Переход со старых версий программного обеспечения, таких как легендарная 1С:Предприятие 7.7, на современные конфигурации платформы 1С:Предприятие 8.3 — это не просто технический перенос данных. Это полноценная ревизия методологии учета. Часто системные архитекторы и консультанты сталкиваются с сопротивлением со стороны главных бухгалтеров, которые привыкли вести каждый филиал или обособленное подразделение как отдельную организацию в системе. В этой статье мы подробно разберем, почему такой подход в современных базах («1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом») является грубой ошибкой, к каким последствиям он приводит и как аргументированно убедить клиента сделать выбор в пользу структурных подразделений.
В старой платформе 1С 7.7 справочник Подразделения зачастую не имел жесткой иерархической подчиненности организациям в рамках одной базы или же сам механизм ведения многофирменного учета был реализован достаточно плоско. Бухгалтеры привыкли решать задачи изоляции учета филиалов самым простым и очевидным для них способом — созданием новой карточки в справочнике Организации. С переходом на современные конфигурации 8.3 (особенно в решениях для Казахстана и России) этот «костыль» превращается в мину замедленного действия, которая ломает сквозные бизнес-процессы предприятия.
Рассмотрим ситуацию, когда учет мигрирует на связку «1С:Бухгалтерия для Казахстана» и «1С:ЗУП для Казахстана». Согласно Гражданскому кодексу Республики Казахстан (РК), филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами. Они лишь наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных положений.
Отсюда вытекают следующие критически важные аспекты ведения учета:
1С:Бухгалтерии реализован удобный механизм — регистр сведений Исчисление налогов структурных единиц. Мы можем настроить систему так, чтобы налоги по каждому подразделению отправлялись в соответствующее Управление государственных доходов (УГД), не разделяя при этом базу на разные организации.Если мы поддадимся на уговоры клиента и заведем филиалы как разные организации в 1С:ЗУП, кадровый учет и расчет заработной платы превратятся в ежедневную рутину со множеством ошибок. Проанализируем ключевые проблемы этого сценария:
1. Перемещение сотрудников между филиалами.
В рамках одной организации перевод сотрудника из филиала в филиал оформляется стандартным документом Кадровый перевод. Если филиалы — это разные организации, то юридически и технически нам придется уволить сотрудника из организации «Филиал А» (с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск) и принять его в организацию «Филиал Б». Это влечет за собой огромный объем бумажной работы, прерывание стажа для расчета больничных листов и недовольство сотрудников.
2. Расчет пределов для налогов и взносов.
Это самый сильный технический аргумент. В Казахстане расчет пенсионных взносов (ОПВ), социальных отчислений (СО) и взносов на обязательное медицинское страхование (ОСМС) жестко ограничен законодательными пределами (например, предел по ОСМС составляет 10 МЗП, по ОПВ — 50 МЗП в месяц с одного физического лица). Если сотрудник в течение месяца работал в двух филиалах, оформленных как разные организации, расчетные механизмы 1С не увидят общую картину доходов физлица. Программа применит пределы к каждой организации изолированно, что приведет к завышению сумм налогов и отчислений, последующим штрафам от налоговых органов и необходимости подавать дополнительные декларации.
Рассмотрим схематичный пример запроса, который показывает, как система собирает доходы сотрудника в разрезе головной организации, игнорируя внутреннее деление на подразделения:
// Пример получения общей базы доходов физического лица по головной организации
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ЗарплатаОбороты.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
| СУММА(ЗарплатаОбороты.Результат) КАК ОбщийДоход
|ИЗ
| РегистрРасчета.Начисления.Обороты(&НачалоМесяца, &КонецМесяца, , Организация = &ГоловнаяОрганизация) КАК ЗарплатаОбороты
|СГРУППИРОВАТЬ ПО
| ЗарплатаОбороты.ФизическоеЛицо";
Запрос.УстановитьПараметр("НачалоМесяца", НачалоМесяца);
Запрос.УстановитьПараметр("КонецМесяца", КонецМесяца);
Запрос.УстановитьПараметр("ГоловнаяОрганизация", СсылкаНаГоловнуюОрганизацию);
Если бы филиалы были разными элементами справочника Организации, нам пришлось бы собирать данные по всем юридическим лицам холдинга, проверять их вручную или писать сложные перекрестные контроли, которые не предусмотрены типовым решением.
3. Потеря истории для расчета среднего заработка.
При увольнении и приеме в новый филиал (как в новую организацию) у сотрудника полностью «сгорает» история начислений для расчета среднего заработка. Когда он пойдет в отпуск или на больничный на новом месте, бухгалтеру придется рассчитывать средний заработок вручную, поднимая архивы из старой базы, что нивелирует все преимущества автоматизации.
Еще один важный аргумент касается движения материальных ценностей (товаров, материалов, основных средств) между филиалами:
Перемещение товаров или Перемещение ОС. Это внутреннее движение, не формирующее налогооблагаемый доход или оборот по реализации.Для того чтобы успешно перенести учет и удовлетворить требования бухгалтерии, нам необходимо правильно использовать типовой функционал программы.
Выясним, выделен ли филиал на отдельный баланс:
Сценарий А: Филиал НЕ выделен на отдельный баланс.
Это самый частый случай. Мы заводим одну головную организацию. В справочнике Подразделения организаций создаем структуру наших филиалов. Для каждого подразделения, являющегося обособленным филиалом, мы устанавливаем признак «Является структурным подразделением». В открывшихся реквизитах указываем индивидуальный БИН подразделения (если применимо), адрес и привязываем соответствующее Управление государственных доходов (налоговый комитет) для автоматического распределения налогов по зарплате.
Сценарий Б: Филиал выделен на отдельный баланс и имеет собственный расчетный счет.
Только в этом случае методологически верно создать отдельный элемент в справочнике Организации. Но при этом крайне важно указать в карточке этого филиала ссылку на «Головную организацию». В этом случае система поймет их взаимосвязь. Все внутренние расчеты и передачи активов между ними будут вестись с использованием специализированных балансовых счетов внутрихозяйственных расчетов: 1240 («Краткосрочная дебиторская задолженность филиалов») и 3340 («Краткосрочная кредиторская задолженность филиалам») (в российской практике используется счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты»).
При переносе данных разработчик часто сталкивается со следующей технической проблемой: в старой базе 1С 7.7 справочник подразделений был плоским и общим для всех. Обороты по одному и тому же подразделению (например, «Администрация») могли проходить по разным организациям.
При переносе в современную иерархическую структуру 1С 8.3 у нас есть два пути решения этой коллизии:
Подготовим структурированный план беседы с клиентом для защиты правильной методологии:
Исчисление налогов структурных единиц. Объясните, что деление по налоговым комитетам (УГД) полностью автоматизировано в рамках одной организации и не требует создания отдельных юридических лиц в базе.