Рассмотрим ситуацию подробно. После инвентаризации в прошлом году товар оприходовали на склад документом оприходования. При этом не проверили единицу учета номенклатуры: фактическое количество указали в штуках, хотя стоимость этой позиции исторически формировалась исходя из учета в килограммах. В результате количество в штуках оказалось умножено на стоимость, рассчитанную для килограмма, и при последующем списании 1С показывает значительно завышенную себестоимость.
Дополнительно возникает сложность: обычного документа Поступление (акты, накладные, УПД), в котором можно было бы исправить количество и единицу, нет. Остаток появился через Инвентаризация товаров и Оприходование товаров. Попытка изменить или пересчитать коэффициент единицы измерения также не исправляет уже сформированный остаток.
Главное, что нужно понять: простое изменение единицы измерения или коэффициента в карточке номенклатуры не пересчитывает движения старого документа оприходования. Сначала выясним, в какой единице товар действительно должен учитываться на складе, затем найдем документ, сформировавший неправильное количество и стоимость, и только после этого выберем способ исправления.
Разберем механизм на простом примере. Предположим, раньше материал учитывался в килограммах. Один килограмм стоил 5 000 рублей. После инвентаризации фактически обнаружили 100 штук изделия, но при оприходовании указали количество 100, не учтя, что программа воспринимает это количество в своей учетной единице.
Если для данной позиции учетная стоимость 5 000 рублей относится к одному килограмму, а программа получила количество 100 как 100 учетных единиц, она может сформировать стоимость остатка исходя из расчета:
100 учетных единиц × 5 000 рублей = 500 000 рублей.
Но фактически эти 100 штук, например, могли весить всего 10 кг. Тогда правильная стоимость всего остатка при условии стоимости 5 000 рублей за килограмм составляла бы 50 000 рублей.
Получается, проблема находится не непосредственно в документе списания. Списание лишь использует тот количественно-суммовой остаток, который уже находится в учете. Поэтому не будем пытаться вручную уменьшать стоимость только в расходном документе. Сначала найдем источник завышенной себестоимости.
Перед любыми исправлениями разберемся, как товар должен учитываться постоянно. Здесь возможны принципиально разные варианты.
Первый вариант: основной учет действительно должен вестись в килограммах. Тогда количество, которое попадает в складской и бухгалтерский учет, должно быть выражено в килограммах. Штуки можно использовать как дополнительную единицу или упаковку, если программа и конкретный документ поддерживают соответствующий коэффициент пересчета.
Второй вариант: основной учет должен вестись в штуках. Тогда нужно определить стоимость одной штуки и при необходимости перевести остаток из старой учетной модели «килограммы» в новую модель «штуки».
Третий вариант: документы от поставщиков или склада оформляются в штуках, но внутренний учет организация хочет вести в килограммах. Тогда не следует менять учетную единицу при каждой операции. Настроим одну основную единицу хранения и используем дополнительную единицу с коэффициентом пересчета.
Например, если 10 штук товара соответствуют 1 кг, то при основной единице «кг» для дополнительной единицы «шт» должен использоваться коэффициент, обеспечивающий перевод 10 шт. в 1 кг. При этом обязательно проверим направление коэффициента в конкретной конфигурации 1С: в разных механизмах коэффициент может задаваться как количество базовых единиц в упаковке или использоваться в другом направлении.
Не будем определять коэффициент «на глаз». Зафиксируем его на основании технической документации товара, фактического взвешивания, производственных норм или другого первичного источника.
Выясним причину. В 1С справочная информация и движения документов — это разные уровни учета.
Когда мы меняем единицу измерения, упаковку или коэффициент в карточке номенклатуры, мы изменяем правила, которые программа может использовать при формировании новых операций. Но ранее проведенный документ уже сформировал движения с конкретным количеством и конкретной суммой.
Например, документ Оприходование товаров в прошлом году уже записал в бухгалтерский учет условные 100 единиц стоимостью 500 000 рублей. Если сегодня изменить коэффициент и указать, что 100 штук фактически соответствуют 10 кг, старая бухгалтерская запись автоматически не превратится в 10 кг стоимостью 50 000 рублей.
