Расчет среднего заработка для оплаты отпусков, командировок и других аналогичных случаев в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) нередко вызывает вопросы у практикующих бухгалтеров. Особое место в этом процессе занимает учет премий — как квартальных, так и полугодовых. Распространена ситуация, когда сотруднику была начислена и выплачена премия (например, полугодовая за прошлый год), однако при последующем расчете отпуска программа упорно игнорирует эту сумму. Почему так происходит и как заставить программу правильно учитывать премию в среднем заработке? Давайте разберем эту проблему детально и по шагам.
Прежде чем переходить к практическим действиям по поиску ошибок в базе данных, нам необходимо четко уяснить законодательные правила и алгоритмы, заложенные разработчиками в конфигурацию. Согласно Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утвержденному Постановлением Правительства РФ № 922), все премии, за исключением годовых, учитываются в расчете среднего заработка по весьма специфическому правилу.
Ключевое правило: ежемесячные, квартальные, полугодовые и разовые премии включаются в расчет среднего заработка по месяцу их начисления, а не по периоду, за который они были рассчитаны. Иными словами, определяющим фактором является дата (месяц) регистрации документа в программе, а не базовый период премии.
Рассмотрим конкретный пример из нашей практики:
Поскольку месяц начисления премии (июнь 2019 года) полностью укладывается в расчетный период отпуска (октябрь 2018 — сентябрь 2019), данная премия по закону и по логике программы должна быть учтена при расчете среднего заработка. Однако на практике бухгалтер обнаруживает, что премия в расчет не вошла. Выясним, какие технические и методические причины приводят к такому поведению программы.
Это самая частая причина ошибок, связанных со средним заработком. В программе 1С:ЗУП 3.1 данные для расчета среднего заработка не вычисляются «на лету» в документе Отпуск. Они фиксируются специальным регистром накопления в момент проведения первичных документов начисления (таких как НачислениеЗарплатыИВзносов, Премия, РазовоеНачисление).
Проанализируем цепочку событий, которая приводит к ошибке:
Премия в июне 2019 года. В этот момент в настройках самого вида начисления «Премия» на вкладке «Средний заработок» либо не стоял флажок включения в базу, либо были заданы неверные параметры.ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий информацию о том, что данная сумма не должна учитываться в среднем заработке (или учитывается некорректно).Отпуск премия по-прежнему остается «невидимой».Проанализируем структуру регистра накопления, отвечающего за средний заработок. Одним из ключевых реквизитов здесь является Период (он же месяц регистрации дохода). Если при начислении премии в июне 2019 года в табличной части документа или в его шапке был случайно изменен месяц начисления (например, на август 2018 года, чтобы отразить связь с прошлым периодом), то программа запишет эту премию в август 2018 года.
Так как август 2018 года не входит в расчетный период нашего отпуска (который начинается с октября 2018 года), программа закономерно отбросит эту премию при расчете среднего заработка.
Если премия в настройках определена как «учитываемая частично» (это стандартно для премий, которые не уменьшаются пропорционально отработанному времени внутри самого документа начисления), программа применяет к ней правила пропорционального учета. Если базовый период премии (в нашем случае июль — декабрь 2018 года) выходит за рамки расчетного периода (октябрь 2018 — сентябрь 2019), программа сопоставляет эти периоды.
В случаях, когда в пересекающихся периодах у сотрудника не было фактически отработанного времени (например, он находился на длительном больничном или в отпуске без сохранения оплаты), коэффициент отработанного времени может быть рассчитан программой как нулевой, из-за чего вся сумма премии обнуляется в расчете.
Рассмотрим детальный алгоритм действий, который позволит быстро локализовать проблему и вернуть премию в расчет отпускных.
Нам необходимо проверить, какие именно записи сформировал документ Премия в базе данных. Для этого выполним следующие действия:
Премия, которым регистрировалось начисление в июне 2019 года.Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий).Если мы выяснили, что настройки вида расчета были изменены уже после проведения документа Премия, нам необходимо заставить программу переписать движения в регистре. Для этого можно воспользоваться одним из двух способов.
Способ А (простой): Просто откройте документ Премия за июнь 2019 года, нажмите кнопку Записать, а затем Провести. При перепроведении программа перечитает актуальные настройки вида расчета и сделает правильные записи в регистр среднего заработка.
Способ Б (системный): Если документов много или период уже закрыт для редактирования рядовыми пользователями, воспользуемся специализированным встроенным инструментом пересчета среднего заработка. Пройдем по следующему пути в интерфейсе:
Зарплата — Сервис — Обновить данные для расчета среднего заработка.
В открывшейся форме укажем период (в нашем случае это июнь 2019 года) и нажмем кнопку Выполнить. Программа в фоновом режиме пересчитает и обновит все регистры среднего заработка за этот месяц без необходимости ручного перепроведения документов.
Бывают ситуации, когда расчет нужно сдать «еще вчера», времени на перепроведение прошлых периодов нет, а средний заработок должен быть рассчитан верно немедленно. В этом случае воспользуемся возможностью ручной корректировки данных непосредственно в документе расчета отпуска:
Отпуск.Средний заработок нажмем на кнопку с зеленым карандашом (Редактировать данные среднего заработка).Если вы являетесь программистом 1С и вам необходимо разобраться, почему система ведет себя нестандартно, или требуется написать отчет, контролирующий корректность данных, полезно знать структуру запроса к регистру. Проанализируем упрощенный пример запроса на языке 1С, который выбирает данные по премиям для среднего заработка:
ВЫБРАТЬ
СрЗаработок.Сотрудник КАК Сотрудник,
СрЗаработок.ПериодРегистрации КАК МесяцРегистрации,
СрЗаработок.Сумма КАК СуммаПремии,
СрЗаработок.ВходитВБазуКак КАК СпособУчета,
СрЗаработок.ДатаНачалаБазовогоПериода КАК НачалоБазы,
СрЗаработок.ДатаОкончанияБазовогоПериода КАК КонецБазы
ИЗ
РегистрНакопления.ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий КАК СрЗаработок
ГДЕ
СрЗаработок.Сотрудник = &Сотрудник
И СрЗаработок.ПериодРегистрации МЕЖДУ &НачалоРасчетногоПериода И &КонецРасчетногоПериода
Данный запрос наглядно показывает, что выборка идет исключительно по полю ПериодРегистрации. Если дата регистрации премии не попадает в интервал между &НачалоРасчетногоПериода и &КонецРасчетногоПериода, то никакие другие параметры (включая идеально настроенные базовые периоды работы) не помогут премии попасть в расчет.
Для того чтобы избежать проблем с невхождением полугодовых и иных премий в расчет среднего заработка, всегда контролируйте соответствие настроек начисления моменту проведения документов. Регулярно запускайте процедуру обновления данных среднего заработка при изменении настроек видов расчета и внимательно следите за тем, какой месяц регистрации установлен в ваших документах начисления премий.