При расчете отпускных в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры иногда сталкиваются с неприятной ситуацией: сотрудник болел в одном из предшествующих месяцев, но при автоматическом заполнении документа Отпуск календарные дни за этот период не уменьшаются. В результате средний заработок занижается, так как общая сумма начислений делится на большее количество дней, чем положено по закону. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как исправить данную проблему, опираясь на технические особенности работы регистров 1С.
Проанализируем ситуацию, когда больничный лист приходится на конец одного месяца (например, декабря), а регистрируется в программе уже в следующем месяце (январе). Это наиболее частая причина ошибок в расчете среднего заработка.
В системе 1С:ЗУП 3.1 существует понятие Месяц регистрации. Если мы регистрируем декабрьский больничный январем, программа понимает, что в декабре сотрудник фактически не работал, хотя зарплата за декабрь уже могла быть начислена в полном объеме. В этом случае при проведении больничного в январе должна возникнуть вкладка Пересчет прошлого периода. На этой вкладке система автоматически сторнирует (отменяет) начисления за декабрь и, что крайне важно, корректирует отработанное время.
Если бухгалтер вручную удаляет эти строки из перерасчета или меняет месяц регистрации без пересчета документа, связь между временем болезни и периодом расчета среднего заработка разрывается. Программа "видит" начисление зарплаты за полный декабрь, а запись о больничном в регистрах среднего заработка за декабрь не появляется в нужном виде. Как показала практика, установка корректного месяца регистрации (того же, в котором произошла болезнь) зачастую сразу решает проблему, так как данные в регистры ложатся в правильной хронологической последовательности.
Выясним, правильно ли настроено взаимодействие начислений в вашей базе. В 1С:ЗУП заложен механизм вытеснения: одно начисление (например, больничный) должно "вытеснять" другое (например, оклад). Если эта настройка сбита, программа посчитает, что сотрудник одновременно и болел, и работал.
Для проверки выполним следующие действия:
Отпуск основной (или тот вид отпуска, который вы рассчитываете).Больничный лист, Болезнь и другие связанные виды отклонений. Если их там нет, их необходимо добавить.Оплата по окладу). В правой колонке Начисления, которые вытесняют это начисление должен быть указан Больничный лист.Важно: Настройка приоритетов напрямую влияет на формирование записей в регистре накопления Данные о времени для расчета среднего (общий). Именно из этого регистра система берет данные для колонки "Отработано дней (календ.)" в расчете среднего заработка.
Рассмотрим технический нюанс, упомянутый экспертами: документ Начисление зарплаты и взносов должен проводиться последним. Данные о времени для расчета среднего заработка окончательно фиксируются именно при проведении итогового начисления зарплаты за месяц.
Разберем типичную ошибку по шагам:
Начисление зарплаты и взносов за декабрь 25-го числа (полный месяц).Больничный лист.В этом случае, даже если больничный проведен, записи в регистре времени за декабрь могут остаться "замусоренными" данными из первого документа начисления зарплаты. Чтобы исправить ситуацию, необходимо зайти в документ Начисление зарплаты и взносов за декабрь, нажать кнопку Еще — Перезаполнить документ (или пересчитать конкретного сотрудника) и заново его провести. После этого данные о времени синхронизируются, и больничный "вычтет" календарные дни из периода.
Если визуально в документах все верно, но расчет среднего все равно ошибочен, проанализируем состояние регистров. Для расчета отпускных ключевым является регистр накопления Данные о времени для расчета среднего (общий).
Посмотрим, как проверить эти данные:
Данные о времени для расчета среднего (общий).Если мы видим, что регистратором для записей о времени выступает документ Начисление зарплаты, и при этом в колонках, отвечающих за болезнь, стоят нули, значит, вытеснение не сработало. Также обратим внимание на регистры сведений Сведения о времени для расчета среднего (общий) и Данные о времени для расчета общего среднего заработка (корректировка). Иногда там могут зависнуть ошибочные записи после ручных корректировок. Попробуйте на копии базы удалить корректирующие записи по данному сотруднику и пересчитать документ Отпуск.
Чтобы не гадать, почему цифры в расчете среднего именно такие, воспользуемся встроенным отчетом. В самом документе Отпуск нажмите на кнопку Печать — Расчет среднего заработка или воспользуйтесь кнопкой с изображением карандаша рядом с полем "Средний заработок" и выберите Подробнее.
В открывшемся окне мы увидим детальную расшифровку по каждому месяцу. Если за декабрь календарные дни стоят как 29.3 (или полные дни месяца), значит, документ Больничный лист не передал информацию в "копилку" среднего заработка. В этом случае проверьте механизм перерасчетов:
Перейдите в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. Если там висит запись по сотруднику за нужный период, это прямой сигнал о том, что данные в системе противоречивы и требуют актуализации (нажатия кнопки "Дорассчитать сейчас" или перепроведения документов начисления).
Подводя итог, для исправления ситуации необходимо:
Начисление зарплаты за месяц, в котором был больничный.Отпуск нажатием кнопки "Пересчитать".