При работе в 1С:Бухгалтерия 3.0 (БП 3.0) часто возникает специфическая ситуация: организация арендует помещение или оборудование у обычного физического лица (не ИП). При попытке перечислить оплату на личный счет этого лица в банке (например, в Сбербанке) бухгалтер сталкивается с технической дилеммой. С одной стороны, банк часто требует указывать в платежном поручении свой собственный ИНН, так как средства зачисляются на консолидированный счет. С другой стороны, 1С при попытке завести контрагента с ИНН банка выдает ошибку о дублировании данных. Разберем подробно, как правильно организовать учет в таких случаях.
Первое, с чем мы сталкиваемся — это предупреждение системы: «Контрагент с таким ИНН уже зарегистрирован в базе». Это происходит, если вы пытаетесь присвоить физическому лицу ИНН банка. Проанализируем, почему так делать не стоит, и как поступить правильно.
Для корректного ведения налогового учета (в частности, для формирования отчетности по НДФЛ) в карточке контрагента должен быть указан именно ИНН физического лица. Если вы укажете ИНН банка, то при автоматическом заполнении справок о доходах и персонифицированных сведений данные будут некорректными.
Рекомендуемый алгоритм действий:
ИНН вводим реальный ИНН этого человека. Если ИНН неизвестен, поле можно оставить пустым, но для налоговой отчетности его все равно придется выяснить.Многие банки (особенно Сбербанк в определенных регионах или при переводах на карты) используют схему, где получателем платежа фактически является банк, а конечный получатель-физик указывается в назначении платежа или через номер лицевого счета. Рассмотрим, как настроить это в 1С без искажения данных контрагента.
В карточке контрагента перейдем в раздел Банковские счета. Здесь мы можем применить «хитрость» с настройкой отображения:
Номер счета вводим 20-значный номер счета физического лица (начинающийся на 408...).Наименование получателя. Мы можем указать там название банка, а в тексте назначения платежа прописать: «Для зачисления на счет №... ФИО...».Таким образом, в справочнике Контрагенты у нас остается физическое лицо с его реальными данными, а в платежном поручении будут формироваться реквизиты, необходимые банку для проведения платежа.
Если ситуация разовая, проанализируем возможность ручной корректировки реквизитов непосредственно в документе Платежное поручение. Разберем этот процесс по шагам:
Платежное поручение с видом операции «Оплата поставщику» или «Прочее списание».Важный нюанс: при загрузке банковской выписки программа может попытаться сопоставить платеж с банком, а не с физическим лицом, так как ИНН в файле выписки будет банковским. В этом случае в документе Списание с расчетного счета нужно будет один раз вручную выбрать правильного контрагента, и система «запомнит» эту связь для последующих операций.
Вопрос применения ККТ при расчетах с физическими лицами за аренду часто вызывает споры. Проанализируем актуальную позицию контролирующих органов. Согласно 54-ФЗ, касса применяется при «расчетах за товары, работы, услуги». В случае аренды помещения у физического лица ситуация выглядит так:
Таким образом, при перечислении арендной платы физическому лицу по безналичному расчету ККТ применять не требуется. Это существенно упрощает жизнь бухгалтеру.
Для расчетов с физическими лицами, не являющимися сотрудниками или ИП, в 1С:Бухгалтерия 3.0 рекомендуется использовать счет 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами». Рассмотрим преимущества этого подхода:
Во-первых, это позволяет отделить задолженность перед профессиональными поставщиками (счет 60) от расчетов по гражданско-правовым договорам с гражданами. Во-вторых, на счете 76.10 удобнее контролировать удержание НДФЛ, так как организация в данном случае выступает налоговым агентом.
Проанализируем типичную схему проводок:
// Начисление арендной платы
Дт 20 (26, 44) Кт 76.10 - 10 000 руб.
// Удержание НДФЛ (выполняется документом "Операция учета НДФЛ" или "Начисление прочих доходов")
Дт 76.10 Кт 68.01 - 1 300 руб.
// Выплата суммы за вычетом налога
Дт 76.10 Кт 51 - 8 700 руб.
Для правильного заведения контрагента-физлица в БП 3.0 не нужно пытаться «обмануть» программу, создавая филиалы банков или подменяя ИНН в основной карточке. Достаточно использовать правильные настройки банковского счета и пользоваться механизмом ручной правки реквизитов в платежных поручениях. Это позволит сохранить чистоту налогового учета и обеспечить беспроблемное прохождение платежей через банковские системы.