← На главную

Нередко при начале ведения учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом штатное расписание первоначально заводят без сохранения истории изменений. В этом режиме пользователи редактируют ставки, оклады и условия непосредственно в элементах справочника Штатное расписание. Однако при возникновении необходимости (например, перед проведением индексации заработка) включают флаг Ведется история изменений штатного расписания. В этот момент автоматически создается документ Утверждение штатного расписания, после проведения которого данные расписания искажаются: количество ставок может многократно увеличиться, а ранее закрытые позиции вновь становятся действующими. Разберем детально, почему так происходит и как вернуть штатное расписание в актуальное состояние.

Причины некорректного поведения системы

Проанализируем архитектуру хранения штатного расписания в программе. Когда история изменений отключена, штатное расписание функционирует как простой справочник, а движения в служебных регистрах сведений («История позиций штатного расписания», «Штатное расписание интервальный», «Занятость позиций штатного расписания интервальный») формируются без жесткой привязки к документам-регистраторам.

В момент включения функциональной опции Ведется история изменений штатного расписания режим работы программы кардинально меняется: теперь любые записи регистров могут создаваться исключительно документами Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. При этом срабатывает автоматический алгоритм инициализации истории, который приводит к следующим ошибкам:

1. Формирование документа на начальную дату учета. Программа ищет самую раннюю кадровую запись (как правило, 01.01) и создает документ Утверждение штатного расписания именно этой датой. Все последующие ручные правки, внесенные напрямую в карточки справочника в феврале или марте, алгоритм игнорирует, пытаясь собрать состав штатного расписания на дату начала ведения учета.
2. «Воскрешение» закрытых позиций. Документ Утверждение штатного расписания предназначен для ввода новых позиций в действие. Если позиция была физически закрыта или заблокирована в справочнике позже начальной даты, алгоритм все равно включает ее в начальное утверждение как действующую.
3. Суммирование ставок из-за дублей позиций. Когда кадровики работают без истории, при изменении графика, разряда или условий труда нередко создают новую позицию справочника вместо изменения старой. При включении опции система добавляет в один утвержденный документ все созданные ссылки справочника. В результате по одной должности и подразделению задваиваются или затраиваются строки, что визуально отображается как резкий рост ставок (например, вместо 3 ставок появляется 7).

Способ 1. Восстановление из архивной копии с предварительной очисткой (рекомендуемый)

Если перед включением истории была создана резервная копия информационной базы, разберем по шагам правильную последовательность действий для предотвращения сбоя данных:

1. Ревизия позиций в справочнике. До включения настроек перейдем в справочник Штатное расписание. Проанализируем список позиций с одинаковыми должностями и подразделениями. Если создавались лишние позиции-дубли, перепривяжем работающих сотрудников в кадровых документах на основные позиции, а неактуальные элементы пометим на удаление и удалим через сервис Удаление помеченных объектов.
2. Включение опции. Перейдем в раздел Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания и установим флаг Ведется история изменений штатного расписания.
3. Корректировка автоматически созданного утверждения. Откроем созданный программой документ Утверждение штатного расписания от 01.01. Внимательно сверим строки табличной части с фактическим состоянием штата на 01.01: вручную удалим ошибочные строки и проставим исходное количество ставок. Проведем документ.
4. Ввод промежуточных изменений. Все фактические кадровые перестановки и изменения, произошедшие в период между 01.01 и моментом включения истории (в феврале, марте), зафиксируем документами Изменение штатного расписания с соответствующими датами вступления в силу. Если позиции требовалось закрыть, используем команду Закрыть позицию непосредственно в этих документах.

Способ 2. Корректировка штатного расписания в рабочей базе без отката

Если возврат к резервной копии невозможен из-за введенных первичных документов расчетного периода, исправим ситуацию непосредственно в текущей базе:

1. Откроем сформированный документ Утверждение штатного расписания. Проверим каждую проблемную позицию (например, строку со слесарями) и скорректируем количество единиц до первоначального январского значения, удалив явно лишние дублированные строки. Проведем документ повторно.
2. Создадим документ Изменение штатного расписания датой, предшествующей планируемой мартовской индексации (например, 28.02 или 01.03).
3. В табличной части документа нажмем кнопку Изменить позицию для тех строк, где количество ставок или оклады изменились в течение прошедших месяцев, и укажем актуальные значения.
4. Для позиций, которые не должны числиться в штате, нажмем Закрыть позицию. Такие строки подсветятся серым цветом и будут исключены из действующего расписания с даты документа.
5. Нажмем меню Еще – Дополнить по текущей кадровой расстановке, чтобы убедиться, что все фактически работающие сотрудники привязаны к корректным и открытым позициям.

Альтернативный вариант: проведение индексации без включения истории

Выясним причину, побудившую включить историю: если это требовалось исключительно для оформления индексации зарплаты, переходить на ведение истории ШР вовсе не обязательно.

В программе 1С:ЗУП 3 индексацию заработка можно регистрировать без использования документов штатного расписания:

1. В разделе Настройка – Расчет зарплаты убедимся, что включен флаг Выполняется индексация заработка сотрудников.
2. В разделе Зарплата создадим специализированный документ Индексация заработка (или Изменение плановых начислений с установленным признаком учета как индексации). Этот документ зарегистрирует новые коэффициенты и размеры окладов для расчета среднего заработка без привязки к истории штатного расписания.
3. В самом штатном расписании при выключенной истории новые оклады и тарифные ставки можно отредактировать непосредственно в карточках позиций либо массово обновить с помощью обработки Групповое изменение реквизитов.