В работе производственной компании часто возникает задача: как сделать так, чтобы при списании материалов в производство программа автоматически подставляла счет 20, а при списании канцтоваров или моющих средств для офиса — счет 26? Стандартная настройка в учетной политике предлагает только один основной счет затрат для всех операций, что заставляет бухгалтеров постоянно менять его вручную, рискуя совершить ошибку. Давайте разберемся, как можно решить эту проблему в 1С:Бухгалтерия.
Проанализируем ситуацию: мы хотим автоматизировать процесс, чтобы для каждой группы номенклатуры (или даже для отдельной позиции) в документе Расход материалов (ранее Требование-накладная) подставлялся свой, заранее определенный, счет затрат. Для упрощения работы на этом этапе можно также использовать инструменты, позволяющие выполнять заполнение Расхода материалов на основании поступлений.
На первый взгляд кажется, что для этого должен существовать простой и очевидный механизм. В программе есть регистр сведений Счета учета номенклатуры, где можно задать счета учета вплоть до конкретной позиции. Однако здесь кроется важный нюанс, который часто упускают из виду.
Регистр Счета учета номенклатуры предназначен в первую очередь для операций реализации. Он определяет, какие счета доходов, расходов (себестоимости), НДС и учета товаров будут использоваться при продаже товаров или услуг клиентам. Чтобы проверить, как эти настройки отразились на уже совершенных операциях, бухгалтеру пригодится анализ закупок с учетом счетов учета номенклатуры. На внутренние операции, такие как списание материалов на собственные нужды или передача в производство, настройки этого регистра в части счетов затрат не распространяются.
Основным же местом, откуда программа берет счет затрат по умолчанию для документов списания, является Учетная политика организации. Именно там задан тот самый основной счет (например, 20.01), который и подставляется в шапку документа Расход материалов.
Хотя полной автоматической смены счета затрат в типовой конфигурации нет, существует мощный штатный механизм, который помогает значительно упростить работу и снизить количество ошибок. Этот способ основан на связке номенклатуры и статей затрат.
Идея заключается в том, чтобы для каждой номенклатурной позиции указать статью затрат по умолчанию. Когда эта номенклатура будет добавлена в документ, статья подставится в строку автоматически, что послужит для бухгалтера ясным сигналом о необходимости проверить и, если нужно, сменить счет в шапке документа. В дальнейшем это позволит формировать подробный анализ расходов для БП 3.0 с детальной аналитикой по каждой статье.
Разберем по шагам, как это настроить.
Перейдите в раздел Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Создайте необходимые вам статьи, например: «Канцелярские расходы», «Хозяйственные нужды», «Материалы для основного производства». В каждой статье укажите вид расхода для налогового учета и другие аналитические признаки.
Откройте карточку нужной номенклатуры (раздел Справочники → Товары и услуги → Номенклатура). Найдите поле «Статья затрат» (обычно оно находится на основной вкладке или в группе реквизитов, связанных с производством/затратами). Выберите из справочника ту статью, которая соответствует этой номенклатуре. Например, для номенклатуры «Бумага А4» укажите статью «Канцелярские расходы», а для «Моющее средство» — «Хозяйственные нужды».
Теперь создайте новый документ Расход материалов (раздел Склад или Производство). В шапке документа по-прежнему подставится основной счет из учетной политики (например, 20.01). Но как только вы добавите в табличную часть номенклатуру «Бумага А4», в соответствующей строке в колонке «Статья затрат» автоматически появится значение «Канцелярские расходы». Для корректного документального оформления операции можно распечатать акт на списание материалов для документа Расход материалов.
Что это дает?
Этот метод является рекомендуемым первым шагом, так как он не требует изменения конфигурации и использует заложенный разработчиками функционал.
Если частичной автоматизации недостаточно и требуется, чтобы счет затрат в шапке документа менялся сам, без участия пользователя, то единственным решением будет доработка программы. Этот путь потребует привлечения программиста 1С.
Общий алгоритм доработки может выглядеть так:
Номенклатура или Виды номенклатуры, в котором будет храниться нужный счет затрат.Расход материалов. Обычно это делается через расширение конфигурации, чтобы не снимать ее с поддержки. Код добавляется в обработчик события, который срабатывает при добавлении или изменении номенклатуры в табличной части документа.
При срабатывании события код должен:
СчетЗатрат в шапке документа.Преимущества доработки: полная автоматизация, исключение человеческого фактора.
Недостатки: требует затрат на программиста, усложняет последующие обновления конфигурации.
Рассмотрим жизненный пример: компания закупила партию моющего средства. Часть его пойдет на уборку в офисе (счет 26), а другая часть — для обезжиривания деталей в производственном цеху (счет 20). Чтобы не запутаться в таких движениях, бухгалтеру важно оперативно получать материальный отчет по остаткам и движениям материалов.
Здесь важно понимать, что никакая автоматическая настройка не сможет угадать намерения пользователя в каждом конкретном случае. Автоматизация хорошо работает для операций с предопределенным результатом.
В такой ситуации рекомендуется придерживаться следующего правила: настраивайте автоматизацию под наиболее частый сценарий использования. Если моющее средство в 90% случаев используется для хозяйственных нужд, настройте для него по умолчанию подстановку статьи затрат, соответствующей счету 26. А в тех редких случаях, когда оно передается в производство, бухгалтер должен будет вручную изменить счет в документе. Это разумный компромисс между автоматизацией и гибкостью.
Итак, для решения задачи по автоматической подстановке счетов затрат в 1С:Бухгалтерия существует три пути:
Начните с внедрения второго способа. Скорее всего, его окажется вполне достаточно для наведения порядка в учете затрат и существенного сокращения ошибок.