При работе с 1С Зарплата и Управление Персоналом 3.1 часто возникает задача оперативного получения информации о планируемом количестве сотрудников, которые должны выйти на работу в определенную дату или смену. Эта задача становится более сложной, когда необходимо учесть не только плановые графики, но и все зарегистрированные отклонения, такие как больничные, отпуска, отгулы, совмещения. Кроме того, может потребоваться предварительный расчет заработной платы, особенно для нестандартных видов рабочего времени. В этой статье мы подробно рассмотрим, как решить эти задачи, используя типовые возможности 1С ЗУП 3.1, а также как подойти к настройке нестандартных начислений.
Для того чтобы узнать, какое количество сотрудников планируется к выходу на работу на определенную дату, мы можем воспользоваться несколькими подходами. Наиболее эффективным и типовым решением является использование отчета «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в его аналитическом виде.
Как отчет учитывает план и отклонения: Отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в аналитическом режиме не требует ежедневного ручного ввода табеля. Он формируется на основании следующих данных:
Таким образом, если сотрудник по своему графику должен был выйти на работу, но на него был введен документ «Больничный лист», то отчет покажет отсутствие. Если же сотрудник в свой выходной работал по документу «Работа в выходные и праздники», то отчет отразит его явку. Этот подход позволяет получать актуальную информацию о планируемой загрузке персонала без необходимости ручного ежедневного табелирования.
Для более гибкой и кастомизированной отчетности, особенно если типовой отчет Т-13 не позволяет получить данные в нужном формате или с нужными показателями, мы можем создать свой отчет с использованием Системы Компоновки Данных (СКД) на базе специализированных представлений 1С ЗУП 3.1. Для этих целей нам пригодятся следующие представления:
ДанныеУчетаВремениИСостоянийСотрудников: Это представление предоставляет информацию о времени с учетом всех зарегистрированных отклонений. Оно идеально подходит для нашей задачи, так как позволяет получить данные о фактически планируемом времени работы сотрудника, включая все его отсутствия и дополнительные работы.
ДанныеУчетаРабочегоВремениСотрудников: Данное представление содержит информацию о плановом времени работы сотрудников без учета отклонений. Оно может быть полезно, если нам нужно увидеть исходный график без поправок на больничные и отпуска. Однако для нашей первоначальной задачи (с учетом отклонений) более релевантным будет первое представление.Принцип работы:
ДанныеУчетаВремениИСостоянийСотрудников.
Этот подход требует навыков работы с СКД и может быть реализован программистом 1С, но предоставляет максимальную гибкость в формировании отчета.
После того как мы научились получать количество сотрудников, которые будут работать, логично возникает вопрос о предварительном расчете заработной платы, особенно если у нас есть нестандартные условия оплаты, такие как специфический учет ночных часов.
Начисление заработной платы за месяц в 1С ЗУП 3.1 осуществляется документом Начисление зарплаты и взносов, расположенным в разделе «Зарплата». Для корректного расчета программа использует плановые начисления сотрудников, данные о фактически отработанном времени (или плановом, если табель не вводится ежедневно), а также различные показатели и базовые начисления.
Для того чтобы в 1С ЗУП 3.1 можно было учитывать и оплачивать работу в ночные часы, необходимо активировать соответствующие функции в настройках расчета зарплаты организации. Мы переходим в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – вкладка «Прочие начисления» – и устанавливаем флажок «Доплата за работу в ночное время».
1С ЗУП 3.1 позволяет устанавливать процент доплаты за работу в ночное время. Этот процент можно настроить в карточке организации (раздел «Настройка» – «Организации» – вкладка «Учетная политика и другие настройки» – ссылка «Настройка расчета зарплаты» – «Порядок учета времени»). Здесь мы можем указать размер доплаты. Расчет будет производиться автоматически: часовая тарифная ставка сотрудника умножается на установленный процент доплаты и на количество отработанных ночных часов.
Пересчет тарифной ставки: Если сотруднику установлен месячный оклад, то для расчета почасовой оплаты (например, за ночные часы) программа автоматически пересчитывает месячную ставку в часовую. Дневная тарифная ставка пересчитывается в часовую делением дневной ставки на длительность рабочего дня, а месячная в часовую – делением месячной тарифной ставки на количество рабочих часов в месяце по графику сотрудника.