Поэтому пересчет коэффициента нельзя рассматривать как средство исправления ошибочно проведенного документа. Он решает задачу пересчета единиц при тех операциях, которые поддерживают этот механизм, но не заменяет исправление исторического количественно-суммового остатка.
Отдельно посмотрим на актуальные возможности 1С:Бухгалтерии 8. Начиная с версии 3.0.196 в программе появился расширенный механизм упаковок номенклатуры. Он позволяет использовать одну карточку товара, когда организация учитывает остаток, например, в штуках, поставщик передает документы в тоннах, а покупатель требует документы в килограммах.
В карточке номенклатуры можно задать варианты упаковок и коэффициенты. В документах программа пересчитывает количество упаковок в количество основной единицы, в которой хранятся остатки.
Но обратим внимание на важное ограничение: этот механизм прежде всего предназначен для оформления документов поступления и реализации и связанных с ними корректировок и возвратов. Он не означает автоматический перерасчет ранее сформированных остатков по документу оприходования излишков после инвентаризации.
Поэтому ситуация, когда пересчет коэффициента не помог для позиции, поступившей через Оприходование товаров, вполне объяснима. Нам требуется исправлять количественно-суммовые движения, сформированные самим оприходованием.
Теперь разберем задачу по шагам непосредственно в базе. Не будем сразу исправлять карточку номенклатуры. Сначала восстановим историю позиции.
Откройте карточку проблемной позиции в справочнике Номенклатура и запишите текущую единицу измерения.
Проверьте, какая единица использовалась в более ранних документах по этой позиции.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счету 10 или 41 в зависимости от того, как учитывается позиция.
Установите детализацию по Номенклатура, Склад и при необходимости по партиям.
Сформируйте Карточка счета или Анализ субконто по проблемной номенклатуре.
Найдите первый документ, после которого количество или стоимость остатка стали неправильными.
Откройте документ Инвентаризация товаров, если именно по нему был оформлен излишек.
Затем откройте созданный по результатам инвентаризации документ Оприходование товаров и проверьте количество, цену, сумму, склад и счет учета.
В 1С:Бухгалтерии 8 сама Инвентаризация товаров обычно используется для сравнения учетного и фактического количества. Само принятие обнаруженного излишка к бухгалтерскому учету выполняется отдельным документом Оприходование товаров. Именно его движения прежде всего нужно анализировать.
Особое внимание уделим не только колонке «Количество», но и общей сумме. Если количество ошибочно указано в штуках вместо килограммов, возможны два типа ошибки.
В первом случае неправильным является только количество, но общая стоимость остатка указана верно. Например, вместо 10 кг в учете оказалось 100 шт., но общая сумма осталась 50 000 рублей.
Во втором случае ошибочными являются и количество, и сумма. Например, вместо 10 кг по 5 000 рублей программа сформировала 100 единиц по 5 000 рублей и получила 500 000 рублей. Это более серьезная ситуация, поскольку ошибка затрагивает не только складское количество, но и стоимость актива, доход от инвентаризационного излишка, а затем и себестоимость списания.
Рассмотрим наиболее правильный технический вариант, когда отчетный период еще допускается исправлять и изменение прошлого документа согласовано с бухгалтером, ответственным за отчетность.
Если именно документ Оприходование товаров сформировал неправильное количество и стоимость, исправьте первопричину непосредственно в этом документе.
Например, фактически при инвентаризации выявили 10 кг товара стоимостью 50 000 рублей, но внесли 100 штук стоимостью 500 000 рублей. Тогда приведите документ к фактическому содержанию операции: укажите правильное количество и правильную стоимость.
После исправления обязательно перепроведите документы по этой номенклатуре, которые находятся после оприходования по времени. Это необходимо, потому что последующие списания могли рассчитывать себестоимость исходя из ошибочного остатка.
Затем заново выполните Закрытие месяца начиная с первого месяца, затронутого исправлением. Особенно важно повторно выполнить операции, связанные с расчетом себестоимости запасов.
Не ограничивайтесь изменением исходного документа и просмотром одного списания. Если после ошибочного оприходования были реализации, требования-накладные, списания, перемещения или другие движения этой позиции, себестоимость могла повлиять на несколько месяцев.
После перепроведения снова сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету.
Проверим три показателя: количество, сумму и среднюю стоимость единицы. Они должны быть экономически согласованы.
