При ведении учета в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» (особенно в версиях КОРП) часто возникает необходимость выполнить свертку базы данных (обрезку) для уменьшения ее объема и повышения производительности. Эта процедура удаляет старые документы и заменяет их документами ввода начальных остатков на определенную дату. Однако бизнес-процессы не всегда укладываются в рамки отчетных периодов: покупатели могут возвращать товары, отгруженные в прошлом, «удаленном» году.
В этой статье мы подробно разберем ситуацию, когда при попытке создать документ Возврат товаров от покупателя на основании старой реализации (или без нее) программа выдает ошибку вида: «Документом Реализация... было реализовано на X ед. меньше, чем возвращается». Мы проанализируем причины этой ошибки и рассмотрим пошаговые алгоритмы ее решения, используя штатные механизмы платформы и конфигурации.
Прежде чем переходить к решению, давайте разберемся в механике процесса. Когда мы проводим документ Возврат товаров от покупателя, система выполняет ряд проверок:
Таким образом, наша задача — корректно отразить приход товара на склад и расчеты с контрагентом, используя в том числе отчет товары на складах с детализацией до документа движения.
Это наиболее простой и рекомендуемый способ для ситуаций, когда нет необходимости формировать корректировочный счет-фактуру (КСФ), а достаточно обычного возврата.
Давайте рассмотрим алгоритм действий:
Возврат товаров от покупателя.Здесь есть нюанс. Поскольку документа-основания нет, 1С не знает, по какой себестоимости товар был списан ранее. Следовательно, она не может автоматически подставить себестоимость для возврата на склад.
Нам необходимо включить возможность ручного редактирования себестоимости:
Теперь в табличной части появилась колонка «Себестоимость». Мы должны вручную указать сумму, по которой товар будет оприходован на счет 41 (или другой счет учета ТМЦ). Эту сумму можно взять из копии базы до свертки или рассчитать по средним ценам.
Результат: При проведении такого документа программа сформирует проводки:
Если ситуация требует оформления именно корректировочного счета-фактуры (КСЧФ) или строгой привязки к договору для корректного зачета авансов и НДС, подход с простым возвратом может не сработать идеально. В обрезанной базе нам нужно создать «якорь», к которому привяжется корректировка.
В конфигурации существует специальный вид документа — Документ расчетов с контрагентом (ручной учет). Он часто используется при переносе остатков, но поможет нам и здесь.
Давайте проанализируем последовательность действий:
ДокументРасчетовСКонтрагентом.Теперь мы можем оформить документ Корректировка реализации:
Корректировка реализации.Документ расчетов с контрагентом.Однако, часто штатная Корректировка реализации блокирует ввод данных, если основание пустое. В таком случае более надежным является комбинированный метод с ручными операциями по НДС.
Если стандартные документы отказываются проводиться из-за отсутствия движений в прошлом периоде, мы можем использовать универсальные механизмы отражения НДС.
Используем документ Операция (раздел Операции -> Операции, введенные вручную):
Дт 41.01 (Товары на складах) — Кт 62.01 (Покупатели)
Субконто: Номенклатура, Склад — Контрагент, Договор
Сумма: Себестоимость возвращаемого товара
Также здесь можно отразить сторно выручки и себестоимости, если это требуется по методологии учета (Дт 90.02 — Кт 41 сторно, Дт 62 — Кт 90.01 сторно), но при возврате в новом году чаще используют обратную покупку или начисление прочих расходов/доходов, так как период закрыт.
Для корректного попадания в Книгу покупок (как вычет при возврате) используем документ Отражение НДС к вычету (находится в разделе Операции -> НДС).
Документ расчетов с контрагентом (ручной учет), который мы создавали в Варианте 2, или создать новый непосредственно из формы выбора, указав реквизиты старой накладной.Этот способ позволяет обойти любые проверки на наличие остатков в регистрах прошлого периода, так как вы напрямую указываете системе, какую запись внести в регистры НДС.
При работе с обрезанными базами необходимо помнить, что ссылочная целостность для документов прошлых лет нарушена. Стандартные алгоритмы заполнения «по основанию» работать не будут.
Резюмируем алгоритм решения проблемы автора:
Используя эти методы, вы сможете корректно отразить возврат, выровнять складские остатки и взаиморасчеты с клиентом, не прибегая к восстановлению архивов или доработке конфигурации.