← На главную

В работе компаний с филиальной структурой часто возникает задача: при отгрузке товаров со склада обособленного подразделения (ОП) необходимо сформировать универсальный передаточный документ (УПД) или счет-фактуру, где в качестве продавца будет указан ИНН головной организации, а КПП — именно того подразделения, которое осуществляет отгрузку. Разберем по шагам, как правильно настроить программу 1С: Управление производственным предприятием (УПП) для решения этой задачи и как автоматизировать этот процесс.

Шаг 1. Правильная настройка карточки обособленного подразделения

Ключ к решению проблемы лежит в корректном заполнении справочников. Система должна "знать", что у определенного подразделения есть свои уникальные регистрационные данные. Это делается не в карточке организации, а в справочнике подразделений. Важно отметить, что данный способ подходит даже в том случае, если ваше обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс.

Рассмотрим процесс настройки:

1. Откройте справочник Подразделения организаций. Его можно найти через меню "Предприятие" -> "Подразделения организаций".
2. Найдите в списке нужное подразделение или создайте новое, если его еще нет в системе.
3. Откройте карточку этого подразделения. В ней вы увидите флаг (галочку) "Обособленное подразделение". Установите его.
4. После установки этого флага на форме появятся дополнительные поля для ввода регистрационных данных: КПП, сведения о регистрации в налоговом органе, адрес и другие.
5. Заполните поле КПП, указав код причины постановки на учет, присвоенный вашему филиалу или ОП. Также внимательно внесите остальные реквизиты, особенно юридический и фактический адреса, так как они будут использоваться в печатных формах документов.
6. Сохраните изменения в карточке подразделения.

После этих действий система будет готова использовать уникальный КПП подразделения при формировании документов.

Шаг 2. Оформление документа реализации

Теперь, когда настройки выполнены, необходимо правильно указать подразделение в документе отгрузки. Проанализируем этот процесс на примере документа Реализация товаров и услуг.

1. Создайте новый документ Реализация товаров и услуг или откройте существующий.
2. Заполните основные вкладки, как обычно: укажите контрагента, договор, добавьте товары в табличную часть.
3. Перейдите на закладку "Дополнительно". Здесь находится ключевой для нашей задачи реквизит — Подразделение организации.
4. В поле Подразделение организации выберите из справочника то самое обособленное подразделение, которое вы настроили на предыдущем шаге.
5. Проведите документ.

При формировании печатной формы программа автоматически подставит данные следующим образом:

• ИНН продавца будет взят из карточки основной организации.
• КПП продавца будет взят из карточки подразделения, указанного на закладке "Дополнительно".

Для корректного вывода печатных форм в соответствии с актуальным законодательством рекомендуем использовать внешнюю печатную форму УПД для УПП 1.3 по постановлению №1096 или УПД с поддержкой форматов 534 и 1096. Если ваша компания использует современные способы оплаты, полезным дополнением станет УПД с выводом QR кода — для этого подойдёт автоматическое добавление QR-кодов на печатные формы 1С.

Важный момент, касающийся грузоотправителя. Если фактическая отгрузка происходит со склада, принадлежащего обособленному подразделению, то в печатной форме УПД в строке "Грузоотправитель и его адрес" должны быть указаны наименование и адрес именно этого ОП. Для реализации этого требования (особенно с учетом изменений от 01.10.2024) удобно применять УПД по постановлению №1096 для УПП или, для более ранних периодов, внешнюю форму УПД в редакции постановления № 534 — есть внешняя печатная форма УПД для 1С:УПП 1.3. Убедитесь, что в документе реализации в поле Грузоотправитель также выбрано ваше обособленное подразделение.

Шаг 3. Автоматическая подстановка подразделения из Заказа покупателя

В ежедневной работе часто возникает потребность автоматизировать рутинные операции. Например, менеджеры создают Заказ покупателя, а на его основании кладовщик или бухгалтер вводит Реализацию товаров и услуг. В стандартной конфигурации 1С:УПП поле Подразделение в заказе и поле Подразделение организации в реализации напрямую не связаны, поэтому при создании документа на основании данные не переносятся автоматически. Это можно решить двумя способами.

Решение 1. Настройка основных значений для пользователя (без программирования)

Этот способ подойдет, если каждый пользователь (например, менеджер) работает только с одним конкретным обособленным подразделением.

1. Откройте меню "Сервис" -> "Настройки пользователя".
2. В открывшемся окне перейдите на закладку "Основные значения для подстановки в документы и справочники".
3. Найдите поле "Подразделение организации" и укажите в нем нужное обособленное подразделение по умолчанию для текущего пользователя.
4. Сохраните настройки.

Теперь при создании новых документов реализации программа будет автоматически подставлять указанное подразделение для этого пользователя. Минус этого подхода в его негибкости: значение жестко привязано к пользователю, а не к данным конкретного заказа (например, складу отгрузки).

Решение 2. Доработка конфигурации (с привлечением программиста)

Это более гибкий и правильный с точки зрения автоматизации бизнес-процессов вариант. Необходимо внести небольшие изменения в код конфигурации. Поставьте задачу программисту доработать механизм создания документа Реализация товаров и услуг на основании Заказа покупателя.

Пример логики для доработки:

Программист может реализовать алгоритм, который при вводе на основании будет анализировать данные заказа и подставлять соответствующее подразделение. Например:

• По складу отгрузки: В системе можно настроить соответствие "Склад -> Подразделение организации". При создании реализации программа определит склад из заказа и подставит связанное с ним подразделение.
• По менеджеру: Если за каждым менеджером закреплено свое подразделение, можно реализовать подстановку на основе автора заказа.
• По дополнительному реквизиту: В заказ покупателя можно добавить новый реквизит "Подразделение отгрузки", который менеджер будет заполнять вручную, а система будет переносить его значение в документ реализации.

Такая доработка значительно снизит количество ручных операций и исключит ошибки, связанные с неправильным выбором подразделения при оформлении отгрузочных документов.