В практике работы с зарплатными конфигурациями, такими как 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Зарплата и Управление Персоналом, часто возникает вопрос оптимизации выплат сотрудникам с небольшими доходами. Типичный пример — внешние совместители, работающие на малую долю ставки. Часто и руководство, и сами сотрудники (по их заявлениям) просят не выплачивать заработную плату за первую половину месяца (так называемый аванс), чтобы получать всю сумму один раз в конце месяца.
Разберем детально, как это можно реализовать технически в программе, почему это считается нарушением методологии и какие последствия влечет за собой, особенно в свете изменений налогового законодательства с 2023 года.
Задача формулируется следующим образом: необходимо настроить систему так, чтобы определенная категория сотрудников (внешние совместители) не попадала в ведомость на выплату аванса, даже если у них есть отработанное время за первую половину месяца. При этом часто используется "ручной" метод — удаление сотрудников из документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу, что является трудоемким и ошибочным путем.
Рассмотрим способ, который позволяет исключить начисление аванса средствами настройки видов расчета, не прибегая к ручным правкам ведомостей. Этот метод был предложен в обсуждении как решение для тех случаев, "если нельзя, но очень хочется".
Чтобы программа автоматически не начисляла суммы за первую половину месяца, необходимо изменить настройки начисления (вида расчета), назначенного сотруднику.
Оплата по окладу), нам потребуется создать отдельный вид начисления, например, Оклад внешнего совместителя. Это нужно для того, чтобы не сломать расчет для основных сотрудников.После выполнения этих действий, при заполнении документа Начисление за первую половину месяца, сотрудники, которым назначен этот вид начисления, не будут попадать в расчет (или результат расчета будет нулевым), и, следовательно, не попадут в ведомость на выплату.
Несмотря на то, что технически программа 1С позволяет выполнить такую настройку, мы обязаны предупредить о правовых последствиях. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца.
Проанализируем ключевые моменты:
Давайте рассмотрим ситуацию с точки зрения архитектуры современных версий 1С (ERP, КА, ЗУП) и изменений в Налоговом кодексе, вступивших в силу с 1 января 2023 года. Это делает описанный выше технический "лайфхак" не просто незаконным, но и опасным для корректности учета.
Суть проблемы: С 2023 года датой получения дохода в виде оплаты труда считается дата фактической выплаты (перечисления на счет). НДФЛ должен быть исчислен и удержан при каждой выплате, в том числе и с аванса.
Если мы искусственно убираем начисление или выплату аванса:
Начисление за первую половину месяца создан), но сотрудника вручную удалили из Ведомости, в регистре накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ возникнет расхождение. Налог исчислен, но не удержан. При окончательном расчете программа попытается доудержать этот налог, что может привести к путанице в расчетных листках.Исходя из требований законодательства и логики работы программы, единственно верным подходом является расчет пропорционально отработанному времени.
Рассмотрим правильный порядок работы:
Оплату по окладу (по часам) или аналогичные виды расчета.Начисление за первую половину месяца.Важный нюанс для совместителей:
Внешние совместители часто работают по гибким графикам или неполное время.
Если совместитель фактически не работал в период с 1 по 15 число (например, был в отпуске за свой счет, болел или по графику у него не было смен), документ Начисление за первую половину месяца рассчитает ему 0 (ноль). В этом случае отсутствие выплаты будет абсолютно законным и обоснованным, так как нет отработанного времени.
Если же отработан хотя бы 1 час, выплата должна быть произведена, а НДФЛ с этой суммы — удержан и перечислен в бюджет.
Хотя 1С:ERP и 1С:ЗУП предоставляют гибкие настройки для управления расчетом зарплаты, включая отключение начисления аванса через флаг Начисляется при расчете первой половины месяца, использование этой возможности для полного исключения совместителей из авансовых выплат не рекомендуется.
Такое решение влечет за собой административные штрафы от Трудовой инспекции и создает существенные риски ошибок в учете НДФЛ, что чревато штрафами уже от налоговой службы. Оптимальным решением является стандартный расчет за первую половину месяца, который корректно учтет фактически отработанное время.