Ситуация, когда при настройке нового начисления (например, премии) была допущена ошибка, и выплата ошибочно попала в базу для расчета среднего заработка, встречается достаточно часто. Если эта премия начислялась на протяжении нескольких месяцев, то она уже успела повлиять на расчет отпускных, командировочных и больничных листов. Перед бухгалтером встает два вопроса: как технически исправить ситуацию в программе и как быть с законодательными ограничениями на удержание излишне выплаченных сумм. В данной статье мы подробно разберем оба аспекта проблемы при работе в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗГУ).
Прежде чем мы перейдем к действиям в программе, давайте разберем суть проблемы. Автор вопроса столкнулся с тем, что премия, которая по своей сути не является частью системы оплаты труда (например, выплата к празднику или юбилею), была настроена как входящая в расчет среднего заработка. Это привело к завышению сумм отпускных и других выплат, рассчитываемых "по среднему".
Здесь мы сталкиваемся с дилеммой, которую необходимо решить до начала действий в 1С:
Давайте рассмотрим два основных сценария действий в программе, в зависимости от принятого вами управленческого решения.
Этот вариант рекомендуем большинством экспертов, если вы хотите избежать конфликтов с сотрудниками и Трудовой инспекцией. Суть метода заключается в том, что мы признаем прошлые выплаты "свершившимся фактом" и исправляем учет только на будущее.
Рассмотрим последовательность действий:
Премия, который использовался в прошлых месяцах. Вместо этого мы прекращаем его использование. Это гарантирует, что при перепроведении старых документов цифры не "поедут".Премия (без учета в среднем) или Разовая выплата к празднику.Результат: Старые отпускные остаются завышенными (переплату прощаем), новые будут считаться корректно. Этот метод идеально подходит для коммерческих организаций и бюджетных учреждений, где сумма переплаты несущественна, а риск штрафов от Трудовой инспекции за незаконное удержание выше, чем риск претензий от финконтроля.
Если вы работаете в казенном учреждении или сумма переплаты критична, и вы готовы получить согласие сотрудников на удержание (или внести деньги в кассу самостоятельно), необходимо выполнить перерасчет в 1С. Разберем этот процесс по шагам.
Зайдем в настройки вида расчета, который был настроен неверно:
Включать в базу начислений при расчете среднего заработка. Если поле недоступно для редактирования (серое), необходимо нажать кнопку "Еще" -> "Разрешить редактирование реквизитов" и подтвердить действие.Также автор вопроса предлагал изменить назначение начисления на "Прочие начисления и выплаты". Это действие также валидно, так как изменение назначения часто автоматически сбрасывает настройки вхождения в базы (среднего, НДФЛ, взносов), но надежнее проверить вкладку "Средний заработок" вручную.
Простое снятие галочки не перепишет регистры накопления, в которых уже хранятся данные о заработке для расчета среднего. Чтобы программа "увидела", что эта премия больше не должна учитываться, необходимо выполнить регламентную процедуру.
Переходим в раздел Зарплата – Сервис – Обновить данные для расчета среднего заработка. Эта обработка переформирует данные в регистрах учета на основании текущих настроек начислений. Выбираем период с начала ошибки и запускаем обновление.
Важно: После этого действия сами документы "Отпуск" и "Больничный лист" автоматически не изменятся. Но если вы попытаетесь их пересчитать, суммы уменьшатся.
Никогда не заходите в документы прошлых (закрытых) периодов и не нажимайте кнопку "Пересчитать" напрямую в документе. Это нарушит последовательность проведения и изменит данные в закрытом периоде, что недопустимо для бухгалтерского учета. Используйте механизм исправлений.
Давайте рассмотрим, как это сделать правильно:
Программа создаст новый документ-исправление текущим месяцем:
После проведения исправлений в расчетных листках сотрудников появится долг. Как мы выяснили, удерживать его автоматически нельзя. Рассмотрим варианты закрытия этого долга в программе:
Вариант А. Сотрудник согласен вернуть деньги
Если сотрудник вносит деньги в кассу или пишет заявление на удержание:
Возврат сотрудником задолженности. Это закроет долг в расчетном листке и взаиморасчетах.Вариант Б. Возврат в бюджет (Специфика 1С:ЗГУ)
В бюджетном учете (особенно если год закрыт) процесс сложнее. Деньги прошлого года, возвращенные сотрудником, должны быть перечислены в доход бюджета (по КБК доходов, например, группы 1 13 0299x xx xxxx 130).
В программе 1С:ЗГУ для этого:
Возврат сотрудником задолженности, чтобы закрыть долг работника перед учреждением.В теме также был затронут важный нюанс касательно премий и Районного коэффициента. Часто ошибки возникают именно здесь.
Если в приказе на премию не было четко указано "с учетом районного коэффициента", проверяющие органы (и суды) трактуют это в пользу работника. То есть РК должен быть накручен сверх премии. В 1С:ЗУП это реализуется через зависимые начисления.
Посмотрим на логику работы программы:
К сожалению, в 1С РК обычно считается "котловым" методом (одной строкой на весь заработок). Поэтому при исключении премии из базы среднего (по методу Сценария 2), программа корректно пересчитает средний, только если вы полностью обновите данные. Однако "вычленить" кусочек РК, относящийся к премии, вручную крайне сложно — доверьтесь автоматическому расчету программы после изменения настроек базы.