← На главную

При настройке синхронизации данных между конфигурациями 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП) специалисты часто сталкиваются с ситуацией, когда в бухгалтерскую базу переносятся только физические лица, а справочник сотрудников остается пустым. Кроме того, могут возникать ошибки при проверке учета, указывающие на то, что денежные средства выдаются «не сотруднику организации». В рамках этой статьи мы подробно разберем, как работает типовой механизм обмена, выясним причины отсутствия кадровых данных и рассмотрим способы исправления ошибок сопоставления объектов.

Методология типового обмена данными

Для начала проанализируем архитектуру взаимодействия двух программ. Важно понимать, что в типовом варианте обмена (через современный формат EnterpriseData) справочник Сотрудники в Бухгалтерию предприятия не переносится в принципе. Это осознанное решение разработчиков фирмы «1С».

Рассмотрим, почему это сделано так:

1. Разделение функций. ЗУП предназначена для детального кадрового учета и расчета зарплаты. БП же должна лишь отражать результаты этих расчетов в бухгалтерском и налоговом учете.
2. Объект аналитики на счете 70. В бухгалтерии для ведения взаиморасчетов с персоналом ключевым объектом является ФизическоеЛицо. Сотрудник — это лишь «оболочка» над физлицом в кадровом учете (одно и то же физлицо может быть внутренним совместителем, то есть иметь несколько карточек сотрудников, но в учете 70 счета оно остается одним лицом).
3. Минимизация данных. Перенос всей кадровой истории (приказы, переводы, изменения окладов) избыточен для бухгалтерской базы и приводит к ее неоправданному раздуванию.

Настройка параметров учета в Бухгалтерии

Выясним причину, по которой в БП могут отображаться пустые документы или выдаваться ошибки при проверке. Прежде всего, нам необходимо проверить настройки программы в разделе «Настройки зарплаты».

Рассмотрим положение переключателя в пункте «Учет расчетов по зарплате и кадровый учет ведутся». Если выбрано значение «В текущей программе», БП ожидает полной заполненности кадровых документов. Однако, если мы используем ЗУП, этот переключатель обязан стоять в положении «Во внешней программе».

Важный нюанс: изменение этой настройки не удаляет уже созданные данные. Если ранее в базе БП велся учет или кто-то вручную создал документы ПриемНаРаботу, они останутся, но могут стать «пустыми» с точки зрения отображения данных, так как функционал кадрового учета для внешнего интерфейса блокируется программно.

Детализация расчетов на 70 счете

Проанализируем ситуацию с ошибками в ведомостях. Чтобы в документах ОтражениеЗарплатыВБухучете и проводках по счету 70 фигурировали фамилии людей, в настройках БП должен быть установлен флаг «По каждому работнику».

Если же выбрано «Сводно по всем работникам», то:

• В проводках вместо конкретных лиц будет стоять системное значение РазныеСотрудники.
• Справочник физических лиц может вообще не пополняться новыми элементами из ЗУП, так как программе они не нужны для проводок.
• Проверка учета будет выдавать ошибки, если вы попытаетесь провести выплату (РКО или Списание с расчетного счета) конкретному человеку, так как по нему не было начислений.

Ошибка «Выдача денежных средств не сотруднику»

Разберем по шагам, почему возникает эта распространенная ошибка, даже если настройка «По каждому работнику» включена. Причина почти всегда кроется в дублировании записей в справочнике ФизическиеЛица.

Проанализируем механизм синхронизации: программа сопоставляет объекты по уникальному идентификатору (GUID). Если сопоставление по GUID не произошло, поиск идет по полям ФИО + СНИЛС (иногда ИНН). Если в БП физлицо было заведено вручную без СНИЛС, а из ЗУП пришло то же лицо со СНИЛС, 1С создаст второй элемент в справочнике.

В результате получается следующая картина:

1. Начисление (документ ОтражениеЗарплатыВБухучете) прошло по Физлицу №1 (пришедшему из ЗУП).
2. Ведомость на выплату или кассовый ордер оформлены на Физлицо №2 (созданное в БП вручную).
3. Проверка учета «видит» выплату Физлицу №2, за которым не числится задолженности в БП, и сигнализирует об ошибке.

Для решения этой проблемы необходимо воспользоваться обработкой «Поиск и удаление дублей», объединив записи, предварительно проверив корректность заполнения СНИЛС в обеих базах.

Пустые кадровые документы и кастомные обмены

Посмотрим на ситуацию, когда в БП все же присутствуют документы ПриемНаРаботу, но они не заполнены. Как было отмечено в обсуждении на форуме, это может быть следствием использования дописанных правил обмена.

Иногда организации требуется печатать кадровые приказы именно из Бухгалтерии (например, для удобства бухгалтера-кассира). В этом случае программисты создают свои правила в Конвертации данных, чтобы пробрасывать документы ПриемНаРаботу, КадровыйПеревод и Увольнение.

Однако при обновлении конфигураций возникают следующие риски:

• Изменение структуры регистров. Например, в последних версиях БП и ЗУП активно используется регистр КадроваяИсторияСотрудниковИнтервальный. Если ваши самописные правила переносят данные только в старый регистр КадроваяИсторияСотрудников, то в интерфейсе документы будут казаться пустыми или не будут делать нужных движений.
• Очистка данных при проведении. Если в БП включен режим внешней программы, программные модули конфигурации при проведении документа могут принудительно очищать некоторые реквизиты, считая их нерелевантными для бухгалтерской базы.

Как организовать печатные формы должностей в БП

Если нам необходимо, чтобы в печатных формах (например, в доверенностях или счетах-фактурах) в БП выводились должности сотрудников, не обязательно переносить всю кадровую историю. В типовом обмене предусмотрен перенос сведений о ответственных лицах (руководитель, главный бухгалтер, кассир) через регистр сведений ОтветственныеЛица.

Для всех остальных случаев рекомендуется формировать кадровые печатные формы непосредственно в ЗУП 3.1. Это исключает дублирование данных и гарантирует соответствие печатных форм актуальному законодательству, так как ЗУП обновляется в части кадрового учета оперативнее.

Резюме для технического специалиста

Подводя итог, при возникновении жалоб на «кривой» обмен между ЗУП и БП, выполним следующие действия:

1. Проверим в БП: Зарплата и кадры -> Настройки зарплаты. Убедимся, что стоит «Во внешней программе» и «По каждому работнику».
2. Проверим справочник ФизическиеЛица на наличие дублей. Особое внимание уделим заполнению СНИЛС.
3. Если обнаружены пустые кадровые документы — выясним, не являются ли они «хвостами» от старого учета или результатом работы некорректных правил синхронизации.
4. Объясним пользователям, что отсутствие справочника Сотрудники в БП при настроенном обмене с ЗУП — это нормальное поведение системы, предусмотренное разработчиками.

Такой системный подход позволит не только исправить текущие ошибки, но и правильно выстроить процесс взаимодействия между кадровой и бухгалтерской службами предприятия.