При ведении истории изменений штатного расписания в 1С ЗУП 3 пользователи часто сталкиваются с проблемой, когда требуется снова ввести в оборот ранее закрытую позицию. Программа не позволяет сделать это напрямую, выдавая различные ошибки при попытке изменить или добавить уже существовавшую комбинацию подразделения и должности. Давайте разберем эту ситуацию подробнее, выясним причины такого поведения системы и рассмотрим рабочие способы решения.
Суть проблемы:
Мы закрыли позицию штатного расписания документом Изменение штатного расписания. Теперь, когда возникла необходимость снова ввести эту позицию в оборот, при создании нового документа Изменение штатного расписания и попытке добавить (или изменить) ту же позицию, мы получаем сообщение об ошибке, например: "Ранее закрытая позиция включена в данный документ" или "Уже есть позиция штатного раписания с таким подразделением и должностью: ...". Даже если мы пытаемся создать дубль должности, система может препятствовать этому, если понимает, что такая позиция уже существовала. Почему так происходит и как быть в такой ситуации?
Причина поведения 1С ЗУП 3:
В 1С ЗУП 3, при ведении истории изменений штатного расписания, каждая позиция уникальна в комбинации "подразделение + должность" на определенный период времени. Закрытие позиции означает, что она становится "неактуальной" или "исторической" с определенной даты, и система фиксирует это как часть истории. Прямое "открытие" или "восстановление" ранее закрытой позиции, просто изменив ее дату или статус, не предусмотрено типовыми средствами. Программа спроектирована таким образом, чтобы исключить дублирование действующих позиций с идентичными характеристиками и сохранить целостность истории.
Для лучшего понимания, представим штатное расписание как книжную библиотеку. Подразделения – это комнаты и шкафы, должности – полки. Сотрудники – книги. Каждый раз, когда происходит изменение, библиотеку «фотографируют» и ставят в уголке снимка дату. Это и есть история штатного расписания.
Что означает, что должность в какую-то дату закрыли в штатном расписании? Это означает, что полку отнесли в подвал. Желательно, конечно, без книг, пустую. Означает ли это, что данной полки больше нет? Нет, конечно же, ее никто не рубил топором в щепки. Она цела, только вне библиотеки. И ее не будет на последующих по времени фотографиях.
Пусть через год мы решили восстановить позицию штатного расписания. Что для этого надо сделать? Типовой механизм не позволяет просто взять ту самую полку из чулана и поставить её в тот же самый шкаф, используя кнопку "Изменить". Мы не можем напрямую "переоткрыть" уже закрытую запись о позиции.
Наиболее типовым и безопасным способом для "открытия" ранее закрытой позиции является отмена действия по ее закрытию. Мы вернемся к тому документу, который осуществил закрытие, и отменим это действие.
Документ "Изменение штатного расписания", которым изначально была закрыта требуемая позиция. Для этого можно посмотреть историю изменений позиции или найти документы за период, когда позиция была закрыта.Изменение штатного расписания, которым была закрыта позиция, находим в нем строку с этой позицией и просто удаляем ее (кнопкой Del на клавиатуре). После этого перепроводим все документы в хронологическом порядке. Этот способ восстановит позицию как действующую на дату документа, которым она была закрыта.Изменение штатного расписания, которым позиция была закрыта. Находим строку с закрытой позицией и нажимаем клавишу Delete (или используем контекстное меню строки). Система ЗУП 3 может предложить специальную опцию "Отменить закрытие позиции?". Если мы подтвердим это действие, закрытие будет отменено, и позиция снова станет действующей с даты, указанной в этом документе. Этот вариант сохраняет историю изменений штатного расписания корректно.Преимущества этого метода:
Недостатки:
Этот метод является обходным путем и используется, если позиция требуется временно вывести из оборота, но с планами на ее будущее возвращение. Вместо того чтобы полностью закрывать позицию, мы обнуляем количество штатных единиц.
