Ситуация, когда сотрудник заболевает во время ежегодного оплачиваемого отпуска, является классической для кадрового учета. Однако в программном продукте 1С:Управление производственным предприятием (УПП) расчетчики часто сталкиваются с тем, что при вводе документа Больничный лист программа не делает автоматических «красных» записей (сторно) по отпуску на вкладке оплаты. Рассмотрим подробнее, почему так происходит, проанализируем программную логику и разберем варианты решения данной задачи.
Первое, на что мы должны обратить внимание — это реквизит «Месяц начисления» в документе Больничный лист. В системе 1С:УПП реализован механизм, который разграничивает исправления внутри текущего периода и корректировки прошлых периодов.
Начисление отпуска, и документ Больничный лист регистрируются в одном и том же расчетном месяце (например, июль), система считает период «открытым». В этом случае автоматическое сторнирование не предусмотрено, так как бухгалтер имеет возможность внести изменения непосредственно в первичный документ отпуска или пересчитать его без создания корректирующих цепочек.Проанализируем ситуацию на примере. Если мы сменим в больничном листе месяц с июля на август, записи на вкладке «Расчет больничного листа (Оплата)» появятся мгновенно. Это подтверждает, что механизмы вытеснения работают корректно, но ограничиваются правилами периодов регистрации.
Если даже при разных месяцах начисления сторно не появляется, нам необходимо проверить технические настройки плана видов расчета. Выясним, правильно ли настроено взаимодействие начислений:
Основные начисления организаций.Оклад по дням или Отпуск основной).Пособие по временной нетрудоспособности (или аналогичный, используемый в больничном).Если связь между начислениями не установлена, система не поймет, что один период должен «вытеснить» другой, и в табеле возникнет наложение периодов (одновременно и «ОТ», и «Б»), что является грубой ошибкой учета. Для автоматической корректировки настроек можно использовать обработку для исправления списка вытесняющих видов начислений в 1С:УПП 1.3.
Посмотрим на ситуацию с точки зрения практики. У расчетчика есть два пути решения проблемы, в зависимости от того, как сотрудник распорядится своим отпуском: продление или перенос.
Согласно статье 124 ТК РФ, отпуск должен быть продлен на количество дней болезни. Если отпуск продлевается сразу после окончания больничного, сумма отпускных фактически не меняется. Рассмотрим, как это отразить в 1С:УПП:
В этом случае нам не требуется сторнировать суммы. Нам нужно лишь скорректировать дни. Мы можем зайти в исходный документ Начисление отпуска (если период еще не закрыт) и просто изменить дату окончания отпуска. Если период закрыт, мы используем механизм «Исправить» внизу документа отпуска. При этом система создаст новый документ, который засторнирует старый период и начислит новый. Если средний заработок не изменился, итоговая сумма к выплате будет нулевой, но записи в регистрах поменяются на правильные даты.
Если сотрудник решил выйти на работу после больничного, а остаток отпуска отгулять позже, нам необходимо засторнировать излишне выплаченные суммы. Рассмотрим алгоритм действий:
Перерасчет зарплаты или через исправление документа отпуска.Важно помнить, что с 2023 года НДФЛ рассчитывается в момент выплаты дохода. Поскольку отпускные уже были выплачены в полном объеме, методология 1С в последних релизах УПП стремится избегать «лишних» сторно, чтобы не создавать отрицательный доход в налоговом учете, который крайне сложно отражать в уведомлениях и форме 6-НДФЛ. Проанализируем ситуацию: если мы засторнируем доход июля в августе, у сотрудника может возникнуть отрицательная база по НДФЛ, что потребует проведения возврата налога.
Даже если суммы не сторнируются автоматически, крайне важно проверить ОТЧЕТ «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В 1С:УПП проведение документа Больничный лист должно автоматически вытеснять состояние «Отпуск» в регистре сведений Состояние сотрудников организаций. Для быстрого контроля таких наложений подойдёт отчет для проверки пересечения периодов состояния сотрудников.
Если в табеле вы видите буквы «Б» на месте дней болезни, значит, кадровый учет отработал верно. Если же там остаются буквы «ОТ», выясним причину: скорее всего, документ больничного не был рассчитан или не был проведен должным образом. В некоторых случаях помогает перепроведение цепочки документов: Начисление отпуска -> Больничный лист -> Зарплата к выплате.
Резюмируя наше исследование, можно дать следующие рекомендации для работы в 1С:УПП:
Таким образом, понимание работы периодов регистрации и механизмов вытеснения в 1С:УПП позволяет бухгалтеру эффективно управлять начислениями даже в таких непростых ситуациях, как наложение больничного на период ежегодного отдыха.