← На главную

С 1 января 2024 года правила игры для организаций, сотрудники которых имеют разъездной характер работы, существенно изменились. Если раньше суммы компенсации таких расходов могли не облагаться налогами в полном объеме (при условии их закрепления в локальных нормативных актах), то теперь законодатель установил жесткие лимиты, аналогичные командировочным. В этой статье мы детально разберем, как адаптировать учет в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 к новым требованиям налогового кодекса.

Анализируем изменения законодательства

Прежде чем переходить к настройкам в программе, нам необходимо четко понимать методологическую базу. Согласно обновленным редакциям ст. 217 НК РФ и ст. 422 НК РФ, суточные при разъездной работе (а также полевое довольствие) теперь нормируются для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов. Установлены следующие пределы:

1. 700 рублей — при выполнении работ в пределах Российской Федерации.
2. 2500 рублей — при выполнении работ за пределами РФ.

Все суммы, выплачиваемые сотруднику сверх этих лимитов, признаются его доходом и должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Важно отметить, что в отличие от командировок, где датой дохода считается последний день месяца утверждения авансового отчета, для разъездной работы Минфин придерживается позиции, что доходом является день фактической выплаты денежных средств. Это создает определенные сложности в автоматизации учета, которые мы сейчас и научимся преодолевать.

Настройка программы для учета сверхнормативных суточных

Рассмотрим ситуацию, когда сами суточные (в пределах нормы и сверх нее) выплачиваются сотруднику не через зарплатную ведомость в ЗУП, а через бухгалтерскую программу (например, 1С:Бухгалтерия 8.3) по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В этом случае в ЗУП нам не нужно начислять саму сумму к выплате, но мы обязаны зафиксировать доход для расчета налогов. Проанализируем, как это сделать правильно.

Для начала убедимся, что в программе включена возможность регистрации натуральных доходов. Пройдем по шагам:

1. Откроем меню Настройка, затем перейдем в раздел Расчет зарплаты.
2. Найдем гиперссылку Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Прочие начисления установим флажок (крыж) напротив пункта Регистрируются натуральные доходы.
4. Нажмем Применить и закрыть.

Создание и настройка вида начисления

Теперь нам необходимо создать специальный вид начисления, который будет отвечать за облагаемую часть суточных. Разберем параметры этого начисления:

1. Переходим в справочник Начисления (раздел Настройка).
2. Создаем новое начисление, назовем его, например, «Суточные при разъездной работе сверх нормы».
3. На вкладке Основное указываем:
   • Назначение начисления: Доход в натуральной форме.
   • Начисление выполняется: По отдельному документу (автоматически установится тип документа «Доход в натуральной форме»).
4. На вкладке Налоги, взносы, бухучет — это самый важный этап:
   • НДФЛ: устанавливаем переключатель в положение Облагается, код дохода 4800 (Иные доходы).
   • Категория дохода: Прочие доходы (основная налоговая база).
   • Страховые взносы: выбираем вид дохода Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами. С 2024 года суточные сверх нормы облагаются взносами в полном объеме.

Посмотрим на ситуацию с точки зрения практики: почему мы выбираем «Доход в натуральной форме»? Потому что сотрудник уже получил «живые» деньги в подотчет, и программа не должна повторно начислять их к выплате в расчетном листке, но должна «увидеть» эту сумму как базу для НДФЛ и взносов.

Регистрация фактического дохода

Выясним, как отразить конкретную сумму в текущем месяце. Для этого мы будем использовать документ Доход в натуральной форме (раздел Зарплата). Рассмотрим заполнение документа по шагам:

1. Создаем новый документ и выбираем наше настроенное начисление «Суточные при разъездной работе сверх нормы».
2. Дата документа — обычно это дата регистрации события в системе.
3. Дата получения дохода — здесь необходимо указать дату фактической выплаты суточных сотруднику (согласно позиции Минфина для разъездного характера). Именно на эту дату программа исчислит НДФЛ.
4. В табличную часть добавляем сотрудника и указываем только сумму превышения (например, если выплатили 1000 руб. при норме 700 руб., вносим 300 руб.).

Проанализируем результат: после проведения документа программа зафиксирует исчисленный НДФЛ. Поскольку это доход в натуральной форме, выплаты в этом документе не происходит. Удержание налога будет произведено автоматически при ближайшей денежной выплате — будь то аванс или итоговая зарплата за месяц.

Нюансы удержания НДФЛ и отражения в отчетности

Рассмотрим подробнее механизм удержания. В 1С:ЗУП 3.1 НДФЛ с натуральных доходов удерживается из любых денежных выплат. Если вы выплачиваете аванс через документ Ведомость в банк, вы заметите, что сумма «К выплате» будет уменьшена на сумму НДФЛ, исчисленную с наших сверхнормативных суточных. Это абсолютно корректно и соответствует требованиям НК РФ.

Что касается страховых взносов, то они будут рассчитаны в общем документе Начисление зарплаты и взносов в конце месяца. Сумма натурального дохода попадет в облагаемую базу вместе с окладом и другими надбавками.

Альтернативный вариант: фиксированная надбавка

Некоторые работодатели рассматривают вариант замены суточных на фиксированную «Надбавку за разъездной характер работы». Разберем, стоит ли это делать. Если вы выплачиваете фиксированную сумму (например, 5000 рублей в месяц) без привязки к количеству дней в разъездах, то такая выплата не считается суточными в понимании ст. 168.1 ТК РФ. Следовательно:

• К такой выплате нельзя применить льготу в 700 рублей.
• Вся сумма будет облагаться НДФЛ и взносами с первого рубля.
• В 1С:ЗУП это настраивается как обычное начисление в составе зарплаты.

Поэтому, если ваша цель — налоговая оптимизация в рамках закона, рекомендуем придерживаться именно формата суточных с ведением учета дней в пути (маршрутные листы, журналы поездок) и использованием документа Доход в натуральной форме для сумм сверх лимита.

Заключение

Мы проанализировали процесс настройки учета сверхнормативных суточных при разъездном характере работы. Подводя итог, отметим, что ключевым моментом является синхронизация дат выплаты денег в бухгалтерии и дат получения дохода в ЗУП. Использование механизма натуральных доходов позволяет избежать двойных выплат сотруднику и при этом полностью соблюсти требования налогового законодательства 2024 года. Помните, что корректная настройка вида дохода для страховых взносов так же важна, как и настройка НДФЛ, так как правила для них теперь идентичны.