При работе в системе 1С:ERP Управление предприятием бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в печатной форме Авансовый отчет (АО-1) не соответствуют данным оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Типичный сценарий: подотчетное лицо получило аванс, часть денег потратило, а остаток вернуло в кассу через документ Приходный кассовый ордер. Однако при формировании Авансового отчета программа продолжает показывать старый остаток, игнорируя факт возврата денег. Разберем подробно, почему так происходит и как привести учет в порядок — для этого есть обработка исправления ошибок учета в 1С:ERP.
Прежде всего, нам необходимо понять важное методологическое отличие 1С:ERP от более простых систем. Авансовый отчет в понимании системы — это документ, предназначенный для отчета по расходам. Он фиксирует, куда были потрачены выданные средства. Тот факт, что сотрудник вернул деньги в кассу, подтверждается самим документом Приходный кассовый ордер (ПКО). Взаиморасчеты с сотрудником в целом (закрыты они в ноль или нет) следует проверять не по печатному бланку АО-1, а по специализированным отчетам, таким как Контроль выданных подотчетному лицу авансов или Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц, а для более глубокого анализа можно использовать и специализированные разработки, например, отчет Авансы подотчетным лицам.
Тем не менее, для корректного заполнения печатной формы по требованию контролирующих органов нам важно, чтобы суммы в строках "Предыдущий остаток" и "Остаток/Перерасход" вычислялись верно. Проанализируем технические причины, по которым этого может не происходить.
Первым делом проанализируем настройки документа возврата. Для того чтобы система «связала» возврат денег с выданным ранее авансом, в документе Приходный кассовый ордер должна быть выбрана корректная хозяйственная операция — «Возврат от подотчетного лица». Если выбрать «Прочее поступление» или иную операцию, данные не попадут в нужные регистры накопления — избежать таких ошибок поможет настройка правил контроля ввода и заполнения реквизитов.
Рассмотрим подробнее важность реквизита Объект расчетов. В 1С:ERP учет ведется в разрезе цепочек документов. Если выдача денежных средств производилась на основании документа Заявка на расходование денежных средств, для удобной работы с которым может применяться внешний реестр документов, то и в ПКО на возврат должен быть указан тот же самый объект расчетов. Если объекты расчетов будут разными, система увидит это как две разные истории: по одной сотрудник должен отчитаться, а по другой — он просто сдал деньги, которые «повиснут» как переплата.
В 1С:ERP данные для Авансового отчета берутся не из проводок 71 счета, а из оперативных регистров. Проверим движения документа ПКО, нажав кнопку «Отчет по движениям». Нас интересуют два ключевых регистра:
Если в движениях ПКО вы не видите записей по этим регистрам, значит, документ оформлен неверно. Проверьте заполнение вкладки «Расшифровка платежа». Выясним причину: возможно, не указано подотчетное лицо или не выбрана статья движения денежных средств, соответствующая расчетам с подотчетниками. В особо сложных и запущенных случаях для исправления данных может потребоваться универсальная корректировка остатков регистра накопления.
Проанализируем ситуацию с точки зрения программного кода. В версиях 1С:ERP (особенно в ветках 2.5.8, 2.5.12) была зафиксирована программная ошибка 00-00673175. Суть ее заключалась в том, что при формировании печатной формы АО-1 алгоритм запроса не учитывал документы возврата, созданные после последнего авансового отчета, но до текущего. В результате математический итог в подвале формы не сходился с реальным остатком.
Посмотрим на рекомендации фирмы «1С» в таких случаях: Способ обхода: Поскольку суммы в подвале печатной формы являются справочными для данной конфигурации, допускается их ручная корректировка непосредственно в печатной форме перед отправкой на печать. Однако в новых релизах (начиная с 2.5.15 и выше) этот алгоритм был исправлен и оптимизирован.
Часто проблема кроется в банальном нарушении последовательности времени документов. Проанализируем простой пример:
Авансовый отчет на сумму расходов.Приходный кассовый ордер на возврат остатка.Авансовый отчет на момент своего проведения «не знает» о возврате, который произойдет позже. Если вы хотите, чтобы возврат учитывался в текущем отчете, время ПКО должно быть строго меньше (раньше) времени АО. Попробуйте изменить время ПКО на 00:01 текущего дня и перепровести Авансовый отчет.
Если вы обнаружили расхождения, выполните следующие действия:
Авансовый отчет и перейдите на вкладку «Авансы».Контроль выданных подотчетному лицу авансов. Если там остаток верный, а в АО-1 — нет, значит, вы столкнулись с ошибкой релиза или проблемой хронологии.Целям выдачи. В ERP деньги, выданные «на командировку», могут не перекрываться возвратом, оформленным «на хозяйственные нужды», если в настройках системы включен строгий учет по целям. Стоит отметить, что для специфических ситуаций, например, контроля задолженности по электронным билетам по подотчетным лицам, могут потребоваться отдельные отчеты.Таким образом, мы выяснили, что корректность авансового отчета зависит от слаженной работы оперативного учета (регистров) и регламентированного учета (проводок). Всегда начинайте диагностику с проверки движений документа по регистру ДенежныеСредстваУПодотчетныхЛиц.