Посмотрим на пример. Предположим, фактический остаток составляет 10 кг стоимостью 50 000 рублей. Тогда средняя стоимость одного килограмма составляет 5 000 рублей.
Если после исправления в отчете осталось количество 100 и сумма 50 000 рублей, мы получили среднюю стоимость 500 рублей за единицу. Это может быть правильным только в том случае, если учет теперь действительно ведется в штуках и одна штука должна стоить 500 рублей.
Если учет должен оставаться в килограммах, правильным сочетанием будет 10 кг и 50 000 рублей.
Именно поэтому нельзя исправлять единицу отдельно от количества и суммы. Рассматривайте эти показатели как единую систему.
Теперь рассмотрим более удобную схему на будущее. Допустим, товар по существу является весовым и организация хочет хранить остатки в килограммах. При этом склад, поставщик или покупатель работает со штуками.
В этом случае не меняйте постоянно основную единицу учета. Оставьте в карточке номенклатуры единицу хранения остатков «кг» и настройте дополнительную единицу или упаковку «шт» с правильным коэффициентом, если используемая версия конфигурации это поддерживает.
Например, если одна штука весит 0,1 кг, установите такое соотношение, чтобы 100 штук в документе давали 10 кг в учете остатков.
В актуальной 1С:Бухгалтерии 8 механизм Упаковки номенклатуры можно использовать для документов, в которых он поддерживается. Тогда пользователь вводит количество в удобной документальной единице, а программа хранит складской остаток в одной основной единице.
Такой подход предотвращает смешение цены за килограмм с количеством в штуках.
Но не будем использовать новую упаковку для маскировки исторической ошибки. Сначала приведем к правильному состоянию старый остаток, а затем настроим единицы для будущих операций.
Рассмотрим обратную ситуацию. Допустим, организация решила, что в килограммах позицию учитывать неудобно и дальше склад должен видеть штуки.
Тогда сначала рассчитайте корректный перевод остатка.
Например, на складе фактически имеется 100 шт. Общая фактическая стоимость этого остатка составляет 50 000 рублей. Следовательно, после перевода учет должен показать:
Количество — 100 шт., общая стоимость — 50 000 рублей, стоимость одной штуки — 500 рублей.
Не оставляйте цену 5 000 рублей только потому, что она раньше относилась к одному килограмму. Цена учетной единицы должна измениться вместе с самой учетной единицей.
Если программа позволяет корректно изменить основную единицу и пересчитать остатки штатным механизмом, используйте его после создания резервной копии и проверки результата.
Если позиция уже много лет используется в документах и единица является частью сложившегося учета, более безопасным вариантом может оказаться создание новой карточки Номенклатура с правильной единицей «шт» и перенос фактического остатка на нее.
При этом не будем просто оформлять обычное оприходование новой позиции и обычное списание старой как две независимые хозяйственные операции. Такой подход способен искусственно создать доход и расход.
Для перевода номенклатуры потребуется использовать предусмотренную конкретной конфигурацией операцию преобразования, комплектации или бухгалтерской корректировки так, чтобы общая стоимость запаса сохранилась.
Например, в конфигурациях, где подходит документ Комплектация номенклатуры, можно рассмотреть преобразование одной учетной позиции в другую с сохранением общей стоимости. В других случаях потребуется бухгалтерская корректировка. Выбор документа проверим по конфигурации и по тому, товар это, материал, сырье или продукция.
Распространенная попытка исправления выглядит так: оставим неправильные 100 единиц, создадим еще одно оприходование или списание и подгоним сумму до нужного остатка.
Не будем использовать этот способ без экономического основания. Документ Оприходование товаров обычно означает выявление реального излишка. Если нового излишка не было, создание еще одного оприходования искажает содержание хозяйственной операции.
Точно так же фиктивное списание может создать расход, которого фактически не было.
Исправление ошибки должно устранять ошибочную запись, а не создавать новую фиктивную хозяйственную операцию.
Теперь рассмотрим особенно важный момент. В условии речь идет об оприходовании в прошлом году. Если ошибка обнаружена уже после окончания года, нельзя автоматически открывать прошлый период и перепроводить документы, не оценив бухгалтерские последствия.
Применим правила ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности».
