В повседневной работе бухгалтера и кадровика часто возникает задача оперативного получения данных о численности персонала. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП) существует несколько способов решения этой задачи: от использования простых экранных списков до формирования сложных статистических отчетов и написания прямых запросов к базе данных. Рассмотрим подробнее каждый из этих методов, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий под вашу ситуацию.
Если вам необходимо быстро получить список и количество всех работающих сотрудников на определенную дату, самым простым и эффективным инструментом будет отчет «Штатные сотрудники». Проанализируем, как его настроить:
Штатные сотрудники.Этот отчет удобен тем, что он сразу выводит актуальную информацию по подразделениям и должностям, позволяя мгновенно увидеть итоговое количество строк, которое и будет соответствовать количеству работающих.
Для того чтобы проанализировать количество уволенных за конкретный месяц, мы можем воспользоваться специализированными отчетами. Рассмотрим их различия:
Отчет «Уволенные сотрудники»: Находится в том же разделе кадровых отчетов. Он выводит список людей, с которыми были расторгнуты трудовые отношения. Однако, как отмечалось в обсуждении, он чаще ориентирован на список на дату. Чтобы увидеть данные именно за период (например, за месяц), лучше использовать другие инструменты.
Отчет «Свод кадровых изменений» или «Кадровые изменения»: Эти отчеты позволяют задать период (начало и конец месяца). В настройках можно установить фильтр по виду события Увольнение. Разберем по шагам:
Кадровые изменения.Вид события Равно Увольнение.Если задача стоит шире и вам нужно не просто увидеть список фамилий, а получить статистические показатели, такие как среднесписочная численность (ССЧ) или коэффициент текучести, воспользуемся отчетом «Численность и текучесть кадров».
Выясним причину, почему этот отчет важен: он учитывает не только физических лиц, но и нормы рабочего времени, исключая, например, внешних совместителей из расчета ССЧ, если это требуется для налоговой отчетности. Он выводит данные в виде таблицы: сколько сотрудников было на начало периода, сколько принято, сколько уволено и какой остаток на конец.
Иногда отчеты формировать долго, и нужно быстро «прикинуть» цифры. Для этого можно использовать форму списка справочника Сотрудники. Посмотрим на пример настройки:
В списке сотрудников нажмите «Ещё» — «Настроить список». Там можно установить отбор по дате приема и дате увольнения. Однако стоит помнить, что этот метод ограничен: он хорошо работает для текущей даты, но для получения корректных данных «на прошлый год» лучше использовать именно отчеты, так как они обращаются к регистрам сведений Кадровая история сотрудников, которые хранят периодические данные.
Для программистов и продвинутых пользователей, которым нужно выгрузить данные для специфической обработки, оптимальным будет написание запроса к регистру сведений. Рассмотрим пример запроса для получения списка уволенных за период:
ВЫБРАТЬ
КадроваяИсторияСотрудников.Сотрудник КАК Сотрудник,
КадроваяИсторияСотрудников.ВидСобытия КАК ВидСобытия,
КадроваяИсторияСотрудников.Регистратор КАК Регистратор,
КадроваяИсторияСотрудников.Период КАК Период
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников КАК КадроваяИсторияСотрудников
ГДЕ
КадроваяИсторияСотрудников.Период МЕЖДУ НАЧАЛОПЕРИОДА(&НачПериода, ДЕНЬ) И КОНЕЦПЕРИОДА(&КонПериода, ДЕНЬ)
И КадроваяИсторияСотрудников.ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Сотрудник
Важный нюанс: при написании прямых запросов к КадроваяИсторияСотрудников, всегда нужно помнить о регистре КадроваяИсторияСотрудниковИспр. В ЗУП 3.1 реализован механизм исправлений документов прошлых периодов. Если в базе есть исправленные документы, данные могут задвоиться, если не учитывать этот регистр. Типовые отчеты на СКД делают это автоматически, поэтому для получения юридически значимых цифр мы рекомендуем использовать именно их.
Помимо упомянутых выше способов, существуют инструменты, которые не всегда лежат на поверхности:
Текущие кадры организации. Этот регистр содержит уже «собранные» данные на текущий момент, что позволяет получить результат значительно быстрее, чем при анализе всей истории перемещений.Таким образом, мы проанализировали ситуацию и выяснили, что для разовой проверки количества работающих на дату лучше всего подходит отчет «Штатные сотрудники», а для анализа увольнений за месяц — «Кадровые изменения» или «Движение сотрудников». Программный метод через запросы к РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников эффективен для разработчиков, но требует внимательного отношения к записям исправлений.