В случае, если типовое «Ночное время» или «Вечернее время» не подходят под наши специфические условия (например, как в нашем случае, когда оплата за час ночной смены меньше дневного, но общая сумма за смену фиксирована и различается по длительности), нам придется прибегнуть к настройке собственных видов начислений с произвольными формулами и использовать собственные показатели.
СуммаОплатыНочнойСмены и КоличествоЧасовНочнойСменыПоГрафику. Эти показатели можно создать в разделе «Настройка» – «Показатели расчета зарплаты».Допустим, наша задача заключается в том, что дневная смена длится 10 часов и оплачивается 3500 руб., а ночная смена длится 14 часов и также оплачивается 3500 руб. Это означает, что часовая ставка для ночных смен ниже, чем для дневных. Типовые механизмы доплаты за ночные часы увеличивают базовую ставку, что нам не подходит.
Мы можем создать начисление, которое будет рассчитывать сумму, исходя из отработанного времени и заранее введенных данных.
Пример формулы (концептуальный, требует адаптации под вашу специфику):
Если (ВремяВВидеДня("НЧЛ_Ночные", "Часы")) > 0 Тогда
СуммаНочнойСмены = ЗначениеПоказателя("ФиксированнаяСуммаНочнойСмены");
Возврат СуммаНочнойСмены;
Иначе
Возврат 0;
КонецЕсли;
Здесь НЧЛ_Ночные - это ваш собственный вид времени, который мы могли бы создать и использовать в графиках, или это вид времени, полученный из внешних систем. ФиксированнаяСуммаНочнойСмены - это собственный показатель, который может вводиться для каждой должности или сотрудника.
Также возможно, что для корректного расчета нам потребуется использовать более сложные алгоритмы, которые учитывают не просто факт наличия ночных часов, но и их количество, а также особенности расчета именно за смену, а не за каждый час. В этом случае, формулу придется усложнять, возможно, используя функцию ВремяВЧасах для получения общего количества часов определенного вида.
Для ввода значений созданных нами собственных показателей (таких как ФиксированнаяСуммаНочнойСмены или количество «НЧЛ-ночных» часов, если они не берутся напрямую из табеля) мы используем документ Данные для расчета зарплаты (раздел «Зарплата» – «Данные для расчета зарплаты»). В этом документе мы можем ввести значения наших показателей для конкретных сотрудников или подразделений за определенный месяц. Эти данные будут затем использоваться при автоматическом расчете начислений.
Если в вашем отчете по табелю графа «Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат» была NULL, это означает, что у вас еще не настроены виды начислений, которые бы использовали данные о времени в явке или ночных часах для расчета, либо эти данные не были введены соответствующими документами или внешними обработками. Заполнение этих данных крайне важно для корректного предварительного и окончательного расчета.
Если расчеты с использованием сложных формул или специфических показателей производятся во внешней системе (например, TimeControl), а в ЗУП нужно только зафиксировать результат или исходные данные для последующего расчета, то можно настроить интеграцию или использовать внешние обработки для загрузки этих данных в документ Данные для расчета зарплаты или непосредственно в регистры сведений.
Программа 1С ЗУП 3.1 также позволяет производить предварительный расчет аванса. Для этого мы обычно выполняем следующие шаги:
Начисление зарплаты и взносов в режиме аванса: При создании документа можно указать, что это расчет аванса, и программа произведет расчет по заданным правилам (процентом от ФОТ, расчетом за первую половину месяца и т.д.).Важно: для получения максимально точного предварительного расчета заработной платы необходимо, чтобы все плановые данные (графики, начисления) были актуальны, а все отклонения (отсутствия, работы сверх нормы) были своевременно зарегистрированы соответствующими документами в системе.
Таким образом, комбинируя возможности типового отчета «Табель учета рабочего времени (Т-13)», гибкость СКД с представлениями ДанныеУчетаВремениИСостоянийСотрудников и ДанныеУчетаРабочегоВремениСотрудников, а также настраивая собственные виды начислений и показатели, мы можем эффективно решать задачи по определению планового выхода сотрудников и предварительному расчету нестандартной заработной платы в 1С ЗУП 3.1.