Сначала определим, подписана и утверждена ли бухгалтерская отчетность за прошлый год и является ли ошибка существенной.
Если отчетность еще не была окончательно сформирована или утверждена и правила позволяют исправить ошибку в прошлом периоде, исправление может быть отражено в соответствующем порядке прошлого года.
Если же отчетность прошлого года уже утверждена, порядок зависит от существенности ошибки.
Несущественную ошибку прошлого отчетного года, выявленную после подписания отчетности, в общем случае исправляют в текущем периоде. Финансовый результат от такого исправления отражают через прочие доходы или расходы.
Существенную ошибку прошлого года, обнаруженную после утверждения отчетности, организации в общем случае исправляют записями текущего периода с использованием счета нераспределенной прибыли или непокрытого убытка и выполняют предусмотренный ПБУ 22/2010 ретроспективный пересчет сравнительных показателей.
Для организаций, которые вправе применять упрощенные способы бухгалтерского учета, предусмотрены специальные возможности исправления ошибок прошлых лет без ретроспективного пересчета, если соответствующий порядок применяется организацией.
Поэтому перед редактированием прошлогоднего документа определите учетный статус периода. Если отчетность уже утверждена, технически простое изменение старого Оприходование товаров может не соответствовать принятому порядку исправления ошибки.
Если предыдущий год закрыт и исправление нужно отражать текущим периодом, сначала составьте расчет правильного остатка.
Определите:
какое количество должно было находиться в учете на начало текущего года;
какова должна быть общая стоимость этого остатка;
какое количество и стоимость фактически перенеслись из базы;
какая разница образовалась;
какие списания уже произошли в текущем году;
как ошибка повлияла на текущую себестоимость.
Затем оформите бухгалтерскую справку и отразите исправление в соответствии с правилами ПБУ 22/2010 и учетной политикой организации.
В 1С:Бухгалтерии 8 для бухгалтерских корректировок, которые невозможно корректно сформировать стандартным складским документом, может использоваться Операция, введенная вручную. Но этот вариант применяйте только после точного расчета, поскольку нужно одновременно обеспечить корректные бухгалтерские суммы и количественный учет по номенклатуре.
Не вводите ручную проводку только по сумме, если проблема одновременно существует в количестве. Иначе в оборотно-сальдовой ведомости стоимость станет правильной, а складское количество продолжит быть ошибочным, и проблема проявится снова при следующем списании.
Если требуется изменить не только сумму, но и количество по уже закрытому периоду, а стандартный документ не позволяет сделать это корректно, привлеките специалиста 1С.
Особенно осторожно действуйте, если учет ведется не только по бухгалтерскому счету, но и по дополнительным регистрам накопления, партиям, складам, характеристикам, сериям или направлениям деятельности.
Простая ручная проводка в таких конфигурациях способна изменить бухгалтерский счет, но оставить неправильные данные в регистрах оперативного учета.
В 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP стоимость и количество номенклатуры активно используются регистрами накопления. Поэтому не исправляйте их прямым редактированием регистров.
Сначала найдите регистратор ошибочного движения и по возможности исправьте ситуацию штатным документом. Прямое изменение записей регистра оставим только для исключительных случаев и будем выполнять его специалистом после резервного копирования базы.
После количественного исправления обязательно пересчитаем себестоимость.
В 1С:Бухгалтерии 8 повторно выполним Закрытие месяца за затронутые месяцы. Если конфигурация использует отдельный расчет себестоимости, выполним соответствующую регламентную операцию.
Затем сформируем Карточка счета и Оборотно-сальдовая ведомость по проблемной позиции.
Проверим, чтобы после исправления выполнялось простое контрольное соотношение:
стоимость остатка / количество остатка = экономически обоснованная стоимость одной учетной единицы.
Если товар теперь учитывается в килограммах, полученная цена должна быть ценой килограмма.
Если товар учитывается в штуках, полученная цена должна быть ценой штуки.
Если программа показывает цену килограмма при количестве в штуках, значит причина устранена не полностью.
При работе в 1С полезно открыть команду Дт/Кт или просмотр движений документа. Посмотрим, какое количество и какая сумма действительно записаны в учет.
Это особенно важно, если пользователь изменил единицу или упаковку в форме, но результат списания остался прежним.
