Рассмотрим одну из самых частых проблем в автоматизации бизнес-процессов: процесс согласования документа останавливается, потому что один из участников внезапно отсутствует на рабочем месте — заболел или срочно уехал в командировку. Если он заранее не настроил делегирование полномочий, его задача "зависает", а вместе с ней и весь документ. Это может привести к срыву сроков и остановке работы. Проанализируем, как решить эту проблему в 1С:Документооборот, используя как технические возможности системы, так и правильные организационные подходы.
Основная задача — сделать так, чтобы процесс мог завершиться даже в отсутствие одного из звеньев, не создавая при этом рисков неконтролируемого согласования.
Самый стратегически верный и надежный способ построения бизнес-процессов — это отказ от привязки задач к конкретным фамилиям. Вместо того чтобы в шаблоне процесса указывать "Согласовать с Ивановым И.И.", мы будем использовать роли исполнителей.
В чем суть? Мы создаем роли, которые соответствуют должностным функциям, например: "Юрисконсульт по договорной работе", "Финансовый контролер", "Ответственный за согласование от ОТБ". Затем мы назначаем одного или нескольких сотрудников на исполнение этих ролей.
Когда процесс запускается, задача направляется не человеку, а роли. Все сотрудники, назначенные на эту роль, увидят задачу и смогут ее выполнить. Это сразу решает проблему отсутствия:
Этот подход требует первоначальных усилий по проектированию ролевой модели в компании, но в долгосрочной перспективе он делает систему документооборота гораздо более устойчивой и независимой от кадровых перестановок и внезапных отсутствий.
Если ролевая модель по каким-то причинам не подходит или вы хотите иметь дополнительную страховку, на помощь приходит мощный механизм 1С:Документооборот — эскалация задач. Многие ошибочно думают, что эскалация нужна только для просроченных задач, но ее возможности гораздо шире.
Эскалация — это автоматическое действие (например, перенаправление или завершение задачи), которое система выполняет при наступлении определенного события или условия. Давайте разберем, как это применить к нашей проблеме.
Это самый безопасный и распространенный вариант. Мы настраиваем правило эскалации для задачи согласования:
Условие: Задача не принята в работу или не выполнена в течение, например, 4 рабочих часов с момента поступления.
Действие: Автоматически перенаправить задачу непосредственному руководителю исполнителя.
Как это работает? Документ приходит на согласование Иванову. Иванов заболел и не видит задачу. Через 4 часа система это обнаруживает и отправляет задачу его начальнику. Начальник видит "зависший" документ и принимает решение: согласовать самому (если есть полномочия), найти другого сотрудника и переназначить задачу вручную, или отклонить согласование. Главное — процесс сдвинулся с мертвой точки.
Более продвинутый вариант — использовать данные из календаря сотрудника. В 1С:Документооборот можно фиксировать отсутствия (отпуск, больничный, командировка).
Условие: Задача поступила исполнителю, у которого в системе на текущую дату зафиксировано отсутствие, И при этом для него не настроено делегирование прав.
Действие: Немедленно или через короткий промежуток времени (например, 1 час) перенаправить задачу его руководителю или заранее определенному заместителю.
Этот способ позволяет реагировать на отсутствие практически мгновенно, не дожидаясь истечения срока реакции.
Как справедливо заметили на форуме, пропуск этапа согласования может привести к злоупотреблениям. Однако для некоторых типов документов с низким уровнем риска это может быть оправдано. Например, согласование заявки на канцтовары.
Условие: Задача согласования не выполнена в течение срока, а исполнитель отсутствует.
Действие: Автоматически завершить задачу с результатом "Согласовано".
Важно! Такой подход требует жесткого регламента. Вы должны четко определить перечень документов и этапов, где допустимо автоматическое согласование. Иначе есть риск, что кто-то "согласует" себе премию, пока руководитель отвлечен. В большинстве случаев лучше использовать переадресацию руководителю, который примет осознанное решение.
Технические средства — это хорошо, но без правильной организации работы они могут оказаться неэффективными.
Важно помнить о технической особенности, подмеченной в обсуждении: "цепочки" делегирования в 1С:Документооборот могут не работать. То есть, если Иванов делегировал права Сидорову, а Сидоров в свою очередь делегировал их Васечкину, то задачи Иванова до Васечкина могут не дойти. В то же время, эскалация по такой цепочке работает корректно. Этот нюанс стоит учитывать при построении сложных схем замещения.
Система электронного документооборота не отменяет управленческой ответственности. В регламентах компании должно быть четко прописано, что руководитель несет ответственность за непрерывность работы своего подразделения. Если его подчиненный внезапно заболел, именно руководитель должен оперативно решить вопрос с его задачами: получить права на их просмотр и переназначение или назначить временного заместителя.
Приучите сотрудников заблаговременно регистрировать плановые отсутствия (отпуска, командировки) в системе и сразу же настраивать делегирование прав. 1С:Документооборот умеет предупреждать инициатора процесса, если он пытается отправить задачу сотруднику, который в данный момент отсутствует. Это помогает предотвратить проблему еще на этапе отправки.
Идеальное решение — это комбинация всех трех подходов:
Такой комплексный подход позволит создать по-настоящему устойчивую систему согласования, в которой движение документов не будет парализовано из-за того, что один из сотрудников не вышел на работу.