В практике торговых и производственных компаний, особенно работающих со скоропортящейся продукцией (молочная, мясная отрасль), часто возникает потребность подготовить пакет документов для отгрузки заранее. По бизнес-процессу реализация должна быть создана и распечатана в тот момент, когда товар еще находится в пути от поставщика или на линии производства. Однако стандартная логика 1С:ERP Управление предприятием блокирует этот процесс, требуя наличия товара для установки статуса Отгрузить в заказе клиента.
В этой статье мы подробно разберем, как настроить систему таким образом, чтобы менеджеры могли формировать непроведенные документы Реализация товаров и услуг без фактического наличия остатка, сохраняя при этом жесткий контроль над итоговым списанием товаров.
Давайте проанализируем, как работает типовой механизм. В 1С:ERP документ Заказ клиента выступает распоряжением на отгрузку. Чтобы система разрешила создать на его основании накладную, в строках заказа должно быть установлено действие Отгрузить. Однако при попытке установить это действие программа выполняет проверку по регистру Распределение запасов. Если свободного остатка (с учетом других резервов) недостаточно, система выдает ошибку: «Для начала процесса отгрузки убедитесь, что указано действие Отгрузить». Стандартный путь в такой ситуации — обеспечить товар, например, через формирование заказов на перемещение с другого склада, но это не всегда возможно в рамках жесткого тайминга.
Многие пользователи ошибочно полагают, что создание непроведенного документа не должно контролироваться, так как он не делает движений по регистрам. Но в логике ERP статус Отгрузить сам по себе является сигналом системе, что товар «уходит», и без его обеспечения цепочка документов прерывается на самом старте. Для более сложного управления этим процессом некоторые компании внедряют расширенную систему статусов для детального контроля каждого этапа отгрузки.
Рассмотрим основной метод решения задачи, который не требует изменения программного кода. Нам необходимо разделить контроль «возможности отгрузки» и контроль «физического списания».
Выполним следующие шаги в настройках системы:
НСИ и администрирование — НСИ — Склады и магазины).Проанализируем, что изменится после этого действия. Теперь система позволит нам установить в Заказе клиента действие Отгрузить, даже если текущий остаток равен нулю. После этого кнопка Создать на основании — Реализация товаров и услуг станет доступной. Мы сможем создать документ, заполнить его и, что самое важное, распечатать комплект УПД или ТОРГ-12 для водителя. Если же стандартных печатных форм недостаточно, всегда можно воспользоваться решениями, которые позволяют организовать печать непроведенных документов с гибкой настройкой прав для пользователей.
Важный момент: при попытке провести такую реализацию, если товар так и не поступил на склад, система все равно выдаст ошибку, но уже на уровне другого контура контроля.
Многие опасаются, что отключение контроля на складе приведет к «бардаку» и отрицательным остаткам. Чтобы этого не произошло, мы будем использовать «второй рубеж обороны» — финансовый контроль.
Разберем, как это работает. В 1С:ERP существует два независимых уровня проверки остатков:
Запасы и потребности): отвечает за возможность обеспечения и резервирования.Товары организаций): отвечает за право собственности организации на товар и корректное формирование себестоимости.Для настройки финансового контроля перейдем в раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг — Себестоимость товаров. Убедимся, что флаг Контролировать остатки товаров организаций включен.
Таким образом, мы получаем идеальную схему для скоропорта: менеджер спокойно создает и печатает непроведенную реализацию (благодаря отключению складского контроля), но кладовщик или бухгалтер не смогут ее провести (сделать активной в учете) до тех пор, пока не будет оформлено Приобретение товаров и услуг или Производство без заказа.
Выясним причину, по которой 1С разделяет эти понятия. Посмотрим на структуру регистров накопления, задействованных в процессе:
РН Запасы и потребности: именно на него влияет настройка «Контролировать свободные остатки» в карточке склада. Он «легкий», оперативный и служит для проверки возможности установки статусов в заказах.РН Товары на складах: отражает физическое наличие единиц товара.РН Товары организаций: учитывает остатки в разрезе юридических лиц. Проверка по нему срабатывает только в момент проведения (движения) документа реализации.Когда мы отключаем складской контроль, мы лишь разрешаем документу Заказ клиента «думать», что товар доступен. Это открывает путь к созданию подчиненных документов.
Существует еще один метод — использование функционала Заказ как счет. Посмотрим на его особенности:
Продажи можно выбрать использование заказов только в качестве счетов.Однако, как показывает практика обсуждений на форумах, этот вариант не подходит для сложных бизнес-процессов. Если вашей организации требуется статусная модель (согласование заказа, проверка оплаты, контроль состояния обеспечения), то использование «Заказа как счета» лишит вас этих инструментов. Поэтому первый способ с отключением складского контроля является более гибким.
Для компаний с большим объемом отгрузок (например, 8 менеджеров в две смены) создавать реализации по одной из каждого заказа неудобно. Рассмотрим, как ускорить процесс, используя рабочее место Накладные к оформлению (раздел Продажи):
К выполнению с действием Отгрузить сразу попадут в этот список.Это позволяет подготовить документы на всю машину за несколько секунд, даже если товар в этот момент еще только упаковывается в цеху производства. А для еще большего ускорения можно использовать инструменты, позволяющие одним кликом создать полный комплект документов по заказу, включая счет-фактуру и УПД.
При использовании данной схемы важно помнить о регламентных заданиях. В версиях 1С:ERP 2.5 и выше расчет доступности товаров сильно зависит от фонового задания Распределение запасов. Если вы изменили настройки склада, но система продолжает выдавать ошибки, проверьте, запущено ли данное задание и нет ли по нему ошибок в журнале регистрации.
Также рекомендуем периодически проводить инвентаризацию и использовать контрольный отчет по остаткам товаров для сверки регистров Товары на складах и Товары организаций, чтобы исключить ситуации, когда из-за отключенного складского контроля возникают пересортицы, которые «всплывают» только на этапе финансового закрытия месяца.