Интерфейс документа может показывать дополнительную единицу для удобства, тогда как регистры хранят количество в основной единице учета.
Поэтому всегда сравнивайте:
единицу в карточке Номенклатура;
единицу и количество в документе;
коэффициент упаковки;
количество в движениях документа;
сумму в движениях документа;
итог в Оборотно-сальдовой ведомости.
Так мы точно определим, на каком уровне появилась ошибка.
Если ошибка обнаружилась именно при списании и расходный документ еще не отражен в закрытой отчетности, не пытайтесь вручную установить в нем нужную себестоимость.
Отмените проведение расходного документа, исправьте приходную историю или входящий остаток, пересчитайте учет и затем проведите расход снова.
В большинстве типовых конфигураций себестоимость списания рассчитывается по данным накопленного остатка. Поэтому после исправления источника программа должна получить нормальную стоимость автоматически.
Если списание уже произошло в закрытом месяце, применим тот же принцип, но учтем порядок исправления закрытого периода. Не будем перепроводить документы задним числом без оценки влияния на бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Предположим, при инвентаризации в декабре обнаружили 200 штук материала. Фактический вес этих 200 штук составляет 20 кг. Ранее материал учитывался в килограммах по стоимости 1 500 рублей за кг.
Правильная стоимость обнаруженного остатка составляет:
20 кг × 1 500 рублей = 30 000 рублей.
При оприходовании ошибочно внесли количество 200 и цену 1 500 рублей. В результате программа сформировала стоимость:
200 × 1 500 рублей = 300 000 рублей.
Затем в следующем году списали 50 условных единиц, и программа рассчитала огромную себестоимость.
Сначала определим, что учетная единица должна оставаться килограммом.
Тогда правильное прошлогоднее оприходование должно отражать не 200 учетных единиц, а 20 кг общей стоимостью 30 000 рублей.
Если прошлый период разрешено исправлять, изменим исходное оприходование, перепроведем дальнейшие документы и повторно закроем месяцы.
Если прошлый год уже закрыт и отчетность утверждена, не будем просто менять декабрьский документ. Рассчитаем влияние ошибки, классифицируем ее по ПБУ 22/2010 и оформим исправление текущим периодом.
После этого для дальнейших документов можем настроить дополнительную единицу «шт», где 10 шт. соответствуют 1 кг. Тогда склад или менеджер сможет вводить 200 шт., а учетная система будет понимать, что в основной единице это 20 кг.
Не рекомендуем делать это, пока у позиции есть остаток и история документов.
Если просто заменить «кг» на «шт», программа не сможет сама догадаться, что прежние 20 означали 20 кг, а теперь должны превратиться, например, в 200 шт.
Число 20 может остаться числом 20, но его экономический смысл изменится. Одновременно стоимость остатка останется прежней. В результате цена одной новой единицы снова окажется неправильной.
Поэтому изменение основной единицы должно сопровождаться количественным преобразованием остатка.
Если текущий остаток равен 20 кг стоимостью 30 000 рублей, а один килограмм содержит 10 штук, после перехода на штуки должно получиться 200 шт. стоимостью те же 30 000 рублей.
Количество меняем, общую стоимость при обычном переводе единицы сохраняем.
Создание новой карточки — не обязательный первый шаг, но иногда это самый безопасный вариант.
Рассмотрим его, если старая карточка много лет использовалась в килограммах, исторические документы менять нельзя, а с определенной даты организация хочет вести учет в штуках.
Тогда создадим новую позицию Номенклатура с правильной единицей «шт» и с определенной даты будем использовать только ее.
Остаток старой позиции переведем в новую так, чтобы общая стоимость не изменилась.
Например:
старая позиция — 20 кг на сумму 30 000 рублей;
новая позиция — 200 шт. на сумму 30 000 рублей.
Так мы получим стоимость одной штуки 150 рублей и не будем смешивать историю учета в килограммах с новой историей учета в штуках.
После полного выбытия старой позиции пометим ее как неиспользуемую или архивную, если конфигурация поддерживает такую возможность. Не удаляйте элемент, который уже присутствует в проведенных документах.
В некоторых конфигурациях для преобразования одного количественного представления товара в другое можно рассмотреть документ Комплектация номенклатуры или аналогичный документ сборки/разборки.
