← На главную

В начале каждого года многие бухгалтеры сталкиваются с одной и той же ситуацией: приходят входящие запросы от Социального фонда России (СФР) для расчета больничных, но в сведениях о заработке сотрудника за предыдущий год отсутствует 4-й квартал. Это происходит даже если годовой отчет РСВ был сдан вовремя. Давайте подробно разберемся, почему возникает эта проблема и как правильно действовать в 1С:ЗУП, чтобы корректно рассчитать пособие, предварительно проверив данные через справку о заработной плате.

Выясним причину задержки данных

На первый взгляд кажется, что если отчетность сдана, то и данные в фонде должны появиться немедленно. Однако на практике существует временной лаг, связанный с межведомственным обменом.

Проанализируем весь путь данных о заработке:

1. Работодатель сдает Расчет по страховым взносам (РСВ) в Федеральную налоговую службу (ФНС). Срок сдачи годового РСВ — 25 января.
2. ФНС принимает отчет и запускает камеральную проверку. Это не мгновенный процесс, он может занимать от нескольких недель до 2-3 месяцев. Налоговая служба должна убедиться в корректности всех сумм и их соответствии с другими данными.
3. Только после завершения проверки и принятия отчета ФНС передает сведения о заработке и взносах по каждому сотруднику в Социальный фонд России (СФР).

Из-за этой последовательности действий в январе, феврале и даже в начале марта СФР физически не располагает проверенными и окончательными данными о заработке ваших сотрудников за 4-й квартал предыдущего года. Поэтому фонд присылает запросы с той информацией, которая у него есть на текущий момент, то есть без последнего квартала.

Важно понимать: это не ошибка в вашей программе 1С или с вашей стороны. Это штатная ситуация, обусловленная регламентом обмена информацией между ФНС и СФР.

Разберем по шагам, как действовать бухгалтеру

Итак, вы получили от СФР входящий запрос с неполными данными. Паниковать не стоит. Ваши действия должны быть следующими:

Шаг 1. Откройте и проверьте данные в ответе на запрос СФР

В документе Ответ на запрос СФР для расчета пособия программа 1С автоматически заполнит сведения о заработке на основании тех данных, что пришли от фонда. Вы увидите, что суммы за октябрь, ноябрь и декабрь предыдущего года равны нулю или отсутствуют.

Шаг 2. Вручную скорректируйте сумму заработка

Это ключевой и самый важный шаг. Вы, как работодатель, обязаны предоставить в СФР корректные сведения для расчета пособия. Ваша задача — вручную исправить суммы заработка за расчетные годы, включив в них данные за 4-й квартал. Для этого:

• Возьмите данные из ваших учетных регистров в 1С, используя анализ начислений и удержаний по сотрудникам со страховыми взносами — в случае ошибок поможет обработка исправления ошибочных начислений в ЗУП.
• В случаях, когда стандартные отчеты показывают неверные остатки из-за некорректных переносов, может потребоваться корректировка остатков по невыплаченной зарплате или редактирование движений в регистрах — для этого подойдёт обработка исправления ошибок по НДФЛ и взаиморасчетам в ЗУП.
• Внесите правильные суммы заработка за каждый месяц недостающего периода прямо в соответствующие поля документа Ответ на запрос СФР.
• Пересчитайте средний заработок, чтобы убедиться, что все верно; для самопроверки удобно использовать отчет по расчету среднего заработка сотрудников.

Не бойтесь исправлять данные от фонда. СФР ожидает, что работодатель предоставит актуальную и полную информацию. Ответственность за правильность расчета первых трех дней больничного и за достоверность передаваемых сведений лежит именно на вас. Фонд прицепит ваши скорректированные данные и на их основе рассчитает свою часть пособия (начиная с 4-го дня).

Шаг 3. Отправьте ответ в СФР

После корректировки данных отправьте ответ в фонд стандартным способом через сервис 1С-Отчетность.

А что насчет перерасчета?

Когда данные из вашего годового РСВ наконец дойдут до СФР, у фонда появится полная картина заработка. Что произойдет дальше?

Есть два варианта развития событий:

1. Автоматический перерасчет со стороны СФР. В большинстве случаев, если фонд обнаружит, что ранее пособие было рассчитано на основе неполных данных, он проведет массовый автоматический перерасчет и доплатит сотруднику разницу, если она есть.
2. Инициирование перерасчета работодателем. Вы также можете проявить инициативу. Как только вы будете уверены, что данные за 4-й квартал появились в СФР, вы можете сформировать и отправить заявление о выплате (перерасчете) пособия. Это гарантирует, что выплата будет пересчитана с учетом полной суммы заработка.

Таким образом, основной и самый надежный метод в начале года — ручная корректировка сведений. Это позволяет сотруднику сразу получить пособие, рассчитанное из верной суммы, и избавляет от ожидания перерасчетов.

Нужно ли сдавать персонифицированные сведения за декабрь?

В ходе обсуждений часто возникает вопрос: а может, чтобы ускорить процесс, нужно было сдать отдельный отчет "Персонифицированные сведения о физических лицах" за декабрь?

Официальная позиция ФНС такова: раздел 3 годового РСВ полностью дублирует информацию из перссведений за последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь, декабрь). Поэтому обязанность по сдаче сведений за декабрь считается исполненной в момент сдачи РСВ. Подавать отдельный отчет за декабрь не обязательно.

Однако, как показывает практика, данные из ежемесячных отчетов могут попадать в СФР по несколько иному, более быстрому маршруту, чем данные из квартального РСВ, который проходит долгую камеральную проверку. Но даже сдача перссведений за декабрь не дает стопроцентной гарантии, что к моменту расчета январского больничного эти данные уже будут в системе СФР. Поэтому, несмотря на эту дискуссию, самый надежный рабочий алгоритм остается прежним — ручная правка данных в ответе на запрос.

Важное замечание: поле choiceInsurerConfirmedByInsured

В рамках обмена с СФР есть еще один важный, но неочевидный момент, на который стоит обратить внимание. Это технический элемент choiceInsurerConfirmedByInsured, который определяет, как будет рассчитываться пособие, если сотрудник в расчетном периоде работал у нескольких работодателей.

Сотрудник имеет право выбрать один из двух вариантов:

1. Получить пособие у одного (текущего) страхователя. В этом случае он должен предоставить справки о заработке с других мест работы, и вы учтете их при расчете.
2. Получить пособие у каждого из текущих страхователей (если он работает по совместительству в нескольких местах на момент наступления болезни).

Будьте предельно внимательны при заполнении этого признака! Как показывает практика, если отправить в СФР данные с неверно указанным выбором, изменить его впоследствии крайне сложно, а порой и невозможно без сложных процедур и обращений в фонд. Ошибка в этом поле может привести к серьезным проблемам с назначением выплаты.