В практике работы торговых предприятий часто возникает ситуация, когда необходимо завести в базу данных несколько структурных единиц одного клиента. Например, у компании есть центральный офис и множество региональных филиалов. Согласно требованиям законодательства и логике работы 1С, возникает дилемма: система блокирует создание дублей по связке ИНН + КПП, однако для корректной отгрузки (указания грузополучателя) или учета истории взаимодействий пользователю требуются разные карточки. Рассмотрим подробно, как выйти из этой ситуации, соблюдая требования налогового учета и используя возможности программы.
Для начала проанализируем причину ограничения. В системе 1С справочник Контрагенты отвечает за финансовый и регламентированный учет. С точки зрения налоговой инспекции (ИФНС), уникальность юридического лица или его обособленного подразделения определяется именно сочетанием ИНН и КПП. Если компания не зарегистрировала филиал официально, то у него не будет собственного КПП, а значит, юридически это одно и то же лицо. Однако в управленческом учете нам важно разделять, куда именно едет товар. Разберем основные способы решения этой задачи.
В современных конфигурациях 1С (начиная с 1С:Управление торговлей 11) реализовано разделение на два справочника: Партнеры (кто фактически покупает, управленческий учет) и Контрагенты (кто платит и на кого выписываются документы, юридический учет). Это самый правильный методически верный способ, а для удобства работы можно настроить вывод долга контрагентов и партнеров в формы списка и выбора.
Рассмотрим по шагам, как настроить такую схему:
Таким образом, в печатных формах (ТОРГ-12, Счет-фактура) адрес доставки будет браться из данных партнера, а юридические реквизиты — из общего контрагента. Также при такой схеме полезен акт сверки взаиморасчетов по номенклатуре.
Если филиалы вашего клиента официально зарегистрированы в налоговой, у них обязательно будут разные КПП. В этом случае никаких проблем с дублями не возникнет. Однако бывают случаи, когда Минфин рекомендует указывать КПП подразделения в счетах-фактурах, даже если платит головной офис. Рассмотрим, как это реализовать штатно:
В карточке контрагента (филиала) необходимо установить флаг Обособленное подразделение. После активации этого флага система позволит выбрать Головную организацию. В этом случае 1С разрешит сохранить карточку с тем же ИНН, что и у «головы», при условии наличия уникального КПП для подразделения. Для этой задачи есть обработка формирования сводной сверки по филиалам.
Проанализируем ситуацию, если товар идет исключительно для подразделения. Согласно позиции Минфина (письма от 04.05.2016 № 03-07-09/25719 и др.), в строке 6б «ИНН/КПП покупателя» счета-фактуры должен стоять КПП именно обособленного подразделения. В 1С это достигается выбором подразделения в качестве Грузополучателя в документах отгрузки. Программа сама подтянет нужный КПП в печатную форму (включая новые счет-фактуру и УПД в редакции постановления 26), сохраняя при этом общие взаиморасчеты по контрагенту-плательщику.
В старых версиях программ, где нет разделения на партнеров, мы используем иерархию справочника. Выясним, как это работает:
Если система блокирует запись из-за одинаковых ИНН/КПП, проанализируем технический «лайфхак» (использовать только в крайнем случае): в поле КПП филиала замените одну цифру «0» на визуально похожую латинскую букву «O». Для печатных форм это будет незаметно, а контроль уникальности по строке будет пройден. Внимание: этот метод крайне не рекомендуется при использовании Электронного документооборота (ЭДО), так как оператор отклонит документ из-за некорректного формата КПП.
Часто возникает вопрос с индивидуальными предпринимателями. У ИП нет КПП, а ИНН состоит из 12 цифр. Выясним причину ошибки: если вы пытаетесь завести человека как Физическое лицо и как Индивидуальный предприниматель, система может выдать предупреждение о дубле ИНН.
Для решения этой проблемы в современных версиях 1С следует зайти в Администрирование -> Общие настройки -> Проверка контрагентов и настроить правила проверки дублей. Обычно программа позволяет создавать записи с одинаковым ИНН, если у них разный тип (Юр. лицо / Физ. лицо) или установлен признак обособленного подразделения.
Проанализируем риски неправильного оформления. Система АСК НДС-2 сопоставляет данные книг покупок и продаж. Если вы укажете в счете-фактуре некорректную связку ИНН/КПП, у вашего покупателя могут возникнуть проблемы с вычетом НДС. Рассмотрим рекомендации:
Номенклатура контрагентов.Если бизнес-процесс требует программного создания контрагентов и вы сталкиваетесь с блокировкой, можно использовать свойство ОбменДанными.Загрузка. Рассмотрим пример кода:
НовыйКонтрагент = Справочники.Контрагенты.СоздатьЭлемент();
НовыйКонтрагент.Наименование = "Филиал №1";
НовыйКонтрагент.ИНН = "7701010101";
НовыйКонтрагент.КПП = "770101001";
// Отключаем стандартные проверки при записи
НовыйКонтрагент.ОбменДанными.Загрузка = Истина;
НовыйКонтрагент.Записать();
Важно: Помните, что использование ОбменДанными.Загрузка = Истина отключает не только проверку дублей, но и все остальные проверки (заполнение обязательных полей, подписки на события). Используйте этот метод осознанно, предварительно проанализировав последствия для целостности базы данных.
Для корректного заведения контрагентов с одинаковыми ИНН: