Реорганизация государственного учреждения путем присоединения — сложный процесс, который ставит перед бухгалтерами и программистами 1С множество вопросов. Как быть с кадровой историей? Нужно ли "тянуть" в новую базу все начисления? Как сдавать отчетность за период "стыка"?
В этой статье мы подробно разберем методологию отражения реорганизации в программе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1 (ЗГУ). Мы проанализируем законодательные требования, технические ограничения платформы, задействуем сравнение значений констант для поиска расхождений в настройках двух баз (см. сравнение данных и поиск расхождений в 1С) и рассмотрим пошаговый чек-лист и разбор сложных ситуаций.
При присоединении одного ВУЗа (или любого другого учреждения) к другому возникают две противоречащие друг другу задачи:
Рассмотрим, как найти баланс и реализовать это в программе.
Это самый простой и технически безопасный вариант, к которому часто приходят на практике. Если филиал наделен полномочиями начислять зарплату и имеет свой расчетный счет, слияние данных упрощается. В некоторых случаях для автоматизации этого процесса целесообразно применить обработку для перехода на обособленные подразделения, которая помогает объединить облагаемые базы.
В этом случае в базе головного учреждения мы создаем новую организацию.
Порядок действий:
Организации создаем новый элемент.При таком подходе отчетность по НДФЛ и взносам филиал сдает самостоятельно по месту своего нахождения. Сотрудников можно принять в этот филиал документом Начальная штатная расстановка или Прием на работу. Историю начислений за прошлые годы (для больничных) придется внести документами переноса данных или справками 182н (входящими запросами СФР).
Если филиал не имеет отдельного баланса и становится частью головного ВУЗа, или если базы необходимо объединить физически, часто используется метод "технического увольнения". Хотя юридически это перевод или продолжение отношений, в программе 1С проще закрыть историю в одной организации и начать в другой.
Прежде чем переносить данные, необходимо закрыть все расчеты в старой базе.
Важно о кадровом оформлении:
Если вы используете метод "увольнение/прием" в программе, но юридически это "реорганизация", то в старой базе сотрудников можно уволить "технически" (чтобы закрыть регистры). Но в ЕФС-1 (СЗВ-ТД) событие "УВОЛЬНЕНИЕ" подавать нельзя, если люди продолжают работать. Вместо этого подается мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ.
В базе головного учреждения ("ВУЗ-новый") нам нужно создать видимость, что сотрудники перешли и продолжают работать.
Как завести сотрудников:
Начальная штатная расстановка. Это позволит принять людей списком без формирования лишних приказов о приеме. В сложных случаях, когда данные приходят из сторонних систем, поможет перенос данных через шаблоны Excel.Что делать с НДФЛ и вычетами?
Давайте проанализируем важный нюанс. Согласно письмам Минфина (например, от 10.03.2022 № 03-04-06/17269), доходы, полученные от реорганизованной организации, не учитываются правопреемником при расчете лимита для стандартных вычетов (350 000 руб.) и при определении прогрессивной ставки НДФЛ. Подробно этот вопрос разобран в статье про особенности сдачи 6-НДФЛ и РСВ при присоединении организаций.
Это значит, что в новой базе:
Самая большая проблема при переходе — это расчет отпускных и больничных в будущем. Для этого в новой базе должна быть информация о заработке за предыдущие 12 месяцев (для отпуска) и 2 года (для БЛ). Для автоматизации этого процесса существует отработанный перенос данных о среднем заработке для расчета отпусков и пособий — для этого подойдёт перенос кадровой истории и среднего заработка.
Разберем способы ввода этих данных:
Здесь все просто. Используйте документ Справка для расчета пособий (входящая). Введите данные о заработке за два предшествующих года. Это сформирует записи в необходимых регистрах для расчета пособий ФСС.
Сложнее с отпусками. Если вы не переносите всю базу целиком, вам понадобится документ Перенос данных. Нас интересуют регистры накопления, отвечающие за средний заработок.
В документе Перенос данных (раздел Администрирование - Переносы данных) необходимо настроить состав регистров:
ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий — сюда вносим суммы заработка помесячно за последние 12 месяцев.ДанныеОВремениДляРасчетаСреднегоОбщий — сюда вносим отработанное время (дни/часы) за тот же период.Если данные утеряны (например, из-за вируса-шифровальщика, как обсуждалось в теме), придется вносить эти данные вручную непосредственно в момент расчета первого отпуска сотрудника в новой организации. В документе Отпуск можно открыть калькулятор среднего заработка («карандашик») и переключиться в режим «Вводится вручную».
Поскольку при реорганизации трудовые отношения продолжаются, право на отпуск сохраняется. Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивать не нужно (это делается только при реальном увольнении).
В новой базе необходимо ввести остатки отпусков. Это делается через документ Ввод начальных остатков отпусков.
// Алгоритм проверки корректности переноса остатков:
1. Запросить справку об остатках отпусков из старой базы на дату реорганизации.
2. Ввести документ "Ввод начальных остатков отпусков" в новой базе.
3. Убедиться, что "Рабочий год" указан верно (он не должен сбрасываться).
Рассмотрим порядок сдачи регламентированной отчетности правопреемником.
ЕФС-1 (СЗВ-ТД):
Необходимо подать мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ. В 1С:ЗГУ для этого используется документ Регистрация трудовой деятельности. О нюансах заполнения читайте в инструкции: как отразить «Переименование» в отчетности ЕФС-1.
В нем нужно добавить мероприятие, где в графе «Сведения» будет текст примерно такого содержания: "Реорганизация ГБОУ ВПО «ВУЗ А» в форме присоединения к ГБОУ ВПО «ВУЗ Б»".
Это мероприятие свяжет старые периоды работы с новым работодателем в базе СФР.
6-НДФЛ:
Если присоединенный ВУЗ успел отчитаться до закрытия — отлично. Если нет, правопреемник сдает отчет за него.
В дальнейшем (со следующего квартала) отчет сдается единый, но доходы "стариков" из присоединенного ВУЗа, полученные до присоединения, в отчет правопреемника не попадают (так как они уже были задекларированы в финальном отчете реорганизуемого лица).
Начальную штатную расстановку.Перенос данных или Справка для расчета пособий).Этот методический чек-лист по реорганизации позволит соблюсти требования законодательства, корректно продолжить расчет зарплаты и избежать ошибок в отчетности.