← На главную

При ведении кадрового учета и начисления заработной платы часто возникают ситуации, когда работник пропадает с рабочего места, а подтверждающие документы еще не представлены. Рассмотрим типичный пример: сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске с 1 по 22 число, с 23 по 27 число не явился на работу, при этом 26 и 27 числа по его графику являются законными выходными, а с 28 числа открыт электронный листок нетрудоспособности. Разберем подробно, как правильно оформить такой промежуток в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3, нужно ли включать субботу и воскресенье в период неявки и как принятое решение повлияет на табель, расчет зарплаты и пенсионную отчетность.

Поведение документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» в типовой конфигурации

Для временной фиксации невыхода сотрудника до выяснения обстоятельств в программе предназначен документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с установленной причиной отсутствия Отсутствие по невыясненной причине. В табеле учета рабочего времени этот период обозначается буквенным кодом НН.

Проанализируем, как механизм конфигурации распределяет дни отсутствия, если указать период целиком с учетом выходных дней (например, с 23 по 27 число):

1. В типовом алгоритме программа регистрирует факт неявки только по рабочим сменам сотрудника согласно назначенному ему графику работы.
2. Даже если в первичном документе указать диапазон дат, захватывающий календарные выходные, в регистры учета рабочего времени и печатную форму табеля Т-13 буквенный код НН встанет только на рабочие дни (с 23 по 25 число).
3. На выходные дни автоматически установится стандартный код В, и лишних часов неявки программа не начислит.
4. Начисление оплаты труда за отработанное время исключит только рабочие дни отсутствия, поэтому сумма начисленной заработной платы останется одинаковой вне зависимости от того, указали ли вы дату окончания 25 или 27 число.

Таким образом, с технической точки зрения в 1С:ЗУП 3 можно указывать как период строго по рабочим дням (с 23 по 25 число), так и полный период отсутствия вплоть до открытия больничного (по 27 число) — результат заполнения табеля и расчета зарплаты за текущий месяц будет идентичным.

Различие между отсутствием по невыясненной причине (НН) и отпуском без сохранения оплаты (ДО)

Иногда пользователи задаются вопросом: не оформить ли пропущенные дни как отпуск без сохранения заработной платы по разрешению работодателя (код ДО). Важно понимать, что эти два состояния принципиально по-разному влияют на учет стажа:

1. Стаж для ежегодного отпуска: период невыясненного отсутствия (НН) исключается из отпускного стажа с первого же дня неявки, сдвигая рабочий год сотрудника на все пропущенные рабочие дни. Напротив, отпуск без сохранения заработной платы (ДО) не сдвигает рабочий год до тех пор, пока общая продолжительность таких отпусков не превысит 14 календарных дней в течение рабочего года. Поскольку отпуск за свой счет предоставляется в календарных днях, включение выходных в заявление и приказ ускоряет исчерпание этого 14-дневного порога.
2. Юридическая сторона: код НН является временной отметкой, необходимой для корректного закрытия расчетного периода. Минтруд не допускает оставления неопределенных неявок в закрытых периодах на постоянной основе — по факту выхода сотрудника на работу или получения оправдательных документов причина должна быть окончательно подтверждена (больничный, прогул, исполнение государственных обязанностей и т.д.).

Отражение в отчетности для СФР и учет льготного пенсионного стажа

Посмотрим на ситуацию со стороны формирования пенсионной отчетности — подраздела 1.2 формы ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-СТАЖ):

1. В предопределенном начислении Отсутствие по невыясненной причине на закладке Учет времени реквизит Вид стажа ПФР по умолчанию имеет значение Не включается в страховой стаж. При таком значении программа исключает указанный период из стажа, образуя разрыв в строках отчета. Если по правилам фонда требуется выделять неявку кодом НЕОПЛ, в карточке начисления реквизит Вид стажа ПФР следует установить в положение Неоплачиваемый период.
2. Если сотрудник занят на работах с вредными или тяжелыми условиями труда (досрочное пенсионное обеспечение, доп. тарифы), включение выходных дней в льготный стаж регулируется специальными правилами. Выходные дни засчитываются в специальный стаж только тогда, когда они непосредственно примыкают к рабочим сменам в особых условиях. Если работник весь месяц не выполнял трудовые обязанности (находился в отпуске, болел или не являлся на работу), выходные дни между этими периодами не дают права на досрочную пенсию.
3. Если между неявкой и больничным листом выходные дни остаются с кодом В, необходимо проконтролировать автоматическое заполнение формы ЕФС-1: выходные дни не должны ошибочно сформировать строку со специальным кодом условий труда при полном отсутствии фактической работы в особых условиях в данном периоде.

Порядок действий при закрытии периода и поступлении больничного листа

Разберем по шагам регламент исправления ситуации, когда работник приносит электронный листок нетрудоспособности, перекрывающий период неявки:

1. Не следует отменять проведение первичного документа отсутствия в уже закрытом и рассчитанном месяце. В программе 1С:ЗУП 3 действует типовой механизм вытеснения начислений.
2. В текущем открытом расчетном периоде регистрируем входящий документ Больничный лист. Листок нетрудоспособности рассчитывается по календарным дням и автоматически вытесняет зарегистрированное ранее начисление неявки.
3. Программа автоматически выполнит сторнирование невыходов и произведет перерасчет, обеспечив непрерывность страхового стажа работника в строгом соответствии с первичными документами.
4. Если же факт нетрудоспособности не подтвердился, а с работника взяты письменные объяснения, вносим документ-исправление по ссылке Исправить внизу исходного документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и изменяем статус отсутствия на окончательный (например, на прогул).