Изменение штатного расписания вместо того, чтобы использовать кнопку "Закрыть позицию", мы находим нужную позицию и устанавливаем для нее Количество штатных единиц равным 0.Изменение штатного расписания, находим эту позицию и устанавливаем для нее требуемое Количество штатных единиц (например, 1).Преимущества этого метода:
Недостатки:
0 в документе может быть заблокировано программой как недопустимое значение. Поле становится обязательным для заполнения и не допускает нулевых значений. Это может потребовать либо установки 0.01 ставки (что не совсем корректно и может привести к ошибкам округления), либо доработки программы программистом.0 ставок будут отображаться в некоторых отчетах по штатному расписанию (например, в различных вариантах отчета Штатное расписание, Анализ штатного расписания, унифицированной форме Т-3), что может быть нежелательно для кадровиков и бухгалтеров. Отчеты могут показывать такую позицию с окладом, но с нулевыми плановыми и занятыми ставками. Например:
Начало периода ... Оклад ... План ... Занято
Дата1 ............. 40000 .... 0 ...... 0
Конец периода ... Оклад ... План ... Занято
Дата2 ............. 40000 .... 1 ...... 0
Мы выяснили, что 1С ЗУП 3 не позволяет создавать две абсолютно идентичные действующие позиции штатного расписания (одно и то же подразделение + одна и та же должность) одновременно. При попытке добавить такую же позицию (даже если старая закрыта) система выдает ошибку "Уже есть позиция штатного расписания с таким подразделением и должностью". Однако, в некоторых случаях, при наличии полных прав пользователя, система может позволить провести документ Изменение штатного расписания с дублирующей позицией.
Почему это не рекомендуется:
Обходные варианты (тоже нежелательные):
Иногда, чтобы "обмануть" систему и создать "почти" такую же позицию, пользователи прибегают к ухищрениям:
Мы настоятельно не рекомендуем использовать эти обходные пути без острой необходимости и глубокого понимания всех последствий. Они могут привести к накоплению ошибок в базе данных и значительно усложнить будущую работу.
При включенном флажке "Ведется история изменений штатного расписания" каждое изменение фиксируется в регистрах системы. Закрытие позиции означает ее исключение из актуального штатного расписания на определенную дату, и она не будет отображаться в отчетах по действующим позициям. Отмена закрытия или обнуление ставок будут по-разному отражаться в истории и аналитических отчетах. Поэтому важно осознанно подходить к выбору метода.
Например, в отчетах из раздела Кадры -> Кадровые отчеты -> Штатное расписание, таких как Штатное расписание, Штатная расстановка, Анализ штатного расписания, Сравнение штатного расписания, формы Т-3 (Унифицированная форма Т-3), а также в специализированных внешних отчетах (например, штатное расписание (расширенное)), выбранный способ повлияет на отображаемые данные.
Если мы выбираем отмену закрытия, то период, когда позиция была закрыта, исчезнет из истории, и отчеты покажут непрерывное существование позиции. Если же мы использовали 0 ставок, то позиция будет присутствовать в отчетах, но с нулевой численностью и плановым ФОТ, что также необходимо учитывать при анализе.
Наиболее корректным и безопасным способом для "открытия" ранее закрытой позиции в 1С ЗУП 3 при ведении истории изменений штатного расписания является отмена действия по закрытию позиции в том же документе Изменение штатного расписания, которым она была закрыта. Это можно сделать путем удаления строки с закрытием или использования специальной опции "Отменить закрытие", если она доступна. Этот подход позволяет сохранить целостность истории штатного расписания.
Использование 0 ставок вместо закрытия возможно как временное решение, но мы должны помнить о потенциальных ограничениях в новых версиях программы и некорректном отображении в отчетности. Создание дублирующей позиции с теми же подразделением и должностью в один период крайне не рекомендуется из-за возможных проблем в будущем.