При оформлении оптовых продаж с частичной предоплатой или отсрочкой платежа пользователи 1С нередко сталкиваются с проблемами при печати чеков на ККТ. Типичная ситуация: покупатель вносит аванс, а при отгрузке товара или внесении остатка денег кассовый аппарат выдает ошибку «Чек аннулирован» и зависает. Проанализируем причинно-следственные связи этой проблемы и рассмотрим способы её решения согласно требованиям Федерального закона № 54-ФЗ и форматам фискальных документов (ФФД).
Сбой кассового аппарата и драйвера ККТ происходит из-за рассинхронизации между итоговой стоимостью товарных позиций в чеке и передаваемой суммой видов оплаты (наличные или безналичные). Когда кассе передается полная номенклатура накладной, но фактически вносимая сумма денежных средств меньше стоимости товара (поскольку часть уже была оплачена ранее), драйвер ККТ блокирует операцию. Без специальной передачи фискальных реквизитов зачета аванса касса расценивает такой чек как некорректный и аннулирует его.
Для корректного отражения многоэтапных расчетов оборудование и прошивка ККТ должны поддерживать формат фискальных документов версии 1.05 или выше. В этом случае операция разбивается на три самостоятельных шага с использованием реквизитов Признак способа расчета (тег 1214) и Сумма по чеку предоплатой (зачетом аванса) (тег 1215):
Формируется чек на фактически полученную сумму денег. В качестве признака способа расчета указывается «Предоплата» (если перечень и количество товаров точно известны) или «Аванс» (если состав отгрузки еще не определен).
Формируется чек на полную стоимость передаваемых товаров. Признак способа расчета для товарных позиций указывается как «Частичный расчет и кредит» или «Полный расчет». В видах оплаты суммы распределяются следующим образом:
— Ранее внесенная сумма передается в поле «Предварительная оплата (зачет аванса)»;
— Текущий платеж (при наличии) — в поля «Наличные» или «Безналичные»;
— Неоплаченный остаток — в поле «Постоплата (Кредит)».
При получении оставшейся суммы после отгрузки выбивается чек с признаком способа расчета «Оплата кредита» на фактически внесенные денежные средства.
Рассмотрим важный законодательный нюанс для оптовой торговли. Согласно п. 9 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ, при осуществлении безналичных расчетов между организациями и/или индивидуальными предпринимателями через расчетный счет (без предъявления электронного средства платежа или карты через POS-терминал на месте) применение ККТ не требуется. Чеки при продажах юридическим лицам выбиваются только при расчетах наличными деньгами или эквайринговыми картами через кассовый терминал.
На практике при работе на устаревших прошивках ККТ или формате ФФД 1.0 (где отсутствуют механизмы зачета авансов) применяются следующие проверенные сообществом методы:
В чеке не расписывается весь товарный состав накладной. Вместо этого передается одна строка: "Оплата по договору №..." или "Оплата за [Наименование группы товаров] по документу..." с фактически полученной суммой денег. Полноценный товарный состав передается строками только тогда, когда сумма платежа полностью совпадает со стоимостью отгрузки.
Сумма фактически поступивших денег пропорционально распределяется по позициям реализации. В чеке количество каждого товара указывается равным 1 шт, а цена рассчитывается исходя из фактически оплаченной части стоимости этой позиции. Это позволяет избежать расхождений по копейкам и отклонения чека кассовым аппаратом.
В современных типовых конфигурациях 1С обработка авансов и постоплат выполняется автоматически с помощью Библиотеки подключаемого оборудования (БПО). Для корректного заполнения фискальных чеков с зачетом аванса и оформлением кредита требуется соблюдать строгость документооборота:
— Формировать платежные документы (Приходный кассовый ордер, Эквайринговая операция) и документы отгрузки (Реализация товаров и услуг) строго на основании единого документа-основания (например, Заказа покупателя);
— Своевременно обновлять драйвер ККТ и прошивку кассового аппарата до актуальной версии ФФД.