При регистрации входящей корреспонденции часто возникает задача автоматически перенаправлять письма профильным руководителям, исключая человеческий фактор при выборе адресата. В редакции программы 1С:Документооборот 3.0 архитектура бизнес-процессов претерпела значительные изменения по сравнению с версией 2.1: привычные шаблоны процессов и правила автозапуска уступили место механизму обработки документов. Разберем по шагам, как правильно выстроить маршрутизацию писем на основе тематик и привязать их к ролям исполнителей без программирования.
Проанализируем распространенную ошибку начальной настройки, когда в базе одновременно активированы справочники Вопросы деятельности и Тематики документов. Попытка завязать маршрутизацию сразу на оба механизма приводит к дублированию аналитики и некорректному заполнению правил.
Для построения гибких маршрутов рассмотрения писем рекомендуется использовать именно Тематики документов. Справочник Вопросы деятельности традиционно служит для укрупненной классификации и номенклатуры дел, тогда как тематики в ДО 3.0 тесно интегрированы с правилами обработки видов документов.
Если справочник вопросов деятельности был включен по ошибке, отключим его через пользовательский режим в разделе Настройки программы — Документы, сняв соответствующий флажок. Это избавит карточку входящего документа от лишнего обязательного реквизита.
Рассмотрим, как устроена маршрутизация в ДО 3.0. Настройка выполняется непосредственно в карточке нужного элемента справочника Виды документов (в нашем случае — «Входящее письмо») на вкладке Настройка обработки. Форма настройки разделена на две ключевые панели:
Рассмотрение, Исполнение, Ознакомление) и их исполнителей.Существует два практических способа реализовать маршрутизацию по тематикам. Разберем каждый из них подробно.
Этот способ является наиболее прозрачным и простым для дальнейшей поддержки. Мы не перегружаем внутренние условия действий, а выносим разветвление на уровень правил.
Тематика Равно [Выбранная тематика] (например, «Аренда»).Рассмотрение.Роли исполнителей (например, «Директор по персоналу» или «Директор по аренде»).Если требуется сохранить единую линейку этапов для всех писем, проанализируем настройку маршрутизации внутри одного действия Рассмотрение.
Рассмотрение и переходим к списку участников.Тематика документа Равно [Тематика].Выясним причину, почему письмо может не доходить до адресата при использовании ролей. При маршрутизации на роли необходимо учитывать следующие технические нюансы:
Во-первых, обратим внимание на объектизацию ролей. Если в справочнике Роли исполнителей для роли включены основные или дополнительные объекты адресации (подразделение, организация, проект), программа потребует сопоставить их с данными конкретного документа. Если строгого деления по филиалам или подразделениям нет, в карточке роли объекты адресации должны быть отключены.
Во-вторых, проверим регистр сведений Исполнители ролей. Если за ролью на текущий момент не закреплен ни один активный сотрудник, при старте маршрута задача либо будет назначена администратору как нераспределенная, либо обработка завершится с системной ошибкой.
Важно помнить, что в типовом функционале 1С:Документооборот 3.0 реквизиты шапки документа (такие как адресат) не меняются динамически «на лету» в открытой форме при смене тематики секретарем. Исполнитель не обязан фигурировать в реквизитах шапки документа: система определяет конечного получателя в момент старта обработки.
Чтобы полностью исключить ошибки секретаря при отправке, настроим автоматический старт обработки. В карточке вида документа на вкладке «Настройка обработки» включим флажок Автоматически начинать обработку при регистрации. В результате секретарю достаточно указать тематику и нажать кнопку регистрации: программа самостоятельно обратится к правилам обработки, вычислит назначенную роль и сформирует задачу соответствующему руководителю.