Изменение организационной структуры предприятия — задача всегда комплексная и трудоемкая. Когда учет ведется в связке конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» и «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП», любое необдуманное изменение справочника подразделений может привести к серьезным расхождениям в учете. В КОРП-версиях аналитика по подразделениям пронизывает практически все счета учета, поэтому простой кадровый перевод сотрудников в ЗУП — это лишь вершина айсберга.
В этой статье мы подробно разберем, как минимизировать риски при реструктуризации, какие стандартные механизмы 1С использовать для переноса остатков по разным участкам учета и как правильно синхронизировать изменения между базами, чтобы не нарушить баланс.
Прежде чем приступать к кадровым перемещениям и бухгалтерским проводкам, проанализируем, как работает типовой обмен между 1С:ЗУП КОРП и 1С:БП КОРП. Справочник Подразделения сопоставляется программами по наименованию с учетом иерархической структуры (родительских папок) и конкретной организации.
Если мы решим пойти по пути ручного создания новых подразделений параллельно в обеих базах, то при первой же синхронизации мы рискуем получить лавинообразное появление дублей. Малейшая разница — лишний пробел, незамеченная кавычка или разный регистр букв — приведет к тому, что система посчитает эти подразделения разными объектами и создаст новые элементы.
Рекомендуемый алгоритм синхронизации:
1С:ЗУП КОРП, так как именно там первыми будут регистрироваться кадровые переводы сотрудников). Старые подразделения рекомендуется переименовать (например, добавить префикс «[Архив]») и переместить в отдельную архивную папку.1С:БП КОРП с правильными уникальными идентификаторами (GUID).Один из самых сложных участков при смене структуры подразделений — это учет основных средств. При принятии ОС к учету подразделение жестко прописывается в регистрах сведений и накопления. Простое переименование элемента справочника здесь не поможет, так как нам нужно сохранить историю учета по старым подразделениям.
Для корректного перевода ОС на новые подразделения выполним следующие шаги:
ПеремещениеОС. Этот документ предназначен именно для таких ситуаций. Он автоматически сформирует проводки по переносу первоначальной стоимости и накопленной амортизации со старого подразделения на новое (по счетам 01 и 02).ИзменениеПараметровАмортизацииОС (или настраиваем соответствующие параметры непосредственно в документе перемещения, если это позволяет текущий релиз конфигурации). Это необходимо для изменения способов отражения расходов по амортизации, так как затраты должны начать начисляться по новому подразделению.Проанализируем движения документов: документ ПеремещениеОС делает записи во множество регистров сведений, таких как «Местонахождение ОС (бухгалтерский учет)» и «Способы отражения расходов по амортизации ОС». Без этих документов амортизация продолжит начисляться на старые подразделения, что приведет к ошибкам при закрытии месяца.
Рассмотрим ситуацию с арендованным имуществом, учитываемым по ФСБУ 25/2018. Это одна из наиболее проблемных зон при реструктуризации подразделений. Документ ПеремещениеОС отлично справится с переносом стоимости права пользования активом (ППА) и его амортизации (счета 01.03 и 02.03).
Однако стандартное перемещение не переносит остатки по обязательствам на счетах группы 76.07 (арендные обязательства, проценты, НДС). Для решения этой проблемы придется действовать вручную:
ОперацияБух (Операция, введенная вручную) и переносим остатки по дебету и кредиту соответствующих субсчетов счета 76.07 со старого подразделения на новое.На дату перехода на новую структуру на счетах затрат (20, 23, 25, 26, 44) могут оставаться незакрытые суммы. Особенно критичен счет 20.01, на котором аккумулируются остатки незавершенного производства (НЗП).
Автоматического инструмента для переноса затрат между подразделениями в 1С:БП КОРП не предусмотрено. Выясним, как поступить в этой ситуации:
ОперацияБух:
Дт 20.01 [Новое подразделение] [Номенклатурная группа] [Статья затрат]
Кт 20.01 [Старое подразделение] [Номенклатурная группа] [Статья затрат]
В конфигурации 1С:БП КОРП учет материальных ценностей (счета 10, 41, 43, 45) ведется с детализацией по подразделениям. Способ переноса зависит от того, выделены ли ваши подразделения на отдельный баланс:
ПеремещениеТоваров или ПеремещениеМатериаловВЭксплуатации. При выборе склада программа автоматически подставит связанное с ним новое подразделение.АвизоПоМПЗИсходящее по старому подразделению, а затем принимаем ценности документом АвизоПоМПЗВходящее по новому подразделению.При изменении структуры неизбежно возникнут ситуации «переходного периода» на стыке старых и новых подразделений. Типичный пример — работа с подотчетными лицами:
Денежные средства под отчет (счет 71) выдаются сотруднику, числящемуся в одном подразделении. Пока он находится в командировке или закупает материалы, происходит реструктуризация и кадровый перевод. В итоге авансовый отчет проводится уже по новому подразделению, а выдача числится за старым. Чтобы избежать зависания остатков, на дату перехода необходимо перенести дебиторскую/кредиторскую задолженность по подотчетникам с помощью документа ОперацияБух.
Аналогично, если у вас ведутся кассовые книги в разрезе обособленных подразделений (счет 50), остатки наличных денежных средств по операционным кассам необходимо переместить на новые подразделения внутренними приходными/расходными кассовыми ордерами или ручными операциями.
Анализируя масштаб задачи, можно сделать однозначный вывод о выборе даты для проведения реструктуризации:
Если же переход в середине года неизбежен, все операции по переносу остатков должны строго датироваться последним числом закрытого месяца, предшествующего началу работы в новой структуре подразделений.