В практике работы бухгалтера в программах 1С часто возникает ситуация, когда при формировании печатной формы АО-1 (Авансовый отчет) в строках «Предыдущий остаток» или «Перерасход» появляются странные цифры. При этом, если мы откроем Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 71, то увидим, что конечное сальдо по сотруднику равно нулю. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает этот разрыв, как устроена логика программы «под капотом» и какими способами можно привести отчетность в порядок.
Первое и самое важное, что нам необходимо понять: современные конфигурации 1С (такие как Бухгалтерия предприятия 3.0, ERP или Комплексная автоматизация) строят печатную форму авансового отчета не на основании бухгалтерских проводок по 71 счету — для автоматического поиска технических ошибок пригодится экспресс-проверка ведения учета в Бухгалтерии предприятия. Для формирования печатной формы используются данные специальных регистров накопления, чаще всего это регистр Взаиморасчеты с подотчетными лицами.
Проанализируем ситуацию: если бухгалтер вносил корректировки по 71 счету с помощью документа Операция, введенная вручную, то сальдо на счетах изменится, а вот записи в регистры накопления не попадут. В результате программа «видит» нулевой остаток в ОСВ, но продолжает «тянуть» старые долги из управленческого регистра в каждую новую печатную форму авансового отчета. Рассмотрим подробнее основные узлы этой проблемы.
В регистре Взаиморасчеты с подотчетными лицами учет ведется не просто по сотруднику, а в разрезе документов выдачи денежных средств. Это могут быть Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета.
Выясним, как это влияет на отчет: если за сотрудником числится остаток по одному документу выдачи, а по другому возник перерасход, то в бухгалтерском учете эти суммы могут «схлопнуться» в ноль. Однако в регистре они останутся висеть как две незакрытые ветки. Программа при формировании АО-1 может некорректно суммировать эти остатки, выдавая в печатной форме хаотичные данные. Проверим это, сформировав отчет «Универсальный отчет» или специализированную карточку подотчетника по регистру накопления Взаиморасчеты с подотчетными лицами с детализацией до регистратора.
Посмотрим на частую ошибку заполнения самого документа Авансовый отчет (избежать ручного ввода поможет загрузка чеков ФНС и автозаполнение авансовых отчетов в 1С). На закладке «Авансы» есть графа «Аванс израсходован». Рассмотрим типичный сценарий:
Проанализируем ситуацию с «лишним» перерасходом. 1С крайне чувствительна к последовательности документов в рамках одной секунды. Если выплата денег и авансовый отчет созданы в один день, убедимся, что время выплаты (РКО) меньше времени Авансового отчета. Если отчет проведен хотя бы на секунду раньше выдачи денег, система на момент проведения отчета «не знает» о существовании аванса и фиксирует перерасход. Рекомендуем устанавливать время документов выдачи денежных средств на 00:00:01, а документов отчета — на 23:59:59.
Если проблема тянется из прошлых периодов, которые уже закрыты для редактирования, нам не поможет простое перепроведение документов. В этом случае воспользуемся инструментом «Корректировка регистров». Разберем алгоритм действий:
Универсальный отчет по регистру Взаиморасчеты с подотчетными лицами.Рассмотрим пример того, как технически может выглядеть структура записи в регистре, если бы мы обращались к ней через программный код (для понимания полей):
Движение = РегистрыНакопления.ВзаиморасчетыСПодотчетнымиЛицами.СоздатьНаборЗаписей();
НоваяЗапись = Движение.Добавить();
НоваяЗапись.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Расход; // или Приход для выравнивания
НоваяЗапись.Сотрудник = Справочники.ФизическиеЛица.НайтиПоНаименованию("Иванов И.И.");
НоваяЗапись.Сумма = 500.25; // Та самая "неясная" сумма
НоваяЗапись.Период = ДатаВыправления;
Стоит отметить, что типовой алгоритм 1С часто игнорирует документы Приходный кассовый ордер с видом операции «Возврат от подотчетного лица» при расчете строки «Предыдущий остаток». Система считает остаток по формуле: Выдано - Израсходовано. Если сотрудник вернул деньги в кассу, эта математика в печатной форме АО-1 может не сойтись с реальным остатком на руках. В таких случаях фирма 1С часто рекомендует либо игнорировать справочную информацию в ПФ, либо корректировать её вручную перед печатью, так как данная форма считается устаревшей в плане автоматизации сложных цепочек взаиморасчетов.
Для корректного формирования авансового отчета необходимо: во-первых, следить за соответствием данных 71 счета и регистра взаиморасчетов; во-вторых, правильно заполнять вкладку «Авансы», не допуская превышения суммы израсходованного аванса над выданным в соответствующих полях; в-третьих, использовать документ «Корректировка регистров» для исправления исторических ошибок учета, которые невозможно поправить первичными документами.