В процессе работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются со сложными ситуациями при расчете сотрудников, имеющих несколько рабочих мест в одной организации. Типичный пример — когда одно и то же физическое лицо оформлено как по основному месту работы, так и по внутреннему совместительству, и при этом один из трудовых договоров прекращается в середине месяца.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает проблема при автоматическом заполнении документов Начисление за первую половину месяца (аванса) для таких сотрудников, как устроена внутренняя архитектура программы 1С:ЗУП 3.1 в разрезе физических лиц, и как правильно и без ошибок рассчитывать выплаты.
---
Рассмотрим стандартную ситуацию. В информационной базе зарегистрировано одно физическое лицо, для которого созданы два элемента в справочнике Сотрудники:
При попытке рассчитать аванс (первую половину месяца) с помощью двух отдельных документов Начисление за первую половину месяца пользователи часто сталкиваются со следующей проблемой: в первый документ попадает только основной сотрудник, а во второй документ внутренний совместитель автоматически не подтягивается. Если же попытаться сделать это вручную или пересчитать документы, программа начинает путать доли ставок или вовсе «теряет» начисления по одному из мест работы.
Выясним причину такого поведения программы. Она кроется в двух ключевых аспектах архитектуры 1С:ЗУП 3.1:
1. Учет в разрезе Физических лиц, а не Сотрудников.
В отличие от старых версий программы (например, ЗУП 2.5), в редакции 3.1 расчет НДФЛ, страховых взносов и большинства выплат привязан к конкретному человеку — элементу справочника Физические лица. Карточки в справочнике Сотрудники для основного места и совместительства — это лишь разные рабочие места (трудовые договоры) одного и того же человека.
Когда программа заполняет документ Начисление за первую половину месяца, она анализирует данные по физическому лицу целиком. Если физлицо уже «зафиксировано» в одном из документов начисления аванса за текущий период, программа считает, что расчет по нему завершен, и блокирует его появление в других аналогичных документах за этот же месяц.
2. Приоритет окончательного расчета при увольнении.
Если внутренний совместитель увольняется в середине месяца (например, 14 числа), расчет с ним должен быть полностью произведен в документе Увольнение. В этом документе на вкладке «Начисления и удержания» программа рассчитывает оклад за все фактически отработанные дни до даты увольнения включительно.
Соответственно, на момент расчета аванса (который обычно производится за период с 1 по 15 число) этот сотрудник уже полностью рассчитан, и выплаты по увольняемому месту работы ему больше не полагаются через механизм аванса. Программа «знает» об этом и намеренно не включает уволенного совместителя в документ расчета первой половины месяца.
---
Рассмотрим подробный алгоритм действий, который позволяет корректно отразить все начисления без сбоев в программе:
Увольнение. Программа автоматически начислит ему заработную плату за период работы с 01.07 по 14.07 и рассчитает компенсацию отпуска (если она положена). Проведите документ и выплатите сотруднику окончательный расчет по этой должности.Начисление за первую половину месяца на всю организацию (или подразделение). При нажатии на кнопку «Заполнить» в документ попадет только основной сотрудник. Внутренний совместитель туда не попадет, так как он уже уволен 14 июля и полностью рассчитан. Это абсолютно корректное поведение программы, не требующее ручного вмешательства.---
Иногда из-за особенностей релизов программы или специфических настроек графиков работы после проведения увольнения совместителя расчет основного сотрудника в документе аванса начинает «ломаться» (например, программа ошибочно применяет ставку 0,5 от совместительства к основному сотруднику). Проанализируем, как решить эту техническую проблему с помощью временного изменения последовательности проведения документов:
Увольнение по внутреннему совместителю.Начисление за первую половину месяца и нажмите кнопку «Заполнить». Теперь программа увидит обоих действующих сотрудников по данному физлицу и корректно распределит их ставки и отработанное время в соответствии с табелями.Начисление за первую половину месяца.Увольнение совместителя и снова проведите его.Этот простой прием позволяет обойти ошибку наложения периодов и ставок внутри одного месяца для одного физического лица.
---
Как показывает практика практикующих бухгалтеров и методологов 1С, для краткосрочного выполнения дополнительных обязанностей (например, на время отпуска коллеги или на период пиковых нагрузок длительностью в пару недель) оформлять полноценный прием на работу по внутреннему совместительству крайне не рекомендуется.
Оформление внутреннего совместительства на короткий срок порождает бумажную волокиту (заключение отдельного трудового договора, ведение отдельного табеля учета рабочего времени, оформление увольнения, сдача отчетности в СФР) и часто приводит к техническим ошибкам в программе 1С при расчете НДФЛ и авансов.
Гораздо проще и правильнее использовать механизм Совмещения должностей. Разберем по шагам, как это сделать:
Настройка — Расчет зарплаты — ссылка Настройка состава начислений и удержаний — вкладка Прочие начисления — установите флажок Совмещение должностей, исполнение обязанностей.Кадры (или Зарплата) и создайте документ Приказ на совмещение (или Совмещение должностей). Этот документ можно ввести непосредственно на основании основного сотрудника.При таком подходе в программе не создается дублирующая карточка сотрудника. Все начисления (основной оклад и доплата за совмещение за отработанный период) рассчитываются в рамках одной строки по основному сотруднику. Это полностью исключает любые конфликты при заполнении документов Начисление за первую половину месяца и гарантирует корректный расчет НДФЛ и страховых взносов по физическому лицу.