В работе бухгалтера государственного учреждения часто возникает ситуация, когда необходимо оприходовать большой объем материальных запасов (МЗ) по одному договору, но распределить их по разным центрам материальной ответственности или учреждениям. Ручной ввод сумм и пересчет количества отнимает много времени и приводит к ошибкам. Рассмотрим подробно, как автоматизировать этот процесс в конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0 (БГУ 2.0), чтобы цены подставлялись автоматически, а сумма пересчитывалась при изменении количества — для этого есть автозаполнение реквизитов на основе документов-оснований в БГУ 2.0.
Наша цель — сделать так, чтобы при создании документа Поступление МЗ и выборе определенного договора с поставщиком (контрагентом), программа сама знала цену для каждого товара (номенклатуры). Это позволит нам:
Для реализации этого механизма в БГУ 2.0 необходимо выполнить настройку в несколько этапов. Разберем их по шагам. Кроме того, для еще более глубокой автоматизации можно использовать заполнение "Поступления МЗ" из договора по спецификации, что позволяет выбирать позиции напрямую из условий контракта.
В отличие от многих коммерческих конфигураций, в БГУ 2.0 функционал работы с прайс-листами поставщиков может быть отключен по умолчанию. Если вы не видите полей для выбора типов цен, нам нужно их активировать.
Давайте перейдем в раздел настроек:
В блоке настроек, касающихся материальных запасов, необходимо найти и установить флаг (галочку) Вести учет цен номенклатуры поставщиков. Именно эта настройка включает видимость необходимых нам справочников и полей в документах.
Теперь нам нужно объяснить программе, какие именно цены мы будем хранить. Это делается через справочник Типы цен номенклатуры.
Перейдем в раздел Материальные запасы (или Справочники) и найдем пункт Типы цен номенклатуры. Создадим новый элемент.
Мы рекомендуем называть тип цен понятно, например:
В карточке типа цены укажите, что она включает НДС (если поставщик работает с НДС), чтобы в документы сумма попадала корректно.
Это ключевой момент автоматизации. Программа должна знать, какой прайс-лист использовать для конкретного поставщика.
Теперь при выборе этого договора в документах поступления, 1С будет автоматически "подтягивать" связанный с ним тип цен.
Система настроена, но она еще не знает, сколько стоит конкретная ручка или альбом. Нам нужно зафиксировать цены. Для этого используется документ Регистрация цен номенклатуры поставщиков.
Выполним следующие действия:
Важный совет: Если номенклатуры очень много (сотни позиций), в этом документе часто предусмотрена возможность загрузки из внешних файлов или табличных документов. Также можно воспользоваться обработкой Загрузка данных из табличного документа, чтобы не вбивать цены вручную — для этого подойдёт загрузка данных из Excel в любые документы 1С.
Этот документ нужно создавать только один раз (или при изменении цен поставщиком).
Теперь проверим, как работает наша автоматизация на практике. Создадим документ Поступление МЗ.
Для корректного отражения в учете иногда требуется замена КПС на справочную единицу в движениях документа, что можно реализовать с помощью специальных расширений. После оформления поступления следующим важным этапом является создание Решения о признании объекта активом на основании Поступления МЗ, что завершает процесс принятия материалов к учету.
Рассмотрим ситуацию автора вопроса: пришло 500 альбомов, их нужно разбить на 13 учреждений (строк).
Алгоритм действий будет следующим:
50 * 32.44 = 1622.00.Таким образом, вам не придется вручную высчитывать суммы на калькуляторе. Механизм Типов цен и связь через Договор позволяют значительно ускорить обработку первичных документов в БГУ 2.0.
Если в дальнейшем вам потребуется автоматизировать списание этих материалов, обратите внимание на возможности программного создания документов списания МЗ по списку или программное создание документа Меню-требование на основе внешних файлов.