Этот вариант особенно удобен, когда создаем новую карточку в штуках и хотим преобразовать остаток старой карточки в килограммах без появления искусственного дохода от нового оприходования.
Но предварительно проверим, как именно документ формирует себестоимость в используемой конфигурации.
Наша задача состоит в том, чтобы стоимость исходного остатка перешла в стоимость нового остатка, а не была признана новым доходом или расходом.
Если Комплектация номенклатуры в конкретной программе не подходит для данной операции, используем другой штатный механизм преобразования или бухгалтерскую корректировку.
Не ограничимся документом оприходования. Посмотрим также исходную Инвентаризация товаров.
Проверьте, какое фактическое количество было записано при инвентаризации и в какой единице его фактически считали сотрудники склада.
Если инвентаризационная комиссия написала «200 шт.», а бухгалтерская база должна учитывать товар в килограммах, необходимо иметь документальное основание для перевода 200 шт. в соответствующее количество килограммов.
Если одна штука имеет переменный вес, постоянный коэффициент вообще может быть неприменим. Например, 100 деталей одной партии весят 12 кг, а 100 деталей другой — 14 кг.
В таком случае не будем задавать условный постоянный коэффициент, если он искажает фактические данные. Возможно, товар действительно следует учитывать по весу и при каждой инвентаризации фиксировать вес, а количество штук использовать только как дополнительную информацию.
ФСБУ 5/2019 требует формировать достоверную информацию о запасах и позволяет организации самостоятельно определять единицу учета с учетом характера запасов и способа их использования.
Поэтому сама по себе единица «шт» или «кг» не является неправильной. Ошибка возникает тогда, когда количественная единица не соответствует стоимостной оценке.
Если мы изменили учет с килограммов на штуки, пересчитайте стоимость единицы так, чтобы общая фактическая себестоимость запаса оставалась экономически обоснованной.
Не переносите автоматически цену одного килограмма на одну штуку.
Если неправильная стоимость появилась именно при оприходовании излишков по результатам инвентаризации, проверьте не только текущую себестоимость, но и доход прошлого года.
Оприходование выявленного излишка может влиять на бухгалтерский финансовый результат и налоговый учет. Поэтому если вместо правильной стоимости 30 000 рублей в прошлом году был отражен излишек стоимостью 300 000 рублей, ошибка могла затронуть уже прошлогодний доход.
В текущем году завышенная стоимость затем может перейти в расходы при списании.
Получается двойная проблема: в прошлом периоде могла быть завышена стоимость принятого запаса и соответствующий доход, а в текущем периоде может оказаться завышенной себестоимость его выбытия.
Поэтому после исправления 1С обязательно сравните данные налогового учета и определите, требуется ли корректировка ранее представленной налоговой отчетности.
Не будем делать вывод о необходимости уточненной декларации только по факту изменения единицы. Сначала определим, изменилась ли налоговая база и в какую сторону.
Иногда возникает соблазн открыть Функции для технического специалиста, найти регистр остатков и вручную заменить количество.
Не будем использовать такой способ как обычное решение.
Регистры 1С формируются документами-регистраторами. Если изменить отдельные записи технически, но оставить исходный документ неправильным, при следующем перепроведении документа ошибочные данные появятся снова.
Кроме того, одна операция может одновременно формировать бухгалтерские проводки и движения нескольких регистров. Исправление одного регистра создаст рассогласование с остальными.
Правильная последовательность — найти регистратор, исправить первопричину и получить правильные движения штатным проведением.
Соберем рекомендации применительно именно к описанной проблеме.
Если товар исторически и фактически должен учитываться в килограммах, не пытайтесь превратить старое оприходование в штуки посредством одного коэффициента. Найдите Оприходование товаров, которым остаток появился после инвентаризации, и установите, какое количество килограммов и какая общая стоимость должны были быть отражены.
Если период можно корректировать, исправьте исходный документ, перепроведите дальнейшие операции и заново выполните Закрытие месяца.
Если предыдущий год уже закрыт и отчетность утверждена, сначала классифицируйте ошибку по ПБУ 22/2010 и исправьте ее в предусмотренном порядке. В этом случае простое редактирование прошлогоднего документа может быть неправильным с точки зрения бухгалтерской отчетности.
