случаях не будем требовать исправление автоматически только потому, что полное слово из спецификации представлено в УПД стандартным сокращением ОКЕИ.
Для практического применения сформулируем обратный список. Исправлять УПД обычно не требуется, если одновременно выполняются следующие условия:
Например, следующие сочетания сами по себе не должны рассматриваться как расхождение единиц:
«Пара» в договоре — «пар» в УПД.
«Комплект» в договоре — «компл» в УПД.
«Штука» в договоре — «шт» в УПД.
Если перед нами именно рассматриваемая ситуация, рекомендуем действовать следующим образом.
Для рассматриваемых единиц можно использовать простой ориентир: 715 — «пар», 839 — «компл», 796 — «шт».
Если проверка выполняется в 1С, используем данные Классификатор единиц измерения и не ограничиваемся визуальным сравнением строки из договора со строкой печатной формы УПД.
Чтобы окончательно снять вопрос внутри организации, можно закрепить в инструкции по проверке первичных документов следующий принцип.
Единица измерения в УПД признается соответствующей единице измерения договора, если полному наименованию договорной единицы соответствует указанный в УПД код и условное обозначение по ОКЕИ, а количество, цена и иные показатели хозяйственной операции соответствуют условиям договора.
Такое правило позволит отделить реальные ошибки от чисто визуальных различий.
Например, проверяющий не будет создавать замечание:
Договор — «Комплект», УПД — «компл».
Но создаст замечание:
Договор — «Комплект», УПД — «шт», код 796.
В первом случае различается только форма представления одной единицы. Во втором случае документ содержит другую единицу измерения.
Подведем итог. Если договор, заключенный по 223-ФЗ, содержит единицы измерения «Пара», «Комплект», «Штука», а поставщик в УПД указывает соответственно «пар», «компл», «шт», само по себе такое различие ошибкой не является.
Причина состоит в том, что в УПД используются условные обозначения единиц измерения, предусмотренные ОКЕИ. Для рассматриваемых примеров соответствие выглядит следующим образом:
Поэтому не будем требовать от поставщика писать в УПД полные слова исключительно ради буквального совпадения со спецификацией. Вместо этого проверим код ОКЕИ, количество, цену, стоимость, наименование товара и специальные условия договора.
При этом не будем применять это правило к реальной замене единиц. «Пара» и «пар» — одна единица в полном и сокращенном представлении. А «пара» и «штука», «комплект» и «штука», «тонна» и «килограмм» — разные единицы, даже если между ними можно установить математический коэффициент. В таких случаях отдельно проверим договор и правильность пересчета.
Также не будем приравнивать вопрос единиц измерения к вопросу наименования товара. Для спецодежды точное или как минимум однозначно сопоставимое с договором наименование действительно имеет большое значение, поскольку позволяет идентифицировать предмет поставки. Нормативное сокращение единицы измерения такой проблемы обычно не создает.
Если документы проверяются в 1С, используем Классификатор единиц измерения, проверяем код ОКЕИ и соответствующую единицу в Номенклатура. При электронном обмене через 1С-ЭДО обращаем внимание не только на визуальное представление УПД, но и на структурированные реквизиты электронного документа.
Практический вывод: УПД с «пар», «компл» или «шт» вместо полных слов «Пара», «Комплект», «Штука» можно принимать без исправления, если сокращение соответствует ОКЕИ, код единицы указан правильно, количественные и стоимостные показатели совпадают с договором и договор не устанавливает специального требования к иному оформлению.
Информация носит справочный характер