Рассмотрим частую проблему, с которой сталкиваются бухгалтеры и расчетчики при работе в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Если в организации есть сотрудники с разъездным характером работы по трудовому договору, руководство часто требует вести обособленный учет времени их служебных поездок и отражать компенсации отдельными строками в расчетных листках. Разберем по шагам, как правильно настроить такой учет, не прибегая к программированию и снятию конфигурации с поддержки.
Первое, что приходит на ум — использовать стандартный документ отсутствия или командировки. Однако, проанализируем законодательную базу. Согласно ст. 166 ТК РФ, служебные поездки работников, чья работа имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками.
Главное отличие заключается в том, что при разъездном характере работы за время поездки не сохраняется средний заработок. Сотрудник продолжает получать свою обычную заработную плату (оклад или тариф) за отработанное время, а также дополнительные компенсации. Типовые документы вроде Командировка или ОтсутствиеССохранениемОплаты жестко привязаны к расчету по среднему заработку, поэтому их использование в данном случае методически неверно.
Рассмотрим вариант, который часто пытаются реализовать пользователи: создание собственных видов времени (например, «Служебная поездка») и регистрация их через документ ДанныеДляРасчетаЗарплаты. На практике это приводит к серьезной проблеме: документ применяется как жесткий шаблон на весь месяц.
Если мы укажем в документе, что поездка длилась с 1 по 10 число, а остальные дни оставим пустыми, то после проведения документа эти пустые дни вытеснят нормальные рабочие дни по графику сотрудника. Система воспринимает пустоту как отсутствие данных, затирая явки. Избежать этого типовыми средствами при вводе именно видов времени крайне сложно.
Чтобы табель не искажался и в нем корректно проставлялись часы явок (ведь сотрудник выполняет свои прямые обязанности), эксперты рекомендуют отказаться от ввода видов времени и перейти на использование числовых показателей. Разберем этот метод подробнее.
ДниВСлужебныхПоездках.ДоплатаЗаРазъезднойХарактер. Назначение начисления — повременная оплата и надбавки.
Тариф * ДниВСлужебныхПоездках
ДниВСлужебныхПоездках, а не вида времени.При таком подходе кадровику или расчетчику достаточно одним документом за месяц ввести количество дней поездок для сотрудника. В документе НачислениеЗарплатыИВзносов программа автоматически рассчитает сумму доплаты. При этом табель останется чистым: в нем будут стоять стандартные явки по графику, и ничего не «затрется».
Если поездки носят затяжной характер (например, длятся неделями), проанализируем плановый подход. Мы можем настроить начисление компенсации как плановое. В этом случае компенсация назначается типовым документом ИзменениеПлановыхНачислений на заданный период.
Программа будет ежемесячно автоматически рассчитывать эту надбавку вместе с основной зарплатой (по аналогии с вахтовой надбавкой) пропорционально отработанным в этом периоде календарным дням.
Обратим внимание на важные изменения в законодательстве, действующие с 1 января 2024 года. Теперь от НДФЛ и страховых взносов освобождается компенсация взамен суточных только в пределах строгих нормативов: не более 700 рублей в день при поездках по РФ и не более 2 500 рублей — за границу.
Для этих целей в 1С (начиная с версий 3.1.27.193) был добавлен новый код дохода НДФЛ — 2017. Чтобы учет был полностью корректным, настоятельно рекомендуем разделить выплаты на два разных начисления:
Также не забудем про отражение в бухгалтерском учете. Выплаты за разъездной характер работы — это компенсации, а не оплата труда. Поэтому на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в карточке начисления имеет смысл настроить способ отражения так, чтобы при синхронизации с 1С:Бухгалтерией суммы ложились на 73 счет (Расчеты с персоналом по прочим операциям), а не на 70 счет.