Если в дальнейшем документы необходимо оформлять в штуках, а складской учет оставляем в килограммах, настройте дополнительную упаковку или единицу с правильным коэффициентом в версии 1С, которая поддерживает такой механизм.
Если учет полностью переводится на штуки, пересчитайте количество остатка и цену одной штуки так, чтобы сохранилась правильная общая стоимость. При сложной истории операций рассмотрите создание новой карточки номенклатуры с единицей «шт» и корректный перенос остатка.
Создайте резервную копию информационной базы перед исправлением прошлых периодов.
Определите, какой должна быть основная единица учета данной позиции: килограмм или штука.
Определите фактическое соотношение между килограммами и штуками, если оно существует.
Откройте Карточка счета, Анализ субконто или Оборотно-сальдовая ведомость по счету и найдите документ, сформировавший неправильное количество и сумму.
Проверьте исходную Инвентаризация товаров.
Проверьте созданный на ее основании документ Оприходование товаров.
Сравните фактическое количество, учетное количество, цену и общую сумму.
Не пытайтесь исправить уже сформированный остаток только изменением коэффициента единицы измерения.
Если прошлый период доступен для исправления, откорректируйте исходный документ и перепроведите последующую цепочку документов.
Заново выполните Закрытие месяца за все затронутые периоды.
Если прошлогодняя отчетность уже утверждена, определите существенность ошибки и примените порядок ПБУ 22/2010.
При исправлении текущим периодом обеспечьте корректировку не только суммы, но и количественного остатка.
После исправления сформируйте ОСВ и убедитесь, что количество, стоимость остатка и себестоимость одной учетной единицы согласованы.
Проверьте документы списания после пересчета себестоимости.
Только после устранения исторической ошибки настройте упаковки и коэффициенты для будущих операций.
В рассматриваемой ситуации причина огромной суммы списания заключается не в самом списании и не в том, что функция пересчета коэффициента «не сработала». Проблема появилась раньше: документ оприходования после инвентаризации сформировал количественно-суммовой остаток в несогласованных единицах.
Если стоимость была рассчитана за килограмм, а количество внесено как число штук без пересчета, программа закономерно получила завышенную общую стоимость. При расходе она списывает именно эту сформированную себестоимость.
Поэтому исправляйте источник остатка. Найдите Оприходование товаров, определите правильное фактическое количество и правильную общую стоимость и приведите учет к этим данным.
Если учет должен оставаться в килограммах, количество оприходования должно отражать фактические килограммы. Штуки используйте как дополнительную единицу или упаковку с коэффициентом там, где конфигурация поддерживает такой механизм.
Если учет переводится в штуки, пересчитайте не только количество, но и стоимость одной штуки. Например, остаток 10 кг стоимостью 50 000 рублей при соотношении 1 кг = 10 шт. должен превратиться в 100 шт. стоимостью те же 50 000 рублей, а не в 100 шт. по прежней цене килограмма.
Учтите, что в актуальных версиях 1С:Бухгалтерии 8 механизм Упаковки номенклатуры позволяет оформлять одну позицию в разных единицах в документах поступления и реализации, сохраняя учет остатков в одной основной единице. Однако этот механизм не предназначен для автоматического исправления уже проведенного прошлогоднего Оприходование товаров.
Если прошлый год еще можно корректировать, исправьте исходный документ, перепроведите последующие операции и повторно рассчитайте себестоимость. Если отчетность прошлого года уже утверждена, сначала примените правила ПБУ 22/2010 и определите, нужно ли исправлять ошибку текущим периодом через соответствующие счета бухгалтерского учета.
Не исправляйте проблему дополнительным фиктивным оприходованием, случайным списанием или прямым редактированием регистров. Такие действия могут убрать заметную ошибку из одного отчета, но оставить неправильное количество, стоимость или себестоимость в других регистрах.
После исправления обязательно сравните количество и сумму в Оборотно-сальдовая ведомость, проверьте движения проблемной номенклатуры через Карточка счета, заново выполните Закрытие месяца и только затем повторно проведите нужное списание. Если после этих действий стоимость одной учетной единицы соответствует реальному экономическому смыслу — цена килограмма относится к килограммам, а цена штуки к штукам — ошибка устранена корректно.
Информация носит справочный характер